Oficiálne povinnosti tajomníka. Náplň práce a povinnosti tajomníka. Výhody a nevýhody
Zverejnené dňa 09.12.2017
Domov / Popis práce
Stiahnite si popis práce
tajomník vedúceho (.doc, 90KB)
I. Všeobecné ustanovenia
- Tajomník konateľa patrí do kategórie technických vykonávateľov.
- Do funkcie tajomníka prednostu sa vymenúva osoba, ktorá má vyššie odborné vzdelanie bez požiadavky na prax alebo stredné odborné vzdelanie a prax v odbore najmenej 2 roky.
- Menovanie do funkcie tajomníka a uvoľnenie z nej sa vykonáva príkazom riaditeľa podniku na návrh
- Tajomník manažéra by mal vedieť:
- 4.1. Uznesenia, príkazy, príkazy, iné riadiace a predpisov vyšších a iných orgánov týkajúcich sa činnosti podniku.
- 4.2. Predpisy, pokyny, iné normatívne dokumenty o vedení záznamov.
- 4.3. Štruktúra a riadiacich pracovníkov podniku a jeho divízií.
- 4.4. Organizácia kancelárskej práce.
- 4.5. Spôsoby evidencie a spracovania dokumentov.
- 4.6. Archivácia.
- 4.7. Strojopis.
- 4.8.
Popisy práce
Pravidlá používania interkomových systémov.
- 4.9. Štandardy pre jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie.
- 4.10. Pravidlá tlače obchodných listov pomocou štandardných formulárov.
- 4.11. Základy etiky a estetiky.
- 4.12. Pravidlá obchodnej komunikácie.
- 4.13. Prevádzkový poriadok výpočtovej techniky.
- 4.15. Základy správneho práva a pracovného práva.
- 4.16. Vnútorné pracovné predpisy.
- 4.17. Pravidlá a predpisy pre ochranu práce, bezpečnosť, priemyselnú sanitáciu a požiarnu ochranu.
- V čase neprítomnosti tajomníka konateľa (choroba, dovolenka a pod.) plní jeho povinnosti ustanoveným postupom ustanovená osoba, ktorá nadobúda zodpovedajúce práva a zodpovedá za riadne plnenie jemu zverených povinností.
II. Pracovné povinnosti
tajomník:
- Vykonáva práce na organizačnom a technickom zabezpečení administratívnej a administratívnej činnosti prednostu.
- Prijíma korešpondenciu prichádzajúcu na posúdenie vedúcim, odovzdáva ju v súlade s rozhodnutie v štruktúrne jednotky alebo konkrétnym umelcom na použitie v procese práce alebo prípravy odpovedí.
- Vykonáva kancelárske práce, vykonáva rôzne operácie pomocou počítačová technológia, určený na zber, spracovanie a prezentáciu informácií pri príprave a rozhodovaní.
- Prijíma dokumenty a osobné žiadosti na podpis vedúceho.
- Pripravuje podklady a materiály potrebné pre prácu manažéra.
- Sleduje včasné zváženie a odovzdanie zo strany štruktúrnych útvarov a konkrétnych vykonávateľov dokumentov predkladaných prednostovi na podpis, zabezpečuje ich kvalitnú úpravu.
- Organizuje telefonické rozhovory vedúceho, zapisuje informácie prijaté v jeho neprítomnosti a upozorňuje na ich obsah, prenáša a prijíma informácie o prijímacích a interkomových zariadeniach (telefax, telex atď.), ako aj telefónne správy, prináša informácie jeho pozornosť včas získaná prostredníctvom komunikačných kanálov.
- V mene vedúceho pripravuje listy, žiadosti, iné dokumenty, pripravuje odpovede pre autorov listov.
- Vykonáva prácu na príprave stretnutí a stretnutí, ktoré vedie vedúci (zber potrebné materiály, upovedomenie účastníkov o čase a mieste konania, o programe, o ich registrácii), vedie a vyhotovuje zápisnice zo stretnutí a stretnutí.
- Vykonáva kontrolu nad vykonávaním vydaných príkazov a príkazov zamestnancami podniku, ako aj nad dodržiavaním lehôt na vykonanie príkazov a pokynov vedúceho, ktoré sú pod kontrolou.
- Vedie súbor kontrolných a registračných kariet.
- Poskytuje pracovisko vedúci s potrebným organizačným vybavením, písacími potrebami, vytvára podmienky priaznivé pre efektívnu prácu vedúceho.
- Na pokyn manažéra vytlačí servisné materiály potrebné pre jeho prácu alebo zadá aktuálne informácie do databanky.
- Organizuje prijímanie návštevníkov, podporuje efektívnosť posudzovania požiadaviek a návrhov zamestnancov.
- Formuje prípady v súlade so schválenou nomenklatúrou, zabezpečuje ich bezpečnosť a včas ich odovzdáva do archívu.
- Vykonáva individuálne služobné úlohy svojho priameho nadriadeného.
III. práva
Tajomník má právo:
- Oboznámiť sa s návrhmi rozhodnutí vedenia podniku o jeho činnosti.
- Predložte návrhy na zlepšenie práce súvisiacej s povinnosťami uvedenými v tomto pokyne.
- V rámci svojej pôsobnosti informovať priameho nadriadeného o všetkých nedostatkoch zistených v procese plnenia služobných povinností a podávať návrhy na ich odstránenie.
