Katibin rəsmi vəzifələri. Katibin iş təsviri və vəzifələri. Lehte ve eksiklikleri

09.12.2017 tarixində göndərildi

Ev / İş təsvirləri

İş təsvirini yükləyin
baş katibi (.doc, 90KB)

I. Ümumi müddəalar

1. Menecerin katibi texniki icraçılar kateqoriyasına aiddir.
2. İş təcrübəsi və ya orta peşə təhsili tələbləri təqdim etmədən ali peşə təhsili və ən azı 2 il ixtisas üzrə iş təcrübəsi olan bir şəxs rəhbərin katibi vəzifəsinə təyin edilir.
3. Katib vəzifəsinə təyinat və vəzifədən azad edilmə, təklif əsasında müəssisə direktorunun əmri ilə aparılır
4. Menecerin katibi bilməlidir:
   1. 4.1. Qərarlar, əmrlər, əmrlər, digər idarəetmə və qaydalar ali və müəssisənin fəaliyyəti ilə bağlı digər orqanlar.
   2. 4.2. Sənədlərin aparılmasına dair qaydalar, təlimatlar, digər normativ sənədlər.
   3. 4.3. Quruluş və idarə heyəti müəssisə və onun bölmələri.
   4. 4.4. Ofis işlərinin təşkili.
   5. 4.5. Sənədlərin qeydiyyatı və işlənməsi üsulları.
   6. 4.6. Arxivləşdirilir.
   7. 4.7. Mətn yazısı.
   8. 4.8.

      İş təlimatları

      İnterkom sistemlərindən istifadə qaydaları.

   9. 4.9. Vahid təşkilati və inzibati sənədlər sistemi üçün standartlar.
   10. 4.10. Standart formalardan istifadə edərək iş məktublarını çap etmək qaydaları.
   11. 4.11. Etika və Estetikanın əsasları.
   12. 4.12. İşgüzar ünsiyyət qaydaları.
   13. 4.13. Kompüter texnologiyasının iş qaydaları.
   14. 4.15. İnzibati hüquq və əmək hüququnun əsasları.
   15. 4.16. Daxili əmək qaydaları.
   16. 4.17. Əməyin mühafizəsi, təhlükəsizlik, istehsalat sanitariyası və yanğından mühafizə qaydaları və qaydaları.
5. Menecer katibi olmadıqda (xəstəlik, məzuniyyət və s.) Onun vəzifələrini müəyyən edilmiş qaydada təyin olunmuş, müvafiq hüquqları əldə edən və ona həvalə edilmiş vəzifələrin layiqincə yerinə yetirilməsinə cavabdeh olan bir şəxs həyata keçirir.

II. İş məsuliyyətləri

Katib:

1. Rəhbərin inzibati və inzibati fəaliyyətinin təşkilati və texniki təminatı üzərində iş aparır.
2. Rəhbərin nəzərdən keçirilməsi üçün gələn yazışmaları qəbul edir, ona uyğun olaraq ötürür qərar daxilində struktur bölmələri və ya iş zamanı və ya cavabların hazırlanmasında istifadə etmək üçün müəyyən bir ifaçı tərəfindən.
3. Ofis işləri aparır, istifadə edərək müxtəlif əməliyyatlar həyata keçirir kompüter texnologiyası, məlumatların hazırlanması və qərar verilməsi zamanı toplanması, işlənməsi və təqdim edilməsi üçün nəzərdə tutulmuşdur.
4. Rəhbərin imzası üçün sənədləri və şəxsi ərizələri qəbul edir.
5. Rəhbərin işi üçün lazım olan sənədləri və materialları hazırlayır.
6. Rəhbərə imza üçün təqdim olunan sənədlərin struktur bölmələri və konkret icraçıları tərəfindən vaxtında nəzərdən keçirilməsini və təqdim edilməsini nəzarətdə saxlayır, onların yüksək keyfiyyətli redaktəsini təmin edir.
7. Başçının telefon danışıqlarını təşkil edir, olmadıqda alınan məlumatları yazır və məzmununu diqqətinə çatdırır, qəbul və interkom cihazları (telefaks, teleks və s.), Habelə telefon mesajları haqqında məlumat ötürür və alır, məlumatları ünsiyyət kanalları vasitəsilə diqqətini vaxtında aldı.
8. Başın adından məktublar, sorğular, digər sənədlər hazırlayır, məktub müəlliflərinə cavab hazırlayır.
9. Rəhbərin apardığı görüşlərin və iclasların hazırlanması üzərində iş aparır (toplama zəruri materiallar, tədbirin vaxtı və yeri, gündəliyi, qeydiyyatı haqqında iştirakçılara bildiriş), iclas və iclas protokollarını saxlayır və tərtib edir.
10. Müəssisə işçiləri tərəfindən verilən əmr və sərəncamların icrasına, habelə nəzarətə götürülmüş rəhbərin göstəriş və göstərişlərinin yerinə yetirilməsi müddətinə riayət olunmasına nəzarət edir.
11. Nəzarət və qeydiyyat kart faylını saxlayır.
12. Təmin edir iş yeri baş lazımi təşkilati avadanlıqla, dəftərxana ləvazimatları ilə, başın səmərəli işləməsi üçün əlverişli şərait yaradır.
13. Menecerin göstərişi ilə işi üçün lazım olan xidmət materiallarını çap edir və ya cari məlumatları məlumat bankına daxil edir.
14. Ziyarətçilərin qəbulunu təşkil edir, işçilərin istək və təkliflərinə baxılmasını asanlaşdırır.
15. Təsdiq edilmiş nomenklaturaya uyğun olaraq işlər tərtib edir, onların təhlükəsizliyini təmin edir və vaxtında arxivə təqdim edir.
16. Birbaşa rəhbərinin fərdi xidmət tapşırıqlarını yerinə yetirir.

