Что такое интранет портал. Внутренний интранет-портал как инструмент управления. Что представляет собой интранет

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2008, N 12

Коммуникации - в широком смысле - обмен информацией между индивидами посредством использования общей системы символов, осуществляемый вербальными и невербальными средствами. Внутрифирменные коммуникации предполагают совместную деятельность сотрудников - участников взаимодействия, в ходе которой вырабатывается общий (до определенного предела) взгляд на ценности, цели, направления деятельности компании и на собственные действия в связи с этим. Современным средством управления корпоративными коммуникациями является формирование внутреннего информационного пространства - интранет-портала.

Суть вопроса

Интранет-портал (в пер. с англ. intranet - внутрисетевой, portal - главный вход, ворота) - это внутрикорпоративная информационная система с рядом функциональных задач, позволяющих наиболее полно осуществлять коммуникации внутри компании - между сотрудниками, отделами, представительствами компании. В основе его функционирования лежат Internet-технологии. Интранет-порталы размещаются во внутренней сети компьютеров компании, доступ к ним имеют только сотрудники.

Словарь кадрового делопроизводства. Интранет - распределенная внутрифирменная информационная система, предназначенная для обеспечения доступа сотрудников к корпоративным информационным ресурсам, использующая программные продукты и технологии Интернета.

Контент - это информационное наполнение информационной системы (тексты, графика, мультимедиа и иное информационно значимое наполнение). Существенными параметрами информационного наполнения являются его объем, актуальность и релевантность.

Назначение интранет-портала:

• предоставление прозрачного доступа к управленческой информации, содержащейся в различных информационных системах, эксплуатирующихся в компании, а также других информационных источниках;
• предоставление единой точки доступа к корпоративной информации, корпоративным приложениям и другим источникам данных внутри и вне компании. При этом информация может предоставляться в персонифицированном, интегрированном и агрегированном виде, то есть предоставляться таким образом, чтобы максимально поддерживать процесс принятия бизнес-решений и решений функциональных проблем и задач;
• ведение исторической базы ключевых показателей деятельности компании, расчет необходимых показателей на основе данных, содержащихся в информационных системах компании. Предоставление аналитических расшифровок значений показателей с различной степенью подробности;
• обеспечение оперативного взаимодействия персонала на всех уровнях и поддержка совместной работы между сотрудниками, подразделениями и службами компании.

Использование в функционировании портала web-технологий позволяет обеспечить работу в информационной среде неограниченного количества пользователей. С помощью локальных intranet-решений сотрудники компании могут получить доступ к выделенной для каждого из них части корпоративной информации.

Пример. Интранет-системой банка "Финсервис" (Москва) постоянно пользуются несколько сотен сотрудников из более чем 50 офисов и филиалов банка, а компании "Окна-Эталон" (Владивосток) интранет-портал обеспечивает оперативное взаимодействие более чем 40 офисов и точек продаж по всему дальневосточному региону.

Типовая структура интранет-портала компании

Корпоративные порталы можно классифицировать по реализации уровней взаимодействия, которые они обеспечивают. Можно выделить такие основные уровни автоматизации взаимодействия, как "компания - сотрудники", "подразделения - подразделения", "сотрудник - сотрудник", "компания - партнеры и инвесторы", "компания - клиенты".

Структурно портал представляет собой совокупность информационных блоков. Задача этих блоков - отразить основную и наиболее важную информацию портала, обеспечить быструю и удобную навигацию по нему. Так, на главной странице корпоративного портала должны быть предусмотрены информационные блоки, представленные в табл. 1.

Таблица 1

Содержание главной страницы интранет-портала

• о компании (миссия и цели развития, лицензии и статусы, структура и персоны, новости компании, новости рынка, СМИ о нас, карьера (вакансии), корпоративная газета);
• маркетинг и реклама (маркетинговый план, действующие маркетинговые программы, фирменный стиль, буклеты, макеты и иные маркетинговые материалы);
• приказы и положения (по общим вопросам оперативного управления компанией, по организационным вопросам, по управлению финансовой деятельностью, по управлению движением товарно-материальных ценностей, по технике безопасности, по персоналу, по системе оплаты труда, по вопросам экономической и информационной безопасности, а также положения о структуре и персонале, должностные инструкции и другие документы);
• шаблоны (образцы оформления документов и инструкции по их заполнению, типовые договоры, формы и примеры коммерческих предложений, образцы и примеры оформления писем, приказов, распоряжений и других документов);
• форум (по вопросам развития направлений деятельности компании, по общим вопросам осуществления текущей деятельности, предложения);
• объявления;
• голосование;
• дни рождения;
• галереи (фото- и видеогалереи);
• библиотека (документы компании, справочники, файлы);
• поиск (по ключевому слову, по дополнительным параметрам).

Главная страница портала должна стать смыслообразующим и имиджевым центром, связывающим в единое целое структуру, содержание и оформление информации.

