Dokumenty organizácie o elektronickej správe dokumentov. Elektronická správa dokumentov: ako vydať? Ako vstúpiť do elektronickej správy dokumentov

Papierová dokumentácia bola dlhé desaťročia všeobecne akceptovanou formou prezentácie výsledkov duševnej činnosti a nástrojom interakcie informácií. Jeho vznik obsadili (a dodnes zamestnávajú) milióny inžinierov, technikov, zamestnancov priemyselných podnikov, vládnych agentúr a obchodných štruktúr. S príchodom počítačov sa začali vo veľkej miere zavádzať rôzne nástroje a systémy na automatizáciu papierovej dokumentácie.

Elektronická správa dokumentov je spôsob organizácie práce s dokumentmi, pri ktorom je prevažná časť firemných dokumentov využívaná v elektronickej podobe a centrálne uložená v takzvaných elektronických archívoch, akýchsi informačných skladoch alebo dátových skladoch.

Hlavné úlohy implementácie systému v podniku elektronická správa dokumentov(SED) sú:

l efektívne riadenie toku dokumentov v podniku;

l centralizované ukladanie dokumentov;

Zvýšená kontrola nad vykonávaním práce na dokumentoch;

zvýšenie produktivity zamestnancov;

l uľahčenie prístupu k informáciám pre prijímanie manažérskych rozhodnutí.

Zavedenie podnikového EDMS dáva spoločnosti dva typy výhod: taktické a strategické.

Taktické výhody implementácie EDMS súvisia najmä so znížením nákladov. Automatizácia správy elektronických dokumentov poskytuje podniku nasledujúce taktické výhody:

ь fyzické uvoľnenie priestoru;

ü zníženie nákladov na kopírovanie;

L zníženie nákladov na doručovanie informácií v papierovej forme;

ь zníženie nákladov na zdroje: ľudí a vybavenie;

ü zníženie nákladov na papier;

ü zvýšenie produktivity práce: rýchlejšie ukončenie práce, zvýšenie celkového počtu vykonaných prác, zlepšenie práce s údajmi/záznammi (dokumentmi, ktoré majú zákonné povinnosti), možnosť vykonávať nové druhy prác.

Strategické výhody implementácie EDMS zahŕňajú výhody, ktoré sú spojené so zlepšením kľúčových obchodných procesov, ktoré sú zase spojené so zvýšením obratu alebo zisku. Zavedenie elektronickej správy dokumentov poskytuje nasledujúce strategické výhody:

vznik možnosti kolektívnej práce na dokumentoch (čo je nemožné pri papierovej kancelárskej práci);

ь výrazné zrýchlenie vyhľadávania a výberu dokumentov (podľa rôznych atribútov);

- zvýšenie bezpečnosti informácií z dôvodu, že práca v EDMS z neregistrovanej pracovnej stanice je nemožná a každý používateľ EDMS má pridelené vlastné prístupové práva k informáciám;

ü zvýšenie bezpečnosti dokumentov a pohodlnosti ich uchovávania, keďže sú uložené elektronicky na serveri;

Zlepšenie kontroly nad vykonávaním dokumentov.

Hlavným výsledkom automatizácie workflow je uvedenie vecí do poriadku pri práci s dokumentmi, výrazná optimalizácia obchodných procesov, skrátenie času na prijímanie manažérskych rozhodnutí a zvýšenie efektivity organizácie ako celku. Po implementácii EDMS dostane vedenie spoločnosti efektívny nástroj manažment potrebný pre rozvoj podnikania v moderných podmienkach.

Proces implementácie pozostáva z niekoľkých etáp. Hlavné kroky sú:

1) vyšetrenie Organizačná štruktúra podniky, pričom identifikuje hlavné obchodné procesy, pracovné postupy a formálny popis schémy toku dokumentov;

2) zostavovanie nomenklatúry dokumentov, tvorba referenčných kníh a klasifikátorov, príprava pokynov;

3) prispôsobenie systému na základe informácií získaných počas fázy prieskumu;

4) inštalácia a konfigurácia softvéru a skúšobná prevádzka;

5) konečná úprava systému s prihliadnutím na nedostatky zistené počas skúšobnej prevádzky;

6) školenie personálu podniku.

Pre efektívnejšiu prevádzku OJSC hutníckeho závodu pomenovaného po. A.K. Serov, navrhuje sa zaviesť takú inováciu v systéme správy dokumentov, ako je systém Chancellor. Aplikačný balík Chancellor je softvérový produkt vytvorený na platforme Lotus Domino / Notes, ktorý je určený na vytváranie elektronických systémov správy dokumentov v orgánoch. kontrolovaná vládou, veľké geograficky distribuované organizácie, výrobné podniky a banky.

Systém Chancellor je schopný komplexne riešiť úlohy automatizácie kancelárie, ako aj tvorbu, pohyb, smerovanie dokumentov v reálnom čase, ich centralizované ukladanie a archiváciu. Systém je určený pre:

ь organizácia elektronickej správy dokumentov: ukladanie, smerovanie a pohyb dokumentov v reálnom čase, kolektívna a skupinová práca zamestnancov.

automatizácia kancelárie: práca s dokumentmi od ich prijatia alebo vytvorenia až po ukončenie vyhotovenia dokumentov, ich odoslanie do súboru alebo archívu.

ь ukladanie a archívne spracovanie dokumentov: centralizované ukladanie databázy všetkých dokumentov, vyhľadávanie prípadov a dokumentov, export z kancelárskych automatizačných systémov.

Chancellor funguje na modulárnom základe a zahŕňa 12 modulových aplikácií. Na žiadosť zákazníka môže EDMS obsahovať ľubovoľný počet vyššie uvedených modulov v závislosti od špecifík podniku. Na implementáciu EDMS v metalurgickom závode OJSC pomenovanom po. A.K. Serov“ je vhodné zvoliť nasledujúce moduly:

1) „Základný systém“: „jadro“ produktu, základ pre tvorbu a správu EDMS, ku ktorému je pripojený ľubovoľný počet modulov v závislosti od potrieb zákazníka. Základné systémové nástroje: grafický router, konfigurátor, organizačná štruktúra, pracovisko, protokoly, inštalátor - poskytujú centralizovanú správu všetkých komponentov EDMS.

2) „Práca v kancelárii“: modul je určený na automatizáciu kancelárskej práce, pohybu organizačnej a administratívnej dokumentácie. Zabezpečuje prácu s dokumentmi od ich prijatia alebo vytvorenia až po ukončenie vyhotovenia, odoslania do súboru alebo archívu.

3) "Personálny manažment": modul je určený na automatizáciu obchodných procesov práca personálnej kancelárie- udržiavanie personálne obsadenie, úschova evidenčných kariet zamestnancov, evidencia termínov a prepúšťaní zamestnancov, účtovanie pracovného času, poskytovanie pracovných a sociálnych sviatkov, vykonávanie atestačnej činnosti, zostavovanie štatistických výkazov, vedenie personalizovanej evidencie a pod.

4) "Zmluvy": modul je určený na riadenie predzmluvných, zmluvných a pozmluvných činností podniku - vedenie elektronického systému správy dokumentov, ktorý zabezpečuje vytváranie, schvaľovanie, podpisovanie a plnenie zmlúv; údržba pohľadávok a reklamačná činnosť; prenos vyhotovených zmlúv do elektronického archívu.

5) "Archívna činnosť": modul je určený pre archívnu kancelársku prácu v podniku - prenos vyhotovených dokumentov z EDMS do archívu, zostavovanie a vedenie nomenklatúry prípadov, vytváranie a spracovanie spisov na prenos do archívu, vedenie a účtovanie súborov v archíve.

6) "tlačivá pečiatky": modul je určený na vykonávanie funkcií účtovania o prijatí a použití tlačív prísna zodpovednosť a hlavičkové papiere.

7) „Elektronický digitálny podpis“ (EDS): modul je navrhnutý tak, aby používal externé nástroje kryptografickej ochrany, ktoré podporujú národné normy, v prostredí Lotus Notes.

8) „Systém manažérstva kvality“ (QMS): modul je určený na automatizáciu údržby a účtovania dokumentov QMS v podniku a obsahuje dve zložky:

ь „Dokumenty QMS“ poskytujú implementácia softvéru riadenie dokumentov QMS a schopnosť rýchlo oboznámiť všetkých používateľov systému s najnovšími verziami dokumentov súvisiacich so systémom manažérstva kvality.

b" Audit QMS» poskytuje automatizované ovládanie dokumentáciu a údaje o vykonaní interných a externých auditov kvality v podniku a ich výsledkoch.

Celkové náklady na realizačný projekt je možné vypočítať pomocou vzorca

K o \u003d K pr + K os + K r + K pruh, (14)

kde K pr - náklady na softvérovú platformu;

K os - náklady na licencie EDMS;

K p - náklady na dodatočné vybavenie;

K pruh - náklady na školenie personálu.

K os \u003d 18239 + 10465 + 4485 + 20930 + 8372 + 33009,6 + 13156 + 19136 \u003d 127792,6 rubľov.

