Elektron sənəd dövriyyəsi üçün təşkilatın sənədləri. Elektron sənəd axını: necə qeydiyyatdan keçmək olar? Elektron sənəd idarəetməsinə necə daxil olmaq olar

Bir çox onilliklər ərzində kağız sənədlər intellektual fəaliyyətin nəticələrinin təqdim edilməsinin ümumi qəbul edilmiş forması və informasiya qarşılıqlı əlaqəsi vasitəsi olmuşdur. Onun yaradılması ilə milyonlarla mühəndis, texniki işçi, sənaye müəssisələrində, dövlət idarələrində və kommersiya strukturlarında çalışan işçilər məşğul olmuşlar (və bu günə qədər də çalışırlar). Kompüterlərin meydana çıxması ilə kağız sənədlərin avtomatlaşdırılması üçün müxtəlif vasitələr və sistemlər geniş şəkildə tətbiq olunmağa başladı.

Elektron sənəd dövriyyəsi dedikdə, şirkətin sənədlərinin əsas hissəsinin elektron formada istifadə olunduğu və mərkəzləşdirilmiş şəkildə elektron arxivlər, bir növ məlumat anbarları və ya məlumat anbarlarında saxlanıldığı sənədlərlə işin təşkili üsulu başa düşülür.

Sistemin müəssisədə tətbiqinin əsas vəzifələri elektron sənəd dövriyyəsi(SED) bunlardır:

ь müəssisədə sənəd dövriyyəsinin səmərəli idarə edilməsi;

ь sənədlərin mərkəzləşdirilmiş saxlanması;

ь sənədlər üzərində işlərin icrasına nəzarətin artırılması;

ь işçilərin məhsuldarlığının artırılması;

l İdarəetmə qərarlarının qəbulu üçün məlumatlara çıxışın asanlaşdırılması.

Korporativ EDMS-in tətbiqi müəssisəyə iki növ üstünlük verir: taktiki və strateji.

EDMS-in tətbiqinin taktiki faydaları əsasən xərclərə qənaətlə bağlıdır. Elektron sənəd dövriyyəsinin avtomatlaşdırılması müəssisəyə aşağıdakı taktiki üstünlüklər verir:

ь məkanın fiziki sərbəst buraxılması;

ь surət çıxarma xərclərinin azaldılması;

ь informasiyanın kağız formasında çatdırılması xərclərinin azaldılması;

ь resurslar üçün xərclərin azaldılması: insanlar və avadanlıq;

b kağız xərclərinin azaldılması;

ь iş məhsuldarlığının artırılması: işin daha sürətli yerinə yetirilməsi, yerinə yetirilən işlərin ümumi sayının artması, məlumat / qeydlərlə işin təkmilləşdirilməsi (hüquqi öhdəlikləri olan sənədlər), yeni iş növlərini yerinə yetirmək bacarığı.

EDMS-in tətbiqinin strateji faydalarına əsas biznes proseslərinin təkmilləşdirilməsi ilə bağlı olan faydalar daxildir və bu da öz növbəsində dövriyyənin və ya mənfəətin artması ilə əlaqələndirilir. Elektron sənəd dövriyyəsinin tətbiqi aşağıdakı strateji üstünlükləri təmin edir:

ь sənədlər üzərində kollektiv iş imkanının yaranması (bu, kağız ofis işləri ilə mümkün deyil);

l sənədlərin axtarışı və seçilməsinin əhəmiyyətli dərəcədə sürətləndirilməsi (müxtəlif atributlara görə);

l Qeydiyyatdan keçməmiş iş stansiyasından EDMS-də işləmək mümkün olmadığı və EDMS-nin hər bir istifadəçisinə məlumat əldə etmək üçün öz səlahiyyətləri verildiyi üçün məlumatın təhlükəsizliyinin artırılması;

ь sənədlərin serverdə elektron şəkildə saxlandığı üçün onların təhlükəsizliyinin və saxlanmasının rahatlığının artırılması;

l sənədlərin icrasına nəzarətin təkmilləşdirilməsi.

İş axınının avtomatlaşdırılmasının əsas nəticəsi sənədlərlə işləməyi qaydaya salmaq, iş proseslərini əhəmiyyətli dərəcədə optimallaşdırmaq, idarəetmə qərarlarının qəbulu üçün vaxtın azaldılması və bütövlükdə təşkilatın səmərəliliyinin artırılmasıdır. EDMS tətbiq edildikdən sonra şirkət rəhbərliyi qəbul edir təsirli vasitədir müasir şəraitdə biznesin inkişafı üçün zəruri olan idarəetmə.

İcra prosesi bir neçə mərhələdən ibarətdir. Əsas mərhələlər bunlardır:

1) müəssisənin təşkilati strukturunun tədqiqi, əsas iş proseslərinin, iş axınlarının müəyyənləşdirilməsi və sənədlərin hərəkətinin rəsmi təsviri;

2) sənədlərin nomenklaturasının tərtibi, arayış kitabçalarının və təsnifatçıların formalaşdırılması, təlimatların tərtib edilməsi;

3) sorğu mərhələsində əldə edilmiş məlumat əsasında sistemin uyğunlaşdırılması;

4) proqram təminatının quraşdırılması və konfiqurasiyası və sınaq əməliyyatı;

5) sınaq əməliyyatı zamanı aşkar edilmiş çatışmazlıqlar nəzərə alınmaqla sistemin yekun konfiqurasiyası;

6) müəssisənin kadrlarının hazırlanması.

adına Metallurgiya Zavodu SC-nin daha səmərəli fəaliyyətinə görə A.K. Serov "sənəd idarəetmə sistemində" kansler "sistemi kimi bir yeniliyin tətbiqi təklif olunur. Kansler proqram paketi dövlət qurumlarında elektron sənəd dövriyyəsi sistemlərinin yaradılması üçün nəzərdə tutulmuş Lotus Domino / Notes platformasında yaradılmış proqram məhsuludur. hökumət nəzarətindədir, coğrafi cəhətdən paylanmış iri təşkilatlar, sənaye müəssisələri və banklar.

Kansler sistemi ofisin avtomatlaşdırılması, habelə sənədlərin real vaxt rejimində yaradılması, hərəkəti, yönləndirilməsi, onların mərkəzləşdirilmiş şəkildə saxlanması və arxiv işlənməsi məsələlərini kompleks şəkildə həll etməyə qadirdir. Sistem aşağıdakılar üçün nəzərdə tutulub:

ь elektron sənəd dövriyyəsinin təşkili: sənədlərin real vaxt rejimində saxlanması, yönləndirilməsi və hərəkəti, işçilərin kollektiv və qrup işi.

l ofis avtomatlaşdırılması: sənədlər qəbul edildiyi və ya yaradıldığı andan sənədlərin icrası, işə və ya arxivə göndərilməsi başa çatana qədər onlarla işləmək.

sənədlərin saxlanması və arxiv işlənməsi: bütün sənədlərin məlumat bazasının mərkəzləşdirilmiş saxlanması, işlərin və sənədlərin axtarışı, ofis avtomatlaşdırma sistemlərindən ixrac.

Kansler modul əsasda fəaliyyət göstərir və 12 proqram modulunu əhatə edir. Müştərinin istəyi ilə EDMS müəssisənin xüsusiyyətlərindən asılı olaraq yuxarıda göstərilən modulların istənilən sayını daxil edə bilər. adına Metallurgiya Zavodu ASC-də EDMS-nin həyata keçirilməsi üçün A.K. Serov ", aşağıdakı modulları seçmək məsləhətdir:

1) "Əsas sistem": məhsulun "nüvəsi", müştərinin ehtiyaclarından asılı olaraq ixtiyari sayda modulların qoşulduğu EDMS yaratmaq və idarə etmək üçün əsasdır. Əsas sistem alətləri: qrafik marşrutlaşdırıcı, konfiqurator, təşkilat strukturu, iş yeri, protokollar, quraşdırıcı - EDMS-nin bütün komponentlərinin mərkəzləşdirilmiş idarə edilməsini təmin edir.

2) "Ofis işi": modul ofis işini, təşkilati və inzibati sənədlərin hərəkətini avtomatlaşdırmaq üçün nəzərdə tutulmuşdur. Sənədlərin qəbul edildiyi və ya yaradıldığı andan icrası başa çatana, işə və ya arxivə göndərilənədək onlarla işləməyi təmin edir.

3) "Kadrların idarə edilməsi": modul kadr uçotunun idarə edilməsinin iş proseslərinin avtomatlaşdırılması üçün nəzərdə tutulmuşdur. ştat cədvəli, işçilərin uçot vərəqələrinin saxlanması, işçilərin təyinat və işdən azad edilməsinin qeydiyyatı, iş vaxtının uçotu, əmək və sosial məzuniyyətlərin verilməsi, sertifikatlaşdırma tədbirlərinin həyata keçirilməsi, statistik hesabatların tərtibi, fərdi uçotun aparılması və s.

4) "Müqavilələr": modul müəssisənin müqavilədən əvvəlki, müqavilə və müqavilədən sonrakı fəaliyyətini idarə etmək üçün nəzərdə tutulmuşdur - elektron sənəd dövriyyəsinin aparılması, müqavilələrin yaradılması, təsdiqi, imzalanması və icrasının təmin edilməsi; iddia fəaliyyətinin dəstəklənməsi; icra edilmiş müqavilələrin elektron arxivə keçirilməsi.

5) "Arxiv işi": modul müəssisədə arxiv işinin aparılması üçün nəzərdə tutulmuşdur - icra edilmiş sənədlərin EDMS-dən arxivə verilməsi, işlərin nomenklaturasının tərtibi və aparılması, arxivə təhvil verilməsi üçün işlərin formalaşdırılması və qeydiyyatı, arxivdə işlərin aparılması və uçotunun aparılması.

6) "Ştamp blankları": modul blankların qəbulu və istifadəsinin uçotu funksiyalarını yerinə yetirmək üçün nəzərdə tutulmuşdur. ciddi cavabdehlik və blank.

7) "Elektron rəqəmsal imza" (EDS): modul dəstəkləyən xarici kriptoqrafik təhlükəsizlik vasitələrindən istifadə etmək üçün nəzərdə tutulmuşdur. milli standartlar, Lotus Notes mühitində.

8) "Keyfiyyət İdarəetmə Sistemi" (KMS): modul müəssisədə QMS sənədlərinin aparılmasını və uçotunu avtomatlaşdırmaq üçün nəzərdə tutulmuşdur və iki komponentdən ibarətdir:

ь "QMS Sənədləri" təmin edir proqram təminatının həyata keçirilməsi QMS sənədlərinin idarə edilməsi və sistemin bütün istifadəçilərini keyfiyyət idarəetmə sistemi ilə bağlı sənədlərin ən son versiyaları ilə tez bir zamanda tanış etmək imkanı.

b " QMS Auditi"Təmin edir avtomatlaşdırılmış idarəetmə müəssisədə daxili və xarici keyfiyyət yoxlamalarının aparılması və onların nəticələrinə dair sənədlər və məlumatlar.