Цели и задачи организации внутрифирменного информационного пространства

Конечно, создание интранет-портала - не панацея от всех проблем, но он может стать инструментом управления персоналом, посредством которого руководство компании и сотрудники могут легко и просто обращаться к всевозможным информационным источникам и информационным системам, которые, как правило, "лоскутным" образом развивались в их компании. Портал - это лишь хороший инструмент для того, чтобы аккумулировать все ранее созданное в компании, дать этому правильное и полное применение, осознать свои недостатки и преимущества и упростить работу сотрудников посредством работы с одним корпоративным приложением, а не с десятком разрозненных информационных систем и источников информации.

Принимая решение в пользу создания интранет-портала в своей компании, современные руководители, как показывает практика, преследуют следующие цели:

• повышение уровня управления и поддержки принятия решений руководителями подразделений компании за счет организации сбора, консолидации и анализа необходимой информации;
• создание единой базы знаний компании, включая агрегированную информацию, получение которой требует больших временных и ресурсных затрат;
• экономия времени и усилий сотрудников компании;
• сокращение расходов и издержек компании;
• повышение уровня коммуникаций и совместной работы между сотрудниками компании;
• поддержка процессов по унификации и стандартизации процессов и процедур в компании;
• повышение качества работы и обслуживания клиентов компании;
• повышение конкурентоспособности и инвестиционной привлекательности компании.

Задачи, которые решает корпоративный интранет-портал, представлены в табл. 2.

Таблица 2

Задачи, решаемые с помощью формирования интранет-пространства

Создание корпоративного интранет-портала позволяет сформировать единое информационное пространство для работы с информационными потоками и коммуникациями внутри организации. Встроенные и, как правило, интуитивно понятные средства обслуживания и поддержки портала предоставляют персоналу возможность самостоятельно администрировать разделы без помощи программистов. Предварительный просмотр контента позволяет увидеть размещаемую информацию до ее публикации, что делает работу по обновлению ресурса простой и наглядной.

Система иерархий может обеспечить последовательное согласование информации, предназначенной для публикации, в звеньях управленческой цепочки. Таким образом, достигается согласованная со всеми нужными уровнями управления и утвержденная к публикации корректная и достоверная информация. Предоставляемые интранет-системой возможности визирования и согласования контентов позволяют избежать ошибок и неточностей в оформлении корпоративной информации.

Также интранет-портал предоставляет возможность загрузки шаблонов оформления документов, презентаций различных дизайнов, на основе которых формируются документы для конечного пользователя.

Применение средств объединения, организации, поиска данных и маршрутизации информации в интранет-порталах обеспечивает возможность организовать и ускорить корпоративный документооборот между сотрудниками и рабочими группами.

Организация работы по формированию интранет-портала компании

Методология разработки и внедрения в деятельность компании интранет-порталов в целом аналогична внедрению любой информационной системы с большим количеством пользователей. Специалисты называют три основных пути формирования корпоративного портала:

• покупка готовых решений (платформ или систем высокой готовности);
• разработка портала с нуля (заказные разработки);
• комбинированный подход (разработка специфических модулей, но на базе уже готовых решений или платформ).

Каждый из названных путей требует профессионального подхода со стороны разработчиков, квалифицированного менеджера проекта и проектной команды, промышленного подхода к разработке и внедрению системы (проектирование, разработка, тестирование, обучение, ввод в эксплуатацию - табл. 3).

Таблица 3

Технология организации работы по формированию интранет-портала (на основе комбинированного подхода)

Каждый путь имеет достоинства и недостатки, но, как правило, при выборе решения происходит оценка всех подходов по следующему набору критериев:

• стоимость решения (включая лицензии, оборудование и работы);
• скорость внедрения и поставки готовой системы;
• уникальность бизнес-процессов компании или наличие специфических требований;
• корпоративные стандарты и предпочтения по технологиям;
• наличие квалифицированных специалистов внутри компании и их специализация;
• новаторский или консервативный стиль работы компании;
• доминирующий подход к инновации - система настраивается под бизнес-процессы компании, или компания настраивает бизнес-процессы под функциональность внедряемого решения.

В каждом конкретном случае необходим детальный анализ ситуации в компании.

Самое важное, о чем не следует забывать, принимая решение о создании интранет-портала у себя в компании, - это то, что при его внедрении на первый план выйдут не технические трудности, а административные проблемы, вопросы информационной безопасности и передачи знаний от разработчика к конечным пользователям.

Особенности внедрения корпоративного портала во многом зависят от целей и задач, которые ставит перед данной системой компания-заказчик, от ее корпоративной культуры и текущего уровня автоматизации в компании. Две конкурирующих на рынке компании могут предъявлять различные требования к системе, и внедрение корпоративного портала в этих компаниях будет проводиться абсолютно разным способом.

