Plán lekcie. Novoročný plán firemnej dovolenky Akčný plán na vytvorenie

Ahoj všetci!

Každý človek má v živote veľa momentov spojených s oslavami. Sviatky sú vo všeobecnosti skvelá zábava, preto by ste k oslave mali pristupovať s rozumom a určite si pre ňu zostavte plán.

Teraz prejdime k podrobnému plánovaniu oslavy a prvé, o čo sa treba starať, je miesto konania.

Miesto konania dovolenky

V závislosti od miesta konania dovolenky by sa mal upraviť plán organizácie dovolenky. Miesto konania oslavy môže byť organizované na rôznych miestach.

Prvá možnosť ide o prenajaté priestory, kaviareň, klub, kaviareň alebo reštauráciu.

Ak sa rozhodnete prenajať si izbu, mali by ste okamžite prediskutovať s jej majiteľmi otázky jej dekorácie, hudobného vybavenia, DJ, menu s nápojmi a občerstvením.

Snáď vám podmienky na poskytovanie týchto služieb dobre zapadnú do rozpočtu akcie a o zvyšok príprav sa už postaráte vy.

Druhá možnosť za miesto konania dovolenky môže byť príroda. Ísť na akciu do prírody, či už v lese, pri rybníku, alebo dokonca uprostred poľa, je skvelý nápad.

Pri akcii v prírode by ste sa mali postarať o prístrešky v prípade nepriaznivého počasia, oplatí sa zvážiť aj otázku autonómneho napájania, ak plánujete zorganizovať veľkú dovolenku.

No a tretia možnosť: dovolenku si môžete naplánovať aj doma, táto možnosť je vhodná, ak bývate vo vlastnom dome, alebo máte vidiecky dom. Páči sa mi to najviac, keďže bývam v dome.

Vyberte si správny čas

Určite počítajte začiatok Diania. Pri plánovaní majte na pamäti nasledujúce body:

Najprv: Pohodlie pre hostí - tu berte do úvahy koniec pracovnej doby, čas prípravy na cestu na dovolenku, cestu na miesto konania.

po druhé: Okolnosti, od ktorých závisí začiatok udalosti (ak je sviatok viazaný na ktorúkoľvek dennú dobu)

Po tretie: Pracovná doba dopravných organizácií, pretože nie každý má autá, niekto k vám pôjde MHD.

Keď je naplánovaný čas začiatku dovolenky, nezabudnite upozorniť všetkých hostí, napríklad rozoslať alebo distribuovať pozvánky alebo len zavolať všetkým na telefón.

Teraz je čas naplánovať si rozpočet na dovolenku.

Rozpočet podujatia

Rozpočet podujatia závisí od nasledujúcich faktorov:

1. počet hostí, — v závislosti od počtu sa budú líšiť náklady na jedlo a nápoje, ako aj počet darčekov.

2. sviatočné menu- treba si správne premyslieť jedálniček sviatku a upraviť financie podľa toho, aké jedlo budete podávať a čo budete piť (ak chcete).

3. Na základe programu dovolenky a dostupnosti a počtu súťaží si naplánujte výdavky na ceny a darčeky víťazov týchto súťaží.

4. Určite si nejaké vymyslite prekvapenie na dovolenku, nezabudnite vziať do úvahy náklady na ňu.

5. Výzdoba ihriska môže ovplyvniť aj rozpočet podujatia.

Ďalším krokom pri plánovaní organizácie dovolenky bude:

Rozdelenie povinností

Pri prideľovaní povinností si vyberajte vodca, kto koriguje priebeh dovolenky a nasmeruje ju v prípade potreby správnym smerom.

Na jeho plecia padne aj povinnosť dodržiavať zvláštnosť predpisov organizovanie podujatia (čas súťaží, podávanie určitých jedál, oprava práce DJ-a) vo všeobecnosti musí byť hostiteľ vybraný rozumný a nadšený.

Prideľte mu aj pár pomocníkov z hostí, len ich vopred upozornite.

Zabezpečte hudobný sprievod. Pripravte si vopred potrebnú hudbu, prediskutujte, či hostiteľ potrebuje nejakú hudbu na dovolenkový program.

Môže sa ukázať, že potrebujete rôzne sprievodné skladby alebo nejakú skladbu, ktorú neskôr nebudete mať čas hľadať. Pozrite sa tiež, ako to môže ovplyvniť náladu.

Prípadne si môžete najať DJ-a, no ten by sa mal pár dní pred dovolenkou porozprávať aj s hostiteľom, aby sa pripravil.

Najmite si fotografa alebo požiadajte niekoho známeho, kto má fotografické zručnosti, aby vám zariadil fotenie na dovolenku. Verte, že uvidíte ďalej dobré fotky vždy potešením.

Dá sa dohodnúť aj natáčanie akcie videom, no nie je to pre každého, často stačí fotograf.

Programovanie

Spolu s hostiteľom vypracujte program na oslavu, starostlivo zvážte pravidlá udalosti.

Zahrňte do dovolenkového programu interakciu hostí medzi sebou, napríklad organizovanie súťaží, súťaží, hranie vtipné scény, vo všeobecnosti ukážte svoju predstavivosť alebo použite internet. Vymyslite na sviatky prekvapenie.

Po zostavení programu zorganizujte interakciu moderátora, DJa a asistentov moderátora.

A nakoniec, keď príde sviatok, oslávte ho z celého srdca, nelejte do seba tony alkoholu, zapojte sa do všetkých súťaží, nebojte sa, každá udalosť by sa mala oslavovať vo veľkom.

Dobre organizovaná dovolenka bude dlho v pamäti a je žiaduce, aby to boli len dobré spomienky. Preto sa určite zamyslite nad organizáciou nadchádzajúcej dovolenky.

Toto uzatváram, nezabudnite sa prihlásiť na odber aktualizácií blogu, autor blogu bol s vami « » Menkov Sergej.

Veľa šťastia, majte sa dobre!

PS. Málo hrám na gitare, takže pravidelne navštevujem Youtube a hľadám zaujímavú hru na gitaru, počúvajte okúzľujúco!!!

Plán prípravy a konania podujatia

1.1 KVN „Deň gramotnosti Naum“ sa koná ako súčasť ročného plánu školskej knižnice pre študentov 7. ročníka

1.2 Organizátormi KVN sú študenti 2. ročníka-skúšobníčky KKBT.

2. Účel

Rozvoj tvorivej činnosti žiakov.