III. Hüquqlar

Katibin hüququ var:

1. Müəssisə rəhbərliyinin fəaliyyəti ilə bağlı qərar layihələri ilə tanış olmaq.
2. Bu təlimatda nəzərdə tutulmuş vəzifələrlə bağlı işin təkmilləşdirilməsi üçün təkliflər verin.
3. Səlahiyyətləri daxilində rəsmi vəzifələrini yerinə yetirərkən aşkar edilmiş bütün çatışmazlıqlar barədə dərhal rəhbərə məlumat verin və aradan qaldırılması üçün təkliflər verin.
4. Şəxsi olaraq və ya müəssisə rəhbərliyi adından vəzifələrini yerinə yetirmək üçün lazım olan məlumat və sənədləri müəssisənin şöbələrindən və digər mütəxəssislərdən tələb edin.
5. Müəssisə rəhbərliyindən vəzifə və hüquqlarının yerinə yetirilməsinə kömək etməsini tələb edin.

IV. Məsuliyyət

Katib aşağıdakılara cavabdehdir:

1. Bu iş təsvirində nəzərdə tutulmuş vəzifələrini lazımınca yerinə yetirməməsi və ya yerinə yetirməməsi üçün - Rusiya Federasiyasının mövcud əmək qanunvericiliyi ilə müəyyən edilmiş həddə.
2. Fəaliyyətini həyata keçirərkən törədilmiş cinayətlərə görə - Rusiya Federasiyasının mövcud inzibati, cinayət və mülki qanunvericiliyi ilə müəyyən edilmiş həddə.
3. Maddi ziyana görə - Rusiya Federasiyasının mövcud əmək və mülki qanunvericiliyi ilə müəyyən edilmiş həddə.

Liderlik Məsuliyyətləri səhifəsinə qayıt

Qeydiyyatçı aşağıdakıları həyata keçirir iş vəzifələri:

Rəhbərin inzibati və inzibati fəaliyyətinin təşkilati və texniki təminatı üzərində iş aparır.

Rəhbər tərəfindən baxılmaq üçün alınan yazışmaları qəbul edir, işin gedişində və ya cavabların hazırlanmasında istifadə üçün struktur bölmələrə və ya konkret ifaçıya ötürür.

Rəhbərin imzası üçün sənədləri və şəxsi ərizələri qəbul edir.

Telefon zənglərinə cavab verir, qeyd edir və xidmət məlumatlarını rəhbərə ötürür, başçının telefon danışıqlarını təşkil edir.

Baş katibin iş təsviri

Başın adından məktublar, sorğular və digər sənədlər tərtib edir.

Rəhbərin keçirdiyi yığıncaqların və iclasların hazırlanması üzərində iş aparır (lazımi materialların toplanması, iştirakçıların görüşün vaxtı və yeri, gündəliyi barədə məlumatlandırılması, onların qeydiyyatı), iclas və iclas protokollarını saxlayır və tərtib edir.

Müəssisə işçiləri tərəfindən verilən əmr və sərəncamların icrasına, habelə nəzarətə götürülmüş rəhbərin göstəriş və göstərişlərinin yerinə yetirilməsi müddətinə riayət olunmasına nəzarət edir.

Müdirin iş yerini lazımi təşkilati vasitələrlə, dəftərxana ləvazimatları ilə təmin edir, müdirin səmərəli işləməsi üçün əlverişli şərait yaradır.

Ziyarətçilərin qəbulunu təşkil edir, işçilərin istək və təkliflərinə baxılmasını asanlaşdırır.

Təsdiq edilmiş nomenklaturaya uyğun olaraq işlər tərtib edir, onların təhlükəsizliyini təmin edir və vaxtında arxivə təqdim edir.

Baş üçün işgüzar səfərlər təşkil edir: hava və qatar biletləri, otel sifarişləri.

Birbaşa rəhbərinin fərdi xidmət tapşırıqlarını yerinə yetirir.

Katibin hüququ var:

Verilən vəzifələri həll etmək üçün lazım olan miqdarda məxfi məlumatlar da daxil olmaqla məlumat alın.

İşlərini və şirkətin işini yaxşılaşdırmaq üçün rəhbərliyə təkliflər verin.

Müəssisənin bölmələrindən və digər mütəxəssislərdən şəxsən və ya rəhbər adından rəsmi vəzifələrini yerinə yetirmək üçün lazım olan məlumat və sənədləri tələb edin.

Rəhbərlikdən rəsmi vəzifələrin yerinə yetirilməsi və şirkətin fəaliyyəti nəticəsində yaranan bütün sənədlərin təhlükəsizliyi üçün normal şərait yaratmasını tələb edin.

© 2009-2018 Maliyyə İdarəetmə Mərkəzi. Bütün hüquqlar qorunur. Materialların nəşri
saytına bir keçidin məcburi göstərilməsi ilə icazə verilir.

Katib - kollektiv ad fərqli növlər fərqli bir dəstə malik mövqelər funksional məsuliyyət... Bir qayda olaraq, katiblər bir məmurun, qurumun və ya qurumun işini təmin edən mütəxəssislərdir. Bu vəzifələr əsasında katibin konkret vəzifələri də formalaşdırılır.

Məqalədən öyrənəcəksiniz:

Kollektiv "katib" ifadəsi rəhbərin və ya digər vəzifəli şəxsin katibi, katib-katib, məhkəmə iclasının katibi, katib mənasını verə bilər. ümumi yığıncaq səhmdarlar və ya şirkətin üzvləri və digər texniki mütəxəssislər.

Gedən və gələn sənədlərin axını olan hər hansı bir təşkilat, işçilər heyəti, idarəetmə orqanlarının iyerarxiyası lazımdır. Katib... İş axını, başın fəaliyyətini təmin etmək üçün funksionallığı öz üzərinə götürən budur. Ölçüsündən asılı olaraq hüquqi şəxs bütün katiblik xidməti yaradıla bilər. Bundan əlavə, bu mütəxəssisin funksionallığı bütövlükdə bütün şirkətə şamil oluna bilər və ya müəyyən bir menecerə (yeganə icra orqanı və ya struktur bölməsinin rəhbəri - idarə, şöbə, filial, nümayəndəlik və s.) .).