В числе проблем, которые могут возникнуть при внедрении корпоративных порталов, можно назвать следующие:

• необходимость изменения бизнес-процессов компании вследствие уже проведенной автоматизации, необходимость перераспределения ответственности;
• отсутствие формализации процессов и их документирования, что не позволяет произвести четкую постановку задачи;
• привычка работать на "личном контакте";
• низкая культура использования компьютеров в компаниях;
• сопротивление со стороны персонала компаний при внедрении системы;
• недостаточная твердость руководства при внедрении системы в компании;
• низкий уровень понимания потенциальных выгод от использования корпоративных информационных систем руководством и сотрудниками компании;
• сложность с формализацией распределения прав доступа к информации;
• попытка переноса имеющегося в компании информационного беспорядка в автоматизированный беспорядок посредством портала;
• отсутствие опыта эксплуатации подобных систем и, как следствие, низкий уровень понимания возможных вариантов использования портала.

Нельзя сказать, что все эти проблемы являются неразрешимыми. Просто для более эффективного их решения необходимо привлекать опытных специалистов и консультантов, которые имеют опыт внедрения подобных системы и предложат компании пути и способы решения этих проблем, уже апробированные у других клиентов, с учетом знания специфики российского бизнеса.

Андрей Надеин (компания TopS Business Integrator) и Владимир Кузнецов (Информационно-консалтинговый центр по электронному бизнесу) среди зарубежных поставщиков интранет-решений называют такие компании, как IBM Websphere Portal, Oracle9iAS Portal, Plumtree, Sun ONE Portal Server, ATG Enterprise Portal Suite", mySAP Enterprise Portal, а также программные блоки Microsoft.NET Servers.

Отечественные разработки представлены на российском рынке интранет-системой TopS BI, решением Intranet. Optimizer компании "Гарант-Парк-Интернет", интранет-решением компании РБК СОФТ, решением Axiom. Portal компании "Город-Инфо", решением V6 Active Portal и некоторыми другими.

Повышение эффективности использования корпоративного портала

Так или иначе, в результате создания корпоративного интранет-портала компания может получить ряд преимуществ (табл. 4).

Таблица 4

Преимущества внедрения корпоративного интранет-портала

Эффективность использования интранет-ресурсов как средства управления информационными потоками, коммуникациями и корпоративной культурой напрямую зависит от популярности, посещаемости корпоративного портала.

В связи с этим предлагается несколько практических советов:

• если сотрудники компании получают материальное вознаграждение с учетом степени удовлетворенности заказчиков (клиентов), то хороший эффект может дать публикация шаблона "Удовлетворенность заказчика" на интранет-портале компании, желательно в реальном времени и с результатами опросов клиентов;
• если оплата менеджеров по продажам осуществляется на основе комиссионных, то публикация в Интранете информации о продажах с расчетами комиссионных - надежный способ заставить менеджеров по продажам и бухгалтеров проверять портал ежедневно, сокращая количество запросов в специализированные отделы компании (бухгалтерию, коммерческую службу) за этой информацией;
• вместо использования почтовых прикладных программ можно интегрировать с интранет-порталом доступную через web почтовую систему (типа Exchange Outlook Web Access), тогда сотрудники будут иметь возможность обращаться к электронной почте с любого места;
• если создать актуальный информационный раздел, предоставляющий интересную и нужную всем сотрудникам информацию (например, раздел "А что сегодня на обед?"), можно существенно увеличить использование портала сотрудниками. Тем более если добавить форум (например, "Обсуждение меню").

Корпоративный интранет-портал нужно использовать для публикации информации, которая действительно может быть нужна (необходима) сотрудникам компании и интересна им с профессиональных позиций или с общечеловеческой точки зрения, тогда он станет удобным средством управления внутренними коммуникациями в компании.

При подготовке статьи использованы материалы информационно-консалтингового центра по электронному бизнесу www.e-commerce.ru и ООО "БИАТ. консалтинг" (http://intranet-portal.ru).

Д.Чалышева

Начальник Московской группы

отдела кадров

Наталья Заверуха

Заместитель директора по вопросам качества и организации бизнес-процессов компании ProNET

Интранет-портал — это виртуальный «центр коммуникаций» компании. Он помогает:

• Сотрудникам — сплотиться в единую команду (даже если они находятся в разных городах);
• Менеджерам — контролировать сроки выполнения рабочих заданий, повышать управляемость компанией.

Компания ProNET — производитель интеллектуальных продуктов. Наша стратегическая цель — создание эффективной организации, представленной во всех сегментах ИТ-рынка Украины. Для этого мы консолидируем профильные активы, совершенствуем систему управления проектами и бизнесом в целом; в частности, уделяем большое внимание использованию новейших технологий для автоматизации основных бизнес-процессов.