3. Úlohy

Rozšíriť obzory študentov;

Prispieť k tvorivému rozvoju detí;

2. - učiteľ knižničnej technickej školy

3. - hlava. knižnica

Tréningový program KVN

Vedenie KVN

Scenár pre KVN

Ahojte chalani!

Urobme si dnes sviatok – Deň gramotnosti. Nech dnes znejú vtipy a vládne zábava. Odporúčame vám vytvoriť tri tímy, nechať každý prísť s názvom pre svoj tím a vybrať si kapitána. A usporiadame sviatok vedomostí „Veselí gramotní“.

Od staroveku v Rusku bol svätý prorok Naum patrónom detí-učeníkov a 14. december je dňom spomienky na gramotného Nauma. Potom bol vykonaný obrad zasvätenia do učeníkov. V deň naumskej gramotnosti už mohli ukázať svoje prvé úspechy: „Otec Naum, spomeň si na ne!“. Príslovia a porekadlá venované gramotnosti ukazujú, ako vysoko si ju naši predkovia vážili.

A teraz zahrievanie, pokračujte v prísloviach:

Učenie je svetlo a nevedomosť je tma)

Žiť a učiť sa)

Čítanie-........... (najlepšie vyučovanie)

Súťaž "THATER TESTS"

Prvá súťaž sa volá „Divadelné testy“. Na to potrebujeme 4 ľudí z jedného tímu a 3 ľudí z iných tímov. Môžete si pripraviť miniatúry pre vybrané texty. A kým sa budú pripravovať, urobíme druhú súťaž vo forme kvízu. (Pozri prílohu)

Súťaž "KVÍZ"

Za každú správnu odpoveď dostane tím jeden bod. Žiadame porotu, aby sledovala počet správnych odpovedí pre každý tím.

1 V ktorom meste žil Carlson? (Štokholm)

2 Kto spôsobil smrť princa Olega v diele „Pieseň prorockého Olega“? (had)

3 Čo robili opica, somárik, koza a nemotorný medveď? (hrať kvarteto)

4 Ako sa volá čokoládový strom? (kakao)

5 Ako sa volá ryba pripomínajúca šachovú figúrku? (morský koník)

6 Aká veda skúma fosílne živočíchy? (paleontológia)

7 Koľko nôh má pavúk? (Osem)

8 Aký pigment robí listy zelenými? (chlorofyl)

9 Ktoré zviera je zobrazené na znaku Svetového fondu voľne žijúcich živočíchov? (Panda)

10 Ako sa nazýva najvyšší umelecký úspech? (Majstrovské dielo)

11 Ako sa volá malá tabuľa, na ktorej umelec mieša farby? (Paleta)

12 Staroveký grécky matematik? (Pytagoras)

13 Čo znamená slovo „geometria“? (zemský prieskum)

14 Ktorý z mnohouholníkov je najjednoduchší? (Trojuholník)

15 Aké je prvé číslo prirodzeného radu? (jedna)

16 Ako sa nazývajú symboly pre čísla? (čísla)

17 Čo chemický prvok pozostáva z mien zvierat? (arzén)

Ako sa nazýva zmes dymu, prachu a hmly? (smog)

20 Aké slová: „tyl“, „káva“, „šampón“? (Muž)

21 Veda o krásny list? (kaligrafia)

22 Aké bolo priezvisko Petra 1? (Romanov)

23 Aký je štátny znak? (erb)

24 A čo symboly? (erb, vlajka, hymna)

25 Aký ​​je dátum začiatku druhej svetovej vojny. (1.09.1993)

(22.06.1941 - Veľká vlastenecká vojna)

26 Ako sa volá skupina ostrovov? (Súostrovie)

27 Ako sa volá najväčšia púšť? (Sahara)

28 Ako sa volá vodný obal Zeme? (Hydrosféra)

Porota zhrnula výsledky tejto súťaže.

A teraz sa vraciame k súťaži č.1 „Divadelné testy“.

(Chlapci predvádzajú takmer improvizované (iba 5 minút na prípravu) miniscénky zo školského života)

Súťaž "STARÁ ROZPRÁVKA O NOVOM"

V ďalšej súťaži sú účastníci z tímu vyzvaní, aby si vytiahli kartičku s úlohou, v ktorej bude napísaná práca, ktorú musí účastník bez slova ukázať. A tímy musia uhádnuť prácu (hrdinu).

2 Kolobok

4 Zlatá rybka

5 Malý princ

6 Červená čiapočka

Teraz požiadajme porotu, aby vybrala najzaujímavejšie predstavenie a dala body.

Súťaž "OTÁZKA VINAGRETTE"

A teraz prídu kapitáni a vytiahnu jednu otázku, prečítajú ju a tímy na ňu budú musieť odpovedať zaujímavým a zábavným spôsobom. Na diskusiu je poskytnutá jedna minúta.

1 Čo sa stane, ak sa študenti začnú učiť s radosťou?

(Učitelia sa s nimi stretnú na polceste a predĺžia si toto potešenie o ďalší rok)

2 Prečo má vlk také ostré zuby?

(Aby zajace nezabudli, prečo potrebujú také rýchle nohy)

3 Ako zaistiť bezpečnosť Červenej čiapočky?

(Daj mame namiesto červenej čiapky modrý baret)

4 Prečo je život veselého mliekara taký veselý?

(pije veľa mlieka).

Všetky družstvá odviedli dobrú prácu, žiadame porotu o zhrnutie výsledkov súťaže.

Tu sa naša KVN končí ... Žiadame porotu, aby zhrnula výsledky všetkých súťaží. Ceremoniál odmeny víťaza. Vďaka všetkým.

Súťaž 1 „THATER TESTS“: aplikácia

(z knihy: Ermolaevovo predstavenie: pre predškolskom veku- M.: Malysh, 1992)

Dve torty.

Hrdinovia: matka, Natasha, Olya.

mama- Pomôžte mi, dcéry, umyť riad.

(Natasha číta knihu, Olya robí buchty a praclíky z plastelíny. Olya odišla do kuchyne)

Nataša"Hneď som tiež späť, práve dočítam stránku." Takéto zaujímavá kniha, neschádzajte priamo!

Olya (vrátený)- Prečo nejdeš, s mamou sme už umyli takmer všetok riad.