- Vyžiadať si osobne alebo v mene vedenia podniku od útvarov podniku a iných odborníkov informácie a dokumenty potrebné na plnenie jeho služobných povinností.
- Požadovať, aby vedenie podniku pomáhalo pri plnení svojich povinností a práv.
IV. Zodpovednosť
Tajomník je zodpovedný za:
- Za nesprávny výkon alebo neplnenie si povinností ustanovených touto náplňou práce - v medziach stanovených platnou pracovnou legislatívou Ruskej federácie.
- Za trestné činy spáchané pri výkone ich činnosti - v medziach stanovených platnými správnymi, trestnými a občianskymi právnymi predpismi Ruskej federácie.
- Za spôsobenie materiálnej škody - v medziach stanovených platnou pracovnou a občianskou legislatívou Ruskej federácie.
Späť k zodpovednosti vedenia
Registrátor vykoná nasledovné pracovné povinnosti:
Vykonáva práce na organizačnom a technickom zabezpečení administratívnej a administratívnej činnosti prednostu.
Prijíma korešpondenciu prichádzajúcu na posúdenie vedúcemu, prenáša ju v súlade s rozhodnutím prijatým štrukturálnym divíziám alebo konkrétnemu výkonnému umelcovi na použitie v procese práce alebo prípravy odpovedí.
Prijíma dokumenty a osobné žiadosti na podpis vedúceho.
Odpovedá na telefónne hovory, zaznamenáva a prenáša servisné informácie do hlavy, organizuje telefonické rozhovory hlavy.
Náplň práce tajomníka prednostu
V mene vedúceho zostavuje listy, otázky a iné dokumenty.
Vykonáva prácu na príprave porady a porady vedenej prednostom (zbieranie potrebných materiálov, upovedomenie účastníkov o čase a mieste porady, program, ich registrácia), vedie a vyhotovuje zápisnice zo stretnutí a porady.
Vykonáva kontrolu nad vykonávaním vydaných príkazov a príkazov zamestnancami podniku, ako aj nad dodržiavaním lehôt na vykonanie príkazov a pokynov vedúceho, ktoré sú pod kontrolou.
Poskytuje pracovisku vedúceho pracovníka potrebné organizačné vybavenie, písacie potreby, vytvára podmienky na efektívnu prácu manažéra.
Organizuje prijímanie návštevníkov, podporuje efektívnosť posudzovania požiadaviek a návrhov zamestnancov.
Formuje prípady v súlade so schválenou nomenklatúrou, zabezpečuje ich bezpečnosť a včas ich odovzdáva do archívu.
Organizuje služobné cesty pre hlavu: objednávky leteniek a lístkov na vlak, rezervácie hotelov.
Vykonáva individuálne služobné úlohy svojho priameho nadriadeného.
Tajomník má právo:
Prijímať informácie vrátane dôverných informácií v množstve potrebnom na riešenie zadaných úloh.
Predkladať vedeniu návrhy na zlepšenie ich práce a práce spoločnosti.
Požiadajte o informácie a dokumenty potrebné na plnenie svojich služobných povinností osobne alebo v mene vedúceho od divízií podniku a iných odborníkov.
Požadovať od vedenia vytvorenie normálnych podmienok na plnenie služobných povinností a bezpečnosť všetkých dokumentov, ktoré vznikajú v dôsledku činnosti spoločnosti.
© 2009-2018 Centrum finančného riadenia. Všetky práva vyhradené. Publikovanie materiálov
povolené s povinným uvedením odkazu na stránku.
Tajomník – súhrnný názov odlišné typy pozície s inou zostavou funkčné povinnosti... Tajomníci sú spravidla odborníci, ktorí zabezpečujú prácu úradníka, orgánu alebo inštitúcie. Na základe týchto úloh sú formulované aj konkrétne pracovné povinnosti tajomníka.
Z článku sa dozviete:
Súhrnným pojmom „tajomník“ možno chápať tajomníka prednostu alebo iného úradníka, tajomníka, tajomníka súdne zasadnutie, tajomník valné zhromaždenie akcionári alebo členovia spoločnosti a iné typy technických špecialistov.
Nevyhnutná je každá organizácia s tokom odchádzajúcich a prichádzajúcich dokumentov, personálom zamestnancov, hierarchiou riadiacich orgánov tajomník... Je to on, kto preberá funkčnosť na zabezpečenie pracovného toku, činnosti vedúceho. Podľa veľkosti právnická osoba môže byť vytvorená celá služba tajomníkov. Funkcionalita tohto špecialistu sa navyše môže vzťahovať na celú spoločnosť ako celok, alebo môže byť „pripojená“ ku konkrétnemu manažérovi (jedinému výkonnému orgánu alebo vedúcemu štrukturálnej jednotky – manažment, oddelenie, pobočka, zastúpenie a pod.). .).