K o \u003d 38571 + 127792,6 + 184 179,4 \u003d 199373,2 rubľov.

Ďalšou nákladovou položkou, ktorú treba brať do úvahy, sú náklady na správu a údržbu systému. Náklady na údržbu sú 20 % z ceny zakúpených licencií.

C= Kos * 20 %, (15)

kde C sú náklady na údržbu EDMS;

C \u003d 127792,6 * 20% \u003d 25558,52 rubľov.

Celkové náklady na implementáciu

Z=C+ Ko, (16)

kde Z - náklady na implementáciu EDMS;

C - náklady na údržbu EDMS;

K os - náklady na získanie licencie.

Z \u003d 25558,52 + 199373,2 \u003d 224931,72 rubľov.

Je potrebné vypočítať úsporu nákladov pri implementácii EDMS. Odhad priamych úspor nákladov nech zahŕňa len náklady na papier ušetrený implementáciou takéhoto systému a náklady na ušetrený čas zamestnanca.

Maximálne náklady na papier spotrebovaný za mesiac možno vypočítať na základe schopnosti jedného zamestnanca prečítať a asimilovať určitý počet strán dokumentov za mesiac. Na základe jednoduchý experiment možno zistiť, že počas pracovného dňa je priemerný zamestnanec schopný prečítať maximálne 100 strojovo písaných listov dokumentov. Na druhej strane minimálny objem strán, ktoré jeden zamestnanec prečíta počas pracovného dňa, nemôže byť menší ako jeden úplný dokument, teda štyri alebo päť strán, inak tento zamestnanec s dokumentmi nepracuje, čiže nie je záujem z hľadiska realizácie.SED. Predpokladajme, že na jedného zamestnanca v organizácii pripadá 15 strán denne.

Mesačné náklady na papier budú:

M=G * B * N * T, (17)

kde G je počet pracovných dní v mesiaci;

B - počet listov na zamestnanca za deň;

H - náklady na jeden list papiera s vytlačenými informáciami (kopírka, tlač);

T je počet zamestnancov, ktorí sa zaoberajú dokumentáciou.

M \u003d 21 * 15 * 150 * 184 \u003d 8694 rubľov.

Ešte ťažšie sa odhadujú náklady na ušetrený pracovný čas. Po prvé, pozostáva z nasledujúcich faktorov:

1) úspora úsilia opätovné použitie existujúce dokumenty;

2) úspora času pri hľadaní potrebných dokumentov vďaka systematizácii dokumentov v úložisku a efektívnym prostriedkom na vyhľadávanie informácií;

3) zrýchlenie všetkých obchodných procesov vďaka ich automatizácii, formalizácii a kontrole výkonnostnej disciplíny.

Keďže každá organizácia neustále rieši úlohy, ktoré sú si navzájom dosť podobné, je zrejmé, že možnosť opätovného použitia existujúcich dokumentov je veľmi reálna. Ak je pri niektorých typoch dokumentov (zmluvy, listy, pozvánky) takéto opätovné použitie na väčšine miest zaužívanou praxou, potom pri dokumentoch typu komerčné ponuky, analytické recenzie, predbežné návrhy alebo dokonca len korešpondencia, bohužiaľ, percento opätovného použitia je vo väčšine prípadov nulové. Treba poznamenať, že pre takmer každý dokument existuje prototyp (šablóna). Najčastejšie bude možné „ubrať“ od 20 do 30% z prototypu (nie z objemu textu, ale z nákladov práce na vytvorenie), zvyšok sú špecifiká konkrétneho prípadu. Preto budeme vychádzať z faktora opätovného použitia 25 %. Ak predpokladáme, že každý zamestnanec strávi tvorbou nových dokladov cca 20 % svojho pracovného času (tento parameter nebol nikde meraný), tak celková úspora času zamestnancov bude asi 5 % z ich celkového pracovného času. Priemerná ročná mzda špecialistu zapojeného do správy dokumentov v podniku (sekretárka, administratívna pracovníčka atď.) je 12 018 rubľov.

V=I * K * E, (18)

kde B sú úspory zo zavedenia EDMS;

I - počet zamestnancov;

K - priemerné mesačné výdavky na zamestnanca;

E - úspora mzdových nákladov, %.

B \u003d 184 * 1149,2 * 0,05 \u003d 10572,64 rubľov.

Zamestnanec vykoná v priemere desať operácií za deň pri hľadaní rôznych dokumentov. Vyhľadávanie jedného dokumentu trvá v priemere dve minúty. V 10 % prípadov zamestnanec požadovaný doklad nenájde. Ak sa dokument nenašiel okamžite, jeho hľadanie trvá ďalšie dve minúty.

Výpočet úspor mzdových nákladov po zavedení EDMS za mesiac

T \u003d ((10-krát / deň * 2 minúty + 10-krát / deň * 10 % 2 minúty) * 1 / (8 hodín * 60 minút) * 12 018 rubľov * 184) / 12 \u003d 8431,8998 rubľov.

Úspory mzdových nákladov po zavedení EDMS za mesiac budú

kde T sú úspory nákladov na prácu po zavedení EDMS;

B - úspory zo zavedenia EDMS.

Mesačné úspory pri implementácii EDMS budú

E \u003d 10572,64 + 8431,8998 \u003d 19004,539 rubľov.

kde E - Úspora mzdových nákladov po zavedení EDMS za mesiac;

M - Mesačné náklady na papier.

С=19004,539 +8694=27698,539 rub.

Úspory za rok počas implementácie EDMS budú

C g \u003d 12 * C, (21)

kde C sú mesačné úspory pri implementácii EDMS.

C g \u003d 12 * 27698,539 \u003d 332382,46 rubľov.

Doba návratnosti

P \u003d Z / K o * 12, (22)

kde P - doba návratnosti;

Z - náklady na implementáciu EDMS;

C - príjem z realizácie akcie.

P \u003d (224931,72 / 332382,46) * 12 \u003d 8,12 mesiacov.

Doba návratnosti akcie bola 8,17 mesiaca. Ekonomický efekt možno vypočítať podľa vzorca:

H \u003d C g – Z, (23)

kde H je ekonomický efekt;

Z - náklady na implementáciu EDMS;

C - úspory pri implementácii EDMS ročne.

H \u003d 332382,46 224931,72 \u003d 107450,74 rubľov.

Zavedenie elektronického systému správy dokumentov prináša významný ekonomický efekt, ale jeho kvantitatívne hodnotenie je zložitý proces, pretože treba brať do úvahy mnohé faktory. Ekonomický efekt je do značnej miery určený správnym výberom systému a procesom implementácie. Treba poznamenať, že ekonomická efektívnosť bude rásť s nárastom počtu dokumentov v elektronickom archíve a počtu zamestnancov napojených na elektronickú správu dokumentov.

Efektívnym moderným procesom, ktorý umožňuje optimalizovať prácu firiem, je organizácia elektronickej správy dokumentov. Každá štruktúra si môže uložiť svoju vlastnú pracovný čas a začne robiť strategické a operatívne rozhodnutia niekoľkonásobne rýchlejšie, pred konkurenciou.

Na prvý pohľad sa zdá, že automatizácia môže úplne zmeniť spôsob fungovania podniku, no zďaleka to tak nie je. Zavedenie elektronického systému správy dokumentov umožní zmeniť prácu len niekoľkých úsekov podniku, pričom samotná organizácia takejto funkcionality môže vyvolať vážne otázky.

Dôležité body

Preklad všetkých dostupných dokumentov v jednej spoločnosti do elektronického formátu je teraz jednoducho potrebný. Podobná situácia nastala v 90. rokoch s účtovným systémom. Informácie musia byť spracované kvalitatívne a veľmi rýchlo, keďže vedomosti dnes prevyšujú významom materiálne toky.

Údaje sa navyše nesmú dostať do rúk tretích strán, inak sa spoločnosť stane zraniteľnou a môže byť ľahko zničená. Existuje množstvo problémov, ktorým musia papierové organizácie čeliť:

• materiály sa môžu stratiť;
• objavujú sa súbory, v ktorých je ťažké určiť autorov a účel;
• dokumenty sa môžu dostať do rúk tretích osôb;
• hľadať potrebné materiály môže ísť veľké množstvo pracovný čas;
• každý súbor sa skopíruje, v dôsledku toho vznikajú dodatočné náklady na písacie potreby a papier;
• koordinácia dokumentácie a jej príprava si vyžaduje veľa času.

Pri prevode organizácie na elektronickú správu dokumentov sa môžete zbaviť všetkých týchto ťažkostí, ako aj:

• zvýšiť celkovú efektivitu podniku, zjednodušiť prácu s materiálmi;
• vytvoriť dobre koordinovaný systém práce v spoločnosti;
• zvýšiť efektivitu získavania potrebných údajov;
• zvýšiť celkovú produktivitu práce zamestnancov spoločnosti, čo je možné znížením času stráveného prácou s dokumentmi;
• vytvoriť pre všetkých zamestnancov podniku rôzne práva, podľa ktorých budú mať prístup k informáciám.

Ako si vybrať správny EDMS?