Nataša- Nie som tu. Teraz sa plavím na lodi po rieke Kongo. Okolo mňa sú palmy, tropické liany, papagáje, opice ...

(Olya odišla. Vrátila sa s taniermi, odložila ich do skrine, začala modelovať)

Nataša- No, tu som doma. . (Ole)Čím si si natieral pery?

Olya- Krém. Zjedol som dva koláče. Jeden pre seba a jeden pre teba.

Nataša- Prečo pre mňa?

Olya- povedala mama.

mama (prišiel z kuchyne)- Olya a ja sme sa rozhodli, že stále nie je známe, kedy sa vrátite z Afriky: Afrika je ďaleko a smotanová torta sa môže pokaziť.

"navštívené"

Hrdinovia: Tolya, Kostya, Andrey

(Doma sedí chorá Tolya so zaviazaným uchom. Zazvoní zvonček. Prišli spolužiaci)

Kosťa- Sme tu pre vás.

Andrej- Rozhodli sa navštíviť chorého človeka.

Tolya- Ďakujem! Chceš nejaký čaj?

Andrej- Aký čaj, je čas, aby sme išli do školy!

Tolik"Škoda, že odchádzaš tak skoro!" Príď znova.

Kosťa- Určite prídeme, keďže meškáme do školy, vojdeme.

Andrej- Dnes meškáme. Kostya si ťa pamätal. Tu sme.

Tolik- A čo s tým mám ja?

Kosťa- Čo tak? Poďme teraz do školy a povedzme Anne Sergejevne: "Navštívili sme chorého."

Andrej Nebude sa na nás hnevať, že meškáme.

Kosťa- Chváľte aj vy!

(Chlapci utekajú)

Tolik– Oh-ho-ho! (smutne)

nechaj to skĺznuť

Hrdinovia: Irochka, papagáj Chico, babička, Svetovi priatelia, Nadya, chlapci.

(Ira trénuje papagája)

Ira- Chico, povedz: "Mňau ... mňau ... mňau ..."

Chico- Mňau!

Ira - Výborne Chico! Teraz povedzte „Wow wow… wow wow… wow wow…“

Chico- Fuj!

Ira- Šikovný! Povedzte: „Ahojte chlapci! Ahojte chalani!"

Chico - Ahojte chalani!

Ira - Výborne! Všetci, poďme do školy, ukážem vám to chlapom.

babička- Choď, Irochka, do obchodu na čaj.

Ira- Tu je viac! Som zaneprázdnený! Nechajte ma na pokoji!

babička- Vnučka, chyť smeti, odhoď ich po ceste.

Ira- Tu je ďalší! Som zaneprázdnený! Nechajte ma na pokoji!

(Ira prišla do školy s papagájom v klietke. Chlapci ju obkľúčili)

Sveta- Niečo sa ho spýtaj. Nech odpovie.

Ira- Teraz sa opýtam. Len nerob hluk. Buď slušný, Chico, pozdrav chlapov. Povedzte ahoj chlapci!

Chico- Vystúpiť!

(Chlapci boli prekvapení, Ira bol v rozpakoch)

Ira Ako mačka mňauká? Mňau, Chico.

Chico- Tu je viac!

Ira- Ako šteká pes? Wow: fuj, fuj! No Chico!

Chico- Je to veľmi potrebné! Nemám čas!

(Chlapci sa smiali, Ira sa nahneval)

Ira- Aký si škaredý, Chico! Nechceš nič povedať.

Nadia- Ako nechce? Povedal nám veľa. Výborne Chico!

Ako vypracovať akčný plán, prečo je potrebný, aké fázy, na aké obdobie sa akčný/pracovný plán zostavuje.

Čo zahŕňa, ako to ovládať a môžete si pozrieť aj plán implementácie / vzor.

Alebo si ho stiahnite do počítača v odporúčanom článku nižšie.

Čo je akčný plán:

Akčný/pracovný plán – je dokument, ktorý definuje ciele, popisuje konkrétne akcie, potrebné termíny realizácie a zároveň uvádza osoby zodpovedné (za realizáciu akcií).

Tento typ dokumentu je určený na presadzovanie zákonov, na záchranu životov pracovníkov a na zlepšenie systému riadenia.

Na čo sa plánuje?

• Zamerajte sa na požadovaný výsledok.
• Veľký projekt je najlepšie rozdeliť na časti.
• Efektívne prideľujte čas naliehavým úlohám.
• Pozrite si úplný obraz práce.
• Vyhýbanie sa chybám.

Fázy práce:

1. Ciele s úlohami. Všeobecné presné znenie, na ktorom je postavený celý plán činnosti / práce.
2. Akčný program. Maximálna transparentnosť.
3. Ocakavane vysledky. S jasne definovanými ukazovateľmi/číslami.
4. Termíny. S prihliadnutím na frekvenciu vykonávania.
5. Zdroje. S prihliadnutím na zoznam na realizáciu prac.
6. Určte účinkujúcich/zodpovedných.

Pracovný plán je najlepšie vypracovať po: analýze pracovných podmienok; situácia úrazov pri práci; chorobnosť z povolania tak na rôznych oddeleniach, ako aj vo všeobecnosti.

Na aké obdobie je plán?

• Na 1 rok: perspektívne.
• Na 4 mesiace: aktuálne.
• Na 1 mesiac: rozvrh skúšok.

Čo zahrnúť do akčného plánu:

Na určenie kritérií cieľov sa oplatí vychádzať z typu činnosti tohto podniku. To zahŕňa technické aj organizačné opatrenia.

Kontrola:

Pravidelné kontroly. Na zistenie porušenia je potrebné vydať príkaz s požiadavkami, ako aj s návrhmi.

Každá položka v dokumente špecifikuje termín dokončenia. S cieľom zapojiť odborovú organizáciu do kontroly sa jej odovzdá kópia normatívneho dokumentu.

Ak plánujete komerčnú akciu, začnite s prípravou spísaním biznis plánu.

Podnikateľský plán vám pomôže zamerať sa na ciele udalosti, odomknúť finančné príležitosti a potenciál a naplánovať zdroje a výrobná štruktúra potrebné na jeho realizáciu.

Je to nevyhnutný nástroj na prilákanie podporovateľov, mobilizáciu peňažné zdroje a vyhodnotenie úspešnosti podujatia.