Špecifický názov pozície sa odráža v personálny stôl spoločnosti. V závislosti od vyššie uvedených bodov zoraďte a pracovné funkcie... Funkcionalita sekretárky je stanovená v popise práce. Prečo je dôležité formulovať povinnosti tajomníka čo najpodrobnejšie a čo najúplnejšie? Aby zamestnanec na tejto pozícii rozumel celému spektru svojich pracovných povinností, aby nedochádzalo k nedorozumeniam medzi zamestnávateľom a zamestnancom, znížili sa riziká pracovných sporov. Niekedy vyvstáva otázka, či by tento špecialista mal zabezpečiť dostupnosť kancelárskych potrieb, chemikálií pre domácnosť a iných vecí potrebných pre fungovanie akejkoľvek spoločnosti v organizácii.
Odpoveď je zrejmá - musíte sa pozrieť na popis práce, kde sú uvedené pracovné povinnosti tajomníka.
Samozrejme, funkčnosť špecialistov s rôznymi pracovnými názvami bude iná.
Zodpovednosti tajomníka prednostu
V Kvalifikačná príručka pozíciách manažérov, špecialistov a iných zamestnancov, schválených vyhláškou Ministerstva práce Ruska zo dňa 21.08.1998 N 37, je tu popis funkcie "sekretárka vedúceho". Pri vytváraní oddielu o zodpovednostiach môže byť základom popis funkčnosti uvedený v referenčnej knihe. Takže, aby som to zovšeobecnil pracovné povinnosti tajomníka konateľa zredukovať na nasledovné:
prijímať korešpondenciu adresovanú vedúcemu, ako aj písomné žiadosti vedúcemu zamestnancov spoločnosti - služobné poznámky, vyhlásenia, memorandá, správy;
príprava dokumentov potrebných pre prácu manažéra vrátane používania počítača, kopírovania a iného kancelárskeho vybavenia;
sledovanie včasného zváženia a predloženia dokumentov, ktoré im boli odovzdané na vykonanie, štrukturálnymi divíziami a vykonávateľmi;
kontrola správnosti vyhotovenia dokumentov predložených vedúcemu na podpis;
príprava porady a porady s prednostom (zber materiálov, upovedomenie zamestnancov o čase a mieste porady, o programe), vyhotovovanie zápisnice z porady;
organizovanie telefonických rozhovorov vedúceho, prijímanie a zaznamenávanie prichádzajúcich informácií, organizovanie prijímania návštev;
vytváranie prípadov v súlade so schválenou nomenklatúrou, zabezpečenie ich bezpečnosti a prenos do archívu.
Základné povinnosti tajomníka prednostu sa tak redukujú na organizačné a technické zabezpečenie jeho práce.
Ak sa k uvedeným základným povinnostiam pridajú ďalšie, na základe špecifík konkrétnej právnickej osoby, potom musia byť zaznamenané aj v aktuálnej pracovnej náplni.
Prečítajte si tiež:
- Dôležité osobné a profesionálne vlastnosti sekretárky
Takýto zamestnanec podlieha priamo manažérovi. Pre úspešnú implementáciu funkčnosti, základnej aj doplnkovej, musí mať tento špecialista určité zručnosti a znalosti. Vyžaduje sa napríklad znalosť:
organizačná štruktúra spoločnosti
organizáciu kancelárskej práce a poradie pracovného toku
pravidlá pre prácu s kancelárskym vybavením a komunikáciou
aplikačný softvér
obchodná etika a obchodné komunikačné zručnosti
pravidlá ochrany práce, základy pracovnej legislatívy a ďalšie zručnosti a kompetencie.
Kompetentná, vzdelaná, taktná, sčítaná a kompetentná sekretárka je dar z nebies pre manažéra. Takíto špecialisti nielen značne uľahčujú organizáciu práce priamy nadriadený, ale aj vybudovať workflow potrebný pre celú spoločnosť ako celok. A často je tajomník „tvárou“ organizácie, strážcom jej tradícií, nenahraditeľným pomocníkom pre všetkých zamestnancov.
Zodpovednosti tajomníka referenta
Takýto špecialista nie je „pripútaný“ ku konkrétnemu lídrovi, ale vykonáva funkcie potrebné pre celú spoločnosť ako celok. Jeho práca sa spravidla redukuje na správu dokumentov organizácie. Vo všeobecnosti môžu povinnosti tajomníka úradníka vyzerať takto:
- evidencia a spracovanie korešpondencie, smerovanie toku dokumentov v súlade so schválenými pravidlami a zvyklosťami v podniku;
- zabezpečenie evidencie, účtovníctva, systematizácie, uchovávania celej masy dokumentov - interných, došlých, odchádzajúcich;
- vedenie archívu, sledovanie implementácie schválenej nomenklatúry;
- príprava návrhov dokumentov, ich úprava, organizácia podpisovania vedúcim;
- práca s poštovými a kuriérske služby;
- práce na zhotovovaní kópií, zošívaní, archívnych súpisoch, príprave vysvedčení a súhrnov a ďalšie funkcie.
Taká súprava pracovné funkcie môže obsahovať nielen pozíciu sekretárka-referenta, ale aj sekretárku-asistentku, referenta, osobného asistenta, archivára, odborníka na prácu s dokumentáciou a pod. Popis práce konkrétny zamestnanec konkrétneho podniku môže obsahovať ďalšie povinnosti, ktoré by sa v každom prípade mali odraziť v pracovnej náplni.
