Правила складання табеля обліку робочого дня. Заповнення табеля обліку робочого дня. Правило використання різних форм табеля

Кожен роботодавець з метою контролю персоналу та нарахування заробітної плати працівникам має вести табель обліку робочого дня. Для податківців відсутність цього документа для підприємства прирівнюється до необгрунтованості витрат за виплату зарплати, що дозволяє віднести їх у витрати, що зменшують базу оподаткування.

Табель є одним із документів, що підтверджують правомірність звільнення співробітника за прогул (ТК РФ ст. 81, п.6 а), і використовується як доказ при трудових спорах, у тому числі й у суді.

Організація обліку робочого часу на підприємстві

Обов'язки табельника покладаються на кадровика, бухгалтера, керівників відділів, директора організації, будь-яку іншу особу посадової інструкціїчи наказом. Облік робочого дня організується за загальним всім роботодавців правилам:

1. Табель ведеться по всьому підприємству загалом або окремо щодо кожного підрозділу.
2. У табелі відзначаються робочі дні кожного співробітника із зазначенням кількості фактично відпрацьованих годин, а також відрядження, відпустки, лікарняні тощо.
3. У документі реєструються всі неявки персоналу, що дозволяє зафіксувати прогули.
4. Занесення в табель знову прийнятого співробітниката видалення звільнених відбувається на підставі кадрових документів: наказу про прийом на роботу, наказу про звільнення, трудової угоди.
5. Кожному працівникові надається унікальний табельний номер, який служить його ідентифікатором у системі кадрового діловодства. Цей номер залишається за ним на весь термін роботи та не змінюється при внутрішніх переміщеннях. Після звільнення табельний номер повинен перебувати на карантині, тобто не використовуватися повторно протягом трьох років.

Якою формою можна вести табель?

Для ведення обліку праці та її оплати існують уніфіковані форми, Затверджені Росстатом у Постанові №1 від 05.01.2004 р. На підприємствах використовують бланки табеля обліку робочого часу Т-13 та Т-12.

Форма №Т-12 для обліку використання робочого часу та розрахунку заробітної плати призначена для ведення в ручному режимі. Форма № Т-13 під назвою "Табель обліку використання робочого часу" застосовується в основному в організаціях, що мають автоматизовану системуобробки даних

Документи, складені цих бланках, згідно з рекомендаціями Федерального архівного агентства, мають термін зберігання 1 рік.

Порядок заповнення табеля

При заповненні табеля обліку робочого часу формою Т-12 вказуються такі реквізити:

• назва організації (на підставі установчих документів), найменування структурного підрозділу;
• номер табеля;
• дата заповнення (як правило, останній робочий день місяця);
• період обліку (календарний місяць, з першого до останнього число).

Розділ 1 являє собою табличну форму, в якій фіксуються:

• номер під/п (графа 1);
• ПІБ працівника, посада (на підставі даних особистих карток персоналу) – графа 2;
• табельний номер – графа 3;
• графи 4 та 6 – розбивка робочого часу за кодами та фактично відпрацьованим годинником (за 1-у та 2-у половину місяця відповідно);
• графи 5 та 7 – число відпрацьованих днів та годин на середину місяця та з середини до кінця;
• графи 8-13 призначені для підрахунку підсумкових значень за відпрацьованими днями та годинами, включаючи нічні, понаднормові, вихідні;
• 14–16 – неявки за кодами та кількістю пропущених днів;
• 17 – загальна кількість неробочих днівза місяць.

Розділ 2 форми Т-12 табельником не заповнюється, розрахунки з праці виробляє бухгалтерія. Наприкінці місяця відповідальна особа підписує табель, затверджує його у керівника та у службі персоналу, а потім передає до відділу нарахування заробітної плати.

Табель формою Т-13 має схожу структуру крім окремих полів.

Облік робочого часу в табелі

Вносити дані в табель допускається двома способами: суцільним (щоденна фіксація всіх явок та відсутності на робочому місці) та вибірковим (позначки лише за неявками, запізненням, переробками тощо).