Podnikateľský plán je možné použiť aj na prebiehajúce aktivity ako stratégiu ich dlhodobej realizácie v najbližších troch až piatich rokoch.

V tomto článku sa dozviete, aké informácie by mal váš plán obsahovať a ako si ho najlepšie zorganizovať.

Predná strana

Definujte hlavné časti (pre prehľadnosť im dajte poradové číslo a názov) a podsekcie.

Zhrnutie

Životopis musí obsahovať podrobný prehľad udalosť. Dokonalá prezentácia, zhrnutie predstaví čitateľovi vás a vašu udalosť a vysvetlí mu, prečo by si mal dokument prečítať až do konca (ak je zhrnutie pre interné použitie, dá sa samozrejme napísať aj neformálnejším štýlom ).

Objem dokumentu musí byť najmenej jedna strana, ale nie viac ako 10% celého plánu. A napriek tomu, že zhrnutie je na začiatku dokumentu, malo by byť napísané ako posledné, aby presnejšie odrážalo celý obsah. Čo treba mať na pamäti pri jeho písaní?

• Začnite základnými informáciami. Čo je to za udalosť? Kedy a kde sa bude konať?
• Vysvetlite, prečo podujatie vzniklo a komu je určené.
• Čo je poslaním vášho podujatia? Aké sú jeho úlohy? Aký je prínos pre zainteresované strany/sektor/komunitu?
• Poskytnite informácie o sebe ako vývojárovi a ďalších ľuďoch zapojených do projektu. Povedzte, kto vytvoril podnikateľský plán, aký je účel plánu.
• Poskytnite informácie o odhadovaných príjmoch a výdavkoch. Nezachádzajte do detailov, postačí vám stĺpcový graf znázorňujúci očakávaný rast v nasledujúcich troch rokoch.
• Nakoniec opíšte plán monitorovania pokroku.

Časť 1 – História vývoja

Kto sme- poskytnúť všeobecné informácie o projektovom tíme a opíšte ich skúsenosti. Na akých projektoch ste v minulosti pracovali? Aké sú tvoje úspechy?

História udalostí— ak ide o prvý ročník projektu, povedzte nám, ako vznikla myšlienka jeho vzniku a na aký sektor je zameraný.

Pri existujúcich podujatiach nám povedzte, kedy a prečo sa začali, kde sa konali, koho priťahujú a ako sa vyvíjali, vrátane významných podujatí.

Časť 2 – Prehľad podujatia

Misia- popíšte hlavný cieľ aktivity a aké výsledky dúfate dosiahnuť počas realizácie projektu (dlhodobé vyhliadky sú lepšie opísané neskôr).

Kľúčové úlohy a výsledky- definovať úlohy a stratégiu ich realizácie, vysvetliť, ako pomôžu pri realizácii misie. Uistite sa, že sa riadite zásadou maximálnej efektivity SMART: ciele sú konkrétne, merateľné, dosiahnuteľné, primerané, v časovom rámci.

udalosť- Bližšie popíšte podujatie a jeho program. Pre prebiehajúce aktivity popíšte nové plány rozvoja a procesy.

Cieľový trh- uveďte, na ktoré publikum alebo zákazníkov (ak existujú) sa zameriavate. Pre spustené udalosti opíšte svoje súčasné publikum a plány rastu a rozvoja.

Záujemca- povedzte nám o kľúčových účastníkoch, miere ich zapojenia a prínosoch projektu. Ako práca s vami zapadá do ich stratégií.

Časť 3 – Plán rozvoja

vyhliadky- Popíšte dlhodobé perspektívy podujatia a špecifické ciele, ako je medzinárodné spustenie projektu.

Strategický rozvoj- popísať vývoj projektu rok po spustení. Ako sa dosiahnu hlavné ciele a zámery? Aké sú termíny a kto je zodpovedný za vykonané činnosti?

SWOT analýza- identifikovať silné stránky a slabé stránky projekt a príležitosti alebo hrozby, ktorým môže čeliť.

Skupina MF
Technická podpora a organizácia podujatí

Časť 4 – Požiadavky

Priestory- zoznam objektov potrebných na realizáciu akcie: miesto konania, ubytovanie, strava, technické zabezpečenie.

služby- zoznam potrebných služieb, ako napr personálne obsadenie, doprava, zdravotná starostlivosť, bezpečnosť a ďalšie. Uveďte, kto bude tieto služby poskytovať.

Výroba- popísať potrebné vybavenie: energia, oplotenie, zvuk, osvetlenie, vizuálne efekty a ďalšie.

Právna stránka, poistenie— opísať dokumentáciu a licencie potrebné na realizáciu podujatia.

Sekcia 5 – Marketing a komunikácia

Orientácia Ako svoj návrh predstavíte verejnosti?

Produkt- opíšte, čo môže podujatie účastníkom ponúknuť, ako aj prostriedky, ktoré použijete na jeho zatraktívnenie.

cena- Vysvetlite svoju cenovú stratégiu.

Pohodlie- povedzte nám, ako sprístupniť podujatie verejnosti (distribúcia vstupeniek, čas a miesto konania).

rozpočtový plán Poskytnite plán rozpočtu pre všetky plánované aktivity.

Časť 6 – Finančný plán a aspekty

Prognózy príjmov a výdavkov Je veľmi dôležité preukázať, že váš projekt je finančne stabilný a realizovateľný. Uveďte kanály príjmu, ako je predaj vstupeniek alebo výstavných priestorov, financovanie, granty a sponzorstvá.

Hodnotenie ekonomického vplyvu- ak plánujete veľké podujatie, aké výhody to prinesie miestnej ekonomike?

Oddiel 7 – Riadenie a kontrola podnikania

Program podujatia- Urobte si jasný harmonogram, ktorý popisuje všetky aspekty projektu.

Podnikanie— Opíšte administratívny a riadiaci systém a procesy, aby ste zabezpečili hladký priebeh podujatia. Ako bude každá operácia kontrolovaná?

Vyhodnotenie výsledkov- vysvetliť, ako sa budú vyhodnocovať výsledky vo vzťahu k stanoveným cieľom, aké správy sa budú poskytovať.

Rizikové faktory- poskytnúť predbežné hodnotenie rizík v hlavných aspektoch, konkrétne o programe, financiách, aktivitách, povesti, právnej stránke, publiku, zdravotnej starostlivosti. Vysvetlite, ako budete riadiť a minimalizovať riziká.