Ďalej by ste sa mali rozhodnúť, ktorý konkrétny systém elektronickej dokumentácie si môžete vybrať. Existuje niekoľko tried systémov, ktoré sú zodpovedné za automatizáciu pracovného toku, riadenie všetkých pracovných informačných tokov a archívnych dokumentov, ako aj za priame riadenie.

Každý systém bol vytvorený s cieľom vyriešiť celý rad problémov. Automatizačný systém predovšetkým neumožní správne smerovanie všetkých pracovných tokov. Preto si musíte vybrať systém, ktorý plne vyhovuje vašim potrebám v rámci podniku.

Funkcie organizácie elektronickej správy dokumentov sú schopnosť vybrať si správne systémové údaje. Veľmi často sa dajú nájsť referencie na ERP systémy. Mnohí veria, že sú schopní vyriešiť úplne všetky problémy v rámci jedného podniku, ale nie je to tak. Väčšina najlepšia možnosť– kombinácia ERP systému a automatický systém DOW.

Ak chcete vybrať ten najoptimálnejší systém, postupujte podľa niekoľkých jednoduchých tipov.

1. Je dôležité najprv určiť úlohy, ktoré bude tento systém vykonávať. V prípade potreby sa poraďte s odborníkmi.
2. Ďalej by ste si mali dôkladne preštudovať všetky ponuky na trhu, ktoré majú túto funkciu.
3. Vyberte si systém, ktorý môžete kedykoľvek jednoducho nastaviť, a potom ho otestujte pomocou ukážky. Niektoré spoločnosti EDMS poskytujú počas testovacieho obdobia bezplatnú podporu.
4. Nemusíte hneď kupovať. drahý systém s vysokým výkonom.
5. Proces implementácie môže prebiehať v niekoľkých etapách, pričom požadovanú sumu je možné vynaložiť na splátky.

Jemnosť implementácie EDMS

Načasovanie zavedenia systému elektronickej správy dokumentov sa môže výrazne líšiť: niektorí odborníci tvrdia, že sú schopní dokončiť proces čo najskôr. Jedinou nevýhodou tejto schémy je, že špecialisti sa snažia získať od zákazníka maximálne možné množstvo peňazí za svoju prácu.

Proces implementácie môže závisieť od veľkého množstva faktorov.

Systémová trieda

Systém ARM je možné implementovať za týždeň a implementácia štruktúry ERP môže vyžadovať veľa času od zákazníka a špecialistov (mesiac, pol roka, rok).

Mierka

Ako viac systému tým viac času a úsilia je potrebné na jeho realizáciu. Okrem iného je potrebné zaškoliť všetkých používateľov systému na prácu s ním a nainštalovať potrebný softvér na všetky počítače organizácie.

Jednoduchosť ovládania

Niektorí výrobcovia prispôsobujú systém podľa existujúcich požiadaviek zákazníkov zmenou programového kódu. Toto prispôsobenie si vyžaduje veľa času, ale ak je možné systém prispôsobiť zmenou nastavení, stane sa to oveľa rýchlejšie.

Fázy organizácie

Samotná organizácia pracovného postupu by mala pozostávať zo šiestich etáp, ale ich počet sa môže líšiť:

Tieto kroky je možné vykonávať paralelne.

Ak nevieš , Ako organizovať správu elektronických dokumentov v organizácii, hlavnú pozornosť bude potrebné venovať školeniu zamestnancov podniku. Všetci zamestnanci musia byť vyškolení na najvyššiu kvalitu, inak aj dokonalé systémy zlyhajú.

Prechod z papierovej správy na elektronickú správu dokumentov je možné uskutočniť v priebehu 2 týždňov až 6 mesiacov; implementácia nových systémov môže trvať 12 až 24 mesiacov. Samostatne by ste mali zvážiť náklady na tento systém. Všeobecný vzorec: všetky systémy jednej triedy majú podobnú cenu, ktorá závisí od mnohých faktorov.

O ekonomickej efektívnosti elektronického obehu dokumentov sa už dlho diskutuje medzi odborníkmi aj v tlači. Je ťažké zhodnotiť túto účinnosť, pretože je potrebné vziať do úvahy dôležitosť EDMS pre každý podnik.

Neustále zvyšovanie objemu dokumentov nahromadených v organizácii (objednávky, listy, zmluvy, poznámky, pokyny atď.) vedie k nárastu objemu náročných úloh: vyhľadávanie dokumentov, ich aktuálnosť, zabezpečenie dôvernosti a bezpečnosť dokumentov atď. d. V dôsledku toho vzniká situácia informačnej nedostatočnosti, manažérske rozhodnutia sa robia neefektívne a náklady na riadenie obehu dokumentov sa zvyšujú. To všetko negatívne ovplyvňuje efektívnosť riadenia a fungovanie podniku ako celku.

Zavádzanie informačných technológií v podnikoch umožňuje prejsť od tradičnej formy dokumentu na papieri k elektronickému dokumentu (ED), ktorý sa v tomto prípade stáva jedným z prvkov internej informačnej podpory podniku.

Napriek tomu nie je možné úplne eliminovať papierové dokumenty a prejsť na elektronickú dokumentáciu, keďže právne normy stále vyžadujú papierové originály a značná časť informácií sa do podniku nedostáva v elektronickej forme.

Elektronický dokument (ED)- súbor informácií prezentovaných v elektronickej digitálnej forme a certifikovaných elektronicky digitálny podpis.

Elektronický dokument má určité znaky, medzi ktoré patrí predovšetkým to, že je oddeliteľný od nosiča a existuje v dvoch formách: pasívna – uchovávacia a aktívna – prenos a spracovanie vrátane vizualizácie, v prípade potreby aj ľudského vnímania. Nemožno hovoriť o povinnej fixácii alebo o stave ED, ak sa uvažuje o aktívnej forme jej existencie, t.j. časové obdobie, počas ktorého je vnímaný, spracovávaný alebo prenášaný.

Napriek dualite formy prezentácie musí elektronický dokument spĺňať nasledujúce požiadavky:

Vytvorené, prenášané a uložené pomocou softvéru a hardvéru;

Mať určitú štruktúru;

Byť schopný byť prezentovaný formou zrozumiteľnou ľudskému vnímaniu;

Používanie elektronických dokumentov v riadiace činnosti má oproti tradičným papierovým dokumentom veľké množstvo výhod.

Tieto výhody zahŕňajú:

Schopnosť vyhľadávať ED bez priameho prístupu k materiálnym dokumentárnym objektom;

Prenos elektronických dokumentov bez pohybu hmotných objektov v priestore a možnosť vzdialený prístup na ED za prítomnosti komunikačných zdrojov;

Možnosť uloženia v počítačových zariadeniach takmer neobmedzeného počtu ED;

Schopnosť rýchlo skontrolovať integritu uložených informácií a vytvárať záložné kópie ED v automatickom režime;

Elektronická ochrana proti kopírovaniu, falšovaniu, neoprávnenému prístupu, úprave atď.;

Obnova elektronického dokumentu zo záložnej kópie v krátkom čase s minimálnymi finančnými nákladmi a pod.

Zahraničné poradenské spoločnosti uvádzajú nasledovné odhady strát pri práci s papierovými dokumentmi a efektívnosť prechodu na prácu s elektronickými dokumentmi. Podľa spoločnosti DELPHI, asi 15 % všetkých papierových dokumentov sa navždy stratí a zamestnanci strávia až 30 % svojho pracovného času ich hľadaním. Spoločnosť Coopers&Lybrand uvádza, že organizácie vyhotovujú v priemere 19 kópií každého dokumentu a že takmer 7,5 % všetkých dokumentov je navždy stratených. Tieto pôsobivé čísla a údaje len ukazujú, že pre každý podnik alebo organizáciu sú otázky optimalizácie toku dokumentov a kontroly nad spracovaním informácií kľúčové.

Toto tvrdenie môžu potvrdiť aj nasledujúce údaje. Podľa kurzu Siemens Business Services, až 80 % pracovného času manažér venuje práci s informáciami, až 30 % pracovného času zamestnancov venuje tvorbe, vyhľadávaniu, koordinácii a odosielaniu dokumentov. Existujú aj odhady, že na prácu s dokumentmi musíte minúť až 40 %. pracovné zdroje a do 15 % príjmu právnických osôb. A pri prechode na prácu s elektronickými dokumentmi podľa Inštitút Nortana Nolana, zvýšenie produktivity zamestnancov je o 25-50%, čas spracovania jedného dokumentu sa skráti o viac ako 75% a náklady na zaplatenie miesta na uloženie dokumentov sa znížia až o 80%.

Existujú dva hlavné typy elektronických dokumentov - elektronický analóg tlačeného dokumentu, vytvorené pomocou programu textového editora a nezávislý elektronický dokument, vyvinuté v špecializovaných softvérových produktoch založených na organizácii databáz a vytvorené vyplnením elektronickej formy dokumentu.