Pri popise pracovných povinností tajomníka referenta môžete vychádzať z funkcií popísaných v Kvalifikačnej príručke pre pozície sekretárka-pisár, sekretárka-stenograf. Aj keď v čistej forme, takéto pozície už vzhľadom na vývoj nie sú aktuálne počítačová technológia a kancelárske vybavenie. A niektoré povinnosti sekretárky je teraz možné vykonávať aj na diaľku, bez neustálej prítomnosti v kancelárii.
Povinnosti sekretárky manažéra sú veľmi rôznorodé: plánovanie pracovného dňa šéfa, organizovanie práce kancelárie, vyjednávanie s klientmi a partnermi podľa pokynov šéfa, vyhľadávanie a poskytovanie Vozidlo pre manažéra a ostatných zamestnancov a služby, dohadzovanie stretnutí ako na území kancelárie, tak aj v neoficiálnom prostredí, vedenie evidencie a mnohé iné obchodné záležitosti. Okrem toho môže šéf prideliť osobné problémy svojmu asistentovi, napríklad posielať gratulácie (darčeky, kvety) k sviatkom nielen organizáciám, s ktorými spoločnosť spolupracuje, ale aj príbuzným. Keďže pracovný deň manažéra je zvyčajne nepravidelný, sekretárka musí v práci často dlho ponocovať.
Aby sa sekretárka stala nenahraditeľnou asistentkou šéfa, takú musí mať osobné kvality, ako ochota pracovať, pracovitosť, presnosť, zodpovednosť, jemnosť, skromnosť, mierna iniciatíva, schopnosť zapamätať si a vyvodiť závery. Nie je možné obsadiť túto pozíciu bez znalosti písania na stroji (200 bpm), kancelárskej práce, stenografie, dobré znalosti PC. Všetky tieto zručnosti sa získavajú nezávisle z kníh a tutoriálov (je ich veľmi veľa), v procese predchádzajúcej práce alebo v kurzoch. Z odborných zručností je potrebná aj schopnosť vyjednávať, gramotnosť a dobré ovládanie ústneho a písomného prejavu, pretože tajomník prednostu musí evidovať príkazy, viesť Obchodná korešpondencia atď.
Ak v povinnostiach dominuje najmä práca sekretárky, potom je potrebné vyššie jazykové vzdelanie, ak je však potrebný asistent, preferuje sa vysokoškolské vzdelanie v odvetvovej špecializácii firmy.
vysoko veľkú rolu hrá psychologická kompatibilita, podobnosť postáv, ako aj schopnosť sekretárky zostať v úzadí. K tomuto povolaniu chodia tí, ktorým celkom vyhovuje pozícia asistenta, pravá ruka. Niekedy je vodca nespravodlivý voči svojej sekretárke, pretože je pravdepodobnejšie, že padne pod horúcu ruku ako ostatní.
Dobrý šéf a šikovná skúsená sekretárka však fungujú ako jeden dobre namazaný stroj. Existuje veľa príkladov, najmä pre sekretárky vedcov alebo spisovateľov. veľa slávni ľudia začínal na pozícii tajomníka.
Nemožno ignorovať ďalšiu chúlostivú otázku: nefunkčný vzťah medzi šéfom a jeho sekretárkou. Aby ste sa nedostali do nejednoznačnej situácie, mali by ste sa okamžite pozrieť na potenciálneho šéfa a na pohovor sa obliecť tak, aby ste zdôraznili svoju obchodné kvality skôr ako vonkajšie zásluhy. Ak toto miesto nedostanete, šéf teda potreboval niečo úplne iné ako sekretárka a vy ste sa problémom úspešne vyhli.
Pri získavaní práce si musíte svoje povinnosti podrobne prebrať, alebo ešte lepšie – požiadať o popis práce. Jedným z dôvodov nepríjemných následkov sa často stáva naivita sekretárok, z ktorých väčšina sú mladé dievčatá, ktoré sa zle orientujú v ľuďoch a živote. Prijímaním a povzbudzovaním darov, reagovaním na dvorenie, udržiavaním hravých rozhovorov a dvojzmyselných vtipov, obliekaním sa do odhaľujúcich alebo vyzývavých šiat, dievča často nevedomky vytvára dojem svojej dostupnosti. Preto bez znižovania viny tých, ktorí radi využívajú svoje úradnícke postavenie, stále stojí za to varovať ich pred chybnými krokmi.
Tajomník má síce najbližšie k vedúcemu, jeho kariéra obmedzené. Samozrejme, z každého pravidla existujú výnimky, ale nemali by ste byť obzvlášť oklamaní.
V závislosti od súboru požiadaviek, využívania znalosti cudzích jazykov, pracovných skúseností a funkčných povinností sa líši aj plat: od 200 do 800 USD. e) Majte na pamäti, ak je plat v práci „osobný asistent“ vyšší ako 1 000 USD. To znamená, že s vysokou mierou pravdepodobnosti môžeme predpokladať, že ide o sieťový marketing.
Medzi hlavné funkcie patrí:
vykonávanie prác na organizačnom a technickom zabezpečení administratívnych a administratívnych činností vedúceho podniku;
evidencia;
organizácia prijímania návštevníkov Zinovieva NB Dokumentácia: školiaci manuál. - S.75 ..