В связи с экспансией в регионы возникла острая потребность в расширении штата компании: на сегодняшний день у нас работают более 170 сотрудников в головном офисе и в 10-ти региональных представительствах. Бурный рост компании, в свою очередь, потребовал стандартизации работ, четкого планирования и контроля, постоянной связи с сотрудниками удаленных подразделений.

Мы понимали, что отдельные меры здесь не помогут: нужно объединять имеющиеся информационные ресурсы, создавать корпоративный интранет-портал — единое информационное пространство. И такое решение было принято.

Для реализации проекта создали рабочую группу из специалистов нашей компании. Руководство группой было поручено заместителю директора, который отвечает за обеспечение качества и организацию внутренних процессов.

Рабочей группе были поставлены задачи, которые можно сгруппировать в три направления:

1. Взаимоотношения между сотрудниками, внутрикорпоративные коммуникации:
   • Описать функциональные/служебные обязанности для всех сотрудников (для всех должностей);
   • Разработать положение «О взаимодействии подразделений компании»;
2. Работа с клиентами:
   • Создать единые корпоративные правила/стандарты обслуживания, организации работ и коммуникации подразделений, участвующих в планировании и реализации комплексных ИТ-проектов;
   • Оптимизировать и автоматизировать процесс «управление договорами»;
3. Работа с сотрудниками: максимально сократить период адаптации новичков, а также временные затраты на решение их типичных проблем.

В итоге получился комплексный проект, который привел к изменению, доработке и формализации многих процессов. Самое интересное, что столь масштабный проект нам удалось реализовать фактически с «нулевым» бюджетом и собственными силами.

Для начала мы определили:

1. Цели;
2. Временные рамки проекта;
3. Состав рабочей группы.

Особое внимание хочу обратить на необходимость четко устанавливать сроки. Если лимиты времени не зафиксированы, то, приступая к выполнению работ, исполнители нередко обрекают себя на «вечный проект». Это большая ошибка. Крайне важно четко расставить не только финальные «контрольные точки» (сдача), но и промежуточные — подведение итогов, анализ достигнутых результатов. Кроме того, важно правильно сформировать команду: здесь главное — не количество людей «на борту», а то, понимают ли они значимость проекта, хотят ли с его помощью сделать компанию лучше.

При реализации проектов, связанных с изменениями привычного алгоритма работы, инициаторы неизбежно сталкиваются со скрытым или явным сопротивлением. Мы были готовы к этому. Чтобы предупредить возможное недовольство, вели разъяснительную работу с сотрудниками:

1. Рассказывали о том, что разрабатывается интранет-портал, что благодаря его работе каждый из них получит определенные выгоды.
   На общем собрании сообщили людям об идее, а также целях портала. Затем провели собрания в каждом отделе — рассказали, какую выгоду принесет сотрудникам правильная организация работ. Провели опрос коллег о необходимых модулях и собрали пожелания. ;
2. Организовали постоянную обратную связь;
3. Фиксировали конструктивные предложения коллег.

На первом этапе были разработаны ключевые блоки внутреннего портала:

• «Модель бизнес-процессов компании», «автоматизация бизнес-процесса согласования договоров», «база знаний»;
• Ряд специальных сервисов: внутрикорпоративный справочник сотрудников; личная карточка сотрудника; список дней рождения; новостная лента; календарь событий; техническая поддержка (Service Desk), список услуг компании (см. Рис. 1 и 2).

Рис. 1. Личная карточка сотрудника

Рис. 2. Система управления файлами

В качестве инструмента решения этих задач была выбрана система бизнес-моделирования Business Studio . Построение «бесшовной» системы управления (включающей моделирование, регламентацию и контроль исполнения бизнес-процессов) удалось решить путем интеграции систем Business Studio и DIRECTUM :

• Сначала в системе Business Studio была выстроена архитектура компании в целом и основных бизнес-процессов операционного уровня;
• Затем уже оптимизированные бизнес-процессы (например, «управление договорами») были автоматизированы с помощью системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM .

Интеграция этих двух систем позволила быстро выстроить оптимальные, работающие без сбоев бизнес-процессы. Теперь портал помогает нам:

• Формализовать и оптимизировать бизнес-процессы;
• Проектировать и корректировать организационную структуру, штатное расписание, построение организационной диаграммы (см. Рис. 3);
• Формировать регламентирующую документацию в соответствии со стандартами ISO и др.

Описав бизнес-процессы «как есть», мы создали диаграммы, с помощью которых определили основных участников процесса, требования к срокам выполнения, необходимые документы и ряд других параметров (например, согласование договоров — см. Рис. 4). После завершения формализации бизнес-процессов, для каждого из них были назначены «владельцы» и «исполнители».

Затем были разработаны:

1. Положения о подразделениях (место в организационной структуре, права и обязанности, взаимодействие с другими подразделениями, показатели оценки эффективности и пр.);
2. Должностные инструкции специалистов компании (см. Рис. 5).