Elektronické formy dokumentov neznamenajú obraz papierového dokumentu, ale pôvodne elektronickú (bezpapierovú) technológiu práce, ktorá zahŕňa vzhľad papierovej formy len ako tlačená kópia dokumentu. Technológia spracovania elektronické formuláre dokumenty vám umožňujú vyhnúť sa strojom písaným formulárom a zaoberať sa iba ich elektronickou reprezentáciou.

Elektronický dokumentový formulár (EDF)je stránka s prázdnymi poľami, ktoré musí používateľ vyplniť.

Formuláre môžu umožňovať rôzne typy vstupných informácií a obsahujú rôzne typické prvky, ktorých použitie je zabezpečené vo väčšine programov na automatizáciu návrhu ED - vstupné polia, tlačidlá, prepínače, rozbaľovacie ponuky atď. (obr. 6.14).

Ryža. 6.14. Typické prvky elektronickej podoby dokumentu: a) jednoriadkové vstupné pole; 6) viacriadkové vstupné pole; c) typy gombíkov; d) horizontálne rolovanie; e) počítadlo; f) záložka/záložka; g) spínač; h) začiarkavacie políčko; a) combobox; do) zoznam; k) podmenu

K hlavným typickým prvkom EPD, znázorneným na obr. 6.14 zahŕňajú:

- vstupné pole (editačné pole, editačné pole) je textové pole, ktoré sa používa na zadávanie a úpravu textu používateľa. Existujú jednoriadkové a viacriadkové editory, ako aj kombinovaný prvok, ktorý kombinuje vstupné pole s rozbaľovacím zoznamom (kombobox, kombinovaný box). V poli sa zobrazí aktuálna hodnota a po stlačení tlačidla so šípkou sa rozbalí zoznam možných hodnôt;

- tlačidlo navrhnutý na vykonávanie príkazov kliknutím naň kurzorom myši. Tvar tlačidla môže byť obdĺžnik s menovkou alebo ikona s obrázkom;

- Posuvník je určený na rolovanie obsahu niektorého okna doľava a doprava (horizontálne rolovanie) alebo hore a dole (vertikálne rolovanie). Tlačidlá na koncoch pravítka označujú smer rolovania. Obdĺžnik, ktorý sa pohybuje medzi tlačidlami, označuje polohu časti viditeľnej v okne vo vzťahu k celkovému obsahu. Dĺžka tohto obdĺžnika môže udávať pomer objemu viditeľnej časti k celému obsahu okna;

- počítadlo sa používa na zmenu číselnej hodnoty zobrazenej v poli. Počítadlo pozostáva z editačného riadku (na písanie požadovanej hodnoty na klávesnici) a dvoch tlačidiel na zvyšovanie alebo znižovanie hodnôt;

- karta/záložka (karta) používa sa na logické zoskupenie v rámci jedného okna niekoľkých jemu podriadených okien;

- tlačítko na Rádiu sa používa na špecifikáciu faktorov, z ktorých jeden bude prítomný tak či onak. Vyplnený kruh pred názvom faktora označuje jeho preferenciu pred ostatnými;

- zaškrtávacie políčko umožňuje povoliť alebo zakázať vplyv jednej alebo viacerých funkcií poskytovaných v programe Prítomnosť značky vedľa názvu funkcie označuje povolenie jej vplyvu na program;

- zoznam je navrhnutý tak, aby prezentoval rovnaký typ informácií, možnosti výpisu. Používateľ si môže zo zoznamu vybrať záznam (riadok), ktorý je zvýraznený jasným zvýraznením (kurzorom). Zvislé rolovanie doprava znamená, že nie všetky položky v zozname sú viditeľné. Ak v zozname nedochádza k posúvaniu, potom sa všetky prvky zobrazia v rámci zoznamu. Element zoznam veľmi podobný combobox, ale líši sa od neho predovšetkým tým zoznam zobrazuje hodnoty a umožňuje vám z nich vyberať, a combobox umožňuje aj úpravu údajov (aktivuje sa vstupné pole);

- vyskakovacie (rozbaľovacie) menu (vyskakovacie menu) alebo podmenu- zoznam odkazov, ktoré sa objavia na obrazovke pri aktivácii niektorej z položiek menu (tento koncept zahŕňa aj kontextové menu vyvolané stlačením pravého tlačidla myši). Vyskakovacie (rozbaľovacie) menu sa od zoznamov líši predovšetkým tým, že funkcie sú tu prezentované na paneli, ktorý sa zobrazuje ako v rozbalenej forme, tak aj vo forme rozbaľovacieho zoznamu, čo je zvyčajne pohodlnejšie, napr. ukladá oblasť okna aplikácie. Mnohé podponuky majú navyše kaskádovú funkciu, ktorá umožňuje ich rozšírenie na viacero úrovní.

Medzi výhody elektronických foriem dokumentov patrí jednoduchosť ich úpravy (napríklad pomocou nástrojov na tvorbu grafických formulárov), ako aj prítomnosť špeciálnych inteligentných prvkov na automatizáciu určitých funkcií (napríklad na automatické zadávanie údajov z adresárov, kontrolu správnosť a celistvosť výplne a pod.).

V súčasnosti existuje niekoľko spôsobov generovania elektronických dokumentov, medzi ktoré patria:

Rozloženie dokumentu pomocou špecializovaného editora, potom uloženie dokumentu ako súboru;

Skenovanie papierových, faxových a iných dokumentov, ktoré majú materiálny základ, následné rozpoznanie obrázkov v špecializovanom počítačovom programe a ich uloženie do súboru;

Fotografovanie a následné uloženie bitmapového obrázku ako súboru;

Nasnímanie videa a následné uloženie obrazu videa ako súboru.

Najrozšírenejšie spôsoby rozloženia a skenovania dokumentov, t.j. prevod papierových dokumentov do elektronickej podoby.

Existujú dve triedy takýchto technológií:

1. Osobné zadávanie papierových dokumentov, ktorá sa vykonáva pomocou plochých skenerov. Po skenovaní sa dokument manuálne indexuje vyplnením polí na karte dokumentu určitými hodnotami. Medzi atribúty dokumentu patrí názov dokumentu, čas vytvorenia, autor, špecialista na kancelárske práce, názov oddelenia, typ dokumentu (fax, list, zmluva, špecifikácia). Zoznam takýchto atribútov je spravidla rozšíriteľný. Polia môžu byť vyplnené ľubovoľne alebo z určitých adresárov.

Osobné zadávanie papierových dokumentov nie je dostatočne produktívne a nepoužíva sa vo veľkých podnikoch v podnikových počítačových sieťach.

2. Hromadné (tokové) zadávanie papierových dokumentov. V tomto prípade sa spracováva veľké množstvo dokumentov rovnakého typu. Takéto technológie sú podporované špecializovanými softvérovými systémami v spojení s vysokovýkonným kancelárskym vybavením a umožňujú rýchlu distribúciu v rámci celej organizácie elektronické verzie dokumenty prijaté v papierovej forme.

Pri implementácii technológie hromadného zadávania dokumentov (skenovanie streamu) riešia sa dva hlavné typy problémov:

1. Úloha extrahovať štruktúrované údaje z papierových dokumentov. Napríklad pri realizácii dotazníkových prieskumov veľkého počtu obyvateľstva vykonávať marketingový prieskum. Dotazníky sa skenujú, získavajú sa z nich údaje a ukladajú sa do konkrétnej databázy.

2. Úloha extrahovať údaje z papierových dokumentov a zároveň uložiť obrázok dokumentu. Napríklad uloženie obrázku textového dokumentu, alebo podpis klienta na šek alebo platobný príkaz a pod.

Rozpoznávanie informácií, analýza obsahu dokumentu a extrakcia údajov sa v súčasnosti vykonávajú pomocou nasledujúcich systémov rozpoznávania textu:

- optické rozpoznávanie znakov OCR (Optical Char-acter Recognition), tie. prevod naskenovaného obrazu tlačených znakov na ich textovú reprezentáciu;

- rozpoznávanie samostatných tlačených znakov napísaných rukou, ICR (Intelligent Character Recognition);

- rozpoznávanie značiek(zvyčajne preškrtnuté alebo začiarknuté štvorce alebo kruhy) OMR (Optical Mark Recognition);

- rozpoznávanie štylizovaných čísel- rozpoznávanie ručne písaných čísel napísaných rukou podľa predlohy (napríklad index na pošte).

Prácu s elektronickými dokumentmi organizujú a podporujú špecializované softvérové ​​produkty s názvom „Systémy správy elektronických dokumentov (EDMS)“. Takéto systémy sa spravidla používajú v podnikoch s veľkým objemom obehu dokumentov, pokrývajú všetky podnikové prepojenia podniku a implementujú rôzne kombinácie technológií na zhromažďovanie, indexovanie (priraďovanie ukazovateľov na vyhľadávanie špecifikovaných prvkov), ukladanie, vyhľadávanie a prezeranie. elektronické dokumenty v podnikových databázach.

Elektronický systém správy dokumentov (EDMS)- organizačný a technický systém, ktorý zabezpečuje proces tvorby, riadenia prístupu a distribúcie elektronických dokumentov v počítačových sieťach, ako aj zabezpečenie kontroly toku dokumentov v podnikoch.