Časť 8 – Žiadosti

Uveďte všetky ďalšie materiály, ktoré budú zahrnuté v obchodnom pláne podujatia, ako sú správy, výskumné práce, kódexy správania/usmernenia, mapy miesta konania.

Pozor!

Existuje názor, že čas vyhradený na realizáciu určitého projektu je pevnou hodnotou. Rozdiel je v tom, koľko času strávite prípravou a plánovaním. Skúsme to znázorniť graficky.

Otázka: Ktorá možnosť je lepšia?

Je zrejmé, že to druhé: je to lacnejšie a v tomto prípade bude menej chýb. Dbajte na to, aby ste plánovaniu a príprave venovali dostatok času.

Zvláštnym trikom je, že je potrebné venovať osobitnú pozornosť presnosti vykonania plánu - inak prečo to robiť? Ak ste to pripravili, tak to určite musíte zrealizovať.

Základné prvky plánovania:

- ciele a zámery podujatia;

- koncepcia podujatia;

- čas a miesto udalosti;

- čas a tempo vykonávania;

- spôsoby dosiahnutia cieľov;

– potrebné zdroje a rozdelenie práce:

a) personál;

b) stroje a zariadenia;

c) rozpočet;

- Spolupráca s dodávateľmi a subdodávateľmi.

Pri príprave plánu myslite na to, ako budú vyznievať ciele podujatia pre účastníkov. Musia byť zrozumiteľné, musia vychádzať v ústrety záujmom vybraného publika, riešiť ich problémy či robiť život lepším, pohodlnejším.

Formulovaný cieľ by mal byť primerane vznešený, pravdivý, realistický a realizovateľný. Možno bude pre vás jednoduchšie sformulovať cieľ, ak na to máte nejaký dôvod. Dôvodom udalosti môže byť:

– štátne alebo náboženské sviatky;

- ročné cykly (napríklad koniec finančného roka, začiatok letnej sezóny);

– výročia, výročia, pamätné dátumy;

- dôležité udalosti, novinky;

- tradície;

- Uvedenie nového produktu na trh.

Uistite sa, že všetci členovia vášho tímu vedia jasne a približne rovnako odpovedať na otázku o cieľoch podujatia. Je to dôležité pre vás aj pre klientov, keďže na podujatia by nemali prísť ľudia s úplne inými očakávaniami, ktorí dostali iné informácie od organizátorov.

Ak je vaša udalosť čo i len o niečo zložitejšia ako plánovacia schôdza vo firme, mali by ste pre ňu napísať koncept. Mal by to byť dokument, ktorý popisuje vašu víziu udalosti: aké to bude, keď sa uskutoční. Je možné, že skutočná udalosť sa bude líšiť od vašich predbežných očakávaní. Pokojne. Ide o akúsi ponuku na trh. Aj keď nakoniec všetko nevyjde podľa vašich predstáv, mali by ste mať predbežnú predstavu.

„Ak ti je jedno, kam chceš ísť, dievča, je ti jedno, kam ideš,“ povedal usmievajúci sa Cheshire Cat Alici.

Koncept vám pomôže pochopiť, kam chcete ísť. Do návrhu konceptu zahrňte, čo by ste mohli pri šálke čaju povedať potenciálnemu účastníkovi podujatia. Nemusia to byť všetky informácie o podujatí vrátane rozpočtu a príslušných zdrojov. Stále ide o interné údaje. Zahrňte do konceptu, čo by ste mohli a chceli povedať účastníkom.

Koncept môže popisovať ciele a zámery podujatia, jeho cieľové publikum. Uveďte argumenty: prečo sa musíte zúčastniť udalosti. Uveďte technické informácie: dátum a miesto konania, informácie o organizátoroch a podporných organizáciách, partneroch a sponzoroch, uveďte cenu produktov, kontaktné údaje atď.

Koncept môže byť neskôr použitý ako základ pre vytvorenie webovej stránky podujatia, informačných brožúr a pod.

Pri príprave akcie možno budete potrebovať viacero časových plánov rôznych veľkostí.

Pre pohodlie plánovania môžete použiť časové obdobia: mesiac, týždeň, deň. Čím viac času pred udalosťou, tým väčšie časové úseky môžete prevádzkovať.

V typickom prípade, ak príprava udalosti začína niekoľko mesiacov vopred, budete potrebovať tri plány:

– celkový plán pracuje - týždenne alebo mesačne;

- plán záverečná fáza: v posledných dňoch pred podujatím, keď sa blížia všetky uzávierky (z angl. Konečný termín- konečné, termíny), spojenie všetkých dočasných komponentov musí byť filigránske;

- scenár samotnej udalosti. Bude to celkom správne, ak to bude za minútu.

Ak sluha myslí len na to, čo musí cez deň urobiť, dokáže všetko. Prijmite len to, čo sa dá stihnúť za jeden deň. Aj zajtra bude len jeden deň.

Yamamoto Tsunetomo, "Hagakure (skryté v listoch)", XVIII storočie

Ako urobiť plán?

Najlepšie je, ak už máte plán na predchádzajúcu udalosť, ktorá bola mimoriadne úspešná, a stačí ju upraviť. Aj keď sa akcia príliš nevydarila, aj tak je dobré, ak sa plán dodrží. To znamená, že ho môžete použiť, pretože viete, kde a čo treba opraviť.

Ak takýto plán neexistuje, budete ho musieť zostaviť prvýkrát.

Tu je niekoľko tipov.

– Skladať spoločný zoznam všetky práce, ktoré je potrebné vykonať pred podujatím. Stačí ich napísať do stĺpca na papieri. Pokúste sa byť v tomto mimoriadne dôslední.

– Ak máte zoznam úloh, usporiadajte ich logicky v opačnom poradí, počnúc dňom nadchádzajúcej udalosti až po súčasnosť.

- Zapíšte si kľúčové dátumy. Ide o akési kontrolné body – kontrolné body, na ktorých sa kontroluje, ako úspešne sa darí plán realizovať. V týchto kľúčových termínoch by sa mali konať hlavné udalosti v príprave podujatia: rozoslanie pozvánok, rezervácia sály, zaplatenie leteniek pre pozvaného rečníka a pod. Tieto termíny môžu byť spojené jednak s technickými cyklami (napr. čas, počas ktorého sa korešpondencia dostane k adresátom, potrebný na vytlačenie zošita a s niektorými kalendárnymi dátumami (sviatky, dni súťaží, výstavy atď.).