Vəzifənin konkret adı öz əksini tapmışdır kadr cədvəlişirkətlər. Yuxarıdakı nöqtələrdən asılı olaraq sıraya düzün və iş funksiyaları... Katibin funksionallığı iş təsvirində müəyyən edilmişdir. Katibin vəzifələrini ətraflı və mümkün qədər tam şəkildə formalaşdırmaq niyə vacibdir? İşəgötürənlə işçi arasında anlaşılmazlıqların qarşısını almaq, əmək mübahisələri risklərini azaltmaq üçün bu vəzifədə olan işçinin bütün vəzifələrini başa düşməsi üçün. Bəzən bu mütəxəssisin ofis ləvazimatlarının, məişət kimyəvi maddələrinin və təşkilatdakı hər hansı bir şirkətin işləməsi üçün lazım olan digər şeylərin olmasını təmin edib -etməməsi sual doğurur.

Buradakı cavab göz qabağındadır - iş təsvirinə, göstərildiyi yerə baxmaq lazımdır katibin vəzifələri.

Əlbəttə ki, fərqli vəzifə sahibi olan mütəxəssislərin funksionallığı fərqli olacaq.

Baş katibin vəzifələri

IN İxtisas kitabçası menecerlər, mütəxəssislər və digər işçilərin vəzifələri, Rusiya Əmək Nazirliyinin 21.08.1998 N 37 Fərmanı ilə təsdiq edilmiş, "baş katib" vəzifəsinin təsviri var. Məsuliyyətlər bölməsi yaradılarkən, istinad kitabçasında verilən funksiyaların təsviri əsas götürülə bilər. Beləliklə, ümumiləşdirmək üçün menecer katibinin vəzifələri aşağı salın:

rəhbərin ünvanına yazışmaları, habelə şirkətin işçilərinin rəhbərinə yazılı müraciətləri - xidməti qeydləri, bəyanatları, memorandumları, hesabatları qəbul etmək;

menecerin işi üçün lazım olan sənədlərin hazırlanması, o cümlədən kompüterdən, surət çıxarmaqdan və digər ofis avadanlıqlarından istifadə etmək;

icrası üçün onlara verilmiş sənədlərin struktur bölmələr və icraçılar tərəfindən vaxtında nəzərdən keçirilməsini və təqdim edilməsini izləmək;

imza üçün rəhbərə təqdim olunan sənədlərin tərtib edilməsinin düzgünlüyünün yoxlanılması;

rəhbərlə görüşlərin və görüşlərin hazırlanması (materialların toplanması, işçilərə görüşün vaxtı və yeri, gündəm barədə məlumat verilməsi), iclas protokollarının tərtib edilməsi;

rəhbərin telefon danışıqlarının təşkili, daxil olan məlumatların qəbulu və qeyd edilməsi, ziyarətçilərin qəbulunun təşkili;

təsdiq edilmiş nomenklatura uyğun olaraq işlərin formalaşdırılması, onların təhlükəsizliyinin təmin edilməsi və arxivə təhvil verilməsi.

Beləliklə, baş katibin əsas vəzifələri onun işinin təşkilati və texniki təminatına endirilir.

Müəyyən bir hüquqi şəxsin xüsusiyyətlərinə əsaslanaraq sadalanan əsas vəzifələrə başqa əsas vəzifələr əlavə olunarsa, o zaman onlar da mövcud iş təsvirində qeyd edilməlidir.

Həmçinin oxuyun:

• Katibin vacib şəxsi və peşəkar keyfiyyətləri

Belə bir işçi birbaşa menecerə hesabat verir. Həm əsas, həm də əlavə funksionallığın uğurla həyata keçirilməsi üçün bu mütəxəssis müəyyən bacarıq və biliklərə malik olmalıdır. Məsələn, bilik tələb olunur:

şirkətin təşkilati quruluşu

ofis işinin təşkili və iş axını qaydası

ofis avadanlığı və rabitə ilə işləmə qaydaları

tətbiq proqramı

iş etikası və işgüzar ünsiyyət bacarıqları

əməyin mühafizəsi qaydalarını, əmək qanunvericiliyinin əsaslarını və digər bacarıq və bacarıqları.

Bacarıqlı, savadlı, nəzakətli, toplanmış və savadlı bir katib bir menecer üçün lütfdür. Bu cür mütəxəssislər nəinki işin təşkilini asanlaşdırırlar dərhal üstün, həm də bütövlükdə bütün şirkət üçün lazım olan iş axını qurun. Və çox vaxt katib təşkilatın "siması", ənənələrinin qoruyucusu, bütün işçilərin əvəzedilməz köməkçisidir.

Katibin katibinin vəzifələri

Belə bir mütəxəssis konkret bir rəhbərə "bağlanmır", bütövlükdə bütün şirkət üçün lazım olan funksiyaları yerinə yetirir. Bir qayda olaraq, onun işi təşkilatın sənəd idarəçiliyinə düşür. Ümumiyyətlə, katibin katibinin vəzifələri belə görünə bilər:

• yazışmaların qeydiyyatı və işlənməsi, təsdiq edilmiş qaydalara və müəssisədə adətlərə uyğun olaraq sənəd axınının istiqamətləndirilməsi;
• sənədlərin bütün kütləsinin - daxili, daxil olan, gedənlərin qeydiyyatının, uçotunun, sistemləşdirilməsinin, saxlanmasının təmin edilməsi;
• təsdiq edilmiş nomenklaturanın icrasını izləmək, arxiv saxlamaq;
• sənədlərin layihələrinin hazırlanması, redaktə edilməsi, rəhbər tərəfindən imzalanmasının təşkili;
• poçt və kuryer xidmətləri ilə işləmək;
• surətlərin çıxarılması, tikiş, arxiv inventarları, sertifikatlar və xülasələrin hazırlanması və digər funksiyalar üzərində işləmək.