Elektronické systémy správy dokumentov, ktoré sa vyvíjajú v našej krajine, sú zamerané predovšetkým na národné vlastnosti vedenia záznamov, pretože v Rusku sa po stáročia (v národnom meradle) vyvinula jediná technológia na prácu s riadiacimi dokumentmi. Ruská kancelárska práca nemá v iných krajinách obdoby. Dnes na Západe rozvoj automatizácie kancelárií stimuluje rozvoj technológií správy dokumentov prostredníctvom zavádzania tzv EDMS (systémy správy elektronických dokumentov)— elektronické systémy správy dokumentov. A v Rusku spravidla hovoríme o automatizácii tradične zavedenej technológie kancelárskeho pracovného toku.

Hlavné črty „ruského modelu“ správy dokumentov sú:

Maximálna centralizácia kontroly nad tokom dokumentov: dokument je najskôr upozornený manažmentom a následne v súlade s uzneseniami odovzdaný priamym vykonávateľom;

Centralizácia a regulácia činností hlavných obchodných služieb: prijímanie a distribúcia písomností, evidencia a kontrola prechodu písomností, kontrola vykonávania a pod.;

Jednotné a podrobné pravidlá pre prácu s riadiacimi dokumentmi v organizáciách bez ohľadu na oblasť ich činnosti – prísne pravidlá pre vypĺňanie registratúrnych denníkov a kartoték, výkazov a pod.

V podmienkach regulovanej technológie správy dokumentov sa elektronické systémy správy dokumentov (EDMS) implementované v domácich podnikoch spravidla zameriavajú najmä na automatizáciu tradičnej kancelárskej práce s využitím možností IT. Napríklad tradičná kancelárska práca zahŕňa údržbu mnohých denníkov alebo kartoték, ktoré slúžia na papierové dokumenty. A práve údržba týchto kartoték je primárnym predmetom automatizácie kancelárie.

Zároveň sa organizujú prepojenia karty s elektronickým obrázkom dokumentu (text, obraz, zvuk atď.), vytvárajú sa elektronické archívy s účinnými mechanizmami na referenčnú a analytickú prácu s veľkým množstvom dokumentov v rôznych formy prezentácie, decentralizácia výkonu rôznych kancelárskych funkcií je organizovaná na báze LAN pri zachovaní centralizovanej kontroly dokumentov. Napríklad je možné vykonávať nezávislú automatizovanú registráciu dokumentov v oddeleniach pri zachovaní centralizovanej kontroly nad ich prechodom atď. Okrem toho prítomnosť podnikovej počítačovej siete spájajúcej geograficky vzdialené pododdiely umožňuje centralizovanú kontrolu nad ich dokumentovým tokom, čo nie je možné v rámci tradičnej technológie realizovať.

Systémy elektronickej správy dokumentov teda podporujú úplnú kontinuitu tradičnej kancelárskej práce a zároveň zabezpečujú jej evolučnú transformáciu do efektívnejšej podoby automatizáciou funkcií spracovania dokumentov, ktoré nie sú priamo závislé od charakteru samotných dokumentov a súvisiacich aplikácií. Napríklad funkcie, ako je registrácia dokumentov alebo ich presun v rámci organizácie, môžu byť implementované bez ohľadu na to, či samotné dokumenty sú poznámky, zmluvy alebo platobné dokumenty.

V 70. rokoch 20. storočia Pojem „technológie bez papiera“ sa rozšíril. Vtedy sa zdalo, že masové zavedenie PC povedie k prudkému zníženiu papierových dokumentov. Nevyriešilo sa však množstvo právnych a technologických otázok, ktoré neumožňovali zrušenie papierových nosičov. A rýchly rast kvality a výkonu počítačov ako tlačových zariadení vo všeobecnosti hral krutý vtip s bezpapierovými technológiami: počet papierových dokumentov sa niekoľkonásobne zvýšil. Počítače a telekomunikácie sa zmenili z prostriedkov nahrádzajúcich papierový pracovný tok na prostriedky jeho podpory.

V súčasnosti prebiehajú vážne diskusie o prechode na elektronické dokumenty. „Elektronické dokumenty nemôžu byť úplnou náhradou tradičných tlačených zdrojov,“ uzavreli výskumníci spoločnosti Harris Interactive v spoločnom prieskume so spoločnosťou Earthtone medzi 2 265 používateľmi v USA vo veku 18 rokov a staršími, ktorí pracujú v rôznych odvetviach. Podľa výsledkov viac ako polovica opýtaných verí, že „bezpapierová práca“ sa v blízkej budúcnosti nestane skutočným procesom.

V priemere 64 % respondentov uviedlo, že je pre nich jednoduchšie čítať tlačené dokumenty ako text na obrazovke počítača a 68 % je oveľa pohodlnejšie, ak niečo vidia na papieri a nie v elektronickej forme. Výskumníci si všímajú aj fakt, že len 42 % opýtaných verí, že „bezpapierový pracovný postup“ sa v najbližších 5 rokoch stane realitou vo firmách, kde pracujú. Mnohí odborníci sa však prikláňajú k inému postoju, porovnávajú zavedenie EDMS s distribúciou mobilnej komunikácie, ktorú ešte pred 20 rokmi málokto považoval za povinný atribút podnikateľskej činnosti špecialistov.

Moderné elektronické systémy správy dokumentov umožňujú:

Znížiť náklady na ukladanie informácií znížením priestoru, ktorý zaberajú informačné archívy;

Zvýšte rýchlosť vyhľadávania a prístupu potrebné dokumenty, najmä v podmienkach hromadného používania dokumentácie, keď sa vyžadujú dokumenty vytvorené inými zamestnancami;

Zvýšiť efektívnosť prenosu dokumentov medzi účinkujúcimi;

Znížte náklady na kopírovanie, kancelárske potreby atď.

Jeden elektronický dokument fyzicky pozostáva z jedného alebo viacerých súborov. V priebehu svojej existencie v systémoch elektronickej správy dokumentov prechádza niekoľkými fázami, ktoré tvoria jej životný cyklus, počnúc narodením a končiac archiváciou - uchovávaním dokumentov (obr. 6.15).

Ryža. B.15.Životný cyklus elektronického dokumentu

1. Narodenie. Pri vytváraní alebo zadávaní dokumentu do EDMS sa v prvom rade indexuje, čo je podobné ako pri registrácii dokumentov v systéme papierovej kancelárie.

Hlavným účelom indexovania elektronických dokumentov je získanie maximálneho množstva spoľahlivých informácií o vygenerovanom dokumente a vytvorenie jeho evidenčnej karty. V budúcnosti bude EDMS pracovať s touto konkrétnou kartou bez ovplyvnenia skutočných objektov súborového systému.

V tabuľke sú uvedené tri hlavné metódy indexovania elektronických dokumentov. 6.5.

Zrod ED okrem indexácie sprevádza aj vystavenie účtovnej karty, ktorá môže byť pre rôzne typy dokladov rôzna, pričom sa evidujú všetky úkony na doklade (zmazanie, premenovanie a pod.). V prípade potreby EDMS uloží všetky predchádzajúce verzie a dokonca aj vymazané dokumenty. Akcie, ktoré je možné vykonávať s dokumentmi, sú určené právami danými používateľom, čo vám umožňuje nastaviť stratégiu práce s dokumentmi.

Tabuľka 6.5 Základné metódy indexovania elektronických dokumentov

2. Stávať sa— štádium, v ktorom sa dokument upravuje. V EDMS sa na organizáciu kolektívnej práce na dokumente používa technika blokovania spracovaných dokumentov, t.j. Naraz môže upravovať dokument iba jedna osoba. V tomto prípade sa upravený dokument priradí automaticky nové číslo podvraty. Predchádzajúca podverzia dokumentu sa uloží, môžete ho otvoriť a v prípade potreby vykonať zmeny. Všetky vykonané operácie sa zaznamenávajú.

3. Publikácia- okamih podpisu dokumentu. Jedným z hlavných účelov dokumentu je jeho schopnosť osvedčovať určité skutočnosti. Papierový doklad s potrebnými náležitosťami a stupňami ochrany bol donedávna hlavným spôsobom preukázania konkrétnej skutočnosti, t. mal právny účinok. Prijatý federálny zákon „o elektronickom digitálnom podpise“ umožnil organizáciám vytvárať systémy na výmenu výlučne elektronických dokumentov, v ktorých elektronickým dokumentom môže byť originál, ktorý nie je potrebné duplikovať v papierovej kópii.

Elektronický digitálny podpis (EDS)- analóg vlastnoručného podpisu, ktorý je nástrojom informačnej bezpečnosti, ktorý poskytuje možnosť kontroly integrity a autentifikácie elektronických dokumentov.

Technológia EDS umožňuje identifikáciu a autentifikáciu dokumentu a v súčasnosti sa používa napríklad v podnikových systémoch správy elektronických dokumentov organizovaných vo vnútornom okruhu podniku, na prenos správ v elektronickej forme vládnym orgánom atď.