İcra layihəsinin ümumi dəyəri düsturdan istifadə etməklə hesablana bilər

K haqqında = K pr + K os + K p + K zolağı, (14)

burada K pr proqram platformasının qiymətidir;

K os - EDMS lisenziyalarının xərcləri;

K p - əlavə avadanlıqların dəyəri;

K zolağı - kadr hazırlığının dəyəri.

K os = 18239 + 10465 + 4485 + 20930 + 8372 + 33009,6 + 13156 + 19136 = 127 792,6 rubl.

K o = 38571 + 127 792,6 + 184 179,4 = 199373,2 rubl.

Nəzərə alınmağa dəyər olan digər xərc elementi sistemin idarə edilməsi və texniki xidmət xərcləridir. Baxım xərcləri alınmış lisenziyaların dəyərinin 20%-ni təşkil edir.

C = Kos * 20%, (15)

burada C EDMS-nin saxlanması xərcləridir;

С = 127,792,6 * 20% = 25,558,52 rubl.

İcra xərclərinin ümumi dəyəri

З = С + К о, (16)

burada З EDMS-in həyata keçirilməsinə çəkilən xərcdir;

С - EDMS-nin saxlanması xərcləri;

K os - lisenziyanın alınması dəyəri.

З = 25558,52 +199373,2 = 224931,72 rubl.

EDMS-nin həyata keçirilməsində xərclərə qənaəti hesablamaq lazımdır. Birbaşa xərclərə qənaətin smetasına yalnız belə bir sistemin tətbiqi ilə qənaət edilmiş kağızın dəyəri və işçilərin qənaət edilmiş vaxtının dəyəri daxil edilsin.

Ayda istehlak edilən kağızın maksimum dəyəri bir işçinin ayda müəyyən sayda sənəd səhifəsini oxumaq və mənimsəmək qabiliyyətinə əsasən hesablana bilər. əsasında sadə təcrübə iş günü ərzində orta hesabla bir işçinin 100-dən çox olmayan yazı yazısı vərəqlərini oxuya bildiyini öyrənə bilərsiniz. Digər tərəfdən, bir işçinin iş günü ərzində oxuduğu səhifələrin minimum həcmi bir tam sənəddən, yəni dörd-beş səhifədən az ola bilməz, əks halda bu işçi sənədlərlə işləmir və buna görə də bu işçini maraqlandırmır. SED-in həyata keçirilməsi baxımından. Tutaq ki, bir təşkilatda bir işçiyə gündə 15 səhifə düşür.

Aylıq kağız xərcləri:

M = G * B * H * T, (17)

burada Г - ayda iş günlərinin sayı;

B - gündə bir işçiyə düşən vərəqlərin sayı;

H - çap məlumatı olan bir vərəqin dəyəri (kopiya, çap);

T - sənədlərlə məşğul olan işçilərin sayı.

M = 21 * 15 * 150 * 184 = 8694 rubl.

Qənaət olunan vaxtın dəyərini qiymətləndirmək daha çətindir. İlk növbədə, o, aşağıdakı amillərdən ibarətdir:

1) hesabına qənaət səy yenidən istifadə mövcud sənədlər;

2) sənədlərin saxlanmasını təşkil etməklə lazımi sənədlərin axtarışı üçün vaxta və məlumatın effektiv axtarışı vasitələrinə qənaət;

3) bütün iş proseslərinin avtomatlaşdırılması, rəsmiləşdirilməsi və icra intizamına nəzarət hesabına sürətləndirilməsi.

Hər hansı bir təşkilat daim bir-birinə olduqca oxşar olan vəzifələrin həlli ilə məşğul olduğundan, mövcud sənədlərdən təkrar istifadənin mümkünlüyü çox realdır. Bəzi sənədlər növləri (müqavilələr, məktublar, dəvətnamələr) üçün bu cür təkrar istifadə əksər yerlərdə müəyyən edilmiş təcrübədirsə, bu tip sənədlər üçün kommersiya təklifləri, analitik icmallar, ilkin qaralamalar və ya hətta sadəcə yazışmalar, təəssüf ki, əksər hallarda təkrar istifadə faizi sıfırdır. Qeyd etmək lazımdır ki, demək olar ki, istənilən sənəd üçün prototip (şablon) mövcuddur. Çox vaxt prototipin 20-dən 30% -ə qədərini "götürmək" mümkün olacaq (mətnin həcmindən deyil, yaradılması üçün əmək xərcləri baxımından), qalanı fərdi işin xüsusiyyətləridir. Buna görə də, biz 25% təkrar istifadə nisbətindən davam edəcəyik. Hər bir işçinin iş vaxtının təxminən 20%-ni yeni sənədlərin yaradılmasına sərf etdiyini fərz etsək (bu parametr heç bir yerdə ölçülməyib), onda işçilər üçün ümumi vaxta qənaət onların tam iş vaxtının təxminən 5%-ni təşkil edəcəkdir. Bir müəssisədə (katib, ofis işçisi və s.) sənəd idarəetməsi ilə məşğul olan bir mütəxəssisin orta illik əmək haqqı 12018 rubl təşkil edir.

B = I * K * E, (18)

burada B EDMS-in tətbiqindən əldə edilən qənaətdir;

Və - işçilərin sayı;

K - bir işçiyə düşən orta aylıq xərclər;

E - əmək qənaəti,%.

B = 184 * 1149,2 * 0,05 = 10572,64 rubl.

Orta hesabla bir işçi müxtəlif sənədləri axtarmaq üçün gündə on əməliyyat həyata keçirir. Bir sənədin axtarışı orta hesabla iki dəqiqə çəkir. 10% hallarda işçi tələb olunan sənədi tapmır. Sənəd dərhal tapılmadıqda, onu axtarmağa daha iki dəqiqə sərf olunur.

Ayda EDMS tətbiq edildikdən sonra əmək xərclərinə qənaətin hesablanması

T = ((10 dəfə / gün * 2 dəqiqə + 10 dəfə / gün * 10% 2 dəqiqə) * 1 / (8 saat * 60 dəqiqə) * 12018 rubl * 184) / 12 = 8431,8998 rubl.

EDMS tətbiqindən sonra ayda əmək qənaəti olacaq

burada T EDMS tətbiq edildikdən sonra əmək məsrəflərinə qənaətdir;

B - EDMS-in tətbiqindən qənaət.

EDMS tətbiq edərkən hər ay pula qənaət ediləcək

E = 10572,64 +8431,8998 = 19004,539 rubl.

burada E - Ayda EDMS həyata keçirildikdən sonra əmək qənaəti;

M - Aylıq kağız xərcləri.

С = 19004.539 + 8694 = 27698.539 rubl.

EDMS tətbiq edərkən hər il pula qənaət ediləcək

C r = 12 * C, (21)

burada C EDMS tətbiq edərkən ayda xərclərə qənaətdir.

R = 12 * 27698.539 = 332382.46 rubl ilə.

Geri ödəmə müddəti

P = З / К о * 12, (22)

burada P geri ödəmə müddətidir;

З - EDMS-in həyata keçirilməsi üçün xərclər;

С - tədbirin həyata keçirilməsindən əldə edilən gəlir.

P = (224931,72 / 332382,46) * 12 = 8,12 ay.

Tədbirin geri qaytarılma müddəti 8,17 ay idi. İqtisadi effekti düsturla hesablamaq olar:

H = C g - Z, (23)

burada H iqtisadi effektdir;

З - EDMS-in həyata keçirilməsi üçün xərclər;

С - ildə EDMS-in həyata keçirilməsində qənaət.

H = 332382,46 224931,72 = 107,450,74 rubl.

Elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin tətbiqi əhəmiyyətli iqtisadi effekt verir, lakin onun kəmiyyətcə qiymətləndirilməsi çətin prosesdir, çünki bir çox amillər nəzərə alınmalıdır. İqtisadi effekt əsasən sistemin düzgün seçilməsi və həyata keçirilməsi prosesi ilə müəyyən edilir. Qeyd etmək lazımdır ki iqtisadi səmərəlilik elektron arxivdəki sənədlərin sayı və elektron sənəd dövriyyəsinə qoşulan işçilərin sayı artdıqca artacaq.

Şirkətlərin işini optimallaşdırmağa imkan verən effektiv müasir proses elektron sənəd dövriyyəsinin təşkilidir. İstənilən struktur onu saxlaya bilər iş vaxtı və rəqiblərini geridə qoyaraq bir neçə dəfə daha sürətli strateji və əməliyyat qərarları qəbul etməyə başlayacaq.

İlk baxışdan belə görünür ki, avtomatlaşdırma müəssisənin fəaliyyət tərzini tamamilə dəyişdirə bilər, lakin bu, bundan çox uzaqdır. Elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin tətbiqi müəssisənin yalnız bir neçə bölməsinin işini dəyişdirməyə imkan verəcək, halbuki belə funksionallığın təşkili ciddi suallar yarada bilər.

Vacib məqamlar

Bir şirkətdə mövcud olan bütün sənədlərin elektron formata tərcüməsi indi sadəcə zəruridir. Analoji vəziyyət 90-cı illərdə mühasibat uçotu sistemində də baş vermişdi. İnformasiya səmərəli və çox tez işlənməlidir, çünki bu gün bilik əhəmiyyətinə görə maddi axınları üstələyir.

Bundan əlavə, məlumatlar kənar şəxslərin əlinə keçməməlidir, əks halda şirkət həssas olacaq və asanlıqla məhv edilə bilər. Sənədləşmə ilə məşğul olan təşkilatların üzləşməli olduğu bir sıra problemlər var:

• materiallar itə bilər;
• müəllifləri və məqsədi müəyyən etmək çətin olan fayllar görünür;
• sənədlər kənar şəxslərin əlinə keçə bilər;
• düzgün materialları tapmaq bir müddət çəkə bilər böyük məbləğ iş vaxtı;
• hər bir fayl kopyalanır, buna görə dəftərxana ləvazimatları və kağız üçün əlavə xərclər var;
• sənədlərin əlaqələndirilməsi və onun hazırlanması çox vaxt aparır.

Bir təşkilatı elektron sənəd dövriyyəsinə keçirərkən, bütün bu çətinliklərdən xilas ola bilərsiniz, həmçinin:

• materiallarla işi sadələşdirməklə müəssisənin ümumi səmərəliliyini artırmaq;
• şirkət daxilində yaxşı əlaqələndirilmiş iş sistemini formalaşdırmaq;
• zəruri məlumatların əldə edilməsinin səmərəliliyini artırmaq;
• müəssisə işçilərinin ümumi əmək məhsuldarlığını artırmaq, bu da sənədlərlə işləməyə sərf olunan vaxtı azaltmaqla mümkündür;
• müəssisənin bütün işçiləri üçün müxtəlif hüquqlar yaratmaq, buna uyğun olaraq onlar məlumat əldə edəcəklər.