Рис. 3. На портале можно увидеть (и скорректировать) оргструктуру компании

Рис. 4. Пример рабочей схемы

Рис. 5. Должностные инструкции специалистов на портале

Мы творчески подошли к решению поставленных перед нами задач, поэтому в итоге получился далеко не типичный корпоративный портал:

Во-первых , здесь сотрудники могут найти организационную структуру и должностные инструкции, которые построены на реальных бизнес-процессах компании (с детализацией до конкретного исполнителя, указанием рамок его ответственности, а также степени влияния на конечный результат).

Во-вторых , благодаря интранет-порталу новый стимул к развитию получил уже действующий внутренний проект «Знак качества». Цель проекта — собирать идеи и предложения сотрудников, касающиеся улучшений и модернизации существующих бизнес-процессов. В Service Desk была создана специальная очередь, где принимаются предложения сотрудников, а также контролируется ход их обсуждения/доработки/внедрения.

В-третьих , автоматизировав процесс согласования договоров, нам удалось минимизировать возникающие при их составлении риски. Например, теперь:

• Почти вся информация автоматически вносится в шаблон договора;
• Появилась возможность защищать определенные поля от редактирования (а значит, и внесения ошибок);
• Для согласований документа используется электронная подпись.

Компания получила отличный инструмент — специально разработанный и настроенный под наши потребности. Для средних и крупных компаний с большим количеством сотрудников, развитой филиальной структурой и клиентов внедрение корпоративного портала уже давно не роскошь, а настоятельная необходимость.

Новый интранет-портал значительно повысил эффективность нашей работы! Вот лишь первые результаты:

1. Существенно вырос уровень исполнительской дисциплины;
2. Оптимизирована работа с договорами:
   • Сократилось время подготовки и согласования договоров (в среднем на 50%);
   • Повысилось количество согласованных в срок договоров (с 55 до 90%);
   • Снизилась трудоемкость выполнения работ по договору на этапе регистрации (с трех до одного человеко-часа);
   • Уменьшилось количество итераций при согласовании договора в одном подразделении (в среднем с пяти до двух).
3. Сократилось время адаптации новых сотрудников (с четырех до двух недель);
4. Компания получила сертификат «Система управления качеством» ISO 9001:2009;
5. Наша команда стала победителем конкурса Intranet Awards UA-2012 в номинации «Бизнес-решение» .

Награждение компании ProNET, победившей в конкурсе Intranet Awards UA-2012

Но самое главное — изменение людей: команда стала дружной, все работают более согласованно, добиваются лучших результатов.

Что еще важно? Мы убедились в том, что поддержка и модернизация внутреннего портала требует постоянной работы, — это не тот проект, который можно сделать и забыть. Поэтому наша команда не останавливается на достигнутых результатах — мы уже готовимся к редизайну портала! В частности, планируем:

• Автоматизировать процесс «Подготовка коммерческого предложения»;
• Внедрить модуль «Кадровые процессы» (здесь будут автоматизированы следующие процессы: подбор кандидатов, контроль завершения испытательного срока, оформление в штат, увольнение, перевод и назначение, согласование кадровых документов, учет командировок и т. д.);
• Провести двустороннюю интеграцию функций (данных) интранет-портала с программой «1С».

Компания ProNET основана в 1997 году. Один из ведущих системных интеграторов Украины. Главные направления деятельности: инфраструктурные комплексы для зданий и кампусов; электрооборудование зданий; сети и телекоммуникационные системы; комплекс технических средств охраны; противопожарная защита зданий; центры обработки и хранения данных; управление ИТ-инфраструктурой; сервис-ориентированная прикладная среда предприятия; системы электронного документооборота; сервисная поддержка; ИТ-консалтинг и аутсорсинг; обучение сторонних специалистов. Численность персонала — 170 человек.

Всеобщая глобализация приводит к тому, что всё больше и больше компаний имеют географически распределённую структуру, офисы и представительства в разных городах и странах. Сотрудники проводят больше времени, работая удалённо , а корпоративный интранет портал становится основным рабочим инструментом .

Времена, когда люди просто приходили на работу в офис и работали только в течение рабочих офисных часов уходят в прошлое. Сотрудники и команды постоянно находятся на связи. Быстрый доступ к информации, задачам и проектам становится неотъемлемым требованием для успешной и высокопродуктивной работы . Компаниям необходима гибкость и не привязка к рабочему месту, если они ставят перед сотрудниками амбициозные цели.

Эволюция рабочего пространства

Мы живём во времена интересных перемен и наблюдаем, как меняется рабочее пространство, превращаясь в , объединяя в себе все инструменты, которые используют сотрудники для работы. Начиная от Email и мессенджеров и заканчивая электронным документооборотом и автоматизацией бизнес-процессов. Выражение «цифровое рабочее пространство» плотно вошло в обиход, хотя совсем недавно вызывало массу споров и противоречий.