Ak chcete použiť digitálny podpis, musíte mať dva kľúče (šifry): súkromný a verejný. Kľúče sú jedinečné sekvencie navzájom prepojených znakov, ktoré sa používajú na šifrovanie, dešifrovanie, opatrenie dokumentu elektronickým digitálnym podpisom a jeho overenie. Jediným vlastníkom súkromného kľúča pre K je vlastník EDS. Verejný kľúč môže byť známy každému príjemcovi alebo potenciálnemu odosielateľovi elektronického dokumentu.

Vlastník EDS musí najprv podpísať dokument pomocou svojho súkromného kľúča, potom ho zašifrovať verejným kľúčom príjemcu a odoslať. Na prečítanie musí príjemca dokument najprv dešifrovať pomocou svojho súkromného kľúča a potom overiť autorstvo a integritu textu pomocou verejného kľúča odosielateľa.

Ak chcete získať súkromný kľúč (na šifrovanie) alebo certifikát podpisového kľúča s verejným kľúčom (na dešifrovanie), môže každý jednotlivec zastupujúci podnik, napríklad na predkladanie správ vládnym agentúram, v Certifikačnom centre (CA), ktoré je certifikovaný komunikačný operátor (organizácia) s príslušnou licenciou.

Verejné a súkromné ​​kľúče prijaté na podávanie hlásení v elektronickej podobe budú zároveň platné na výmenu informácií so štátnymi orgánmi prostredníctvom Registračných centier (RK), s ktorými sú zmluvné vzťahy vytvorené. Registračné stredisko zabezpečí dôvernosť korešpondencie, jednoznačnú identifikáciu právnická osoba kto odosielal súbory hlásení, ochrana súborov hlásení pred neoprávnenou úpravou atď. (obr. 6.16).

Ryža. 6.16. Organizácia procesu podávania výkazov v elektronickej forme pomocou EDS

Keď sa dokument zmení po tom, čo bol certifikovaný EDS, vytvorí sa nová verzia dokumentu na základe existujúcej verzie a začne sa nový životný cyklus. V rôznych systémoch je táto funkcia implementovaná rôznymi spôsobmi: môže byť vytvorený buď úplne nový dokument alebo len nová verzia.

4. Archivácia (skladovanie) dokumentov. V podnikoch sú organizované archívy na uchovávanie elektronických dokumentov, ktoré sú komplexom softvéru a hardvér, určený na riešenie problémov s ukladaním a vyhľadávaním dokumentov.

Existujú dve formy usporiadania archívov: statické a dynamické.

Statické archívy vám umožňujú organizovať ukladanie ľubovoľného počtu elektronických dokumentov na rôznych médiách. Zabezpečujú aj organizáciu účtovania papierových dokladov, t.j. systémy uchovávajú elektronické karty k papierovému dokumentu a podporujú kontrolu štandardných archívnych operácií: vystavenie dokumentu, jeho vrátenie a pod.

Statické archívy podporujú vyhľadávanie dokumentov − prívlastkový a plné znenie.

- vyhľadávanie atribútov sa vykonáva atribútmi karty dokladu. Počas vyhľadávania sa kontroluje zhoda požiadavky s hodnotami polí karty;

- fulltextové vyhľadávanie zabezpečuje automatické spracovanie celého obsahu dokumentu na nájdenie podľa ľubovoľného slova v jeho texte. Pre fulltextové vyhľadávanie sú parametre definované ako úplnosť vyhľadávania - súlad medzi dokumentmi nájdenými pre danú požiadavku a skutočným zoznamom dokumentov; vyhľadávací hluk, t.j. pomer relevantných a nevyhovujúcich dokumentov k žiadosti.

Statické archívy chránia dokumenty pred neoprávneným prístupom a audítorskou prácou. Ochrana sa vykonáva na úrovni dokumentu, t.j. ku každému dokumentu musí byť priradený zoznam používateľov, ktorí majú právo s ním vykonávať určité operácie. Pre statické archívy môže tento zoznam operácií predstavovať nasledujúcu množinu: prezeranie a tlač dokumentu, právo na zmenu jeho karty atď.

Najdôležitejšou funkciou statických archívov je podpora prezerania dokumentov bez sťahovania aplikácií, v ktorých boli tieto dokumenty vyvinuté. Táto funkcia poskytované prostredníctvom špeciálnych prehliadačov, ktoré umožňujú prístup k dokumentom v rôznych formátoch bez sťahovania aplikácií náročných na zdroje.

V procese práce s dokumentmi sa odborníci často potrebujú vyjadriť k určitým problémom, ktoré sa v dokumentoch odrážajú. Pre implementáciu tejto funkcie podporujú niektoré archívy anotáciu dokumentu, ktorá spočíva v možnosti pridávať komentáre k dokumentu bez zmeny jeho hlavného obsahu (to je rozdiel oproti úprave samotného dokumentu). Komentáre (šípky, znaky, text, zvýraznenia) sú uložené vo vrstvách, ktoré je možné prepojiť s ich autorom.

Dynamické archívy okrem implementácie funkcií špecifických pre statické archívy majú pridané vlastnosti, medzi ktoré patrí:

- podpora kolektívnej práce s dokumentom,čo je vyjadrené v zabezpečení integrity dokumentov, na tento účel by mali byť implementované knižničné funkcie odhlasovania a vrátenia dokumentov na úpravu, čo zabráni súčasnej úprave toho istého dokumentu viacerými používateľmi a tým možným konfliktom; pri poskytovaní možnosti v rámci jedného dokumentu pracovať súčasne s viacerými používateľmi;

- organizovanie a práca so zloženými dokumentmi. Každý dokument môže byť zbierkou iných. V tomto prípade sa to nazýva kompozit alebo kontajner (a v kancelárskej práci - „prípady“). Dokumenty sa spájajú do zloženého dokumentu pomocou niekoľkých typov odkazov, ktoré určujú, ktoré verzie sú umiestnené v kontajneri (napríklad najnovšia podľa dátumu, posledná úprava, hlavná verzia atď.). Dané vzťahy určujú, ako bude dokument zostavený do kontajnera. Pre zložené dokumenty musí existovať aplikácia, ktorá vykoná ich finálnu montáž;

- šírenie publikovaných dokumentov. Niekedy je potrebné dokument po zverejnení distribuovať. V zásade sa to deje dvoma spôsobmi: buď prostredníctvom systému Email, poštou alebo prostredníctvom internet, publikovanie na webovom serveri;

- poskytovanie rozšíreného rozsahu prístupových práv k dokumentu, menovite: upraviť, zverejniť, zrušiť zverejnenie a vytvoriť novú verziu;

- riešenie problémov na hraniciach, spojené s prechodom rôznych dokumentov (elektronických, papierových, mikrografických) z jedného typu na druhý.

Pri vytváraní archívu sa berie do úvahy doba uloženia dokumentu a frekvencia prístupu k nemu. Dokumenty, ku ktorým sa často pristupuje, sa ukladajú na vysokovýkonné úložné zariadenia, zatiaľ čo zastarané dokumenty, ku ktorým sa často pristupuje, sa ukladajú na jednoduchšie, kapacitnejšie a lacnejšie médiá. Na vyriešenie tohto problému sa používajú hierarchické systémy na ukladanie údajov. (Hierarchical Storage Management (HSM) - správa hierarchického úložiska), ktoré vytvárajú „virtuálny súborový systém“ zo všetkých druhov heterogénnych pamäťových médií, pričom riadia prenos informácií z jedného média na druhé.

Hierarchický úložný systém— súbor softvérových a hardvérových nástrojov zameraných na dosiahnutie minimálnych nákladov na uchovávanie informácií a optimalizáciu prístupu k nim.

Napríklad pre online prístup sa používajú vysokorýchlostné pevné disky a na archiváciu to stačí robotické knižnice optických diskov,čo sú softvérové ​​a hardvérové ​​systémy na ukladanie a poskytovanie online prístupu k veľkému množstvu údajov zaznamenaných na optických médiách. Pre takéto úložné systémy je potrebné riešiť problémy nielen spoločnej práce nosičov informácií, ale aj zabezpečiť migráciu dokumentov medzi nimi.

Migráciu je možné vykonať buď nastavením systému administrátorom (napr. po uplynutí 100 dní od dátumu vytvorenia by sa dokument mal automaticky presunúť na menej produktívne a lacnejšie médium), alebo automaticky v závislosti od frekvencie používateľov kontaktujúcich niekoho alebo iný dokument. Toto použitie hierarchického systému ukladania údajov umožňuje nielen znížiť náklady na ukladanie informácií, ale aj efektívne riadiť informačné zdroje podniku.

Vo všeobecnosti musí elektronický systém správy dokumentov podniku spĺňať nasledujúce požiadavky − škálovateľnosť, distribúcia, modularita a otvorenosť.

1. Škálovateľnosť je schopnosť podporovať prácu rôzneho počtu používateľov, od niekoľkých po niekoľko tisíc, a schopnosť zvyšovať kapacitu. Táto požiadavka je splnená podporou priemyselných databázových serverov.