Основні позначення, що використовуються під час заповнення табеля, наведені в таблиці:

Особливості заповнення табеля в окремих випадках

Відмітки про будь-які відхилення від нормального режиму роботи, прийнятого на підприємстві, повинні проставлятися табельником лише на підставі відповідних, коректно оформлених документів (наказу про роботу у святковий день, листка тимчасової непрацездатності тощо).

Неявка співробітника на робоче місцеза відсутності підтверджуючих документів досі їх пред'явлення позначається як ПН (неявка з нез'ясованої причини). Ненадання виправдувальної довідки є приводом для фіксації прогулу.

Найчастіше труднощі у табельників виникають з урахуванням відряджень, відпускних періодів та інших причин відсутності працівника робочому місці. Тут застосовуються такі правила:

1. Співробітнику, який перебуває у відрядженні у вихідні та святкові дні, цей годинник оплачується в подвійному розмірі, тому в табелі проставляється значення КМ замість В.
2. По відпускникам – у осередках, відповідних вихідним, вказується позначка ВІД, оскільки ці дні включаються до календарної тривалості відпустки. Неробочі святкові дні з відпустки виключаються та фіксуються у табелі значенням Ст.
3. За новими працівниками табель ведеться з дати прийому, осередки до цього дня заповнюються знаками ХХ. Аналогічно слід помічати невиходи працівника у зв'язку зі звільненням, починаючи з дати звільнення (включно) і доти, доки він не буде виключений із табеля.

Контроль робочого часу є обов'язковим для всіх підприємств незалежно від форми власності та кількості найманих працівників. Вимога встановлено у ст. 91 ТК РФ.

Загальні питання заповнення

Для обліку відпрацьованого працівником часу ведеться табель, що входить до складу обов'язкових форм підприємства ведення кадрового обліку.

Табель – документ, який є підставою визначення кількості відпрацьованих працівником годин, дані якого застосовуються нарахування заробітної плати, відпускних.

Його відомості використовуються:

• Для нарахування заробітної плати відпускних працівників.
• Під час проведення перевірок різними зовнішніми органами контролю.
• Для отримання відомостей керівництво про дотримання працівниками режиму роботи. Особливої ​​важливості документ набуває при змінному графіку або відрядній формі оплати праці.
• Формування статистичної звітностіта підрахунку середньої облікової чисельності.

Дані заносяться на підставі наступних документів, що підтверджують:

1. Накази щодо організації про працевлаштування, відрядження, надання відпусток різних видів.
2. Листки непрацездатності.
3. Довідки та доповідні начальників відділів.
4. Інші ділові папери, ухвалені внутрішнім документообігом.

Користувачами інформації табеля облікового часу є працівники бухгалтерії, керівництво, зовнішні споживачі – податкова, трудова інспекції та інші інстанції. Форма складається в єдиному екземпляріта зберігається протягом 5 років у бухгалтерії як виправдувальний документ для нарахування заробітної плати. Цей термін відповідає періоду архівації загальних документів бухгалтерії. Для виробництв із особливими умовами праці застосовується термін 75 років. Тривалість зберігання обумовлена ​​??необхідністю підтвердження часу ведення робіт в особливих умов праці для дострокового виходу на пенсію.

Складання даних покладається на кадрового працівникапідприємства із наступним затвердженням документа керівником. За відсутності кадрової служби в організаціях або ІП з малою чисельністю обов'язок ставиться в провину посадовій особі.

Відповідальні за складання особи вносяться до облікової політики підприємства. Неналежне виконанняобов'язків веде до можливого покарання з боку керівництва відповідно до ст. 192 ТК РФ.

Підприємство може застосовувати різні методи заповнення табеля, Вибір яких компанія виробляє самостійно.

В обліку може застосовуватись:

• Метод суцільної реєстрації. Обліковий працівник вносить дані щодня. Спосіб застосовується за наявності в організації режиму робіт з різною кількістю годин – ковзного графіка, неповного дня працівників.
• Метод відхилень. До складу відхилень входять запізнення, нез'явлення з різних причин, переробки у святкові дні. Спосіб використовується компаніями з постійним годинним режимом праці.

Правила та зразок заповнення

На бланк кадрового обліку поширюються правила заповнення первинних документів. Записи мають бути достовірними, бланк мати необхідні реквізити підприємства, підрозділи, посадових осіб.