Термин «интранет портал» , также становится популярнее, его стали чаще гуглить в поисковиках, а его синонимом можно смело назвать «корпоративный портал» , который подразумевает то же предназначение и набор функций.

Рабочее пространство развивается, и в него интегрируются новые цифровые каналы коммуникаций, как внутри компании, так и для общения с клиентами и партнёрами. Хороший интранет – это мощный инструмент современной компании . Он объединяет в себе ресурсы и функции, позволяющие сотрудникам выполнять свою работу быстрее, проще и эффективнее.

Переход на цифровое рабочее пространство позволяет компаниям добиваться высокого уровня вовлеченности сотрудников. Недавнее исследование Deloitte в сфере HR показало, что вовлечённость и заинтересованность сотрудников является проблемой №1 для компаний с распределённой структурой . Вовлечённость начинается с того, что необходимо научиться слушать сотрудников, вовлекать их в принятие решений и наделять полномочиями и ответственностью для решения задач.

Как может помочь интранет портал?

• Гибкость: доступ к информации и документам должен быть гибким и не зависеть от места и устройства, которым пользуется сотрудник.
• Совместная работа: командам необходимо единое пространство, где они могут взаимодействовать и работать над задачами и проектами, при этом быть в курсе всех событий в режиме real-time.
• Вовлечённость и корпоративная культура: удобство, целостность бренда и корпоративного дизайна отражает единство компании и обязательства перед сотрудниками.

Что же такое интранет портал и почему без него не может обойтись не одна современная компания?

Если вы задумались над тем, что такое интранет портал и что он собой представляет, вы определённо не одиноки. Большинство людей не догадываются, что есть такой инструмент, позволяющий им решить проблемы с документооборотом, коммуникациями, бизнес-процессами, контролем выполнения задач и проектами пока они с ними не столкнутся.

Техническое определение: закрытый внутренний портал компании, базирующийся на облачном решении или установленный на локальный сервер.

Общее определение: интранет портал – это внутренний закрытый инструмент автоматизации бизнеса, предоставляющий ряд функций для решения бизнес-задач. Количество и набор этих функций зависит от решения или потребностей бизнеса.

Несмотря на то, что интранет может решать множество различных задач , мы различаем 13 основных и наиболее распространённых инструментов используемых в интранет порталах. Ниже мы подробнее рассказываем о каждом из них и как вы можете применить их в своей компании

1. Социальная сеть

Интранет портал легко заменяет внутреннюю социальную сеть компании без необходимости специально обучаться ей пользоваться, ведь все уже это, итак, давно умеют. Используйте все знакомые вам вещи для того чтобы быть в курсе всех событий или проектов компании, общайтесь, делитесь информацией, комментируйте, ссылайтесь на коллег в сообщениях, рассылайте документы и проводите опросы. Объединяйтесь в группы по интересам или проектам и используйте всю мощь социальной сети для повышения вашей продуктивности .

2. Задачи

Любая работа или проект – это череда задач, как больших, так и не очень, но все они направленны на достижение конечной цели. Человечество пока не придумало инструмента лучше, чтобы отследить эффективность работы и не сбиться с намеченного курса. Задачи – это удобный, простой, а главное всем знакомый способ работы.

Интранет портал позволяет не просто легко и быстро ставить задачи, но и проверять результат и качество их выполнения. Следите за сроками, стройте графики эффективности работы сотрудников , работайте с диаграммой Ганта и другими отчётами, помогающими оценивать результативность и качество работы вашей команды . Создавайте свои собственные чек-листы и шаблоны, чтобы тратить меньше времени на одинаковые и рутинные задачи.

3. Коммуникации и совместная работа

Скорость коммуникации в компании решает очень многое и сильно влияет на её эффективность и гибкость. Времена, когда документы могли путешествовать долгими днями по кабинетам и Email-сообщения превращающиеся в бесконечную череду пересылок, стремительно уходят в прошлое. Сотрудники и компании ищут новые способы ускорить общение и, как правило, в этот момент в компании начинают пользоваться скайпом и другими мессенджерами. Собрать и проанализировать потом всю эту переписку просто невозможно, а угроза утечки данных встаёт ещё острее.

Начните пользоваться единым инструментом для общения и совместной работы. Общайтесь в мессенджере, создавайте группы по интересам и проектам, совершайте бесплатные аудио- и видеозвонки друг другу. Отправляйте файлы и документы. Исключение Email из внутренних коммуникаций компании повышает эффективность сотрудников минимум на 28% . Всё это позволяет делать интранет портал. Более того, вы всегда сможете проконтролировать переписку, и посмотреть её историю.

4. Документы

Документы – неотъемлема часть любой работы и компании. Редко когда документы создаются идеально с первого раза, обычно проходит несколько этапов правок и утверждений, прежде чем документ будет призван рабочим. Во всём этом процессе наверняка участвуют несколько человек, и нет ничего хуже последовательной работы с документами. Такой подход является настоящим врагом эффективности .