Uyğun EDMS necə seçilir?

Sonra, hansı elektron sənədləşmə sistemini seçə biləcəyinizi qərar verməlisiniz. İş axınının avtomatlaşdırılması, bütün iş məlumat axınlarının və arxiv sənədlərinin idarə edilməsi, həmçinin birbaşa nəzarət üçün cavabdeh olan sistemlərin bir neçə sinfi var.

Hər bir sistem müxtəlif problemləri həll etmək üçün hazırlanmışdır. Xüsusilə, avtomatlaşdırma sistemi bütün iş axınlarının düzgün istiqamətləndirilməsinə imkan verməyəcək. Məhz buna görə də müəssisə çərçivəsində ehtiyaclarınıza tam cavab verən sistem seçmək lazımdır.

Elektron sənəd dövriyyəsinin təşkilinin xüsusiyyətləri sistem məlumatlarını düzgün seçmək imkanıdır. Çox vaxt ERP sistemlərinə istinadlar tapa bilərsiniz. Bir çox insanlar bir müəssisə daxilində tamamilə bütün problemləri həll edə biləcəklərinə inanırlar, lakin bu, bundan uzaqdır. Ən çox ən yaxşı seçimdir- ERP sisteminin birləşməsi və avtomatik sistem DOE.

Ən optimal sistemi seçmək üçün bir neçə sadə məsləhətə riayət etmək kifayətdir.

1. Əvvəlcə bu sistemin yerinə yetirəcəyi vəzifələrə qərar vermək vacibdir. Lazım gələrsə, mütəxəssislərlə məsləhətləşin.
2. Sonra, bazarda bu funksiyaya malik olan bütün təklifləri tam öyrənməlisiniz.
3. İstənilən əlverişli vaxtda asanlıqla konfiqurasiya edilə bilən sistemi seçin və sonra onu demo versiyası ilə sınaqdan keçirin. Bəzi EDMS şirkətləri sınaq müddəti üçün pulsuz dəstək verir.
4. Dərhal almağa ehtiyac yoxdur bahalı sistem yüksək güclə.
5. Tətbiq prosesi bir neçə mərhələdə həyata keçirilə bilər, lazımi miqdarda hissələrə xərclənir.

EDMS-in həyata keçirilməsinin incəlikləri

Elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin tətbiqi vaxtı əhəmiyyətli dərəcədə dəyişə bilər: bəzi ekspertlər prosesi ən qısa müddətdə başa çatdıra bildiklərini iddia edirlər. Bu sxemin yeganə çatışmazlığı odur ki, mütəxəssislər öz işləri üçün müştəridən mümkün olan maksimum məbləği almağa çalışırlar.

İcra prosesi bir çox amillərdən asılı ola bilər.

Sistem sinfi

ARM sistemi bir həftə ərzində həyata keçirilə bilər, ERP strukturunun tətbiqi isə müştəridən və mütəxəssislərdən xeyli vaxt tələb edə bilər (bir ay, yarım il, bir il).

Ölçək

Necə daha çox sistem, onu həyata keçirmək üçün daha çox vaxt və səy tələb olunur. Digər məsələlərlə yanaşı, sistemin bütün istifadəçilərini onunla işləmək üçün öyrətmək və təşkilatın bütün kompüterlərində lazımi proqram təminatını quraşdırmaq lazımdır.

Nəzarət asanlığı

Bəzi istehsalçılar proqram kodunu dəyişdirərək sistemi mövcud müştəri tələblərinə uyğunlaşdırırlar. Bu uyğunlaşma çox vaxt tələb edir, lakin sistem parametrləri dəyişdirərək uyğunlaşdırıla bilsə, bu, daha sürətli baş verir.

Təşkilat mərhələləri

İş axınının təşkili özü altı mərhələdən ibarət olmalıdır, lakin onların sayı dəyişə bilər:

Bu addımlar paralel olaraq həyata keçirilə bilər.

Əgər bilmirsənsə , təşkilatda elektron sənəd dövriyyəsini necə təşkil etmək olar, əsas diqqət müəssisə işçilərinin təliminə verilməlidir. Bütün işçilər mümkün qədər səmərəli şəkildə öyrədilməlidir, əks halda hətta mükəmməl sistemlər nasaz olacaq.

Kağızdan elektron sənəd dövriyyəsinə keçid 2 həftədən 6 aya qədər olan müddətdə həyata keçirilə bilər; yeni sistemlərin tətbiqi 12 aydan 24 aya qədər çəkə bilər. Bu sistemin dəyəri ayrıca nəzərə alınmalıdır. Ümumi qayda: bir sinifin bütün sistemləri bir sıra amillərdən asılı olan oxşar qiymətə malikdir.

Sənədlərin elektron dövriyyəsinin iqtisadi səmərəliliyi uzun müddətdir mütəxəssislər arasında və mətbuatda müzakirə olunur. Bu səmərəliliyi qiymətləndirmək çətindir, çünki hər bir müəssisə üçün EDMS-nin əhəmiyyətini nəzərə almaq lazımdır.

Təşkilatda toplanan sənədlərin (sərəncamlar, məktublar, müqavilələr, memorandumlar, göstərişlər və s.) həcminin daim artması çətin işlərin həcminin artmasına səbəb olur: sənədlərin axtarışı, onların aktuallaşdırılması, məxfiliyin təmin edilməsi. və sənədlərin təhlükəsizliyi və s. Nəticədə informasiya çatışmazlığı vəziyyəti yaranır, idarəetmə qərarları operativ qəbul edilmir, sənəd dövriyyəsi üçün idarəetmə xərcləri artır. Bütün bunlar idarəetmənin səmərəliliyinə və bütövlükdə müəssisənin fəaliyyətinə mənfi təsir göstərir.

Müəssisələrdə informasiya texnologiyalarının tətbiqi kağız sənədin ənənəvi formasından elektron sənədə (ED) keçməyə imkan verir ki, bu da bu halda müəssisənin maşındaxili informasiya təminatının elementlərindən birinə çevrilir.

Buna baxmayaraq, kağız sənədləri tamamilə istisna etmək və elektron sənədləşməyə keçmək mümkün deyil, çünki hüquqi normalar hələ də kağız orijinalları tələb edir və məlumatların əhəmiyyətli bir hissəsi elektron formada müəssisəyə gəlmir.

Elektron sənəd (ED)- elektron rəqəmsal formada təqdim olunan və elektron qaydada təsdiq edilmiş məlumat toplusu rəqəmsal imzalanmışdır.

Elektron sənəd, ilk növbədə, daşıyıcıdan ayrıla bilən və iki formada mövcud olmasını özündə cəmləşdirən müəyyən xüsusiyyətlərə malikdir: passiv - saxlama və aktiv - ötürülmə və emal, o cümlədən vizuallaşdırma, zəruri hallarda insan qavrayışı. Mövcudluğunun aktiv forması nəzərə alınarsa, məcburi fiksasiya və ya ED-nin vəziyyəti haqqında danışmaq olmaz, yəni. qavranıldığı, işləndiyi və ya ötürüldüyü müddət.

Təqdimat formasının qeyri-müəyyənliyinə baxmayaraq, elektron sənəd aşağıdakı tələblərə cavab verməlidir:

Proqram təminatı və texniki vasitələrdən istifadə etməklə yaradılır, ötürülür və saxlanılır;

Xüsusi bir quruluşa sahib olmaq;

İnsan qavrayışı üçün başa düşülən formada təqdim oluna bilmək;

Elektron sənədlərdən istifadə idarəetmə fəaliyyətiənənəvi kağız sənədlərlə müqayisədə bir çox üstünlüklərə malikdir.

Bu üstünlüklərə aşağıdakılar daxildir:

Maddi sənədli obyektlərə birbaşa çıxış olmadan ED-ni axtarmaq imkanı;

Kosmosda maddi obyektləri hərəkət etdirmədən elektron sənədlərin ötürülməsi və rabitə resursları olduqda ED-yə uzaqdan çıxış imkanı;

Kompüter qurğularında praktiki olaraq qeyri-məhdud miqdarda ED saxlamaq imkanı;

Saxlanılan məlumatın bütövlüyünü tez yoxlamaq və avtomatik rejimdə ED-nin ehtiyat nüsxələrini yaratmaq imkanı;

Kopyalama, saxtalaşdırma, icazəsiz giriş, modifikasiya və s. qarşı elektron müdafiə;

Elektron sənədin ehtiyat nüsxədən qısa müddət ərzində minimal maliyyə xərcləri ilə bərpası və s.

Xarici konsaltinq şirkətləri kağız sənədlərlə işləyərkən itkilər və elektron sənədlərlə işləməyə keçidin effektivliyi ilə bağlı aşağıdakı təxminləri verirlər. Şirkətin məlumatına görə DELPHI, bütün kağız sənədlərin təxminən 15%-i geri qaytarıla bilməyəcək şəkildə itirilir və işçilər iş vaxtlarının 30%-ə qədərini onları tapmağa sərf edirlər. Şirkət Coopers & Lybrand təşkilatların hər bir sənədin orta hesabla 19 nüsxəsini çıxardığını və bütün sənədlərin demək olar ki, 7,5%-nin geri qaytarıla bilməyəcək şəkildə itdiyini göstərir. Bu təsirli rəqəmlər və məlumatlar yalnız onu göstərir ki, hər hansı bir müəssisə və ya təşkilat üçün iş axınının optimallaşdırılması və məlumatların işlənməsinə nəzarət məsələləri əsas əhəmiyyət kəsb edir.

Bu ifadəni aşağıdakı məlumatlar da təsdiqləmək olar. Məzənnə ilə Siemens Biznes Xidmətləri, menecer iş vaxtının 80%-ə qədərini informasiya ilə işləməyə, işçilərin iş vaxtının 30%-ə qədərini sənədlərin yaradılmasına, axtarışına, razılaşdırılmasına və göndərilməsinə sərf edir. Sənədlərlə işin əmək resurslarının 40%-ə qədərini və korporativ gəlirlərin 15%-ə qədərini təşkil etdiyinə dair hesablamalar da var. Elektron sənədlərlə işə gedərkən isə qiymətləndirməyə görə Nortan Nolan İnstitutu, işçilərin məhsuldarlığının artması 25-50% təşkil edir, bir sənədin işlənməsi müddəti 75% -dən çox azalır və sənədlərin saxlanması üçün yerin dəyəri 80% -ə qədər azalır.

Elektron sənədlərin iki əsas növü var - çap sənədinin elektron analoqu, söz emal proqramından istifadə etməklə yerinə yetirilir və müstəqil elektron sənəd, verilənlər bazalarının təşkili əsasında ixtisaslaşdırılmış proqram məhsullarında hazırlanmış və sənədin elektron formasının doldurulması yolu ilə formalaşdırılmışdır.