Заповнення документа має низку особливостей:

• Форма заповнюється в цілому підприємству чи його окремим підрозділам.
• Ведення обліку провадиться по кожному співробітнику окремо. Усе штатні одиницімають унікальний номер. Ідентифікація працівника проводиться із зазначенням ПІБ та посади для виключення збігів серед однофамільців.
• Дані формуються за всіма співробітниками штатного розкладу. Також зазначаються працівники, які перебувають у декретній відпустці.

Документ після складання підписується відповідальною особою, працівником кадрової служби та затверджується начальником структурного підрозділу або підприємства.

Існують два види бланків– Т-12 та Т-13, які затверджені Держкомстатом. В одному підприємстві дозволяється застосування лише одного з них, а також допускається самостійна розробка форми із збереженням усіх обов'язкових реквізитів. Одночасне використання різних видівзаборонено.

• Форма Т-12використовується для ручного заповнення та складається з 2-х розділів, які дозволяють відзначати відпрацьований час та проводити нарахування заробітної плати. З використанням розрахунково-платіжних відомостей розділ з нарахуванням оплати праці не заповнювати.

• Форма Т-13застосовується для автоматичного наповнення бланка. У ній відображаються лише дані кадрового обліку часу явок та неявок з причинами відсутності.

Для простоти та доступності інформації табеля облікового часу всіма користувачами застосовуються умовні позначення, єдині всім документів. Перелік кодів та розшифровок наведено на титулі форми Т-12.

Основні коди, що використовуються в документі:

Компанія має право запровадити самостійно розроблені позначення. Порядок застосування спеціальних знаків закріплюється в обліковій політиці.

Періодичність складання табеля утверджується в обліковій політиці. Оптимальним варіантомслужить заповнення форми двічі на місяць для нарахування проміжної виплати - авансу та остаточного розрахунку з працівником з оплати праці за підсумками місяця.

Нюанси заповнення при змінному графіку роботи

Змінний графік роботипередбачає роботу в режимі з числом відвідувань, що переходить з місяця на місяць. Працівник з плаваючим графіком може відпрацьовувати чи перевищувати норму трудового часу, встановленого на місяць. Незначне відхилення у межах 2-х змін допускається. Важливо не допустити переробку за річною нормою робочого часу, що зобов'язує роботодавця оплачувати понаднормові.
При попаданні графіка на 2 дні в табелі вказується фактичний час перебування на робочому місці у клітині кожного з дат. Розбивка на дні дозволяє визначити нічний годинник для розрахунку оплат.

Зміни дані табеля вносяться у місяці виявлення помилки чи нестиковки. Це відбувається на підставі наказу керівника. Після його видання створюється документ, що коригує, дата якого відповідає дню виправлення. Виправлені відомості спричиняють перерахунок працівниками бухгалтерії заробітної плати та звітності.

Нормативні документи, що регламентують правила ведення табелю

Законодавством регулюється порядок табелювання працівників. Заповнення документа здійснюється з урахуванням вимог законів та актів з бухгалтерського обліку щодо внесення обов'язкових реквізитів підприємства та працівників.

Для побудови грамотного обліку використовуються положення:

• ТК РФ, зобов'язує підприємства нормувати робочий час.
• Законодавство про бухгалтерський облік. Регламентує можливість самостійної розробки форм первинних документів. Вказує, поряд із ПБО 22/2010, на порядок зміни помилкових даних.
• Постанова Держкомстату Росії від 05.01.2004р. за № 1, яким затверджено форми бланків табеля.

Відео: приклади заповнення форм Т-12 та Т-13

Переглянути зразки заповнення документа як у ручному, так і автоматичному режиміможна на наступних відео.
Загальні відомості та правила оформлення форми Т-12.

Створення та заповнення табеля у програмі 1С:Підприємство. Частина 1.

Заповнити та роздрукувати Табель обліку робочого часу у програмі LS · Табель та графіки

Форма N Т-13" Табель обліку робочого часузастосовується для обліку робочого часу.

Складається в одному примірнику уповноваженою на це особою, підписується керівником структурного підрозділу, працівником кадрової служби, передається до бухгалтерії.