Совместная работа над документами – это одно из ключевых и основных преимуществ интранет портала. Вы не просто можете сэкономить на офисных приложениях типа Microsoft Word, но и работать над одним документом одновременно . Контролируйте все правки, отслеживайте историю изменений и версии документов. Открывайте и ограничивайте доступ к документам и папкам, обсуждайте их, утверждайте, и быстро находите. Для всего этого вам нужен лишь один инструмент - интранет портал.

5. Хранилище файлов

Облачные технологии переворачивают подход, к хранению файлов открывая тем самым большие возможности и удобства для работы с ними. Больше не нужно испытывать неудобства использования USB-флешек и локальных корпоративных дисков.

Храните файлы в облаках. Это даст вам больше гибкости и контроля над ними . Настройте права доступа в соответствии с вашими требованиями и будьте спокойны за их безопасность. Вы больше никогда не потеряете ни один файл или документ. Оправляйте прямые ссылки на ваши файлы и не занимайте место в вашем почтовом приложении.

6. Календари

Ищите способы прозрачной работы со своими календарями и календарями сотрудников? Работа компании подразумевает большое количество событий и мероприятий. Проблема в том, что не всегда понятна доступность того или иного сотрудника в нужное врмя, а возможность планирования превращается в сложную задачу.

Синхронизируйте все свои календари с интранет порталом. Сделав это, вся информация о доступности ваших коллег и переговорок будет как на ладони. Начните эффективнее планировать своё время . Создавайте мероприятия и приглашайте на него участников прямо из календаря и тогда, когда всем это удобно. Проводите собрания и планёрки, формируйте протокол встречи и ставьте задачи участникам прямо в интранет портале.

7. Почта

Почта популярный и эффективный способ общения, хотя он и не очень подходит для внутренних коммуникаций. Всё что касается внешних коммуникаций, почта незаменимый помощник и инструмент.

С почтой эффективнее работать тогда, когда она плотно интегрирована с вашим интранет порталом. Создавайте свои почтовые ящики или подключите свой домен. Вся ваша база контактов под рукой, а вся переписка крепится к карточкам ваших клиентов, партнеров или сделкам. Всевозможные счётчики и аналитика по использованию почты помогут вам понять, насколько вы эффективно умеете пользоваться этим инструментом, для достижения поставленных задач .

8. Телефония

Сколько времени вы тратите на поиск контактов и набор номеров? Телефония неотъемлемая часть любого бизнеса. Если ваш бизнес построен целиком на телефонной связи, то скорость работы и эффективность использования этого инструмента будет являться критическим фактором.

Настройте телефонию в интранет портале и повысьте ваши продажи и эффективность работы сотрудников . Больше не нужно переключать звонящего на нужного менеджера, система сама определит, кто работает с этим клиентом и направит его к нему. Звоните в один клик мышкой, записывайте разговоры, прослушивайте их и оценивайте эффективность работы ваших сотрудников на телефоне.

9. Бизнес-процессы

Нет ничего хуже неавтоматизированных рутинных операций. Время, потраченное на поход по кабинетам, чтобы утвердить счёт на оплату или заявку на командировку, можно потратить с большей пользой. Если компания имеет географически распределённую структуру, то эту проблему можно смело умножить на два. Многие компании по-прежнему тратят массу времени и денег на то, что можно и нужно автоматизировать.

Работайте там, где вам удобно и с любого удобного вам инструмента – планшета, телефона. Интранет портал, имеющий мобильное приложение делает вас гибким и эффективным независимо от вашего местоположения и условий работы . Пользуйтесь всеми преимуществами интранета и будьте всегда в курсе всех событий по вашим задачам и проектам в режиме real-time.

Нужен ли вам интранет портал?

Если какие-то из проблем описанные выше вам знакомы, и вы ищите пути их решения, вам определённо нужно задуматься о том, чтобы начать пользоваться интранет порталом в вашей компании. Если вы не знаете с чего начать, закажите презентацию , на которой вы узнаете, как интранет портал поможет решить ваши проблемы, и какие преимущества вы получите от его использования.

Пользуетесь ли вы интранет порталом в вашей компании? Поделитесь своим опытом в комментариях.

Рано или поздно практически любая компания начинает задумываться об организации своего интранет-портала - единой "точки входа" в IT-инфраструктуру для своих сотрудников. Такой портал позволяет обеспечить удобный доступ к централизованному хранилищу всей полезной информации, связанной с операционной деятельностью компании - различным документам, регламентам и справочникам, а также к IT-сервисам - электронной почте, телефонии и так далее. Помимо этого, интранет-портал может выступать в качестве своеобразной "социальной сети" внутри компании - с его помощью можно узнать, у каких коллег сегодня день рождения, или, к примеру, обсудить на форуме сегодняшнее меню кафетерия.