2. Distribúcia. Architektúra elektronického systému správy dokumentov by mala podporovať interakciu geograficky distribuovaných divízií podniku, spojených najrozmanitejšími komunikačnými kanálmi z hľadiska rýchlosti a kvality. Architektúra EDMS musí tiež poskytovať interakciu so vzdialenými používateľmi.

3. Modularita. EDMS by mal pozostávať zo samostatných modulov, ktoré sú navzájom integrované, čo umožňuje podnikom konzistentne implementovať jednotlivé softvérové ​​moduly v závislosti od ich potreby.

4. otvorenosť. EDMS by nemal existovať izolovane od iných aplikácií, napríklad účtovného softvéru dostupného podniku, finančné riadenie atď. Systém správy elektronických dokumentov by preto mal mať otvorené rozhrania na prípadné spresnenie a integráciu.

Organizácia elektronického systému správy dokumentov v podnikoch je založená na nasledujúcich princípoch:

Jednotná registrácia dokumentu, ktorá umožňuje jednoznačne identifikovať dokument v akejkoľvek verzii používanej EDMS;

Možnosť paralelného vykonávania operácií, čo umožňuje skrátiť čas pohybu dokumentov a zvýšiť efektivitu ich vykonávania;

Kontinuita pohybu dokumentu, ktorá umožňuje identifikovať osobu zodpovednú za vykonanie dokumentu (úlohy) v každom okamihu životnosti dokumentu (procesu);

Jednotná (alebo koordinovane distribuovaná) základňa dokumentárnych informácií, ktorá umožňuje vylúčiť možnosť duplikovania dokumentov;

Efektívne organizovaný systém vyhľadávania dokumentov, ktorý vám umožní nájsť dokument s minimálnymi informáciami o ňom;

Pokročilý reportingový systém pre rôzne stavy a atribúty (vlastnosti) dokladov, ktorý umožňuje kontrolovať pohyb dokladov prostredníctvom procesov správy dokladov a robiť manažérske rozhodnutia na základe údajov z výkazov a pod.

Všetky softvérové ​​produkty systému elektronickej správy dokumentov, medzi ktoré patrí Documentum firmy EMC, LanDocs spoločnosti LANIT, Pracovný postup Optima držanie optima,"Eufrat" firmy kognitívne technológie,„Prípad“ spoločnosti EOS, „BOSS-Referent“ skupiny spoločností IT atď. obsahujú povinné štandardné komponenty: 1) Ukladanie kariet (atribútov) dokumentov; 2) ukladanie dokumentov; 3) komponenty, ktoré implementujú obchodnú logiku systému.

1. Ukladanie atribútov dokumentu je určená na uloženie karty, čo je súhrn polí, ktoré dokument charakterizujú. Zvyčajne v EDMS existuje koncept typu dokumentov (napríklad zmluva, špecifikácia, list atď.) a každý typ má svoju vlastnú kartu. Karty rôznych typov majú povinné polia spoločné pre všetky doklady a špeciálne polia súvisiace s dokladmi tohto typu. Spoločnými poliami sú jedinečné číslo dokumentu, jeho názov, autor, dátum vytvorenia. Špeciálne – dátum podpisu, doba platnosti, výška zmluvy (pri dokladoch typu „zmluva“) atď. Typy dokumentov môžu mať podtypy obsahujúce spoločnú množinu polí, ktoré zdedia od hlavného typu, a ďalšie polia, ktoré sú jedinečné pre podtyp. Najpokročilejší systém správy dokumentov môže podporovať viac vnorení takýchto podtypov. Typizácia dokumentov, budovanie ich hierarchie a navrhovanie kariet pre ne je jednou z najdôležitejších etáp v procese implementácie EDMS.

Okrem pojmu typ dokumentu existuje pojem kategória dokumentu a jeden dokument môže patriť do viacerých kategórií súčasne. Kategórie je možné usporiadať do stromu kategórií. Môžete mať napríklad kategóriu „Administratívna a ekonomická činnosť“ s podkategóriami „Zákony“, „Príkazy“, „Zmluvy“ atď. Zároveň je možné mať paralelnú štruktúru podľa oddelení, napríklad kategóriu „Dokumenty marketingovej služby“ a v nej podkategórie „Zmluvy o predaji produktov“, „Účty“ atď. Zmluvu so spotrebiteľom je možné súčasne zaradiť do podkategórií „Zmluvy“ a „Zmluvy o predaji produktov“, ktoré patria do rôznych odvetví v hierarchii kategórií. Takto je možné vyhľadať dokument v takomto strome na základe jeho klasifikácie a ten istý dokument sa môže vyskytovať ľubovoľne veľakrát v rôznych uzloch tejto hierarchie.

Existujú tri možné riešenia na organizáciu ukladania kariet − pomocou vlastného úložiska, pomocou štandardného DBMS a pomocou nástrojov prostredia, na ktorom je DBMS postavené.

vlastné obchod s atribútmi dokumenty vám umožňuje optimalizovať ho pre úlohu ukladania kariet, flexibilne implementovať funkcie vytvárania komplexných kariet (majú napríklad veľké vnorenie typov), ako aj používať efektívne algoritmy na vyhľadávanie informácií v kartách. Nevýhodou tohto prístupu je nemožnosť využitia štandardných zdrojov existujúceho informačného prostredia, ako aj závislosť dôležitých informácií od dodávateľa EDMS. Napríklad pri použití štandardnej DBMS je vždy možné do nej migrovať dáta od iného výrobcu EDMS, čo uľahčuje prechod z jedného softvérového produktu systému elektronickej správy dokumentov na iný.

Použitie štandardného DBMS na ukladanie dokumentov rieši problém exportovania údajov z jedného systému do druhého. Relačný model implementovaný vo väčšine DBMS však nie je vhodný pre dátový model používaný v EDMS, pretože je dosť ťažké poskytnúť potrebnú flexibilitu pri vytváraní kariet dokumentov, najmä ak je potrebná zložitá štruktúra.

Pomocou nástrojov prostredia, na ktorom je postavená DBMS, umožňuje využívať všetky mechanizmy obsiahnuté v tomto prostredí, vrátane zálohovania, replikácie, vyhľadávania atď. Problémy tohto prístupu spočívajú v samotnej potrebe určitého prostredia pre fungovanie systému správy dokumentov, ako aj v obmedzeniach, ktoré konkrétne prostredie kladie na štruktúru svojich databáz.

2. Ukladanie dokumentov. Existujú dva prístupy k jeho implementácii − uloženie v systéme súborov a organizácia špecializovaného úložiska EDMS.

Skladovaniev systém súborov znižuje stupeň bezpečnosti pri riadení prístupu, pretože súborový systém nemusí podporovať bezpečnostný model, ktorý je implementovaný v samotnom EDMS. V tomto prípade je EDMS vybavený vlastnými prístupovými právami, čo znamená, že ním uložené súbory nebudú priamo dostupné žiadnemu z používateľov. EDMS udržiava svoj systém zoznamu používateľov s prístupovými právami organizovaním prístupu k súborom prostredníctvom týchto práv. Zároveň sa prístupový systém stáva náročným na údržbu a nie celkom spoľahlivým z hľadiska informačnej bezpečnosti. Na zabezpečenie dodatočnej ochrany údajov sa často používa šifrovanie súborov v pokoji. Navyše takmer všetky EDMS používajú náhodné pomenovanie súborov, čo značne komplikuje hľadanie požadovaného súboru pri pokuse o prístup k nemu obídením systému. Pri práci so súborovým systémom väčšina EDMS vyžaduje presun súborov do špeciálne organizovaných adresárov.

Systémy s vlastným úložiskom súborov alebo pomocou úložného prostredia, na ktorom sú postavené, poskytujú efektívnejšie riadenie prístupu k dokumentom a robustnejšie riešenie problému riadenia prístupu. Zároveň však vyvstávajú otázky týkajúce sa integrity údajov, dostupnosti účinných nástrojov zálohovania a integrácie s hierarchickým systémom ukladania údajov založeným na robotických knižniciach. Vo väčšine EDMS majú určité riešenia, no tu treba mať na pamäti, že v tomto prípade môžete použiť iba nástroje dostupné v samotnom systéme, zatiaľ čo v prípade ukladania súborov má špecialista na výber.

3. Komponenty, ktoré podporujú obchodnú logiku systému.

Tie obsahujú:

1) správa dokumentov v úložisku;

2) vyhľadávanie dokumentov;

3) riadenie smerovania a vykonávania;

4) vytváranie správ;

5) administratíva.

1) Správa dokumentov v úložisku. Zahŕňa postupy na pridávanie a odstraňovanie dokumentov, ukladanie verzií, prenos do archívu na uloženie, udržiavanie archívu atď.

2) Vyhľadávanie dokumentov Vykonáva sa v atribútovej aj vo fulltextovej forme. Niektoré EDMS podporujú vyhľadávanie dokumentu podľa slovných tvarov, ktoré sa vykonáva pomocou normalizačnej technológie. Účinnosť metódy závisí od použitého algoritmu. Pre ruský jazyk je slovníková metóda najúčinnejšia, keď je slovo normalizované na základe slovníkov, ktoré obsahujú slovné formy. Okrem slovníkovej metódy možno použiť aj heuristickú normalizačnú metódu, keď je možné slovo dostať do normálnej formy dodržiavaním určitých pravidiel, ktoré popisujú normalizačný algoritmus. Možno poznamenať, že ak v angličtine súbor normalizačných pravidiel je 300 strán strojom písaného textu, no pre ruštinu je o niekoľko rádov väčší.