Відмітки в Табелі про причини неявок на роботу, роботу в режимі неповного робочого часу або за межами нормальної тривалості робочого часу за ініціативою працівника або роботодавця, скороченою тривалістю робочого часу та ін. виробляються на підставі документів, оформлених належним чином (листок непрацездатності, довідка про виконання державних або громадських обов'язків, письмове попередження про просте, заяву про сумісництво, письмову згоду працівника на понаднормову роботу у випадках, встановлених законодавством та ін.).

Для відображення щоденних витрат робочого часу протягом місяця кожного працівника в табелі відведено:

• у формі N Т-13 (графа 4) - чотири рядки (по два на кожну половину місяця) та відповідне число граф (15 та 16).

У формі N Т-13 (у графах 4, 6) верхній рядок застосовується для позначки умовних позначень(кодів) витрат робочого часу, а нижня – для запису тривалості відпрацьованого або невідпрацьованого часу (у годинах, хвилинах) за відповідними кодами витрат робочого часу на кожну дату. При необхідності допускається збільшення кількості граф для проставлення додаткових реквізитів за режимом робочого часу, наприклад, часу початку та закінчення роботи в умовах, відмінних від нормальних.

Витрати робочого часу враховуються в Табелі або методом суцільної реєстрації явок та неявок на роботу, або шляхом реєстрації лише відхилень (неявок, запізнень, понаднормового годинника тощо). При відображенні неявок на роботу, облік яких ведеться днями (відпустка, дні тимчасової непрацездатності, службові відрядження, відпустка у зв'язку з навчанням, час виконання державних чи громадських обов'язків тощо), у Табелі у верхньому рядку у графах проставляються лише коди умовних позначень, а в нижньому рядку графи залишаються порожніми.

Форма N Т-13 "Табель обліку робочого часу" застосовується під час автоматизованої обробки облікових даних.

При складанні табеля за формою N Т-13:

• при записі облікових даних для нарахування заробітної плати тільки за одним видом оплати та кореспондуючим рахунком, загальним для всіх працівників, включених до Табеля, заповнюються реквізити "код виду оплати", "кореспондуючий рахунок" над таблицею з графами з 7 - 9 та графа 9 без заповнення граф 7 та 8;
• при записі облікових даних для нарахування заробітної плати за декількома (від двох до чотирьох) видами оплати та кореспондуючими рахунками заповнюються графи 7 - 9. Додатковий блок з ідентичними номерами граф передбачений для заповнення даних за видами оплати, якщо їх кількість перевищує чотири.

Бланки табеля за формою N Т-13 із частково заповненими реквізитами можуть бути виготовлені із застосуванням засобів обчислювальної техніки. До таких реквізитів відносяться: структурний підрозділ, прізвище, ім'я, по батькові, посада (спеціальність, професія), табельний номер тощо. - тобто дані, які у довідниках умовно-постійної інформації організації. У цьому випадку форма табеля змінюється відповідно до прийнятої технології обробки облікових даних.

Заповнення табеля обліку робочого часу

Уніфіковані форми табеля обліку робочого дня – форми Т-12, Т-13, затверджені Постановою від 05.01.2004 N 1 Держкомстату РФ, пройшли перевірку практикою. І сьогодні багато роботодавці продовжують використовувати у роботі держкомстатівську форму табеля обліку робочого дня, затвердивши її собі наказом.

У процесі використання цих форм кадровики стикалися із ситуаціями заповнення, які Держкомстат не врегулював чи надав кілька варіантів, залишивши вибір за роботодавцями. Наразі роботодавці – комерційні організаціїта роботодавці – індивідуальні підприємцімають можливість затвердити свій порядок ведення табеля обліку робочого дня.

Вибираємо метод реєстрації

Витрати робочого часу можна враховувати в табелі або методом суцільної реєстрації явок та неявок на роботу, або шляхом реєстрації лише відхилень (неявок, запізнень, понаднормового годинника тощо).

При відображенні неявок на роботу, облік яких ведеться у днях (відпустка, дні тимчасової непрацездатності, службові відрядження, відпустка у зв'язку з навчанням, час виконання державних або громадських обов'язків тощо), у табелі у верхньому рядку у графах проставляються лише коди умовних позначень, а нижньому рядку графи залишаються порожніми.