Belə bir dəst əmək funksiyaları yalnız katib-katib vəzifəsini deyil, həm də katib köməkçisi, katib, şəxsi köməkçi, arxivçi, sənədlərlə iş üzrə mütəxəssis və s. İşin təsviri müəyyən bir müəssisənin müəyyən bir işçisi, hər halda iş təsvirində əks olunmalı olan digər vəzifələri özündə ehtiva edə bilər.

Katibin katibinin iş məsuliyyətlərini izah edərək, katib-mətbəəçi, katib-stenoqraf vəzifələri üçün İxtisas kitabçasında təsvir olunan funksiyaları əsas götürə bilərsiniz. Saf formada olsalar da, bu cür mövqelər inkişafa görə artıq aktual deyil kompüter texnologiyası və ofis avadanlığı. Katibin bəzi vəzifələri artıq ofisində daimi iştirakı olmadan uzaqdan da yerinə yetirmək mümkündür.

Menecer katibinin vəzifələri çox müxtəlifdir: patronun iş gününü planlaşdırmaq, ofis işini təşkil etmək, müdirin göstərişi ilə müştərilər və tərəfdaşlarla danışıqlar aparmaq, tapmaq və təmin etmək Vasitə menecer və digər işçilər və xidmətlər üçün həm ofisin ərazisində, həm də qeyri -rəsmi şəraitdə görüşlərin təşkili, qeydlərin aparılması və bir çox digər iş məsələləri. Bundan əlavə, patron köməkçisinə şəxsi problemləri təyin edə bilər, məsələn, yalnız şirkətin əməkdaşlıq etdiyi təşkilatlara deyil, həm də qohumlarına bayramlar üçün təbriklər (hədiyyələr, çiçəklər) göndərə bilər. Menecerin iş günü ümumiyyətlə nizamsız olduğundan, katib tez -tez işdə gec qalmalı olur.

Patronun əvəzedilməz köməkçisi olmaq üçün katibə sahib olmalıdır Şəxsi keyfiyyətlər işləmək istəyi, çalışqanlıq, dəqiqlik, məsuliyyət, incəlik, təvazökarlıq, mülayim təşəbbüskarlıq, yadda saxlamaq və nəticə çıxarmaq bacarığı kimi. Yazı (200 bpm), ofis işi, stenoqrafiya, yaxşı PC bilikləri olmadan bu vəzifəni tutmaq mümkün deyil. Bütün bu bacarıqlar kitablardan və dərsliklərdən asılı olmayaraq əldə edilir (çoxu var), əvvəlki iş prosesində və ya kurslarda. Peşəkar bacarıqlardan danışıq qabiliyyəti, savadlılıq və şifahi və yazılı nitqi yaxşı bilmək də tələb olunur, çünki rəhbərin katibi əmrləri, davranışları qeyd etməlidir. iş yazışmaları və s.

Vəzifələrdə əsasən katib-katibin işi üstünlük təşkil edirsə, ali dilçilik təhsili tələb olunur, lakin köməkçiyə ehtiyac olarsa, şirkətin sənaye ixtisası üzrə ali təhsilə üstünlük verilir.

Çox böyük rol oynayır psixoloji uyğunluq, personajların oxşarlığı, həm də katibin özünü aşağı tutma qabiliyyəti. Sağ köməkçi vəzifəsindən kifayət qədər razı qalanlar bu peşəyə gedirlər. Bəzən bir lider öz katibəsinə qarşı haqsızlıq edir, çünki başqalarından daha çox isti ələ düşmə ehtimalı var.

Ancaq yaxşı bir patron və ağıllı, təcrübəli katib yaxşı yağlanmış bir maşın kimi fəaliyyət göstərir. Xüsusilə elm adamlarının və ya yazıçıların katibləri üçün bunun bir çox nümunəsi var. Çox məşhur insanlar katib vəzifəsi ilə başladı.

Başqa bir incə məsələni də göz ardı etmək olmaz: müdirlə katibi arasındakı əlaqəsizlik. Qeyri -müəyyən bir vəziyyətə düşməmək üçün dərhal potensial patrona baxmalı və müsahibəyə gedərək öz fikirlərinizi vurğulamaq üçün geyinməlisiniz. iş keyfiyyətləri xarici üstünlüklərdən çox. Buranı ala bilmirsinizsə, buna görə patronun katibdən tamamilə fərqli bir şeyə ehtiyacı var idi və problemlərdən uğurla qaçırdınız.

İşə girərkən məsuliyyətlərinizi ətraflı müzakirə etməlisiniz, daha da yaxşısına - iş təsviri istəməlisiniz. Çox vaxt insanları və həyatı yaxşı bilməyən gənc qızlar olan katiblərin sadəlövhlüyü xoşagəlməz nəticələrin səbəblərindən biri olur. Hədiyyələr qəbul etmək və təşviq etmək, görüşə cavab vermək, əyləncəli söhbətlər və birmənalı olmayan zarafatlar saxlamaq, açıq və ya təxribatçı geyimlər geyinmək, qız tez -tez şüursuz olaraq mövcudluğu təəssüratını yaradır. Buna görə də, vəzifə mövqeyindən istifadə etməyi sevənlərin günahını kiçiltmədən, yenə də səhv addımlardan xəbərdarlıq etməyə dəyər.

Katib liderə ən yaxın olsa da, onun karyera məhdud Əlbəttə ki, hər hansı bir qaydanın istisnaları var, ancaq xüsusilə aldanmamalısınız.

Tələblər toplusundan, xarici dil biliklərindən, iş təcrübəsindən və funksional məsuliyyətlərdən asılı olaraq əmək haqqı da dəyişir: 200 ilə 800 USD arasında. e. "Şəxsi köməkçi" işinin 1000 dollardan çox əmək haqqı olduğunu unutmayın. Yəni yüksək ehtimalla bu şəbəkə marketinqi olduğunu güman edə bilərik.