Sənədlərin elektron formaları dedikdə kağız sənədin təsviri deyil, ilkin olaraq kağız formanın yalnız sənədin kağız nüsxəsi kimi görünməsini nəzərdə tutan elektron (kağızsız) iş texnologiyası başa düşülür. Emal texnologiyası elektron formalar sənədlər makinada yazılmış formalardan uzaqlaşmağa və yalnız onların elektron təqdimatı ilə məşğul olmağa imkan verir.

Elektron sənəd forması (EFD)İstifadəçinin doldurması üçün boş sahələri olan səhifədir.

Formalar müxtəlif növ daxiletmə məlumatlarını qəbul edə bilər və müxtəlif standart elementləri ehtiva edir, onlardan istifadə əksər ED dizayn avtomatlaşdırma proqramlarında təmin edilir - giriş sahələri, düymələr, açarlar, açılan menyular və s. (şək. 6.14).

düyü. 6.14. Sənədin elektron formasının tipik elementləri: a) bir sətirli giriş sahəsi; 6) çoxsətirli giriş sahəsi; c) düymələrin növləri; d) üfüqi sürüşmə; e) sayğac; f) nişan / əlfəcin; g) keçid; h) qeyd qutusu; və) kombinasiya qutusu; Kimə) siyahı qutusu; l) alt menyu

Şəkildə göstərilən EFD-nin əsas tipik elementləri. 6.14, daxildir:

- giriş sahəsi (redaktə qutusu, redaktə sahəsi) istifadəçi mətnini daxil etmək və redaktə etmək üçün istifadə olunan mətn qutusudur. Tək və çox sətirli redaktorlar, eləcə də giriş sahəsini açılan menyu ilə birləşdirən kombinasiya qutusu var. (kombobox, kombinasiya qutusu). Cari dəyər sahədə göstərilir və ox düyməsini basdıqda mümkün dəyərlərin siyahısı genişləndirilir;

- düyməsi siçan kursoru ilə üzərinə klikləməklə əmrləri yerinə yetirmək üçün nəzərdə tutulmuşdur. Düymənin forması yazısı olan düzbucaqlı və ya şəkilli simvol ola bilər;

- sürüşdürmə zolağı bəzi pəncərənin məzmununu sola və sağa (üfüqi sürüşmə) və ya yuxarı və aşağı (şaquli sürüşdürmə) sürüşdürmək üçün nəzərdə tutulub. Hökmdarın sonundakı düymələr sürüşmə istiqamətini göstərir. Düymələr arasında hərəkət edən düzbucaqlı məzmuna münasibətdə pəncərədə görünən hissənin mövqeyini göstərir. Bu düzbucağın uzunluğu görünən hissənin həcminin pəncərənin bütün məzmununa nisbətini göstərə bilər;

- sayğac sahədə göstərilən rəqəmli dəyəri dəyişdirmək üçün istifadə olunur. Sayğac redaktə xəttindən (klaviaturada tələb olunan dəyəri daxil etmək üçün) və dəyərləri artırmaq və ya azaltmaq üçün iki düymədən ibarətdir;

- nişan / əlfəcin (tab) bir neçə tabe pəncərənin bir pəncərəsində məntiqi qruplaşdırmaq üçün istifadə olunur;

- radio düyməsi (radio düyməsi) amilləri təyin etmək üçün istifadə olunur, onlardan biri bu və ya digər şəkildə mövcud olacaqdır. Faktorun adından əvvəl doldurulmuş dairə onun qalanlardan üstünlüyünü göstərir;

- qeyd qutusu proqramda nəzərdə tutulmuş bir və ya bir neçə funksiyanın təsirini işə salmağa və ya söndürməyə imkan verir.Funksiya adının yanında işarənin olması onun proqramın işinə təsirinin həllini göstərir;

- siyahı qutusu eyni tipli məlumatların təqdim edilməsi, seçimlərin siyahısı üçün nəzərdə tutulub. Siyahıdan istifadəçi parlaq vurğu (kursor) ilə vurğulanan girişi (sətir) seçə bilər. Şaquli olaraq sağa sürüşdürmək siyahıdakı bütün qeydlərin görünmədiyini göstərir. Siyahıda sürüşmə yoxdursa, bütün elementlər siyahı qutusunda göstərilir. Element siyahı qutusuçox oxşardır kombinasiya qutusu, lakin ondan ilk növbədə onunla fərqlənir siyahı qutusu dəyərləri göstərir və lazım olanı seçməyə imkan verir, a kombi qutusu həmçinin məlumatları redaktə etməyə imkan verir (giriş sahəsi aktiv olur);

- menyu popup və ya alt menyu- menyu elementlərindən biri işə salındıqda ekranda görünən keçidlərin siyahısı (bu konsepsiyaya həm də manipulyatorun sağ düyməsini sıxmaqla çağırılan kontekst menyusu daxildir). Açılan (açılan) menyu siyahılardan fərqlənir ki, funksiyalar burada həm genişləndirilmiş formada, həm də adətən daha rahat olan açılan siyahı şəklində nümayiş etdirilən paneldə təqdim olunur. çünki proqram pəncərəsinin sahəsini saxlayır. Bundan əlavə, bir çox alt menyular, onları bir neçə səviyyəyə genişləndirməyə imkan verən kaskad funksiyasına malikdir.

Sənədlərin elektron formalarının üstünlüklərinə onların dəyişdirilməsinin sadəliyi (məsələn, formaların dizaynı üçün qrafik vasitələrdən istifadə etməklə), həmçinin müəyyən funksiyaların avtomatlaşdırılması üçün xüsusi intellektual elementlərin olması (məsələn, kataloqlardan məlumatların avtomatik daxil edilməsi, məlumatların yoxlanılması) daxildir. doldurulmanın düzgünlüyü və bütövlüyü və s.).

Hal-hazırda elektron sənədlərin yaradılmasının bir neçə yolu var, bunlara aşağıdakılar daxildir:

Xüsusi redaktordan istifadə edərək sənədin tərtibatı, sonra sənədin fayl kimi saxlanması;

Kağızın, faksimilin və maddi əsası olan digər sənədlərin skan edilməsi, ardınca təsvirin xüsusi kompüter proqramında tanınması və fayl kimi saxlanılması;

Şəkillərin çəkilməsi və sonra bitmapın fayl kimi saxlanması;

Videonun çəkilməsi və sonra video şəklinin fayl kimi saxlanması.

Sənədlərin tərtibi və skan edilməsinin ən geniş yayılmış üsulları, yəni. kağız sənədlərin elektron formaya tərcüməsi.

Belə texnologiyaların iki sinfi var:

1. Kağız sənədlərin şəxsi daxil edilməsi, planşet skanerlərdən istifadə etməklə həyata keçirilir. Skan əməliyyatından sonra sənəd kartının sahələrini müəyyən dəyərlərlə dolduraraq sənəd əl ilə indeksləşdirilir. Sənədin atributlarına sənədin adı, yaradılma vaxtı, müəllifi, ofisdə mütəxəssis, şöbənin adı, sənədin növü (faks, məktub, müqavilə, spesifikasiya) daxildir. Bu cür atributların siyahısı adətən genişləndirilə bilər. Sahələr özbaşına və ya xüsusi qovluqlardan doldurula bilər.

Kağız sənədlərin şəxsi daxil edilməsi kifayət qədər səmərəli deyil və korporativ kompüter şəbəkələrində iri müəssisələrdə istifadə edilmir.

2. Kağız sənədlərin kütləvi (axın) daxil edilməsi. Bu zaman eyni tipli çoxlu sayda sənədlər işlənir. Bu cür texnologiyalar yüksək məhsuldar ofis avadanlığı ilə birlikdə ixtisaslaşmış proqram sistemləri tərəfindən dəstəklənir və təşkilata kağız formada qəbul edilmiş sənədlərin elektron versiyalarını gecikdirmədən yaymağa imkan verir.

Sənədlərin kütləvi daxil edilməsi texnologiyasını həyata keçirərkən (axın skanı) iki əsas növ tapşırıq həll olunur:

1. Kağız sənədlərdən strukturlaşdırılmış məlumatların çıxarılması vəzifəsi. Məsələn, marketinq araşdırması aparmaq üçün əhalinin çoxlu sayda sorğuları aparılarkən. Anketlər skan edilir, onlardan məlumatlar çıxarılır və xüsusi verilənlər bazasına yerləşdirilir.

2. Sənəd şəklinin qorunması ilə kağız sənədlərdən məlumatların çıxarılması vəzifəsi. Məsələn, mətn sənədinin şəklinin və ya çekdə və ya ödəniş tapşırığında müştərinin imzasının saxlanması və s.

Məlumatın tanınması, sənəd məzmununun təhlili və məlumatların çıxarılması hazırda aşağıdakı mətn tanıma sistemlərindən istifadə etməklə həyata keçirilir:

- çap edilmiş simvolların optik tanınması OCR (Optik Char-acter Recognition), olanlar. çap edilmiş simvolların skan edilmiş təsvirinin onların mətn təsvirinə tərcüməsi;

- əl ilə yazılmış ayrı-ayrı çap edilmiş simvolların tanınması, ICR (Intelligent Character Recognition);

- tanınma işarələri(adətən çarpaz çarpaz və ya onay işarəsi olan kvadratlar və ya dairələr üzərindən xətt çəkilir) OMR (Optik nişanın tanınması);

- stilizə edilmiş rəqəmlərin tanınması- şablon üzrə əl ilə yazılmış əlyazma nömrələrinin tanınması (məsələn, poçt yazışmaları üzrə indeks).

Elektron sənədlərlə iş "Elektron Sənəd İdarəetmə Sistemləri (EDMS)" adlı xüsusi proqram məhsulları ilə təşkil edilir və dəstəklənir. Bir qayda olaraq, belə sistemlər böyük həcmdə iş axını olan müəssisələrdə istifadə olunur, müəssisənin bütün korporativ əlaqələrini əhatə edir və toplama, indeksləşdirmə (müəyyən edilmiş elementləri axtarmaq üçün göstəricilərin təyin edilməsi), saxlama, axtarış və baxmaq üçün müxtəlif texnologiyalar kombinasiyalarını həyata keçirir. korporativ məlumat bazalarında elektron sənədlərin.

Elektron sənəd idarəetmə sistemi (EDMS)- kompüter şəbəkələrində elektron sənədlərin yaradılması, girişə nəzarət və yayılması prosesini təmin edən, habelə müəssisələrdə sənədlərin hərəkətinə nəzarəti təmin edən təşkilati-texniki sistem.