– Skontrolujte, či sú termíny v súlade s kalendárom, zohľadnite sviatky, víkendy atď. Pozrite sa, ako termíny korelujú s pracovnými plánmi firmy ako celku: či sa plánované aktivity prekrývajú s dovolenkou manažmentu, účasťou firmy na výstavy, účasť na veľkých projektoch celého dostupného tímu spoločnosti …

- Ukážte svoj plán kolegom, dodávateľom (všetkým alebo tej časti, ktorá sa ich týka) a vykonajte úpravy, ktoré naznačia.

Plán je pripravený, začnite ho realizovať.

Väčšinu tejto práce je možné vykonať v balíku Microsoft Project.

Ako by sa mal plán realizovať?

Môžete okamžite zvoliť požadované tempo a nasledovať zamýšľané alebo pracovať inou rýchlosťou.

Graf znázorňuje najkratšiu vzdialenosť medzi počiatočným bodom a výsledkom. To znamená, že vykonávanie práce podľa tohto harmonogramu znamená minimálne náklady na prácu a optimálne zaťaženie.

Ak pracujete pomalšie, potom na dosiahnutie plánovaného výsledku budete musieť v konečnej fáze pracovať výrazne intenzívnejšie (to znamená s preťažením), alebo sa zmieriť s tým, že výsledky budú oveľa skromnejšie.

Ak ste plán začali plniť rýchlejšie, ako ste plánovali, môže sa to stať z nasledujúcich dôvodov.

- Nastavujete si príliš jednoduché úlohy, a preto ich ľahko plníte. To je zlé, pretože to znamená, že ste buď urobili chybu s úlohami, keď ste mohli konať ambicióznejšie, alebo jednoducho nechcete prevziať zodpovednosť za plánovanie.

– S nadšením ste sa pustili do práce, dosiahli prvé výsledky, inšpirovali vás a zdá sa vám, že všetko bude v poriadku. Existuje nebezpečenstvo, že čoskoro, kvôli sebauspokojeniu alebo jednoducho strate horiaceho záujmu o projekt, môžete znížiť intenzitu práce a výsledky budú oveľa skromnejšie, ako sa zdalo uprostred projektu.

Spojenie komponentov plánu

Je tiež dôležité, aby boli komponenty navzájom prepojené. Jedna časť tímu nesmie predbiehať druhú. V niektorých prípadoch sa podieľate na príprave len jedného podujatia, v iných zodpovedáte za viacero podujatí v rôznych fázach prípravy. Ak človek nevie, že iné činy závisia od jeho konania, potom si nemusí uvedomovať dôležitosť práce, mieru svojej zodpovednosti a niekde niečo premeškať alebo naopak predbehnúť.

Napríklad sa porozprávate s dizajnérom a v utorok 1. mu poviete, že potrebujete urobiť návrh brožúry, povedzme vo štvrtok 3. Dizajnér hovorí: „OK.“ Všetky podklady pre brožúru sú k dispozícii a zdá sa, že na dokončenie úlohy je dosť času. Dizajnéra však zaujíma niečo iné a nemá čas na to, aby rozloženie trochu dokončil Rozhodol sa, že to dokončí v piatok ráno, 4. V tomto čase...

Dohodnete sa s tlačiarňou, že v piatok 4. ráno budete mať layout a ste pripravený na tlač. Tlačiareň pripraví, naplánuje časy nakladania lisu, čas reprocentra na separáciu farieb atď. Ak zmeškáte čas, dostane ho iný zákazník a vy budete musieť znova stáť v rade.

Tlačiareň sľubuje, že zošity vytlačí do štyroch pracovných dní, teda v piatok 11. večer budete mať zošit. Je to normálne, pretože v pondelok 14. máte výstavu, kde ste si kúpili stánok a zaplatili zaň 5 000 dolárov, dohodli ste sa na stretnutí s niekoľkými veľmi dôležitými zákazníkmi, najali ste propagačných pracovníkov na distribúciu brožúr…

Všetky tieto peniaze sú vyhodené, ak dizajnér nedokončí prácu načas. Ale nevie, aký dôležitý je tento deň... Uvedomujúc si, že toto usporiadanie potrebuje urobiť a od jeho rýchlosti závisí práca desiatich ľudí a rozpočet je desaťkrát vyšší ako náklady na jeho prácu, interpret sa k svojej práci správa viac zodpovedne, chápe motiváciu a chápe, prečo sa od neho vyžaduje, aby ju odovzdal dnes a nie v iný deň.

Dúfam, že nikdy nebudete mať takúto situáciu.

Niektoré časti udalosti (napríklad otvárací a záverečný ceremoniál) budú musieť byť premyslené a predpísané sekundu po sekunde, s uvedením, ktoré akcie prebiehajú v rovnakom čase, ktoré sú signálom pre iné akcie atď.

Pri zostavovaní takéhoto plánu musíte tiež venovať pozornosť tomu, aby bol váš plán zrozumiteľný pre ostatných ľudí. Skontrolujte, ako dobre všetko vysvetľujete. Napríklad, keď sa porozprávate o svojom pláne, požiadajte tím, aby napísal scenár. A potom to porovnajte s vlastnou verziou.

Čas je jediný úplne nenahraditeľný zdroj, ktorý máme. Nečítajte len túto kapitolu. Dozviete sa viac o tom, ako si takéto plány robiť, ako manažovať svoj čas. Môžem vám poradiť, aby ste si prečítali "Time Drive" od Gleba Arkhangelského - jedného z najlepších odborníkov na time management v dnešnom Rusku. Môže vám to pomôcť pri plánovaní vašich osobných a profesionálnych cieľov. Čo je presne to, čo potrebujeme.

Majte prehľad o svojich zdrojoch. Nevyhnutne. To, čo nepovažujete za svoj zdroj, zostane bez pozornosti a časom sa stratí. Vykonajte interný inventár a zhodnoťte dostupné zdroje.

Zdroje sú veľmi rôznorodé. Určite možno spomenúť nasledovné.

– čas. Ako si viete spravovať čas a aké sú alternatívy? Máte dostatok času na plánovanie, prípravu a realizáciu projektu?

Dodržiavate termíny? Aké sú spôsoby, ako ušetriť čas?