Əsas funksiyalara daxildir:

müəssisə rəhbərinin inzibati və inzibati fəaliyyətinin təşkilati və texniki təminatı üzrə işlərin həyata keçirilməsi;

qeydlərin aparılması;

ziyarətçilərin qəbulunun təşkili Zinoviev NB Sənədlər: bir təlimat. - S.75 ..

Menecerin katibi öz fəaliyyəti zamanı:

müəssisə rəhbərinin inzibati və inzibati fəaliyyətinin təşkilati və texniki təminatı üzərində iş aparmaq;

rəhbər tərəfindən baxılmaq üçün gələn yazışmaları qəbul etmək, qəbul edilən qərara uyğun olaraq iş prosesində və ya cavab hazırlamaq üçün istifadə etmək üçün struktur bölmələrə və ya konkret ifaçılara ötürmək;

qərarların hazırlanmasında və qəbul edilməsində məlumat toplamaq, işləmək və təqdim etmək üçün hazırlanmış kompüter texnologiyalarından istifadə etməklə ofis işləri aparmaq, müxtəlif əməliyyatlar aparmaq;

müəssisə rəhbərinin imzası üçün sənədləri və şəxsi ərizələri qəbul etmək;

rəhbərin işi üçün lazım olan sənədləri və materialları hazırlamaq;

icra şöbəsinə daxil olan sənədlərin struktur bölmələri və konkret icraçılar tərəfindən vaxtında nəzərdən keçirilməsini və təqdim edilməsini izləmək, imzalanmaq üçün rəhbərə təqdim edilmiş sənəd sənədlərinin düzgünlüyünü yoxlamaq, onların keyfiyyətli redaktəsini təmin etmək;

başçının telefon danışıqlarını təşkil edin, olmadıqda alınan məlumatları yazın və məzmununu diqqətinizə çatdırın, məlumatı interkom vasitəsilə (telefaks, teleks və s.) ünsiyyət kanalları vasitəsilə alınan məlumatlara diqqət;

rəhbərin adından məktublar, sorğular, digər sənədlər tərtib etmək, məktub müəlliflərinə cavab hazırlamaq;

rəhbərin keçirdiyi görüşlərin və iclasların hazırlanması üzərində iş aparmaq (lazımi materialları toplamaq, iştirakçılara görüşün vaxtı və yeri, gündəliyi, onların qeydiyyatı barədə məlumat vermək), iclas və iclas protokollarını saxlamaq və tərtib etmək;

müəssisə işçiləri tərəfindən verilən əmr və sərəncamların icrasına, habelə nəzarətə götürülmüş müəssisə rəhbərinin tapşırıq və göstərişlərinin yerinə yetirilməsi müddətinə riayət olunmasına nəzarət etmək;

nəzarət və qeydiyyat kartı indeksini saxlamaq;

menecerin iş yerini lazımi təşkilati texnologiya, dəftərxana ləvazimatı ilə təmin etmək, səmərəli işləməsi üçün əlverişli şərait yaratmaq;

rəhbərin göstərişi ilə işi üçün lazım olan ofis materiallarını çap etmək və ya mövcud məlumatları məlumat bankına daxil etmək;

ziyarətçilərin qəbulunu təşkil etmək, işçilərin istək və təkliflərinə baxılmasını asanlaşdırmaq;

təsdiq edilmiş nomenklaturaya uyğun olaraq işlər tərtib etmək, onların təhlükəsizliyini təmin etmək və vaxtında arxivə təqdim etmək;

sənədləri şəxsi fotokopiyə kopyalayın Tipik təlimat baş katibi. İş təsvirləri bankı. = Http // www / kadrovik.ru /.

Katibə müdirin sadiq köməkçisi və sağ əli deyilir və yaxşı səbəbdən direktor katibinin vəzifələrinə effektiv idarəetmə və inzibati fəaliyyətin təmin edilməsi daxildir. Menecerin katibi iş sənədlərinin və sənədlərin hazırlanması və icrası ilə məşğul olur, rəisə işdə kömək edir və bir çox təşkilati məsələləri həll edir.

Katib köməkçisi vəzifəsi də təmsilçi sayıla bilər, çünki o, şirkətin simasıdır - qonaqlarla görüşür, zənglərə və məktublara cavab verir. Bu cür iş çox təmkinli olmaq, ünsiyyət qurmaq bacarığı və təşkilatçılıq tələb edir. Bu səbəbdən bir katib peşəsi böyük perspektivlər vəd edə bilər - gələcəkdə bir mütəxəssis bir ofis meneceri, daha sonra direktorlardan və ya top menecerlərdən biri ola bilər.

İş yerləri

Müştərilər və qonaqlar üçün ofisi olan demək olar ki, hər bir şirkətdə icra katibi vəzifəsi tələb olunur. Bunlar həm böyük müəssisələr, həm də kiçik biznes təşkilatları ola bilər.

Peşə tarixi

Birinci katiblər katiblər və salnaməçilər hesab edilə bilər - kral fərmanlarını və əmrlərini yazdılar, cari hadisələri qeyd etdilər və yazışmaların aparılmasından məsul oldular. Vaxt keçdikcə katibin səlahiyyətləri əhəmiyyətli dərəcədə genişləndi və bu gün müxtəlif funksiyaları yerinə yetirə bilər. Beləliklə, dar ixtisaslaşmış mütəxəssislərə ehtiyac yarandı, bunun nəticəsində katib-köməkçi, katib, katib-tərcüməçi və ofis müdiri peşəsi yarandı.

Katibin vəzifələri

Katib köməkçisinin vəzifələrinə aşağıdakılar daxildir:

• ziyarətçilərin qəbulu;
• telefon zənglərinin qəbulu;
• qeydlərin aparılması;
• menecerin iş gününün planlaşdırılması;
• görüşlərin təşkili;
• işgüzar səfər zamanı menecer və digər işçilər üçün bilet sifariş etmək və otel sifariş etmək;
• ofis ləvazimatlarının sifarişi;
• rəhbərin tələblərinin yerinə yetirilməsi.