Ölkəmizdə hazırlanmış elektron sənəd dövriyyəsi sistemləri ilk növbədə sənəd idarəetməsinin milli xüsusiyyətlərinə yönəldilmişdir, çünki Rusiyada əsrlər boyu (milli miqyasda) idarəetmə sənədləri ilə işləmək üçün vahid texnologiya inkişaf etmişdir. Rusiya ofis işinin başqa ölkələrdə analoqu yoxdur. Bu gün Qərbdə ofis avtomatlaşdırmasının inkişafı qondarma texnologiyanın tətbiqi ilə iş axını texnologiyalarının inkişafını stimullaşdırır. EDMS (Elektron Sənəd İdarəetmə Sistemləri)- elektron sənəd dövriyyəsi sistemləri. Və Rusiyada, bir qayda olaraq, ənənəvi olaraq qurulmuş ofis işinin texnologiyasının avtomatlaşdırılmasından danışırıq.

Sənəd dövriyyəsinin "Rus modeli" nin əsas xüsusiyyətləri bunlardır:

Sənəd dövriyyəsinə nəzarətin maksimum mərkəzləşdirilməsi: sənəd əvvəlcə rəhbərliyin diqqətinə çatdırılır, sonra isə qərarlara uyğun olaraq birbaşa icraçılara verilir;

Əsas biznes-istehsal xidmətlərinin fəaliyyətinin mərkəzləşdirilməsi və tənzimlənməsi: sənədlərin qəbulu və paylanması, sənədlərin qeydiyyatı və keçirilməsinə nəzarət, icraya nəzarət və s.;

Fəaliyyət sahəsindən asılı olmayaraq təşkilatlarda idarəetmə sənədləri ilə işləməyin vahid və müfəssəl qaydaları - qeydiyyat kitablarının və fayl şkaflarının, hesabat blanklarının doldurulması üçün ciddi qaydalar və s.

Tənzimlənən iş axını texnologiyası kontekstində, bir qayda olaraq, yerli müəssisələrdə tətbiq olunan elektron sənəd idarəetmə sistemləri (EDMS) əsasən İT imkanlarından istifadə edərək ənənəvi ofis işinin avtomatlaşdırılmasına yönəldilmişdir. Məsələn, ənənəvi ofis işi bir çox jurnalın və ya kağız əsaslı sənədlərə xidmət göstərən sənəd kabinetlərinin saxlanmasını əhatə edir. Və ofis avtomatlaşdırılmasının əsas obyekti məhz bu kartotekaların saxlanmasıdır.

Eyni zamanda, kartın sənədin elektron təsviri (mətn, şəkil, səs və s.) ilə əlaqəsi təşkil edilir, müxtəlif formalarda çoxlu sayda sənədlərlə arayış və analitik işin səmərəli mexanizmləri ilə elektron arxivlər formalaşdırılır. Təqdimat zamanı müxtəlif ofis işləri funksiyalarının icrasının qeyri-mərkəzləşdirilməsi sənəd dövriyyəsinə LAN mərkəzləşdirilmiş nəzarəti əsasında təşkil edilir. Məsələn, şöbələrdə sənədlərin keçməsinə mərkəzləşdirilmiş nəzarəti saxlamaqla onların müstəqil avtomatlaşdırılmış qeydiyyatını həyata keçirmək mümkün olur və s. Bundan əlavə, coğrafi cəhətdən uzaq bölmələri birləşdirən korporativ kompüter şəbəkəsinin mövcudluğu onların sənəd dövriyyəsinə mərkəzləşdirilmiş şəkildə nəzarət etməyə imkan verir ki, bunu ənənəvi texnologiya çərçivəsində həyata keçirmək mümkün deyil.

Beləliklə, elektron sənəd dövriyyəsi sistemləri sənədlərin özünün və əlaqəli tətbiqlərin xarakterindən birbaşa asılı olmayan sənəd emalı funksiyalarının avtomatlaşdırılması hesabına onun təkamül yolu ilə daha səmərəli formaya çevrilməsini təmin etməklə yanaşı, ənənəvi işgüzar işin tam fasiləsizliyini dəstəkləyir. Məsələn, sənədlərin qeydiyyatı və ya təşkilatın ətrafında daşınması kimi funksiyalar sənədlərin özlərinin memorandumlar, müqavilələr və ya ödəniş sənədləri olmasından asılı olmayaraq həyata keçirilə bilər.

1970-ci illərdə. “kağızsız texnologiyalar” anlayışı geniş vüsət almışdır. PC-nin kütləvi şəkildə tətbiqi, belə görünürdü ki, kağız sənədlərin kəskin azalmasına səbəb olacaq. Lakin bir sıra hüquqi və texnoloji məsələlər öz həllini tapmadı ki, bu da kağız informasiya daşıyıcılarının ləğvinə imkan vermədi. Və çap cihazları kimi fərdi kompüterlərin keyfiyyətinin və məhsuldarlığının sürətli artımı ümumiyyətlə kağızsız texnologiyalarla qəddar bir zarafat etdi: kağız sənədlərin sayı bir neçə dəfə artdı. Kompüterlər və telekommunikasiyalar kağız iş axınını əvəz edən vasitədən onu dəstəkləyən vasitəyə çevrilib.

Hazırda elektron sənədlərə keçid ətrafında ciddi müzakirələr gedir. Harris Interactive şirkətinin tədqiqatçıları Earthtone ilə əməkdaşlıqda iqtisadiyyatın müxtəlif sahələrində çalışan 18 və daha yuxarı yaşlı 2265 amerikalı istifadəçi arasında sorğu keçirərkən, "Elektron sənədlər ənənəvi çap mənbələrini tam əvəz edə bilməz" dedi. Əldə edilən nəticələrə görə, respondentlərin yarıdan çoxu hesab edir ki, “kağızsız sənəd dövriyyəsi” yaxın gələcəkdə real prosesə çevrilməyəcək.

Respondentlərin orta hesabla 64%-i qeyd edib ki, onlar üçün çap sənədlərini kompüter ekranındakı mətndən oxumaq daha asandır, 68%-i isə elektron formada deyil, kağız üzərində nəyisə görəndə daha rahatdır. Tədqiqatçılar onu da qeyd edirlər ki, respondentlərin yalnız 42%-i yaxın 5 ildə işlədikləri şirkətlərdə “kağızsız iş axını”nın reallığa çevriləcəyinə inanır. Bununla belə, bir çox ekspertlər EDMS-in tətbiqi ilə yayılmasını müqayisə edərək fərqli mövqeyə meyllidirlər. mobil rabitə 20 il əvvəl az adam mütəxəssislərin işgüzar fəaliyyətinin məcburi atributu hesab edirdi.

Müasir elektron sənəd dövriyyəsi sistemləri imkan verir:

İnformasiya arxivlərinin tutduğu yerin azaldılması hesabına məlumatın saxlanması xərclərini azaltmaq;

Axtarış və daxil olma sürətini artırın zəruri sənədlər, xüsusilə sənədlərin kollektiv istifadəsi şəraitində, digər işçilər tərəfindən yaradılan sənədlər tələb olunduqda;

İfaçılar arasında sənədlərin ötürülməsinin səmərəliliyini artırmaq;

Kopyalama, dəftərxana ləvazimatları və s. xərclərini azaldın.

Fərdi elektron sənəd fiziki olaraq bir və ya bir neçə fayldan ibarətdir. Elektron sənəd dövriyyəsi sistemlərində mövcud olduğu müddətdə o, doğumdan başlayaraq sənədlərin arxivləşdirilməsi - saxlanmasına qədər onun həyat dövrünü təşkil edən bir neçə mərhələdən keçir (şək. 6.15).

düyü. B.15. Elektron sənədin həyat dövrü

1. Doğum. EDMS-ə sənəd yaratarkən və ya daxil edərkən, ilk növbədə, onun indeksləşdirilməsi həyata keçirilir ki, bu da sənədlərin kağız idarəetmə sistemində qeydiyyatına bənzəyir.

Elektron sənədlərin indeksləşdirilməsinin əsas məqsədi yaradılan sənəd haqqında maksimum dərəcədə etibarlı məlumat əldə etmək və onun qeydiyyat kartını yaratmaqdır. Gələcəkdə EDMS fayl sisteminin real obyektlərinə təsir etmədən bu xüsusi kartla məşğul olur.

Cədvəldə təqdim olunan elektron sənədlərin indeksləşdirilməsinin üç əsas üsulu var. 6.5.

ED-nin doğulması, indeksləşdirmə ilə yanaşı, həm də mühasibat kartının qeydiyyatı ilə müşayiət olunur, müxtəlif növ sənədlər üçün fərqli ola bilər, eyni zamanda sənəd üzrə bütün hərəkətlər (silmək, adının dəyişdirilməsi və s.) qeydə alınır. Lazım gələrsə, EDMS bütün əvvəlki versiyaları və hətta silinmiş sənədləri saxlayır. Sənədlər üzərində həyata keçirilə bilən hərəkətlər istifadəçilərə verilən hüquqlarla müəyyən edilir ki, bu da sənədlərlə işləmək üçün strategiya təyin etməyə imkan verir.

Cədvəl 6.5 Elektron sənədlərin indeksləşdirilməsinin əsas üsulları

2. Olmaq- sənədin redaktə olunduğu mərhələ. EDMS-də bir sənəd üzərində kollektiv işi təşkil etmək üçün işlənmiş sənədlərin bloklanması texnikasından istifadə olunur, yəni. eyni anda yalnız bir mütəxəssis sənədi redaktə edə bilər. Bu halda, redaktə edilmiş sənədə avtomatik olaraq yeni təxribat nömrəsi verilir. Sənədin əvvəlki təxribatı saxlanılır, onu aça və lazım olduqda dəyişikliklər edə bilərsiniz. Görülən bütün əməliyyatlar qeyd olunur.

3. Nəşr- sənədin imzalanması anı. Sənədin əsas məqsədlərindən biri onun müəyyən faktları təsdiq etmək qabiliyyətidir. Son vaxtlara qədər lazımi təfərrüatlar və qorunma dərəcələri olan kağız sənəd faktı sübut etməyin əsas yolu idi, yəni. hüquqi qüvvəyə malik idi. Qəbul edilmiş "Elektron rəqəmsal imzalar haqqında" Federal Qanun təşkilatlara elektron sənədin kağız nüsxəsi ilə təkrarlanmasına ehtiyac olmayan orijinal kimi çıxış edə biləcəyi müstəsna elektron sənədlərin mübadiləsi üçün sistemlər yaratmağa imkan verdi.

Elektron rəqəmsal imza (EDS)- məlumatın mühafizəsi vasitəsi olan, elektron sənədlərin bütövlüyünə nəzarət etmək və həqiqiliyini təsdiqləmək imkanı verən əlyazma imzanın analoqu.

EDS texnologiyası sənədin eyniləşdirilməsinə və autentifikasiyasına imkan verir və hazırda, məsələn, müəssisənin daxili dövrəsində təşkil edilmiş elektron sənəd dövriyyəsinin korporativ sistemlərində, hesabatların elektron formada dövlət orqanlarına ötürülməsi üçün və s.