Rozvoj zdrojov: môžete ušetriť čas plánovaním, plánovaním, plánovaním. Delegujte úlohy a právomoci, vyťažte maximum z počítača, internetu a iných technické prostriedky(sú na to stvorené).

Pamätajte, že čas je jedným z najcennejších zdrojov. Navyše, podobne ako ropa, je neobnoviteľná.

– Vedomosti. Tiež kľúčový zdroj. ake mas vzdelanie? Aký si erudovaný? Aké špecifické a jedinečné znalosti máte? Koľko kníh ste prečítali? Koľko teraz čítaš? Aké noviny a časopisy čítaš? Koľko jazykov ovládaš? Ako si zlepšujete svoje vedomosti? Zdieľate svoje vedomosti s ostatnými? Ako prenášate tieto poznatky? Nesedíš na nich ako Mizerný rytier?

Rozvoj zdrojov:čítať knihy, časopisy, webové stránky, navštevovať vzdelávacie programy a semináre, zúčastňovať sa odborných konferencií, využívať na tieto účely komunikáciu s kolegami. Buddha sa dokonca naučil od žobráka prievozníka pri horskej rieke...

– Financie. Aké finančné možnosti má vaša spoločnosť? Aké seriózne projekty ste schopní realizovať? Aké sú obmedzenia používania tohto zdroja? Akú hodnotu má pre spoločnosť?

Rozvoj zdrojov: zdroj finančné zdroje môžu to byť pôžičky, prostriedky od investorov a niektorých vašich dodávateľov odložených platieb, sponzorské poplatky a, samozrejme, solventní a vďační klienti.

– personál. Máte dostatok zamestnancov na zvládnutie tohto projektu? Sú jeho kvalifikácie, zručnosti a schopnosti dostatočné? Do akej miery je vyškolený a zdieľa hodnoty spoločnosti? Ako lojálni sú vaši zamestnanci spoločnosti a zákazníkom (!). Aký zohratý a zohratý je váš tím, ako veľmi túži pracovať? Aké hviezdy, jedinečné talenty máte vo svojom tíme?

Rozvoj zdrojov: vaši zamestnanci sa môžu neustále profesionálne rozvíjať, pomocou špecializovaných agentúr (headhunterov) môžete prilákať talentovaných a kompetentných odborníkov. Zapojiť však môžete aj brigádnikov – študentov, dobrovoľníkov, špecialistov z firiem vašich dodávateľov a partnerov.

– Technická základňa. Aké vlastné technické prostriedky môžete použiť v rámci súčasný projekt? Čo potrebujete kúpiť ďalej? Aké úlohy vám umožňuje riešiť vaša technická základňa a v akom stave je?

Rozvoj zdrojov: Zostaňte naladení. Vaše technické prostriedky softvér neustále potrebuje údržbu a modernizáciu. Rýchlosť technologického rozvoja je úžasná. Držte krok s pokrokom!

Toto sú najzrejmejšie zdroje, ktoré sa používajú pri príprave podujatia. Neobmedzujte sa však na ne. V oblasti event managementu existujú aj špecifické a cenné zdroje.

- Vaša skúsenosť. Robili ste podobné akcie a už poznáte všetky úzke miesta, máte štatistické údaje a rozumiete celému procesu.

– vaše spojenia. Máte skvelé tipy na každú príležitosť? Dá sa odporučiť? Dokážete ľahko a rýchlo nájsť nejakého špecialistu, ktorého potrebujete?

– Databáza. V našej oblasti je ťažké preceňovať hodnotu tohto zdroja. Toto je záhrada, ktorú treba starostlivo odburiňovať a pestovať. Niekedy aj roky. Je to veľmi dôležité, pretože tam sú uložené informácie o Klientoch.

– vaše produkty. aké sú dobré? Sú najlepší? Sú jedinečné? Sú užitočné? Sú škálovateľné?

– Váš prístup k práci Ako podrobné sú vaše aktivity? Prečo to robíš, pre koho?

– tvoja sláva. Keď ste slávny, veľa vecí je pre vás oveľa jednoduchšie ako pre menej slávnych kolegov. Ste slobodnejší a cennejší. Samozrejme, nemyslím tých, o ktorých hovoria: „žiaľ slávny p N.

Byť slávnym je veľmi pohodlné. Z pódia môžete hovoriť nudne a nudne, ale publikum v sále rozhodne, že mu chýba vzdelanie, aby vám porozumelo.

(G. Kissinger)

Identifikujte svoje zdroje a zvážte, či ich vo svojej práci používate správne. Zdrojov môže byť veľa, viac, ako sa na prvý pohľad zdá. Zapamätateľné telefónne číslo alebo adresa webovej stránky sa môže stať vaším zdrojom. Môže to byť pôsobivá knižnica obchodnej alebo odbornej literatúry, užitočný koníček zamestnanca, dobré umiestnenie kancelárie, jedinečná klientska základňa s hyper-lojalitou atď. Zoznam je takmer nekonečný.

Ako sme si vybrali tlačiareň, ktorá nám tlačí brožúry? Nehľadali sme najlepšiu hodnotu za peniaze. Sú len jedno poschodie pod nami v tom istom biznis centre. Presvedčili sme ich, že sme pravidelným a presným zákazníkom, dosiahli sme zľavu, ktorá nám vyhovuje, a sme spokojní s kvalitou. Zdrojom bola kancelária v obchodnom centre. Naša spoločnosť má zbierku brožúr venovaných podujatiam iných organizátorov - konferenčné brožúry z Anglicka, USA, Nemecka, Švajčiarska, Francúzska... Je to zdroj neustálej inšpirácie pri hľadaní tém, tvorbe brožúr atď. materiály na podobné podujatia.

Po identifikácii svojich zdrojov sa pokúste nájsť spôsoby, ako ich rozvíjať.

Aby bolo podujatie skvelé, musíte v tento deň správne riadiť zamestnancov zapojených do procesu, „dirigovať“ všetky časti vášho „orchestera podujatia“. To si bude vyžadovať interný skript naplánovaný minútu po minúte. O existencii takéhoto dokumentu nikoho z účastníkov ani len nenapadne, no organizátori sa naň zamerajú. Malo by byť upresnené, kto, kedy a kde by mal byť, čo robiť a za čo niesť zodpovednosť. Pri písaní tohto dokumentu a rozdeľovaní práce a oblastí zodpovednosti budete mať dva spôsoby, ako sa zamerať na:

- prístup 1 - čo je;

- prístup 2 - čo potrebujete.