Tajomník manažéra musí v rámci svojej činnosti:
vykonávať práce na organizačnom a technickom zabezpečení administratívnych a administratívnych činností vedúceho podniku;
prijímať korešpondenciu prichádzajúcu na posúdenie vedúcim, prenášať ju v súlade s rozhodnutím prijatým štrukturálnym divíziám alebo konkrétnym účinkujúcim na použitie v procese práce alebo prípravy odpovedí;
vykonávať kancelársku prácu, vykonávať rôzne operácie pomocou výpočtovej techniky určenej na zhromažďovanie, spracovanie a prezentáciu informácií pri príprave a prijímaní rozhodnutí;
prijímať dokumenty a osobné žiadosti na podpis vedúceho podniku;
pripraviť dokumenty a materiály potrebné pre prácu vedúceho;
sledovať včasné posúdenie a odovzdanie štrukturálnymi odbormi a konkrétnymi vykonávateľmi dokumentov prijatých na vyhotovenie, kontrolovať správnosť pripravených návrhov dokumentov predkladaných prednostovi na podpis, zabezpečiť ich kvalitnú úpravu;
organizovať telefonické rozhovory vedúceho, zapisovať informácie prijaté v jeho neprítomnosti a upozorňovať na ich obsah, prenášať a prijímať informácie prostredníctvom interkomu (telefax, telex atď.), ako aj telefonické správy, upozorňovať ho v včasné informácie prijaté prostredníctvom komunikačných kanálov;
v mene vedúceho skladať listy, žiadosti, iné dokumenty, pripravovať odpovede autorom listov;
vykonávať práce na príprave schôdzí a poradí vedených prednostom (zhromažďovanie potrebných materiálov, upovedomenie účastníkov o čase a mieste porady, programe, ich registrácia), viesť a vyhotovovať zápisnice zo schôdzí a porád;
vykonávať kontrolu nad plnením vydaných príkazov a príkazov zamestnancami podniku, ako aj nad dodržiavaním kontrolných lehôt na plnenie pokynov a pokynov vedúceho podniku;
viesť index kontrolných a registračných kariet;
zabezpečiť na pracovisku vedúceho potrebnú organizačnú techniku, písacie potreby, vytvoriť podmienky na jeho efektívnu prácu;
tlačiť na pokyn vedúceho kancelárske materiály potrebné pre jeho prácu alebo vkladať aktuálne informácie do databanky;
organizovať prijímanie návštevníkov, uľahčovať efektívnosť posudzovania požiadaviek a návrhov zamestnancov;
formovať prípady v súlade so schválenou nomenklatúrou, zabezpečiť ich bezpečnosť a včas ich odovzdať do archívu;
kopírovať dokumenty na osobnej kopírke Typický návod sekretárka prednostu. Banka popisov práce. = Http // www / kadrovik.ru /.
Sekretárka sa nazýva šéfova verná asistentka a pravá ruka, a to z dobrého dôvodu, pretože medzi povinnosti sekretárky riaditeľa patrí zabezpečenie efektívneho riadenia a administratívnych činností. Sekretárka manažéra sa zaoberá prípravou a realizáciou obchodných dokumentov a dokumentov, pomáha šéfovi v obchode a rieši mnohé organizačné problémy.
Pozíciu sekretára-asistenta možno považovať aj za reprezentatívnu, keďže je tvárou spoločnosti - stretáva sa s hosťami, odpovedá na telefonáty a listy. Takáto práca si vyžaduje veľa vyrovnanosti, komunikačných schopností a organizácie. Z tohto dôvodu môže profesia sekretárky sľubovať veľké vyhliadky - v budúcnosti sa špecialista môže stať manažérom kancelárie a potom jedným z riaditeľov alebo vrcholových manažérov.
Miesta výkonu práce
Pozícia výkonného tajomníka sa vyžaduje takmer v každej spoločnosti, ktorá má kanceláriu pre klientov a návštevníkov. Môžu to byť veľké podniky aj malé obchodné organizácie.
História profesie
Za prvých tajomníkov možno považovať písarov a kronikárov – zapisovali kráľovské nariadenia a príkazy, zaznamenávali aktuálne udalosti, zodpovedali za vedenie korešpondencie. Postupom času sa právomoci tajomníka výrazne rozšírili a dnes môžu vykonávať širokú škálu funkcií. Vznikla tak potreba špecialistov úzkej špecializácie, v dôsledku čoho sa objavila profesia sekretára-asistenta, úradníka, sekretára-prekladateľa a vedúceho kancelárie.
Povinnosti tajomníka
Medzi povinnosti tajomníka-asistenta patrí:
- prijímanie návštevníkov;
- prijímanie telefónnych hovorov;
- evidencia;
- plánovanie pracovného dňa manažéra;
- organizovanie stretnutí;
- rezervovanie leteniek a rezervácie hotelov pre manažéra a ostatných zamestnancov počas služobnej cesty;
- objednávanie kancelárskych potrieb;
- plnenie požiadaviek prednostu.
Funkcie výkonného tajomníka niekedy zahŕňajú korešpondenciu v angličtine.
Požiadavky na tajomníka
Požiadavky na výkonného tajomníka zahŕňajú:
- stredoškolské alebo vysokoškolské vzdelanie;
- vlastníctvo PC;
- znalosť základov kancelárskej práce;
- vedomosti anglického jazyka(niekedy).
Pozícia tajomníka tiež predpokladá tieto zručnosti:
- presnosť;
- schopnosť vyzerať dobre (prezentovateľne);
- Organizácia.