EDS-dən istifadə etmək üçün sizə iki açar (şifrə) lazımdır: özəl və ictimai açar. Açarlar sənədi şifrələmək, deşifrə etmək, rəqəmsal imzalamaq və yoxlamaq üçün istifadə olunan unikal, bir-biri ilə əlaqəli simvol ardıcıllığıdır. Şəxsi açarın yeganə mülkiyyətçisi rəqəmsal imzanın sahibidir. Açıq açar elektron sənədin istənilən alıcısına və ya potensial göndəricisinə məlum ola bilər.

Rəqəmsal imzanın sahibi əvvəlcə şəxsi açarından istifadə edərək sənədi imzalamalı, sonra onu alıcının açıq açarı ilə şifrələyib göndərməlidir. Oxumaq üçün alıcı əvvəlcə şəxsi açarı ilə sənədin şifrəsini açır, sonra göndərənin açıq açarından istifadə edərək mətnin müəllifliyini və təhlükəsizliyini yoxlayır.

Müəssisəsi təmsil edən hər hansı bir şəxs, məsələn, dövlət orqanlarına hesabatların təqdim edilməsi üçün sertifikatlaşdırılmış Sertifikatlaşdırma Mərkəzində (CA) şəxsi açar (şifrələmə üçün) və ya açıq açarı olan imza açarı sertifikatı (şifrəni açmaq üçün) əldə edə bilər. rabitə operatoru (təşkilatı) lisenziyasına malikdir.

Eyni zamanda, hesabatların elektron formada təqdim edilməsi üçün alınmış açıq və gizli açarlar müqavilə əlaqəsi yaradılan Qeydiyyat Mərkəzləri (QM) vasitəsilə dövlət orqanları ilə məlumat mübadiləsi üçün etibarlı olacaq. Qeydiyyat mərkəzi yazışmaların məxfiliyinin, şəxsiyyətin müəyyənləşdirilməsinin birmənalılığının təhlükəsizliyini təmin edəcək. hüquqi şəxs, hesabat fayllarını kimin göndərməsi, hesabat fayllarının icazəsiz dəyişdirilmədən qorunması və s. (şək. 6.16).

düyü. 6.16. EDS-dən istifadə etməklə hesabatların elektron formada təqdim edilməsi prosesinin təşkili

Sənəd EDS sertifikatlaşdırıldıqdan sonra dəyişdirildikdə, mövcud versiya əsasında sənədin yeni versiyası yaradılır və yeni həyat dövrü başlayır. Müxtəlif sistemlərdə bu funksiya müxtəlif üsullarla həyata keçirilir: ya tamamilə yeni sənəd yaradıla bilər, ya da sadəcə yeni versiya.

4. Sənədlərin arxivləşdirilməsi (saxlanması). Elektron sənədlərin saxlanması üçün müəssisələrdə proqram təminatı və kompleksi olan arxivlər təşkil olunur aparat, sənədlərin saxlanması və axtarışı problemlərini həll etmək üçün nəzərdə tutulmuşdur.

Arxivlərin təşkilinin iki forması var: statik və dinamik.

Statik arxivlər müxtəlif yaddaş daşıyıcılarında ixtiyari sayda elektron sənədlərin saxlanmasını təşkil etməyə imkan verir. Onlar həmçinin kağız sənədlərin uçotunun təşkilini təmin edirlər, yəni. sistemlər kağız tipli sənəd üçün elektron kartları saxlayır və standart arxiv əməliyyatlarına nəzarəti dəstəkləyir: sənədin verilməsi, geri qaytarılması və s.

Statik arxiv sənəd axtarışını dəstəkləyir - atributiv və tam mətn.

- atributiv axtarış sənəd kartının atributlarına uyğun olaraq həyata keçirilir. Axtarış prosesində sorğunun kart sahələrinin dəyərlərinə uyğunluğu yoxlanılır;

- tam mətn axtarışı mətnində istənilən sözlə tapmaq üçün sənədin bütün məzmununun avtomatik işlənməsini təmin edir. Tam mətnli axtarış üçün belə parametrlər axtarışın tamlığı kimi müəyyən edilir - verilmiş sorğu üçün tapılan sənədlərlə sənədlərin faktiki siyahısı arasında uyğunluq; axtarış səs-küyü, yəni. müvafiq və uyğun olmayan sənədlərin nisbəti.

Statik arxivlər sənədləri icazəsiz girişdən və audit işindən qoruyur. Təhlükəsizlik sənəd səviyyəsində həyata keçirilir, yəni. hər bir sənəddə onunla müəyyən əməliyyatlar aparmaq hüququ olan istifadəçilərin əlaqəli siyahısı olmalıdır. Statik arxivlər üçün bu əməliyyatlar siyahısı aşağıdakı dəsti təmsil edə bilər: sənədə baxmaq və çap etmək, onun kartını dəyişdirmək hüququ və s.

Statik arxivlərin ən mühüm funksiyası sənədlərin işlənib hazırlandığı proqramları yükləmədən sənədlərə baxmağı dəstəkləməkdir. Bu funksiya resurs tələb edən proqramları yükləmədən müxtəlif formatlı sənədlərə daxil olmağa imkan verən xüsusi izləyicilər tərəfindən təmin edilir.

Sənədlərlə iş prosesində mütəxəssislər tez-tez sənədlərdə əks olunan müəyyən məsələlərlə bağlı şərhlərə ehtiyac duyurlar. Bu funksiyanı həyata keçirmək üçün bəzi arxivlər sənədin əsas məzmununu dəyişdirmədən şərhlər əlavə etmək imkanından ibarət olan sənəd annotasiyasını dəstəkləyir (sənədin özünü redaktə etməkdən fərq budur). Şərhlər (oxlar, işarələr, mətn, vurğulama) onların müəllifi ilə əlaqələndirilə bilən təbəqələrdə saxlanılır.

Dinamik arxivlər, statik arxivlər üçün xarakterik olan funksiyaların həyata keçirilməsi ilə yanaşı, malikdirlər əlavə funksiyalar, bunlara daxildir:

- sənədlə kollektiv işə dəstək, sənədlərin bütövlüyünün təmin edilməsində ifadə olunan, bunun üçün sənədlərin yoxlanılması və redaktə üçün qaytarılması kitabxana funksiyaları həyata keçirilməlidir ki, bu da eyni sənədin bir neçə istifadəçi tərəfindən eyni vaxtda redaktə edilməsinin və bununla da mümkün münaqişələrin qarşısını alır; bir sənəd çərçivəsində bir neçə istifadəçi üçün eyni vaxtda işləmək imkanının təmin edilməsində;

- təşkili və mürəkkəb sənədlərlə işləmək. Hər bir sənəd başqalarının toplusu ola bilər. Bu halda, o, kompozit və ya konteyner adlanır (və ofis işində - "hallar"). Mürəkkəb sənəd konteynerdə hansı versiyaların yerləşdirildiyini müəyyən edən bir neçə növ keçiddən istifadə edən sənədləri birləşdirir (məsələn, tarixə görə ən son, sonuncu redaktə, əsas versiya və s.). Göstərilən bağlantılar sənədin konteynerə necə yığılacağını müəyyənləşdirir. Mürəkkəb sənədlər üçün onu yekunlaşdıracaq ərizə olmalıdır;

- dərc edilmiş sənədlərin yayılması. Bəzən sənəd dərc edildikdən sonra onu yenidən yaymaq lazımdır. Əsasən, bu, iki şəkildə baş verir: ya e-poçt sistemi, poçt vasitəsilə və ya vasitəsilə internet, veb serverdə dərc etmək;

- sənədə geniş giriş hüquqlarının təmin edilməsi, yəni: redaktə etmək, dərc etmək, nəşri silmək və yeni versiya yaratmaq;

- sərhəd problemlərinin həlli, müxtəlif sənədlərin (elektron, kağız, mikroqrafik) bir növdən digərinə keçidi ilə bağlıdır.

Arxiv yaradılarkən sənədin saxlanma müddəti və ona daxil olma tezliyi nəzərə alınır. Tez-tez istifadə olunan sənədlər yüksək məhsuldar saxlama cihazlarında saxlanılır, nadir hallarda istifadə olunan aidiyyəti olmayan sənədlər isə daha sadə, daha böyük və daha ucuz daşıyıcılarda saxlanılır. Bu problemi həll etmək üçün iyerarxik məlumat saxlama sistemlərindən istifadə olunur. (Hierarchical Storage Management (HSM) - iyerarxik yaddaşın idarə edilməsi), informasiyanın bir mühitdən digərinə ötürülməsini idarə edərkən, hər cür heterojen yaddaş daşıyıcılarından "virtual fayl sistemi" yaradan.

İyerarxik saxlama sistemi- məlumatın saxlanması və ona girişin optimallaşdırılması üçün minimum xərclərə nail olmağa yönəlmiş proqram və aparat vasitələri dəsti.

Məsələn, yüksək sürətli sabit disklər onlayn giriş üçün istifadə olunur və arxiv saxlama üçün bu kifayətdir robot optik disk kitabxanaları, optik daşıyıcılarda qeydə alınmış böyük həcmli məlumatların saxlanması və onlara onlayn çıxışı təmin edən proqram və aparat sistemləridir. Belə saxlama sistemləri üçün nəinki informasiya daşıyıcılarının birgə işi problemlərini həll etmək, həm də onlar arasında sənədlərin miqrasiyasını təmin etmək lazımdır.

Miqrasiya ya sistemin administrator tərəfindən konfiqurasiyası ilə həyata keçirilə bilər (məsələn, yaradıldığı tarixdən 100 gün sonra sənəd avtomatik olaraq daha az məhsuldar və daha ucuz mühitə keçməlidir) və ya istifadəçinin giriş tezliyindən asılı olaraq avtomatik olaraq həyata keçirilə bilər. bu və ya digər sənədə. İerarxik məlumatların saxlanması sistemindən belə istifadə məlumatın saxlanması xərclərini azaltmaqla yanaşı, həm də müəssisənin informasiya ehtiyatlarını səmərəli idarə etməyə imkan verir.

Ümumiyyətlə, müəssisənin elektron sənəd dövriyyəsi sistemi aşağıdakı tələblərə cavab verməlidir: miqyaslılıq, paylanma, modulluq və açıqlıq.

1. Ölçeklenebilirlik bir neçə vahiddən bir neçə minə qədər müxtəlif sayda istifadəçinin işini dəstəkləmək və tutumu artırmaq qabiliyyətidir. Bu tələb sənaye verilənlər bazası serverlərini dəstəkləməklə yerinə yetirilir.

2. Paylanma. Elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin arxitekturası rabitə kanallarının sürəti və keyfiyyəti baxımından ən müxtəlifləri ilə birləşdirilən müəssisənin ərazi üzrə paylanmış bölmələrinin qarşılıqlı əlaqəsini dəstəkləməlidir. Həmçinin, EDMS arxitekturası uzaq istifadəçilərlə qarşılıqlı əlaqəni təmin etməyə borcludur.