Bəzən icra katibinin vəzifələrinə ingilis dilində yazışmalar daxildir.

Katibin tələbləri

Katib köməkçisi üçün tələblərə aşağıdakılar daxildir:

• orta və ya ali təhsil;
• PC sahibliyi;
• ofis işinin əsaslarını bilmək;
• bilik ingilis dilindən(bəzən).

Ayrıca, katib vəzifəsi aşağıdakı bacarıqları nəzərdə tutur:

• dəqiqlik;
• yaxşı görünmək bacarığı (təqdim olunan);
• təşkilat.

Katib CV nümunəsi

Necə katib olmaq olar

Necə katib ola bilərəm? Bu hər kəsin sahibi ola bilər Ali təhsil katib köməkçiləri kursunu bitirmiş və ya birbaşa iş yerində təhsil almış. İşəgötürənlər, bir qayda olaraq, ərizəçinin ixtisasına xüsusi tələblər qoymurlar, əksinə ərizəçinin lazımi şəxsi keyfiyyətlərə malik olmasını və vəzifələrini lazımi səviyyədə yerinə yetirə bilməsini təmin edirlər.

Katibə maaşı

Katibin maaşı fərqli ola bilər - 15 ilə 45 min rubl arasında. Gəlir işçinin vəzifələrinin əhatə dairəsindən və işlədiyi bölgədən asılıdır. orta əmək haqqı katib köməkçisi 30 min rubl təşkil edir.

Təlim almaq üçün harada

Ali təhsilə əlavə olaraq, bazarda bir həftədən bir ilə qədər bir sıra qısamüddətli tədqiqatlar aparılır.

institut peşə təhsili"IPO" sizi dövlət nümunəsi diplom və ya sertifikat alaraq "" (256, 512 və 1024 akademik saat variantları) istiqamətində distant kurslara dəvət edir. 200 -ə yaxın şəhərdən 8000 -dən çox məzun hazırladıq. Xarici tələbə olaraq təhsil ala bilərsiniz, faizsiz taksit planı əldə edə bilərsiniz.

Bir ofis müdir olmadan işləyə bilər, ancaq katib olmadan

Jane Fonda

Katiblik peşəsi bu gün ən çox tələb olunanlardan biridir. Bir neçə il əvvəl bir firmanın adətən yalnız bir katibə ehtiyacı var idi. Zəngləri götürmək, iş paylamaq, məsələn, bütün maşın parkı, sənədləri çap etmək, ziyarətçilər üçün çay və qəhvə hazırlamaq və patronun iş gününü tərtib etmək də daxil olmaqla hər şeylə bir nəfər məşğul olurdu.

Bu gün təkcə böyük və orta şirkətlərdə bu qədər məsuliyyətin öhdəsindən gəlmək sadəcə mümkün deyil. Bir işçinin bütün katiblik vəzifələrini yerinə yetirdiyi bir çox şirkət var və digər təşkilatlarda katibliyin rəhbəri tərəfindən idarə olunan bütün bir katiblik şöbəsi var, hamısı şirkətin ölçüsündən və xüsusiyyətlərindən asılıdır. fəaliyyətlərindən.

İcra olunan funksiyalardan və işçinin təşkilat strukturundakı yerindən asılı olaraq bütün mövcud katib vəzifələrini müəyyən etməyə və təsnif etməyə çalışdıq.

Şirkətdə maksimum sayda katib işlədiyini düşünsək, katiblik şöbəsinin işi belə görünə bilər.

Operator heyəti telefonla zəng edir potensial müştərilər mal və ya xidmət təklifi ilə. Eyni zamanda müştərilərdən gələn zənglər axını var, çünki şirkət mediada reklam edir kütləvi informasiya vasitələri... Bu zənglərə telefonla katib cavab verir və zəng edənləri ziyarət vaxtı təyin edəcək. Ziyarətçilər ofisə gəldikdə, müştəriləri xüsusi bir otağa müşayiət edəcək bir resepşn qarşılayır. Orada diqqətli ofis administratoru qonaq qəbulu gözləyərkən çay və ya qəhvə təklif edəcək. Və bir anda müştəri axını dayanırsa, idarəçi ziyarətçinin otağında hər şeyi qaydasına salır, jurnallar çıxarır, çiçəkləri sulayır. Eyni zamanda, iqtisadi bir ofis müdiri var, kuryer və sürücü göndərir və dəftərxana ləvazimatlarının mövcudluğuna nəzarət edir, ofisin işinə nəzarət edir. Hər bir menecerin şəxsi katibi var və yüksək menecerlərin katib-köməkçiləri və şəxsi köməkçiləri də var. Şəkli tamamlamaq üçün verilənlər bazasını dolduran, bütün sənədləri, qiymət siyahılarını, broşuraları, daim yenilənən məlumatları olan bukletləri, habelə qeydləri aparan, qeyd edən və arxivləşdirən katibləri çap edən PC operatorlarını əlavə edə bilərsiniz. Bütün katiblik xidmətləri katiblik şöbəsinin müdiri tərəfindən idarə olunur.

Və bu, katib vəzifələrinin tam siyahısı deyil, buna görə də ən yaxın ixtisasları praktikada ən çox rast gəlinən müəyyən əsas qruplara birləşdirməyə çalışacağıq, yəni:

telefon operatoru;
resepsiyonist / idarəçi / resepşn;
şöbə katibi;
katib köməkçisi;
ofis müdiri / katibliyin rəhbəri;
şəxsi köməkçi / şəxsi köməkçi.

Operator telefonda

Bu, bəlkə də bütün ofis xidmətlərinin ən aşağı ödənişli, lakin ən çox axtarılan vəzifəsidir. Bu vəzifənin bir çox başqa adı var, məsələn, işçi, daha çox işçi, telefonda işləmək, danışıqlar üçün menecer, telefonda dispetçer və s.