Вибираємо спосіб відображення кількох позначень за один день

Тут є кілька рівноправних варіантів. Деякі спеціалісти ставлять ці позначення через дріб (наприклад, ОЖ/Я), деякі заводять два облікові записи щодо одного працівника.Держкомстат допускав при необхідності збільшення кількості граф для проставлення додаткових реквізитів за режимом робочого часу, наприклад, часу початку та закінчення роботи в умовах, відмінних від нормальних.

Вибираємо спосіб фіксації точного часу

Облік робочого дня має бути точним, тобто необхідно враховувати як повні години, а й хвилини робочого дня. Наприклад, при залученні працівника до понаднормової роботи на півтори години в табелі може стояти позначка 1: 30 (1 година 30 хвилин) або 1,5 (одна ціла п'ять десятих годин).

Будьте уважними при переведенні хвилин у соті частки години. 1 хвилина у вигляді десяткового дробу - це 0,0166666667 години.

З відрізками часу в 15 хвилин (0,25 годин), 30 хвилин (0,5 годин), 45 хвилин (0,75 годин) все просто. А ось перевести в годинник 10-хвилинне запізнення або 40 хвилин понаднормової роботи складніше.

Вибираємо спосіб внесення змін до табеля

Вносити зміни до «закритого» табеля доводиться нерідко. Найчастіше виправляються «ПН» – неявки з нез'ясованих причин (до з'ясування обставин), коли ці обставини з'ясовуються лише наступного місяця. Наприклад, працівник приносить листок непрацездатності. пояснювальну записку, та роботодавець визнає причини відсутності неповажними та ін.

Але виправляти доводиться не лише код «ПН». Наприклад, з 20 травня працівнику надано щорічну відпустку на 28 днів. У табелі на підставі наказу стоять позначки «ВІД», а у червні відпускник приносить лікарняний на період із 23 по 28 травня. Дані у закритому табелі виявляються невірними.

Поширений варіант оформлення табеля, що коректує. Він складається щодо того працівника, відомості про якого потрібно виправити. У назву документа додається слово "корегуючий". В іншому форма та порядок оформлення такого документа аналогічні основному табелю.

Ще один варіант - доповнити форму табеля реквізитом "Вигляд табеля" з варіантами заповнення "первинний", "коригуючий".

На замітку!

Відповідно до ч. 4 ст. 9 Федерального законувід 06.12.2011 N 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік» форми первинних облікових документів визначає керівник економічного суб'єкта за поданням посадової особи, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку. Форми первинних облікових документів для організацій державного сектора встановлюються відповідно до бюджетного законодавства Російської Федерації.

І якщо форму табеля обліку робочого часу затверджено наказом керівника, то вносити зміни у форму рекомендуємо також наказом керівника.

Визначаємо умовні позначення відпрацьованого та невідпрацьованого часу

Держкомстат пропонував досить широкий набір умовних позначень. Спочатку зупинимося на найпоширеніших кодах (саме прийнятих Держкомстатом).

Код «Я» (цифровий 01) означає тривалість роботи в денний час. У народі цей код розшифровується як явка. Це породжує помилку позначати «Я» весь період відпрацьованого працівником часу за зміну, а іншими кодами уточнювати, скільки з цього часу довелося на нічний годинник, понаднормовий і т.д.

Наприклад, зміна працівника становить 11 годин, з яких 2 години припадають на нічний час. У цьому випадку коду "Я" будуть відповідати лише 9 годин, а коду "Н" - 2 години робочого часу. Якщо поставити "Я" 11 і "Н" 2, то вийде 13-годинна робоча зміна.

Неповний робочий час, встановлений за згодою сторін або на прохання працівника, також позначається кодом "Я".

Але якщо режим неповного робочого часу встановлено з ініціативи роботодавця у випадках, передбачених законодавством, то в цьому випадку зазначається код НС (цифровий 25). Які причини? У разі, коли з причин, пов'язаних із зміною організаційних або технологічних умов праці (зміни у техніці та технології виробництва, структурна реорганізація виробництва, інші причини), визначені сторонами умови трудового договору не можуть бути збережені, допускається їх зміна з ініціативи роботодавця, за винятком зміни трудовий функціїпрацівника. У разі, коли такі причини можуть спричинити масове звільнення працівників, роботодавець з метою збереження робочих місць має право з урахуванням думки виборного органу первинної. профспілкової організаціїта у порядку, встановленому ст. 372 ТК РФ для прийняття локальних нормативних актів, вводити режим неповного робочого дня (зміни) та (або) неповного робочого тижня терміном до шести місяців (ч. 1 і 5 ст. 74 ТК РФ).