3. Modulluq. EDMS bir-biri ilə inteqrasiya olunmuş ayrıca modullardan ibarət olmalıdır ki, bu da müəssisələrə ehtiyacdan asılı olaraq fərdi proqram modullarını ardıcıl şəkildə həyata keçirməyə imkan verir.

4. Açıqlıq. EDMS digər tətbiqlərdən, məsələn, müəssisədə mövcud olan mühasibat proqramlarından, Maliyyə menecmenti və s. Nəticə etibarilə, elektron sənəd dövriyyəsi sistemi mümkün təkmilləşdirmə və inteqrasiya üçün açıq interfeyslərə malik olmalıdır.

Müəssisələrdə elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin təşkili aşağıdakı prinsiplərə əsaslanır:

EDMS-nin istifadə etdiyi istənilən versiyada sənədi unikal şəkildə eyniləşdirməyə imkan verən sənədin vahid qeydiyyatı;

Sənədlərin hərəkət müddətini azaltmağa və onların icrasının səmərəliliyini artırmağa imkan verən əməliyyatların paralel icrası imkanı;

Sənədin (prosesin) ömrünün hər anında sənədin (tapşının) icrasına cavabdeh olan şəxsi müəyyən etməyə imkan verən sənəd hərəkətinin fasiləsizliyi;

Sənədlərin təkrarlanması ehtimalını istisna etməyə imkan verən vahid (və ya razılaşdırılmış paylanmış) sənədli məlumat bazası;

Bu barədə minimal məlumatı olan sənədi tapmağa imkan verən səmərəli təşkil edilmiş sənəd axtarış sistemi;

Sənədlərin müxtəlif statusları və atributları (işarələri) üçün iş axını prosesləri vasitəsilə sənədlərin hərəkətinə nəzarət etməyə və hesabatlardan alınan məlumatlar əsasında idarəetmə qərarları qəbul etməyə imkan verən hazırlanmış hesabat sistemi və s.

Elektron sənəd idarəetmə sisteminin bütün proqram məhsulları, o cümlədən "Sənəd" firmalar EMC, LanDocs LANIT şirkəti, Optima İş axını tutmaq Optima,“Fırat” firması Koqnitiv Texnologiyalar, EOS şirkətinin "Case", IT Co şirkətlər qrupunun "BOSS-Referent" və s., məcburi standart komponentləri ehtiva edir: 1) sənədlərin kartlarının (atributlarının) saxlanması; 2) sənədlərin saxlanması; 3) sistemin biznes məntiqini həyata keçirən komponentlər.

1. Sənəd atributlarının saxlanması sənədi xarakterizə edən sahələr toplusu olan kartın saxlanması üçün nəzərdə tutulub. Adətən EDMS-də sənədlərin növü (məsələn, müqavilə, spesifikasiya, məktub və s.) anlayışı var və hər növün öz kartı var. Müxtəlif növ kartlarda bütün sənədlər üçün ümumi olan məcburi sahələr və sənədlərlə bağlı xüsusi sahələr var bu tipdən... Ümumi sahələr unikal sənəd nömrəsi, onun adı, müəllifi, yaradılma tarixidir. Xüsusi - imzalanma tarixi, qüvvədə olma müddəti, müqavilənin məbləği ("müqavilə" tipli sənədlər üçün) və s. Sənəd növləri, öz növbəsində, əsas tipdən miras aldıqları ümumi sahələr dəstini ehtiva edən alt tiplərə və alt tipə xas olan əlavə sahələrə malik ola bilər. Ən qabaqcıl sənəd idarəetmə sistemi bu cür alt növlərin böyük yuvalarını dəstəkləyə bilər. Sənədlərin tipləşdirilməsi, onların iyerarxiyasının qurulması və onlar üçün kartların dizaynı EDMS-nin tətbiqi prosesində ən vacib mərhələlərdən biridir.

Sənəd növü anlayışı ilə yanaşı, sənəd kateqoriyası anlayışı da mövcuddur və bir sənəd eyni vaxtda bir neçə kateqoriyaya aid edilə bilər. Kateqoriyalar kateqoriya ağacında təşkil edilə bilər. Məsələn, "Qanunlar", "Sərəncamlar", "Müqavilələr" və s. altkateqoriyaları olan "İnzibati və iqtisadi fəaliyyət" kateqoriyasına sahib ola bilərsiniz. Bu halda siz şöbələr üzrə paralel struktura malik ola bilərsiniz, məsələn, “Marketinq xidmətinin sənədləri” kateqoriyası və onun içərisində “Satış müqavilələri”, “Qaimə-fakturalar” və s. altkateqoriyalar. İstehlakçı ilə müqavilə eyni vaxtda kateqoriyalar iyerarxiyasında müxtəlif filiallara istinad edərək "Müqavilələr" və "Satış müqavilələri" alt kateqoriyalarına aid edilə bilər. Beləliklə, belə ağacda sənədi onun təsnifatına əsasən axtarmaq mümkün olur və eyni sənəd bu iyerarxiyanın müxtəlif qovşaqlarında istənilən sayda baş verə bilər.

Kartın saxlanmasının təşkili üçün üç mümkün həll yolu var - öz yaddaşınızdan istifadə etməklə, standart DBMS-dən istifadə etməklə və DBMS-nin qurulduğu mühitin alətlərindən istifadə etməklə.

Öz atribut mağazası sənədlər onu kartların saxlanması vəzifəsi üçün optimallaşdırmağa, mürəkkəb kartların yaradılması funksiyalarını (məsələn, böyük yuva növlərinə malik olan) çevik şəkildə həyata keçirməyə, həmçinin kartlarda məlumat tapmaq üçün effektiv alqoritmlərdən istifadə etməyə imkan verir. Bu yanaşmanın çatışmazlıqları mövcud informasiya mühitinin standart resurslarından istifadənin mümkünsüzlüyü, həmçinin mühüm məlumatların EDMS provayderindən asılılığıdır. Məsələn, standart DBMS-dən istifadə edərkən, məlumatları başqa bir EDMS istehsalçısından ona köçürmək həmişə mümkündür ki, bu da elektron sənəd idarəetmə sisteminin bir proqram məhsulundan digərinə keçidi asanlaşdırır.

Sənədlərin saxlanması üçün standart DBMS-dən istifadə məlumatların bir sistemdən digərinə ixracı problemini həll edir. Bununla belə, əksər DBMS-lərdə həyata keçirilən relational model, EDMS-də istifadə olunan məlumat modeli üçün əlverişli deyil, çünki sənəd kartları yaratarkən, xüsusən də mürəkkəb bir quruluşa ehtiyac olduqda lazımi çevikliyi təmin etmək olduqca çətindir.

DBMS-nin qurulduğu mühitin alətlərindən istifadə edərək, bu mühitə daxil edilmiş bütün mexanizmlərdən istifadə etməyə imkan verir, o cümlədən ehtiyat nüsxə, təkrarlama, axtarış və s. Bu yanaşmanın problemləri, sənəd idarəetmə sisteminin işləməsi üçün müəyyən bir mühitə ehtiyacın olması ilə yanaşı, müəyyən bir mühitin onun verilənlər bazalarının strukturuna qoyduğu məhdudiyyətlərdədir.

2. Sənədin saxlanması. Onu həyata keçirmək üçün iki yanaşma var - fayl sistemində saxlama və EDMS-nin ixtisaslaşmış saxlanmasının təşkili.

Saxlamav fayl sistemi girişi fərqləndirərkən təhlükəsizlik dərəcəsini azaldır, çünki fayl sistemi EDMS-in özündə həyata keçirilən təhlükəsizlik modelini dəstəkləməyə bilər. Bu halda, EDMS öz giriş hüquqlarına malikdir, yəni onun saxladığı fayllar birbaşa istifadəçilərin heç biri üçün əlçatmaz olacaqdır. EDMS, bu hüquqlar vasitəsilə fayllara girişi təşkil edərək, öz giriş hüququ olan istifadəçilərin siyahısı sistemini saxlayır. Eyni zamanda, giriş sistemini saxlamaq çətinləşir və informasiya təhlükəsizliyi baxımından tamamilə etibarlı deyil. Saxlama zamanı fayl şifrələməsi çox vaxt əlavə məlumatların qorunmasını təmin etmək üçün istifadə olunur. Bundan əlavə, demək olar ki, bütün EDMS sistemdən yan keçməyə çalışarkən istədiyiniz faylın axtarışını xeyli çətinləşdirən təsadüfi fayl adından istifadə edir. Fayl sistemi ilə işləyərkən, əksər EDMS faylları xüsusi təşkil edilmiş qovluqlara köçürməyi tələb edir.

Öz fayl yaddaşı olan sistemlər və ya onların qurulduğu yaddaşa əsaslanan mühitlər sənədlərə girişə daha səmərəli nəzarəti və girişə nəzarət probleminin daha etibarlı həllini təmin edir. Lakin bu, məlumatların bütövlüyü, effektiv ehtiyat vasitələrinin mövcudluğu və robot kitabxanalara əsaslanan iyerarxik saxlama sistemi ilə inteqrasiya ilə bağlı suallar doğurur. Əksər EDMS-lərdə onların müəyyən həlləri var, lakin burada nəzərə alınmalıdır ki, bu halda yalnız sistemin özündə mövcud olan vasitələrdən istifadə edə bilərsiniz, halbuki fayl saxlama vəziyyətində mütəxəssisin seçimi var.

3. Sistemin biznes məntiqini dəstəkləyən komponentlər.

Bunlara daxildir:

1) anbarda sənədlərin idarə edilməsi;

2) sənədlərin axtarışı;

3) marşrutlaşdırma və icraya nəzarət;

4) hesabatların yaradılması;

5) idarəetmə.

1) Anbarda sənədlərin idarə edilməsi. Sənədlərin əlavə edilməsi və çıxarılması, versiyaların saxlanması, arxivə köçürülməsi, arxivin saxlanması və s. prosedurları daxildir.

2) Sənəd axtarışı həm atributiv, həm də tam mətn formalarında həyata keçirilir. Bəzi EDMS-lərdə normallaşdırma texnologiyasından istifadə etməklə həyata keçirilən söz formaları ilə sənəd axtarışı dəstəklənir. Metodun effektivliyi tətbiq olunan alqoritmdən asılıdır. Rus dili üçün ən təsirli lüğət üsulu söz formalarını ehtiva edən lüğətlər əsasında sözün normallaşdırılmasıdır. Lüğətə əlavə olaraq, normallaşdırma alqoritmini təsvir edən müəyyən qaydalara riayət etməklə bir sözü normal formaya gətirmək üçün bir evristik normallaşdırma metodundan istifadə edilə bilər. Qeyd etmək olar ki, əgər ingilis dili üçün normallaşdırma qaydaları dəsti 300 səhifəlik maşınla yazılmış mətndirsə, rus dili üçün bu, bir neçə dəfə böyükdür.