Vzor životopisu tajomníka
Ako sa stať sekretárkou
Ako sa stanem sekretárkou? To môže byť vlastníkom akéhokoľvek vyššie vzdelanie ktorý absolvoval kurz asistentov-sekretárov alebo absolvoval školenie priamo na pracovisku. Zamestnávatelia spravidla nekladú osobitné požiadavky na špecializáciu uchádzača, ale sústreďujú sa na to, aby uchádzač mal potrebné osobné kvality a bol schopný vykonávať povinnosti na správnej úrovni.
plat tajomníka
Plat tajomníka sa môže líšiť - od 15 do 45 tisíc rubľov. Príjem závisí od rozsahu povinností zamestnanca a regiónu, v ktorom pracuje. priemerná mzda asistent tajomníka je 30 tisíc rubľov.
Kde získať školenie
Okrem vysokoškolského vzdelávania je na trhu množstvo krátkodobých štúdií, väčšinou od týždňa do roka.
inštitútu odborné vzdelanie„IPO“ vás pozýva na dištančné kurzy v smere „“ (existujú možnosti 256, 512 a 1024 akademických hodín) so získaním diplomu alebo certifikátu štátna norma... Vyškolili sme viac ako 8 000 absolventov z takmer 200 miest. Môžete absolvovať školenie ako externý študent, získate bezúročný splátkový kalendár.
Kancelária môže fungovať bez šéfa, ale nie bez sekretárky
Jane Fondová
Profesia sekretárky je dnes jednou z najžiadanejších. Len pred niekoľkými rokmi firma zvyčajne potrebovala iba jednu sekretárku. Jedna osoba sa starala o všetko, vrátane prijímania hovorov, rozdeľovania práce, napríklad celého vozového parku, tlače dokumentov, čaju a kávy pre návštevníkov a prípravy pracovného dňa šéfa.
Dnes sa s toľkými povinnosťami len vo veľkých a stredných firmách jednoducho nedá zvládnuť. Je veľa spoločností, kde všetky sekretárske povinnosti vykonáva jeden zamestnanec a v iných organizáciách je celé oddelenie tajomníkov, ktoré riadi vedúci sekretariátu, všetko závisí od veľkosti spoločnosti, ako aj od špecifík. svojich aktivít.
Snažili sme sa identifikovať a klasifikovať všetky existujúce sekretárske pozície v závislosti od vykonávaných funkcií a miesta zamestnanca v štruktúre organizácie.
Ak predpokladáme, že firma zamestnáva maximálny počet sekretárok, tak práca sekretariátu môže vyzerať aj takto.
Personál operátorov na telefónnych hovoroch potenciálnych klientov s ponukou tovaru alebo služieb. Zároveň je tu prúd hovorov od zákazníkov, pretože firma inzeruje v médiách masové médiá... Na tieto hovory odpovedá sekretárka na telefóne a určí volajúcim čas návštevy. Keď návštevníci prídu do kancelárie, privíta ich recepčná, ktorá klientov odprevadí do špeciálnej miestnosti. Tam mu pozorný správca kancelárie ponúkne čaj alebo kávu, kým návštevník čaká na recepciu. A ak sa tok zákazníkov v určitom okamihu zastaví, správca urobí poriadok v miestnosti pre návštevníkov, vystaví časopisy, polieva kvety. Zároveň je tam vedúci ekonomickej kancelárie, vysiela kuriérov a vodičov a sleduje dostupnosť papiernictva, kontroluje fungovanie kancelárie. Každý manažér má svoju osobnú sekretárku a vrcholoví manažéri majú aj sekretárky-asistentky a osobné asistentky. Na dokreslenie môžete pridať PC operátorov vypĺňajúcich databázy, tlač všetkej dokumentácie, cenníkov, brožúr, brožúr s neustále aktualizovanými informáciami, ale aj referentov, ktorí sa podieľajú na vedení evidencie, účtovníctve a archivácii. Všetky sekretárske služby vedie vedúci oddelenia sekretariátu.
A toto nie je úplný zoznam sekretárskych pozícií, preto sa pokúsime spojiť najbližšie špecializácie do určitých základných skupín, s ktorými sa v praxi najčastejšie stretávame, a to:
telefónny operátor;
recepčný / správca / recepčný;
tajomník oddelenia;
sekretárka-asistentka;
vedúci kancelárie / vedúci sekretariátu;
osobný asistent / osobný asistent.
Operátor na telefóne
Ide snáď o najnižšie platenú, no najžiadanejšiu pozíciu spomedzi všetkých kancelárskych služieb. Pre túto pozíciu existuje mnoho ďalších mien, napríklad zamestnanec, častejšie zamestnanec, pre prácu na telefóne, manažér pre vyjednávanie, dispečer na telefóne atď.
Hlavnou zodpovednosťou takéhoto zamestnanca je práca s prichádzajúcimi alebo odchádzajúcimi hovormi. Práca spravidla nie je spojená s priamou obsluhou návštevníkov alebo plnením úloh vedenia.
, schopnosť mať pre seba počas telefonického rozhovoru
schopnosti pre techniky telefonického predaja
Typické funkcie:
Hovory od klientov a zákazníkov organizácie;
- výzvy zamestnancom organizácie s ďalším preposielaním;
- hovory zamestnancov organizácie zapojených do výrobných cyklov.