Щорічна основна відпустка позначається кодом «ВІД» (цифровий 09), щорічна додаткова – «ОД» (цифровий 10). Як ми пам'ятаємо, неробочі святкові дні, що припадають на період щорічної основної або щорічної додаткової оплачуваної відпустки, до числа календарних дніввідпустки не включаються (ч. 1 ст. 120 ТК РФ) та в табелі за цей святковий день теж повинні мати відповідну позначку.

Періоди тимчасової непрацездатності у разі призначення допомоги згідно із законодавством позначають кодом «Б» (цифровий 19), без призначення допомоги – кодом «Т» (цифровий 20). Здається, в обох випадках йдеться про непрацездатність, яка встановлена ​​уповноваженими на це особами та підтверджена листком непрацездатності.

Наприклад, працівник працює у двох організаціях, але отримав один листок непрацездатності та пред'явив його за основним місцем роботи. Основний роботодавець призначить посібник та проставить у табелі код «Б». А друга організація позначає в табелі період відсутності працівника-сумісника кодом «Т», оскільки непрацездатність встановлена, але підстав сплачувати цей період немає * .

Практика іноді підкидає такі ситуації, позначень для яких Держкомстат не передбачив.

Наприклад, працівник не з'явився працювати. Пізніше представив пояснювальну – екстрено відвозив дружину до лікарні до сусіднього міста. Причину відсутності роботодавець вважав поважною. І що ставити у табелі? Для таких випадків можна додати додатковий код, наприклад, УП (шанобливі причини), НУП (неявка з поважної причини) або ін.

* Відповідно до п. 5 ст. 13 Федерального закону від 29.12.2006 N 255-ФЗ «Про обов'язкове соціальне страхування на випадок тимчасової непрацездатності та у зв'язку з материнством» один із обов'язкових документів для призначення допомоги з тимчасової непрацездатності – це листок непрацездатності, виданий медичною організацією.

Порядок видачі листків непрацездатності затверджений Наказом Мінздоровсоцрозвитку України від 29.06.2011 N 624н. Відповідно до цього документа:

«4. Видача листків непрацездатності здійснюється при пред'явленні документа, що засвідчує особу. У разі, якщо громадянин на момент настання тимчасової непрацездатності, відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами зайнятий у кількох роботодавців та у два попередні календарні роки до видачі листка непрацездатності був зайнятий у тих самих роботодавців, видається кілька листків непрацездатності за кожним місцем роботи.

4.1. У разі, якщо громадянин на момент настання тимчасової непрацездатності, відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами зайнятий у кількох роботодавців, а у двох попередніх календарних роках був зайнятий у інших роботодавців (іншого роботодавця), видається один листок непрацездатності для подання по одному з останніх місць роботи з вибору громадянина.

4.2. У разі, якщо громадянин на момент настання тимчасової непрацездатності, відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами зайнятий у кількох роботодавців, а у двох попередніх календарних роках був зайнятий як у цих, так і в інших роботодавців (іншого роботодавця), видається або кілька листків непрацездатності для подання за кожним місцем роботи відповідно до пункту 4 цього Порядку, або один листок непрацездатності для подання його по одному з останніх місць роботи на вибір громадянина відповідно до пункту 4.1 цього Порядку».

Навіщо він потрібен і як його заповнити

Одним із ключових документів кадрового ділообороту є табель обліку робочого часу.

Зазначений бланк заповнюється стосовно кожного робітника чи службовця підприємства, з яким офіційно оформлені трудові відносини. У цьому огляді розповімо, як заповнюють цей папір, і які відомості мають бути внесені до нього.

Навіщо потрібен табель обліку робочого дня?