3) Smerovanie a kontrola vykonávania zabezpečuje doručovanie písomností v rámci obchodných postupov v organizácii. Smerovanie funguje na dokumentoch uložených v archívnom systéme. Pri organizácii smerovacích systémov existujú dva hlavné prístupy – orientovaný na dokumenty a orientovaný na prácu.

Orientovaný na dokumenty. Pri tomto prístupe je dokument hlavným objektom systému a je to práve on, ktorý je smerovaný a všetky ostatné parametre smerovania sú spojené výlučne s dokumentom.

Orientovaný na prácu. Hlavným predmetom tohto prístupu je práca, ku ktorej je možné pripojiť rôzny zoznam predmetov vrátane dokumentov. Práca však môže existovať aj bez nich. Druhý prístup je všeobecnejší.

Prideliť nasledujúce typy smerovacie systémy - flexibilné a tvrdý. V prípade flexibilného smerovania určí ďalšieho príjemcu dokumentu zamestnanec, ktorý má dokument na starosti. V prípade tvrdého smerovania je cesta dokumentov určená vopred na základe obchodnej logiky podniku. Zvyčajne sa používa zmiešaný prístup – pre niektoré dokumenty a podnikové štruktúry je vhodnejšie rigidné smerovanie a pre iné flexibilné smerovanie.

Flexibilné smerovacie systémy zahŕňajú bezplatné smerovanie bez kontroly a s kontrolou výkonu.

Voľné smerovanie bez kontroly vykonávania podporuje dva typy operácií:

- sériové smerovanie, keď dokument prechádza jedným umelcom za druhým. Prenos dokumentu od jedného používateľa k druhému môže nastať po uplynutí času kontroly alebo po dokončení práce jedným z používateľov.

- . paralelné smerovanie, keď dokument súčasne dostanú všetci výkonní umelci. Trasa končí, keď jeden alebo všetci používatelia ukončia prácu s dokumentom.

Trasy môžu byť zložitejšie ako len sériové alebo paralelné trasy. Existujú aj kombinované trasy pozostávajúce zo sériových a paralelných prvkov, ako aj podmienených, s prechodmi v závislosti od stavu určitých premenných trasy.

Na vypracovanie takýchto trás slúži špecializované pracovisko, kde si trasu popíšete a vytvoríte. Iniciátor zavolá vyvinutú a pomenovanú trasu, pripojí k nej dokumenty a spustí operácie.

Minimálny postačujúci systém, ktorý zabezpečuje smerovanie dokumentov, je e-mailový systém, ktorý podporuje paralelnú distribúciu dokumentov (smerovanie sa líši od distribúcie alebo distribúcie v tom, že smerovaný dokument sa vráti na začiatok cesty, napríklad k iniciátorovi, a dokument poslaný ide exekútorovi bez spätnej kontroly) . Pomocou doplnkových aplikácií zaručujú e-mailové systémy konzistentné smerovanie dokumentov.

Bezplatné smerovanie dokumentov s kontrolou vykonávania.

Kontrola vykonávania sa týka nasledujúcich operácií:

Kontrola dodania úlohy – iniciátor dostane informáciu, že jeho úloha dorazila do cieľa (vykonateľa);

Kontrola čítania úlohy - iniciátor je informovaný, že zamestnanci, ktorým bola určená, sa s úlohou oboznámili;

Kontrola dokončenia – iniciátor je upozornený, že úloha bola splnená;

Monitorovanie úlohy znamená, že iniciátor vždy vidí, kto čo robí so svojou úlohou;

Upozornenie na porušenie termínov – iniciátor je upozornený, že ním zaslaná úloha je u konkrétneho zamestnanca oneskorená;

História vykonávania úloh;

Kontrola kvality výkonu – iniciátor má možnosť skontrolovať kvalitu výkonu a potvrdiť ju.

Pevné smerovacie systémy zahŕňajú smerovanie dokumentov po vopred určených trasách s kontrolou vykonávania.

Funkcia smerovania nie je prítomná vo všetkých ERMS. Systémy bez smerovacích zariadení sú elektronické archívy.

Neoddeliteľnou súčasťou smerovania je kontrola vykonávania dokumentov. Vyhotovením listiny sa rozumie vykonanie úkonu súvisiaceho s listinou každým z účastníkov v rámci svojich úradných právomocí.

4) Generovanie správy sa vykonáva automaticky, podobne ako pri tvorbe účtovných denníkov účtovných dokladov. Pomocou rôznych reportov môžete vidieť napríklad celkový čas strávený zamestnancami pri práci na konkrétnom dokumente, rýchlosť odovzdávania dokumentov podľa oddelení atď.

5) Administrácia- podpora samotnej prevádzky systému, nastavovanie jeho parametrov a pod.

Funkčne možno moderné elektronické systémy správy dokumentov rozdeliť do piatich hlavných typov.

Systémy s pokročilými prostriedkami na ukladanie a vyhľadávanie informácií(elektronické archívy). Elektronický archív- Ide o špeciálny prípad elektronického systému správy dokumentov, zameraného na efektívne ukladanie a vyhľadávanie informácií. Tieto systémy majú pokročilé nástroje fulltextového vyhľadávania: fuzzy vyhľadávanie, sémantické vyhľadávanie atď. a efektívnu organizáciu ukladania. Napríklad podpora širokej škály úložných zariadení atď.

Systémy s pokročilými zariadeniami pracovný tok(WF)- "pracovný tok"(v ruštine pre tento výraz neexistuje presný ekvivalent). Tieto systémy sú určené najmä na zabezpečenie pohybu určitých objektov po vopred určených trasách (tzv. „tvrdé smerovanie“). V každej fáze sa objekt môže zmeniť, preto sa nazýva všeobecné slovo „práca“ (práca).

Vo všeobecnosti fungovanie Systémy pracovného toku vychádza zo skutočnosti, že väčšina obchodných procesov je periodicky sa opakujúca, regulovaná postupnosť akcií (vykonávanie úloh), ktorú možno ľahko formalizovať. Za týmto účelom s pomocou špeciálne nástroje vznikajú modely biznis procesov, ktoré popisujú kto, kedy, na akom pracovisku (prípadne vo vzdialenej pobočke), pomocou akých programov a ako má spracovávať určité dáta. Opis obchodného procesu začlenený do modelu vám umožňuje automatizovať vytváranie, aktiváciu, vykonávanie a kontrolu rôznych úloh.

Model obchodných procesov sa dá ľahko upraviť. Takže, bez akéhokoľvek programovania, môžete rýchlo získať skutočne funkčný Pracovný tok- Príloha. V niektorých Systémy pracovného toku vytváranie informačných modelov podnikových procesov je možné len pomocou programovania, čo je pomerne náročný proces, ktorý si vyžaduje aj špeciálne znalosti.

Systémy zamerané na podporu riadenia organizácie a hromadenia vedomostí. Ide o „hybridné“ systémy, ktoré väčšinou kombinujú prvky predchádzajúcich dvoch. Základným pojmom v systéme môže byť tak samotný elektronický dokument, ako aj úloha, ktorá sa má vykonať. V takýchto systémoch existujú technológie „tvrdého“ a „voľného“ smerovania, kedy smerovanie dokumentu prideľuje hlava („vyfarbuje“ prichádzajúci dokument). Tieto systémy sa bežne používajú v štruktúrach štátnej správy, na úradoch veľké spoločnosti, ktoré sa vyznačujú rozvinutou hierarchiou, majú určité pravidlá a postupy pre pohyb dokumentov. Zamestnanci zároveň kolektívne vytvárajú dokumenty, pripravujú a rozhodujú, vykonávajú alebo kontrolujú ich výkon.

Systémy orientované na spoluprácu (spolupráca). Hlavnou úlohou takýchto systémov je zabezpečiť, aby ľudia v organizácii spolupracovali, aj keď sú geograficky oddelení, a zachovať výsledky tejto práce. Zvyčajne sa implementuje v koncepte „portálov“. Poskytujú služby na ukladanie a publikovanie dokumentov, vyhľadávanie informácií, diskusie, stretnutia (skutočné aj virtuálne).

Systémy s pokročilými doplnkovými službami, napríklad služba riadenia vzťahov so zákazníkmi (CRM - Customer Relationship Management), projektový manažment, email a pod.

Ďalším rozvojom systémov správy elektronických dokumentov vo veľkých podnikoch je ich integrácia s bežnými podnikovými aplikáciami ( ERP-systémy), ktoré umožnia organizovať prístup ku všetkým podnikovým znalostiam a údajom a spravovať podnikové informácie, od r veľké podniky je potrebná úzka interakcia všetkých podnikových aplikácií, v ktorých je zahrnutá výmena informácií.