3) Marşrutlaşdırma və icraya nəzarət təşkilatda iş prosedurları çərçivəsində sənədlərin çatdırılmasını təmin edir. Marşrutlaşdırma arxiv sistemində saxlanılan sənədlərlə işləyir. Marşrutlaşdırma sistemlərini təşkil edərkən iki əsas yanaşma mövcuddur - sənəd yönümlü və işə yönümlü.

Sənəd yönümlü. Bu yanaşmada sənəd sistemin əsas obyektidir və yönləndirilən şəxsdir və bütün digər marşrutlaşdırma parametrləri yalnız sənədlə əlaqələndirilir.

İş yönümlü. Bu yanaşmanın əsas obyekti sənədlər də daxil olmaqla, obyektlərin müxtəlif siyahısının əlavə oluna biləcəyi bir işdir. Bununla belə, iş onlarsız mövcud ola bilər. İkinci yanaşma daha ümumidir.

ayırmaq aşağıdakı növlər marşrutlaşdırma sistemləri - çevik və sərt.Çevik marşrutlaşdırma zamanı sənədin növbəti alıcısı hazırda sənədə cavabdeh olan işçi tərəfindən müəyyən edilir. Sərt marşrutlaşdırma vəziyyətində, sənədlərin yolu müəssisənin iş məntiqi əsasında əvvəlcədən müəyyən edilir. Adətən qarışıq bir yanaşma istifadə olunur - müəssisənin bəzi sənədləri və strukturları üçün sərt marşrutlaşdırma daha uyğundur, digərləri üçün isə çevikdir.

Çevik marşrutlaşdırma sistemlərinə boş marşrutlaşdırma daxildir nəzarət olmadan və icra nəzarəti ilə.

İcra nəzarəti olmadan pulsuz marşrutlaşdırma iki növ əməliyyatı dəstəkləyir:

- Serial marşrutlaşdırma, sənəd bir ifaçının ardınca keçdikdə. Sənədin bir istifadəçidən digərinə ötürülməsi nəzarət müddəti bitdikdən sonra və ya istifadəçilərdən biri tərəfindən iş başa çatdıqdan sonra baş verə bilər.

- . Paralel marşrutlaşdırma, sənəd eyni vaxtda bütün ifaçılara çatdıqda. Bir istifadəçi və ya hər kəs sənədlə işləməyi bitirdikdə marşrut tamamlanır.

Marşrutlar ardıcıl və ya paralel marşrutlardan daha mürəkkəb ola bilər. Müəyyən dəyişən marşrutların vəziyyətindən asılı olaraq keçidləri olan ardıcıl və paralel elementlərdən, habelə şərti olanlardan ibarət birləşmiş marşrutlar da fərqlənir.

Bu cür marşrutları hazırlamaq üçün marşrutu təsvir edə və yarada biləcəyiniz ixtisaslaşdırılmış iş stansiyasından istifadə olunur. Təşəbbüsçu layihələndirilmiş və adlandırılmış marşrutu çağırır, ona sənədləri əlavə edir və əməliyyatlara başlayır.

Sənədlərin marşrutlaşdırılmasını təmin edən minimum kifayət sistem sənədlərin paralel paylanmasını dəstəkləyən elektron poçt sistemidir (marşrutlaşdırma paylama və ya paylamadan onunla fərqlənir ki, marşrutlaşdırılan sənəd marşrutun başlanğıcına, məsələn, təşəbbüskara qaytarılır. , və göndərilən sənəd geri qaytarılma nəzarəti olmadan ifaçıya gedir) ... Əlavə e-poçt proqramları ilə e-poçt sistemləri sənədlərin ardıcıl yönləndirilməsini təmin edir.

İcra nəzarəti ilə sənədlərin pulsuz yönləndirilməsi.

İcra nəzarəti aşağıdakı əməliyyatlara aiddir:

Tapşırıqların çatdırılmasına nəzarət - təşəbbüskara tapşırığın təyinatına çatması (icraçı) haqqında məlumat verilir;

Tapşırığın oxunmasına nəzarət - təşəbbüsçüyə onun nəzərdə tutulduğu işçilərin onun tapşırığı ilə tanış olduqları barədə məlumat verilir;

İcra nəzarəti - təşəbbüskarın tapşırığın yerinə yetirildiyi barədə məlumat verilir;

İş monitorinqi o deməkdir ki, təşəbbüskar həmişə öz işi ilə kimin və nə məşğul olduğunu görə bilər;

Müddətlərin pozulması barədə bildiriş - təşəbbüskarın göndərdiyi tapşırığın konkret işçi tərəfindən gecikdirilməsi barədə xəbərdarlıq edilir;

Tapşırıqların tarixi;

Performansın keyfiyyətinə nəzarət - təşəbbüskarın performansın keyfiyyətini yoxlamaq və təsdiqləmək imkanı var.

Sərt marşrutlaşdırma sistemləri daxildir icra nəzarəti ilə sənədlərin əvvəlcədən müəyyən edilmiş marşrutlar üzrə yönləndirilməsi.

Marşrutlaşdırma funksiyası bütün ERMS-lərdə mövcud deyil. Marşrutlaşdırma vasitələri olmayan sistemlər elektron arxivdir.

Marşrutlaşdırmanın tərkib hissəsi sənədlərin icrasına nəzarətdir. Sənədin icrası dedikdə, iştirakçılardan hər birinin öz vəzifə səlahiyyətləri çərçivəsində sənədlə bağlı hərəkəti həyata keçirməsi başa düşülür.

4) Hesabatların formalaşdırılması sənədlərin ofis jurnallarının formalaşmasına bənzər avtomatik olaraq həyata keçirilir. Müxtəlif hesabatlardan istifadə edərək, məsələn, işçilərin müəyyən bir sənəd üzərində işləyən ümumi vaxtını, şöbələr üzrə sənədlərin keçmə sürətini və s.

5) İdarəetmə- sistemin özünün işləməsinə dəstək, onun parametrlərini təyin etmək və s.

Funksional baxımdan müasir elektron sənəd dövriyyəsi sistemlərini beş əsas növə bölmək olar.

İnformasiyanın saxlanması və əldə edilməsi üçün qabaqcıl vasitələri olan sistemlər(elektron arxiv). Elektron arxiv Məlumatın səmərəli saxlanmasına və axtarışına yönəlmiş elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin xüsusi halıdır. Bu sistemlərdə tam mətn axtarışı vasitələri işlənib hazırlanmışdır: qeyri-səlis axtarış, semantik axtarış və s., yaddaşın səmərəli təşkili vasitələri. Məsələn, geniş çeşiddə saxlama avadanlığına dəstək və s.

Qabaqcıl sistemlər iş axını(Wf)- "iş axını"(rus dilində bu terminin dəqiq qarşılığı yoxdur). Bu sistemlər əsasən müəyyən obyektlərin əvvəlcədən müəyyən edilmiş marşrutlar (sözdə “sərt marşrutlaşdırma”) üzrə hərəkətini təmin etmək üçün nəzərdə tutulub. Hər mərhələdə obyekt dəyişə bilər, buna görə də ona ümumi "iş" sözü deyilir. (iş).

Ümumi işləmə İş axını sistemləri iş proseslərinin əksəriyyətinin asanlıqla rəsmiləşdirilə bilən, vaxtaşırı təkrarlanan, tənzimlənən hərəkətlər ardıcıllığı (tapşırıqların icrası) olmasına əsaslanır. Bu məqsədlə onlar kimin, nə vaxt, hansı iş yerində (ola bilsin ki, ucqar filialda), hansı proqramlarla və müəyyən məlumatların necə işlənməsini təsvir edən biznes prosesi modellərini yaratmaq üçün xüsusi vasitələrdən istifadə edirlər. Modelə daxil edilmiş biznes prosesinin təsviri müxtəlif tapşırıqların formalaşmasını, aktivləşdirilməsini, icrasını və nəzarətini avtomatlaşdırmağa imkan verir.

Biznes prosesi modeli asanlıqla dəyişdirilə bilər. Beləliklə, heç bir proqramlaşdırma olmadan tez bir zamanda həqiqətən işləyə bilərsiniz İş axını-tətbiq. Bəzi İş axını sistemləri biznes proseslərinin informasiya modellərinin yaradılması yalnız proqramlaşdırmanın köməyi ilə mümkündür ki, bu da xüsusi bilik tələb edən kifayət qədər əziyyətli prosesdir.

Sistemlər təşkilatın idarə edilməsini dəstəkləməyə və biliklərin toplanmasına yönəldilib. Bunlar adətən əvvəlki ikisinin elementlərini birləşdirən "hibrid" sistemlərdir. Sistemdəki əsas konsepsiya ya elektron sənədin özü, ya da yerinə yetirilməsi lazım olan tapşırıq ola bilər. Belə sistemlərdə sənədin marşrutu rəhbər tərəfindən təyin edildikdə (daxil olan sənədin "cədvəlləri") "sərt" və "sərbəst" marşrutlaşdırma texnologiyaları mövcuddur. Bu sistemlər adətən dövlət idarəetmə strukturlarında, inkişaf etmiş iyerarxiya ilə seçilən, sənədlərin hərəkəti üçün müəyyən qayda və prosedurlara malik iri şirkətlərin ofislərində istifadə olunur. Eyni zamanda işçilər kollektiv şəkildə sənədlər yaradır, qərarlar hazırlayır və qəbul edir, onların icrasına və ya icrasına nəzarət edirlər.

Əməkdaşlıq yönümlü sistemlər (əməkdaşlıq). Belə sistemlərin əsas vəzifəsi coğrafi baxımdan ayrı olsalar belə təşkilatda insanların birgə işini təmin etmək və bu işin nəticələrini qorumaqdır. Adətən "portallar" anlayışında həyata keçirilir. Onlar sənədlərin saxlanması və dərc edilməsi, məlumatların axtarışı, müzakirələr, görüşlərin təyin edilməsi vasitələri (həm real, həm də virtual) xidmətləri göstərir.

Təkmil əlavə xidmətləri olan sistemlər, məsələn, müştəri münasibətlərinin idarə edilməsi xidməti (CRM - Müştəri Əlaqələrinin İdarə Edilməsi), layihənin idarə edilməsi, e-poçt və s.

İri müəssisələrdə elektron sənəd dövriyyəsi sistemlərinin daha da inkişafı onların ümumi korporativ tətbiqlərlə inteqrasiyasıdır ( ERP-sistemlər), bütün korporativ bilik və məlumatlara çıxışı təşkil etməyə və korporativ məlumatı idarə etməyə imkan verəcəkdir, çünki böyük müəssisələr məlumat mübadiləsinin iştirak etdiyi bütün korporativ tətbiqlərinin sıx qarşılıqlı əlaqəsini tələb edir.