Belə bir işçinin əsas məsuliyyəti gələn və ya gedən zənglərlə işləməkdir. Bir qayda olaraq, iş ziyarətçilərin birbaşa xidməti və ya rəhbərliyin tapşırıqlarının icrası ilə əlaqəli deyil.

, telefon danışığı zamanı özünüzə sahib olmaq bacarığı
telefon satış texnikası üçün qabiliyyət

Tipik funksiyalar:

Müştərilərdən və təşkilat müştərilərindən gələn zənglər;
- daha çox göndərmə ilə təşkilat işçilərinə zənglər;
- istehsal dövrlərində iştirak edən təşkilat işçilərinin zəngləri.

2. Gedən zənglərlə və ya müştərilərdən gələn zənglərlə telefonla satışın həyata keçirilməsi.

3. İstinad məlumatlarının telefonla ötürülməsi.

4. Telefon zənglərinin qəbulunun nəticələrini təşkil etmək üçün xüsusi proqramlarda göstərin:

Müştəri məlumatlarının qeyd edilməsi;
- Satış nəticələri;
- Çağırış sorğularının reklam mənbələri;
- və s.

Bənzər bir mövqe ümumiyyətlə burada mövcuddur böyük şirkətlər və ya böyük bir müştəri axınına yönəlmiş şirkətlərdə (xidmət, arayış və digər xidmətlər). Bu işçiyə olan tələblərin siyahısı uzun deyil və ümumiyyətlə xoş bir səs və işləmək istəyi ilə məhdudlaşır.

Resepsiyonist / Administrator / Resepsiyonist

Bu ad, katibin iş yerinin yerləşdiyi qəbulun adından gəlir. Beləliklə, müxtəlif yazım və tələffüz variantları: qəbul, qəbul, habelə resepsiyonist peşəsinin adı. Başlanğıcda, bu cür vəzifələr, qəbul masalarının özləri kimi, yalnız otellərdə və gözəllik salonlarında mövcud idi. İndi ziyarətçilərlə fəal işlədikləri bir çox ofisdə belə bir insana ehtiyac var. Oxşar vəzifələr dispetçer, növbətçi katib, telefonda olan katib və s.

Resepsiyonist vakansiyası ofislərinə çoxlu telefon zəngləri və çoxlu ziyarətçilər gələn şirkətlər tərəfindən açılır. Buna görə də xarici məlumatları yaxşı olan qızlar adətən resepsiyonist vəzifəsinə dəvət olunur.

Əsas tələblər:

kompüter və ofis texnikasından inamlı istifadə
xarici dil biliyi isteğe bağlıdır
yaxşı ünsiyyət bacarıqları

Tipik funksiyalar:

1. Rus və / və ya xarici dillərdə zənglərin qəbulu:

Müştərilərdən və təşkilat müştərilərindən
- daha çox yönləndirmə ilə təşkilat işçilərinə zənglər

2. Ziyarətçilərin qəbulunda görüş və qeydiyyat

3. Məktubların, faksların, elektron sənədlərin alınması
4. Rəhbərliyin bəzi digər kiçik tapşırıqlarını yerinə yetirir. Bəzi hallarda statistika aparır, nağd pul qəbul edir, sənəd formalarını doldurur, məktubları çap edir (özünü tərtib etmədən).
Çox vaxt bu mövqe xarici şirkətlərdə və xarici müştərilərə yönəlmiş Rusiya firmalarında olur. Bir qayda olaraq, bu vakansiyaya namizədlər üçün əsas tələblərdən biri ən azı yaxşı danışıq səviyyəsində xarici dil bilməkdir.

Şöbə katibi

Şirkətin hər hansı bir struktur bölməsinin (şöbə, şöbə, sektor və s.) Bir hissəsi olaraq işləyən, müvafiq struktur bölməsinin işinin xüsusiyyətləri ilə bağlı xüsusi biliklərə sahib olan bir katib.

Əsas tələblər:

kompüter və ofis texnikasından inamlı istifadə

ali təhsil, müvafiq struktur bölmənin işinin xüsusiyyətləri ilə əlaqəli arzu olunan və ya xüsusi biliklərdir
xarici şirkətlər üçün xarici dil bilikləri
yaxşı ünsiyyət bacarıqları

Tipik funksiyalar:

1. Bu struktur bölmənin işi çərçivəsində zənglərin qəbulu, standart sorğuların cavablandırılması, zənglərin konkret işçilərə yönləndirilməsi.
2. Ziyarətçilərlə görüş.
3. Ofis ləvazimatları almaq.
4. Struktur bölmənin ofis işlərinin aparılması.
5. Poçtlara baxmaq, lazımi yazışmaları seçmək və qurmaq.

Bu mövqe yalnız struktur bölmələri və ya bir çox şöbəsi olan böyük şirkətlərdə olur.

Katib köməkçisi

Katib köməkçisi daha çox şirkət xaricində işləməyə yönəlib, yəni müştəri və tərəfdaşlarla ünsiyyət qurmaq üçün rəisin əmrlərini yerinə yetirir, buna görə də xarici dil bilməsi tələb olunur. Menecer katibinin səlahiyyətinə şirkət daxilində baş verən proseslərlə əlaqəli məsələlər daxildir, yəni şirkətin özü və işçiləri ilə əlaqədar vəzifələri yerinə yetirir.
Bu katib, həm də şəxsi köməkçi, bir şəxslə işləyir, lakin bunlar əksər hallarda şirkətin ikinci şəxsləri (direktor müavinləri, vitse -prezidentlər, şöbə və şöbələrin rəhbərləri və s.). Ayrıca, katib köməkçisi, şəxsi köməkçinin nümayəndəsi və digər bəzi funksiyalarını yerinə yetirmədən birinci şəxslə işləyə bilər.