2. Realizácia predaja po telefóne s odchádzajúcimi hovormi, prípadne s prichádzajúcimi hovormi od zákazníkov.
3. Prenos referenčných informácií telefonicky.
4. Zobrazenie v špecializovaných programoch na organizáciu výsledkov prijímania telefónnych hovorov:
Zaznamenávanie informácií o zákazníkoch;
- Výsledky predaja;
- Reklamné zdroje žiadostí o volanie;
- atď.
Podobná pozícia zvyčajne existuje v veľké spoločnosti alebo v spoločnostiach zameraných na veľký tok zákazníkov (servis, help desk a iné služby). Zoznam požiadaviek na tohto zamestnanca nie je dlhý a väčšinou sa obmedzuje na príjemný hlas a chuť pracovať.
Recepčný / Administrátor / Recepčný
Tento názov pochádza z názvu recepcie, za ktorou sa nachádza pracovisko sekretárky. Preto rôzne možnosti pravopisu a výslovnosti: recepcia, recepcia, ako aj názov povolania recepčného. Spočiatku takéto pozície, podobne ako samotné recepcie, existovali iba v hoteloch a kozmetických salónoch. Teraz v mnohých kanceláriách, kde aktívne pracujú s návštevníkmi, je takýto človek potrebný. Podobné povinnosti pre dispečera, sekretárku v službe, sekretárku na telefóne atď.
Voľné miesto recepčného otvárajú firmy, ktorých kancelárie prijímajú veľké množstvo telefonátov a veľa návštevníkov. Preto sú na miesto recepčnej zvyčajne pozvané dievčatá s dobrými externými údajmi.
Základné požiadavky:
sebavedomé používanie počítačov a kancelárskeho vybavenia
znalosť cudzích jazykov je nepovinná
dobré komunikačné schopnosti
Typické funkcie:
1. Prijímanie hovorov v ruštine a/alebo cudzích jazykoch:
Od klientov a zákazníkov organizácie
- hovory zamestnancom organizácie s ďalším preposielaním
2. Stretnutie a registrácia návštevníkov na recepcii
3. Prijímanie listov, faxov, elektronickej dokumentácie
4. Vykonáva niektoré ďalšie menšie úlohy manažmentu. V niektorých prípadoch vedie štatistiku, prijíma hotovosť, vypĺňa formuláre dokumentov, tlačí listy (bez toho, aby sa sám zostavoval).
Najčastejšie sa táto pozícia nachádza v zahraničných spoločnostiach a ruských firmách zameraných na zahraničných klientov. Jednou z hlavných požiadaviek na uchádzačov o toto voľné pracovné miesto je spravidla znalosť cudzieho jazyka aspoň na dobrej konverzačnej úrovni.
Tajomník oddelenia
Tajomník pracujúci ako súčasť akejkoľvek štrukturálnej divízie spoločnosti (oddelenie, divízia, sektor atď.), ktorý má často špeciálne znalosti týkajúce sa špecifík práce zodpovedajúcej štrukturálnej divízie.
Základné požiadavky:
sebavedomé používanie počítačov a kancelárskeho vybavenia
vysokoškolské vzdelanie je žiaduce alebo špeciálne znalosti týkajúce sa špecifík práce zodpovedajúcej štruktúrnej jednotky
znalosť cudzích jazykov pre zahraničné spoločnosti
dobré komunikačné schopnosti
Typické funkcie:
1. Prijímanie hovorov, odpovedanie na štandardné dopyty v rámci práce tohto štrukturálneho útvaru, preposielanie hovorov konkrétnym zamestnancom.
2. Stretnutie s návštevníkmi.
3. Nákup kancelárskych potrieb.
4. Vykonávanie kancelárskych prác konštrukčnej jednotky.
5. Prezeranie pošty, výber a štruktúrovanie potrebnej korešpondencie.
Táto pozícia sa nachádza len vo veľkých spoločnostiach so štrukturálnymi divíziami alebo mnohými oddeleniami.
tajomník-asistent
Sekretárka-asistent sa viac orientuje na prácu mimo firmy, to znamená, že plní príkazy šéfa ohľadom komunikácie s klientmi a partnermi, preto sa od neho vyžaduje znalosť cudzích jazykov. Pôsobnosť tajomníka manažéra zahŕňa otázky súvisiace s procesmi, ktoré prebiehajú v spoločnosti, to znamená, že vykonáva úlohy súvisiace so samotnou spoločnosťou a jej zamestnancami.
Táto sekretárka ako aj osobná asistentka pracuje s jednou osobou, najčastejšie sú to však druhé osoby spoločnosti (zástupcovia riaditeľa, viceprezidenti, vedúci oddelení a divízií a pod.). Aj asistent tajomníka môže pracovať s prvou osobou bez toho, aby vykonával zastupiteľské a niektoré ďalšie funkcie osobného asistenta.