Цей документ є формалізованим бланком. Кожен роботодавець заповнює його за підсумками календарного місяця. До відомостей, які необхідно внести в табель, входять:

• порядковий номер графи, що заповнюється щодо кожного працівника;
• особисті дані працівника, його посаду чи спеціальність згідно штатним розкладом;
• обліковий номер;
• відмітка про присутність або відсутність співробітника на робочому місці за кожним числом календарного місяця;
• сумарна кількість днів та годин, відпрацьованих громадянином за місяць та половину місяця.

На законодавчому рівні Держкомстатом затверджено дві форми табеля - № Т-12 та № Т-13. Вони заповнюються вручну або на комп'ютері.

Підприємство може самостійно розробити та затвердити бланк, який відповідає вимогам виробничого процесу, проте практично застосовуються зазначені рекомендовані форми.

Документ складають у таких цілях:

• контролю над дотриманням норми робочого дня, регламентованого законодавством чи трудовим договором;
• отримання відомостей про фактично відпрацьований час для нарахування зарплати та інших обов'язкових виплат;
• формування статистичних даних про дотримання трудової дисциплінина підприємстві.

Щомісячний табель обліку робочого часу є важливим доказом під час розгляду трудових спорів - про правильність розрахунку та нарахування заробітної плати, про застосування заходів дисциплінарного впливу за прогули тощо. Якщо виникає необхідність, він може бути витребований на запит суду для об'єктивного розгляду трудових спорів.

Зверніть увагу!

Для обліку відомостей про робочий час та заповнення подібних документів на підприємстві призначається відповідальна особа. Як правило, це належить обов'язкам фахівців кадрових служб.

За рішенням керівника ведення облікових форм може бути доручено та іншим особам (наприклад, секретар-діловод може оформляти табелі на підприємствах малого бізнесу).

Після складання щомісячного табеля він підлягає затвердженню керівником підприємства.

Документ також має затвердити керівники структурних підрозділів, якщо це передбачено локальними актами організації. Він є підставою для нарахування виплат кожного співробітника.

Керівництво не зобов'язане щомісяця представляти співробітникам копії табеля, однак цей документ може бути отриманий за особистою заявою громадянина.

Організація табельного обліку робочого часу

Для правильного та об'єктивного заповнення цього паперу необхідно мати первинну інформацію про явку співробітників на роботу, про причини та тривалість пропуску, періоди перебування на лікарняному тощо.

Якщо підприємстві працює кілька десятків, сотень чи тисяч співробітників, фахівці кадрових служб неспроможна відстежити дотримання норми робочого дня кожному за службовця.

Щоб отримати достовірну інформацію щодо дотримання трудової дисципліни, необхідна організація табельного обліку. Вона може здійснюватися за такими напрямами:

• вихідні відомості про явку чи відсутність співробітників надають начальники структурних підрозділів;
• на підприємстві вводиться система електронного обліку часу приходу та відходу з роботи, а реєстраційні дані через певні проміжки надходять у кадрову службу;
• кадрові фахівці отримують вихідні дані із внутрішнього документообігу - заяви працівників, накази начальства або керівників структурних підрозділів, пояснювальні, листи непрацездатності тощо.

Зверніть увагу!

Як правило, принципи обліку робочого часу фіксуються у локальних трудових актах, що дозволяє уникнути виникнення спірних ситуацій.

Для своєчасного отриманнявідомостей про робочий час кожного співробітника в кадрову службу передаються всі накази по штату - про прийом на роботу або розірвання трудових договорів, про надання щорічних відпусток, про направлення у відрядження, про надання відгулів чи неоплачуваних періодів відпочинку тощо.

При виході на робоче місце поза затвердженим графіком кожен співробітник пише заяву, оскільки на підставі табеля йому може нараховуватися підвищений розмір заробітної плати (наприклад, за роботу у вихідні або святкові дні). Якщо на підприємстві передбачено змінний графікроботи, застосовується спеціальний порядок відображення відпрацьованих днів.

В даний час форма Т-12 (облік робочого часу в ручному режимі) застосовується рідко, зазвичай компанії використовують форму Т-13.

Якщо організації працюють кілька людина, обліку відпрацьованого часу досить заповнити один лист табеля в письмовій формі. Однак з огляду на зручність електронних облікових форм у більшості випадків застосовується електронний бланк Т-13.