Əsas tələblər:

Ali təhsil
bir ildən bəri oxşar vəzifədə iş təcrübəsi
çalışqanlıq, məsuliyyət, öyrənmə
kompüter və ofis texnikasından inamlı istifadə

Tipik funksiyalar:

1. Özünü tərtib edən məktublar.
2. Struktur bölmənin birbaşa rəhbərinə tabe olan sənədlərin və tapşırıqların icrasına nəzarət.
3. Menecerin iş qrafikinin tərtib edilməsi.
4. Baş üçün məlumatların nəzərdən keçirilməsi və hazırlanması.
5. Rəis üçün analitik qeydlərin və arayışların tərtib edilməsi.
6. Danışıqların hazırlanması və dəstəklənməsi.

Ofis Meneceri / Katibliyin rəhbəri

Ofis meneceri bir növ ofis idarəçisidir. Adi katiblik vəzifələrinə əlavə olaraq, bir çox şirkətin xidmətlərinin (məsələn, avtomobilin) ​​fəaliyyətini əlaqələndirmək, həm rəhbərlik, həm də sıravi işçilərin əmrlərini yerinə yetirmək həvalə edilə bilər. Bu vəzifə yalnız katib və ya resepsiyonist olmaqdan daha çox müstəqillik tələb edir. Ofis meneceri səlahiyyətləri daxilində müəyyən layihələr həyata keçirmək hüququna malikdir (yeni məhsul və xidmətlərin öyrənilməsi, şirkətin iş sistemlərinin təkmilləşdirilməsi). Həm də tez -tez təşkilatçılığın məsuliyyəti bu katibin üzərinə düşür korporativ tədbirlər, konfranslar, yeməklərin ofisə çatdırılması və s.

Əsas tələblər:
Ali təhsil
kompüter və ofis texnikasından inamlı istifadə
məsuliyyət, enerji

Tipik funksiyalar:

1. Ofisin ömrünü təmin etmək (dəftərxana ləvazimatlarının alınması, suyun çatdırılması, printerlərdə, surətçıxarıcılarda kağızın mövcudluğuna nəzarət və daha çox).

2. İnzibati məsələlərin həlli (bina kirayəsi, təmizləyicilər, sürücülər, katiblər və daha çox).
3. İşin yeni təşkili formalarının tətbiqi.
4. Nümayəndəlik səlahiyyətləri (dövlət qurumlarında və s.).
5. Tabeliyində olan kadrların seçilməsi, idarə edilməsi və təlimi.
Vəzifə daha çox ofis sahəsi olan şirkətlər üçün xarakterikdir.
Katiblik müdiri yalnız böyük şirkətlərdə, ən azı 58 ofisdə katib heyəti ilə görüşür.

Şəxsi köməkçi / şəxsi köməkçi

Aerobatika və peşəkarlıq tələb edən ən məsul katib vəzifələrindən biridir. Yaxşı köməkçi, peşəkar bilik və bacarıqlarına əlavə olaraq, çox inkişaf etmiş analitik qabiliyyətə malik olmalı, qərar qəbul etmədə müstəqil olmalı və ən əsası çox yaxşı psixoloq və patronunuzun xarakterik vərdişlərini, eləcə də yaxın qohumlarını bilin. Köməkçidən keçən və müdirin masasına gedən bütün sənədlər qüsursuz olmalıdır. Bilik iş etiketi bu vəzifədə yüksək tələbat var. Şəxsi köməkçinin işgüzar görüşlərdə davranış qabiliyyəti, bu görüşə qatılanların lideri necə qəbul edəcəklərini müəyyən edir.
Başqa sözlə, menecerinin bütün iş anlarından və problemlərindən xəbərdar olan əvəzedilməz bir köməkçidir. Bu katibin yalnız birinci şəxslə işlədiyi güman edilir. Belə bir mütəxəssisin əsas vəzifəsi: patronunun "sağ əli" olmaq, onun çox bahalısına qənaət etmək iş vaxtı, onu peşəkar, ixtisaslı bir katibin asanlıqla öhdəsindən gələ biləcəyi gündəlik sual və problemlərdən maksimum qurtarır.

Əsas tələblər:

liderlə psixoloji uyğunluq
Ali təhsil
eyni vəzifədə ən azı iki il iş təcrübəsi
çalışqanlıq, məsuliyyət, öyrənmə qabiliyyəti, müstəsna nəzakət
kompüter və ofis texnikasından inamlı istifadə

Tipik funksiyalar:

1. Başın hərəkətlərini əlaqələndirir.
2. Müstəqil olaraq sənədlər tərtib edir.
3. Görüşlər və danışıqlar üçün materiallar hazırlayır.
4. Analitik qeydlər və istinadlar hazırlayır.
5. Toplantıların, danışıqların, səhmdarların və idarə heyətinin iclaslarının protokollarını saxlayır.
6. Lazım gəldikdə xarici dildən tərcümə edir.
7. Başçı üçün ezamiyyətlərin hazırlanmasını həyata keçirir (seçim, otel sifarişi, nəqliyyat üçün biletlər, taksilər və s.).
8. Yalnız birbaşa rəhbərinə təqdim edir. Nadir hallarda onun işi ofis müdiri tərəfindən əlaqələndirilə bilər.

Katiblərin maaşlarının səviyyəsi katibin bilik, təcrübə, bacarıq və ixtisas tələblərindən asılıdır. Müəyyən bir şirkətin maliyyə vəziyyətini və işçilərinin əmək haqqı ilə əlaqədar yürütdüyü siyasəti nəzərə almamaq da mümkün deyil.
Katiblərin əmək haqqının səviyyəsinə adətən aşağıdakı amillər təsir edir:

• bir və ya daha çox xarici dilin olması;
• oxşar vəzifədə iş təcrübəsi;
• ali təhsilin mövcudluğu;
• müəyyən bir vəzifə üçün lazım olan xüsusi bacarıqlar, həmçinin xüsusi kompüter proqramlarını bilmək;
• namizədlərin görünüşü üçün tələblər.

Aşağıda ortalamadır əmək haqqı Moskvada katiblərin vəzifəsinə və maaş səviyyəsinə təsir edən yuxarıdakı amillərə bağlı olaraq.