Základné požiadavky:
vyššie vzdelanie
pracovné skúsenosti na podobnej pozícii od r
pracovitosť, zodpovednosť, učenie
sebavedomé používanie počítačov a kancelárskeho vybavenia
Typické funkcie:
1. Samoskladanie písmen.
2. Kontrola plnenia dokumentov a úloh podriadených bezprostrednému vedúcemu štrukturálnej jednotky/s.
3. Vypracovanie harmonogramu práce pre hlavu.
4. Kontrola a príprava informácií pre prednostu.
5. Vypracovanie analytických poznámok a odporúčaní pre vedúceho.
6. Príprava a podpora rokovaní.
Manažér kancelárie / vedúci sekretariátu
Office manager je akýmsi správcom kancelárie. Okrem bežných sekretárskych povinností môže byť poverený koordináciou činností viacerých služieb spoločnosti (napríklad automobilový), vykonávaním príkazov zamestnancov, riadiacich aj radových. Táto pozícia si vyžaduje viac nezávislosti ako len byť sekretárkou alebo recepčnou. Vedúci kancelárie má právo vykonávať určité projekty v rámci svojej pôsobnosti (štúdium nových produktov a služieb, zlepšovanie systémov práce spoločnosti). A často je to práve táto sekretárka, ktorá je poverená zodpovednosťou za organizáciu firemné akcie, konferencie, rozvoz jedál do kancelárie a pod.
Základné požiadavky:
vyššie vzdelanie
sebavedomé používanie počítačov a kancelárskeho vybavenia
zodpovednosť, energia
Typické funkcie:
1. Zabezpečenie životnosti kancelárie (organizovanie nákupu písacích potrieb, rozvoz vody, kontrola dostupnosti papiera v tlačiarňach, kopírkach a mnohé iné).
2. Riešenie administratívnych záležitostí (prenájom budovy, upratovačky, vodiči, sekretárky a mnohé iné).
3. Zavádzanie nových foriem organizácie práce.
4. Zastupiteľské právomoci (vo vládnych orgánoch atď.).
5. Výber, riadenie a školenie podriadeného personálu.
Pozícia je typická skôr pre spoločnosti s veľkými kancelárskymi priestormi.
Vedúci sekretariátu sa stretáva len vo veľkých spoločnostiach, pričom počet tajomníkov v kancelárii je najmenej 58.
Osobný asistent / osobný asistent
Jedna z najzodpovednejších sekretárskych pozícií, ktorá si vyžaduje akrobaciu a profesionalitu. Dobrý pomocník okrem odborných vedomostí a zručností musí mať veľmi rozvinuté analytické schopnosti, musí byť samostatný v rozhodovaní a hlavne byť veľmi dobrý psychológ a poznať charakteristické zvyky svojho šéfa, ako aj jeho blízkych príbuzných. Všetky dokumenty prechádzajúce cez asistenta a smerujúce na stôl manažéra musia byť bezchybné. Vedomosti obchodná etiketa na tejto pozícii veľmi žiadaný. Schopnosť osobného asistenta správať sa na obchodných stretnutiach určuje, ako budú účastníci tohto stretnutia vnímať lídra.
Inými slovami, je to nenahraditeľný asistent, ktorý si uvedomuje všetky pracovné momenty a problémy svojho manažéra. Predpokladá sa, že táto sekretárka pracuje výlučne s prvou osobou. Hlavná úloha takéhoto špecialistu: stať sa „pravou rukou“ svojho šéfa, zachrániť ho je veľmi drahé pracovný čas, čo mu maximálne ušetrí tie rutinné otázky a problémy, s ktorými si profesionálna, kvalifikovaná sekretárka ľahko poradí.
Základné požiadavky:
psychologická kompatibilita s vodcom
vyššie vzdelanie
prax na obdobnej pozícii minimálne dva roky
pracovitosť, zodpovednosť, schopnosť učiť sa, výnimočná zdvorilosť
sebavedomé používanie počítačov a kancelárskeho vybavenia
Typické funkcie:
1. Koordinuje akcie hlavy.
2. Samostatne vyhotovuje dokumenty.
3. Pripravuje materiály na stretnutia a rokovania.
4. Pripravuje analytické poznámky a odkazy.
5. Zo schôdzí, rokovaní, stretnutí akcionárov a predstavenstva vedie zápisnice.
6. Prekladá z cudzieho jazyka podľa potreby.
7. Vykonáva prípravu služobných ciest pre vedúceho (výber, objednanie hotela, lístkov na dopravu, taxíkov a pod.).
8. Predkladá len svojmu priamemu nadriadenému. V zriedkavých prípadoch môže jeho prácu koordinovať vedúci kancelárie.
Výška platu tajomníkov závisí od požiadaviek tajomníka na vedomosti, skúsenosti, zručnosti a kvalifikáciu. Nemožno tiež nebrať do úvahy finančnú situáciu konkrétnej spoločnosti a politiku, ktorú uplatňuje vo vzťahu k platom svojich zamestnancov.
Nasledujúce faktory zvyčajne ovplyvňujú výšku platov tajomníkov:
- znalosť jedného alebo viacerých cudzích jazykov;
- pracovné skúsenosti na podobnej pozícii;
- dostupnosť vysokoškolského vzdelávania;
- špeciálne zručnosti potrebné pre konkrétnu pozíciu, ako aj znalosť špeciálnych počítačových programov;
- požiadavky na vzhľad kandidátov.
Nižšie je uvedený priemer mzda v Moskve tajomníkov, v závislosti od pozície a vyššie uvedených faktorov ovplyvňujúcich výšku platov.
Načítava...