Електронний табель обліку робочого часу

Для заповнення форми Т-13 достатньо мати стандартну комп'ютерну техніку, електронний табель обліку робочого часу оформляється як таблиці.

Для великих підприємствдоцільне використання спеціальним програмних продуктів(наприклад, 1С), оскільки відомості заповненого документа автоматично застосовуватимуться фінансовим відділом та іншими підрозділами компанії.

p align="justify"> Робота з електронним табелем обліку робочого часу дозволяє вносити відомості в режимі реального часу, що істотно спрощує підсумкове зведення звітності. У цьому випадку дані про кожен наказ, виданий керівником, щоденно відображаються в електронному табелі.

За підсумками календарного місяця електронний табель роздруковується та надається начальнику підприємства для затвердження.

Зберігання табелів здійснюється кадровою службою, а періодичність їх здавання до архіву визначається внутрішніми актами організації.

Для заповнення електронної формиТ-13 враховуються такі категорії календарних днів:

• робочий день відзначається символом "Я" (явка);
• регламентовані вихідні дні відображаються літерою "В";
• якщо співробітнику на законній підставінадано відпустку, в табелі за кожен день відпочинку проставляється «ВІД»;
• при виході працювати у вихідний день ставиться позначка «РП»;
• при направленні у відрядження у табелі відзначається «К»;
• для спрямування співробітника на курси підвищення кваліфікації використовується значення "ПК";
• періоди навчальних відпусток будуть відзначені символом "У";
• якщо працівник представив роботодавцю оплачуваний лист непрацездатності, вказується "Б";
• при використанні днів тимчасової непрацездатності без лікарняного листавказується "Т".

Для відображення повних робочих днів відомості у табелі за категорією «Я» заповнюються в годиннику. Відображення відбувається за кожною половиною місяця, оскільки із зазначеною періодичністю має виплачуватись заробітня платаспівробітникам. За підсумками місяця зазначені дані підсумовуються, та виводиться загальний показник.

З метою розрахунку заробітку в табелі за формою Т-13 передбачені графи із зазначенням коду оплати, кількості днів та типу нарахувань. Наприклад, використовуються такі кодові значення:

• 2000 – стандартний робочий день;
• 2300 – час перебування на лікарняному, за який виплачується допомога з тимчасової непрацездатності;
• 2012 – період перебування у відпустці.

При заповненні форми Т-13 із використанням спеціалізованого програмного забезпеченняВказані коди будуть проставлені автоматично після обліку робочого часу за окремими категоріями.

Зверніть увагу!

Усі відомості заповнюються станом останній календарний день чергового месяца.

Зразок заповнення табеля обліку робочого часу

Порядок заповнення форм Т-12 та Т-13 відрізняється несуттєво. Тому можна виділити основні обов'язкові моменти, які мають враховувати працівники кадрового відділу:

• у кожному табелі вказується основна інформація про підприємство - найменування, організаційно-правова форма (наприклад, ТОВ), код ОКПО тощо;
• для кожного табеля зазначаються його реквізити - порядковий номер документа (як правило, за кількістю місяця), дата складання, звітний період;
• відомості про співробітника (П.І.Б., посада, структурний підрозділ) повинні відповідати штатному розкладу;
• незважаючи на наявність рекомендованих граф у формах Т-12 та Т-13, підприємство може самостійно доповнювати зазначені таблиці, закон цього не забороняє.

Для правильного заповнення документа та внесення всіх відомостей варто звернутися за консультацією до наших спеціалістів.

Термін зберігання табеля обліку робочого часу становить щонайменше 5 років, але підприємство може самостійно його продовжити.

Для табелів обліку щодо шкідливих та небезпечних виробництв термін зберігання становить 75 років, оскільки ці дані можуть використовуватись для підрахунку спеціального стажу при виході на пенсію.

Якщо у вас виник конфлікт із керівником вашої організації, врегулювати його до суду допоможуть наші юристи. Вони проведуть переговори з начальством, виявлять можливі варіантивирішення спірної ситуації, перевірять дані в табелі обліку, доможуться внесення правок, складуть мирову угоду з урахуванням ваших інтересів, захистять ваші права у трудовій інспекції.