Môžete si napríklad najskôr napísať do stĺpca mená ľudí, ktorých máte k dispozícii, a rozdeliť všetku prácu iba medzi nich. V takom prípade môžu byť vaši zamestnanci preťažení, ale nepôjdete nad rámec rozpočtu – použijú sa len tie zdroje (v tomto prípade ľudské), ktoré sú k dispozícii. Toto je prvý prístup – stavať na tom, čo je.

Naopak, pri písaní scenára k udalosti môžete popísať ideálny model na jej realizáciu, prideliť roly podľa toho, čo je potrebné dosiahnuť, a dať každému jednu úlohu (jedna osoba je zodpovedná len za koordináciu práce dodávateľov , druhý je výlučne zodpovedný za dopravu od 15.30 do 19.00 a pod.). V tomto prípade je možné plánovaný priebeh akcie realizovať čo najefektívnejšie, môže sa však ukázať, že do realizácie tohto plánu bude potrebné zapojiť ďalších pracovníkov. Toto je druhý prístup – začať od toho, čo je potrebné.

Pri písaní scenára myslite na to, ako budú rôzne časti vášho tímu navzájom prepojené, ako medzi nimi bude prebiehať komunikácia. Pri organizovaní rozsiahlej akcie môže byť dobrým riešením začleniť do plánu operačné veliteľstvo. Dodávateľom, klientom a vašim zamestnancom to umožní pri práci využívať princíp „one-stop-shop“ – teda pri riešení problému nemusíte hľadať, kto konkrétne sa touto problematikou zaoberá, kde sa táto osoba nachádza a kto ho môže nahradiť - stačí informovať operačné riaditeľstvo o existencii problému a jeho pracovník sa ozve správna osoba vydá požadované príkazy. Operačné veliteľstvo však problém sám nerieši a teda nestráca čas ničím nadbytočným. Jeho úlohou je držať krok s udalosťou, byť informovaný o dianí, čo najviac urýchliť výmenu informácií a zabezpečiť realizáciu scenára udalosti.

Navyše pre operačné veliteľstvo nie je potrebné využívať kanceláriu so stovkou prichádzajúcich telefónne linky. Môže to byť jednoducho zamestnanec, ktorý je uvoľnený z iných povinností a ktorý je povolaný v prípade núdzových situácií. Ten, podobne ako šachista, má na pamäti aktuálny stav podujatia.

Pri príprave akcie použite predbežnú investíciu do projektu. Investovanie v najširšom slova zmysle. Potrebné zdroje by mali byť alokované už pri schválení projektu a nestať sa predmetom vyjednávania pri jeho realizácii. Bohužiaľ, aj to sa stáva pomerne často.

Ak vám zákazník (alebo manažment) zverí určitý projekt, stanovte si, koľko času môžete venovať jeho realizácii. A dohodnite sa, že tento čas zvládnete a nebude sa škrtať.

Ak by ste dostali na prácu niečo navyše, potom by mohol byť ohrozený celý projekt. Len preto, že nemáte dostatok času. Lepšie, správnejšie a prezieravejšie je v tomto prípade povedať „nie“.

To isté platí pre čas vášho tímu. Napríklad, naplánovali ste si všetku prácu a vidíte, že potrebujete tím troch ľudí na plný úväzok na dva mesiace. Ich čas je podľa predbežného plánu naplánovaný už na toto obdobie. Uistite sa, že pracovné zaťaženie vašej skupiny je brané čo najvážnejšie a vaši zamestnanci nedostávajú prácu navyše.

Ak vám bol pridelený určitý rozpočet, snažte sa zabezpečiť, aby ste nemuseli míňať energiu na vyradenie ďalšej tranže financovania.

Čas má svoju hodnotu. Opätovné prerokovanie a odsúhlasenie rozpočtu zaberie tento čas. Tú, ktorú ste si naplánovali na iné aktivity a ktorú musíte minúť na správne veci, aby ste mohli projekt zorganizovať.

V prvom rade by zákazníci podujatia (alebo konatelia spoločnosti, ak je akcia interná) mali pochopiť hodnotu času niekoho iného. Skúste z nich urobiť podobne zmýšľajúcich ľudí, skúste im sprostredkovať myšlienku, že predinvestícia je správny prístup a má svoje opodstatnenie. Povedzte, že ste všetci na jednej lodi a rovnako vás zaujíma úspech podujatia (myslím tým, že by ste naozaj mali povedať frázu „Všetci na tej istej lodi“).

O tom, ako plánovať vyťaženosť zamestnancov a peňažné toky, si povieme v ďalších kapitolách.

Teraz zvážte príklady akčných plánov vyvinutých rôznymi spoločnosťami.

Dokument 1. Vzorový pracovný plán

Pokračovanie doc. jeden

Pokračovanie doc. 2

Pokračovanie doc. 2

Pokračovanie doc. 2

dokument 3.

Príklad scenára internej konferencie (fragment).

Vidia to len organizátori.

Všeobecné pravidlá

– Miestom stretnutia je registračný pult, hala 1, 4. poschodie. Ak sa skriptovanie skončí alebo dôjde k prestávke, všetci sa vrátia k registračnej tabuľke.

- Pri registračnom pulte by mal byť dokonalý poriadok. Vždy.

– Naliehavé otázky, všetky organizačné zmeny a doplnky oznámime Anne (8-xxx-xxx-xxx-xx).

- Ak vám účastník konferencie položí otázku, na ktorú neviete odpovedať, povedzte, že všetko sa dozviete do minúty a odpovedzte presne do minúty, ako ste sľúbili.

- Ukážte všetkým, že ste profesionál, ktorý dokáže robiť svoju prácu. A je to perfektné.

- Všetky zainteresované osoby – organizátori konferencie musia vedieť, kde a aká sála sa nachádza, čo sa v nej bude konať a v akom čase. Tieto informácie sú obsiahnuté v programe.

Naplánujte pokračovanie

Koniec plánu

Tento plán podrobne uvádza, ktorí zamestnanci sú za čo zodpovední. Je to dôležité najmä vtedy, ak je jeden zamestnanec zodpovedný za realizáciu rôznych etáp podujatia. Aby mu nič neušlo, musí mať na očiach dokument, ktorý mu naznačí, kde sa má v konkrétnom čase nachádzať.