Если всё так хорошо, почему такие порталы есть не у всех?

Тем не менее, многих отталкивает высокий "порог вхождения" в построение такого портала, существующий из-за того, что практически все существующие на рынке решения обладают рядом общих недостатков:

• Часть таких порталов строится на базе коммерческих решений (например, SharePoint), стоимость внедрения и сопровождения которых оправдывает себя только для очень крупного бизнеса (десятки тысяч сотрудников).
• Оставшаяся часть таких порталов делается "на коленке" на базе CMS, для этого не предназначенных (например, WordPress). В итоге получается не единая точка входа, а зоопарк "костылей и велосипедов", который постоянно пытается развалиться.
• Сложность администрирования такого портала зачастую не оправдывает приносимую им выгоду . Если ваша компания сама не занимается информационными технологиями, то ваш системный администратор вряд ли разберётся в хитросплетениях конфигурационных параметров SharePoint.

Чем ваше решение отличается от других?

Наша компания уже почти 20 лет занимается разработкой и сопровождением информационных систем для заказчиков самого разного масштаба и профиля - от небольших юридических бюро до федеральных телеком-операторов. За это время мы видели множество примеров построения интранет-порталов (причём, как позитивных, так и негативных). Поэтому предлагаемое нами решение свободно от большей части недостатков существующих альтернатив:

Оно бесплатное

Мы не берём денег за использование нашего портала - вы можете скачать, установить и использовать его абсолютно бесплатно.

Оно современное

Адаптивность, поддержка различных DPI, медиа-плеер, векторные иконки и прочие прелести современного веба входят в комплект поставки.

Оно дружелюбно к администратору

Установка портала производится в несколько кликов (или команд в консоли). Всё дальнейшее администрирование осуществляется с помощью простой и удобной панели управления.

Оно мощное и расширяемое

Наш портал базируется на Liferay - ведущей мировой платформе для построения корпоративных порталов. Он сможет расти и развиваться вместе с развитием вашего бизнеса.

Что умеет ваш портал?

Наш портал уже "из коробки" умеет очень многое. Сразу же после установки вы сможете использовать следующие компоненты:

Справочник сотрудников

Удобный агрегатор контактной информации, адресов и телефонов всех сотрудников компании.

Интеграция с IP-телефонией

Вы можете позвонить любому сотруднику, просто кликнув по иконке на его карточке в справочнике.

Встроенный клиент Webmail

Все ваши сотрудники могут пользоваться корпоративной электронной почты без необходимости настройки почтового клиента.

Вики-справочник

Централизованное хранилище для всей информации, необходимой сотрудникам для решения их повседневных задач.

Интеграция с сервером печати

Печать и сканирование документов через прямо веб-интерфейс портала - без необходимости установки драйверов принтера на компьютеры сотрудников.

Файловое хранилище

В портал встроено файловое хранилище с поддержкой версионирования файлов. Каждый пользователь имеет свой домашний каталог, доступный как через веб-интерфейс, так и через проводник Windows.

Мультимедиа-возможности

Встроенные фото- и видеогалерея позволяют просматривать фотографии и видео прямо на портале.

Социальные коммуникации

В портал встроена полноценная корпоративная социальная сеть. Сотрудники могут обмениваться сообщениями, файлами и общаться в форуме.

Кроме того, вы можете воспользоваться любым из сотен плагинов, доступных на Liferay Marketplace .

Сколько это будет стоить?

Как уже было сказано выше, вы можете использовать наш интранет-портал абсолютно бесплатно и без каких-либо ограничений на количество пользователей или параллельно запущенных сессий. Единственное, чего вы не получите в бесплатной лицензии - это техническая поддержка.

Существует несколько уровней технической поддержки, отличающихся друг от друга SLA и стоимостью.

OK, мне всё это нравится. Где я могу скачать ваш портал?

В настоящий момент портал находится в стадии бета-тестирования. Когда мы закончим, ссылка на скачивание и инструкция по установке появятся вот здесь

Если вы заинтересовались решением, или хотите поучаствовать в бета-тестировании - пожалуйста, !

Для обмена и совместного использования некоторой части информации внутри этой организации. Это могут быть списки сотрудников, списки телефонов партнёров и заказчиков. Чаще всего под этим термином имеют в виду только видимую часть Интранет - внутренний веб-сайт организации. Основанный на базовых протоколах HTTP и HTTPS и организованный по принципу клиент-се́рвер , интранет-сайт доступен с любого компьютера через браузер . Таким образом, Интранет - это «частный» Интернет, ограниченный виртуальным пространством отдельно взятой организации. Intranet допускает использование публичных каналов связи, входящих в Internet , (VPN), но при этом обеспечивается защита передаваемых данных и меры по пресечению проникновения извне на корпоративные узлы.

Приложения в Intranet основаны на применении Internet -технологий и в особенности Web -технологии: гипертекст в формате HTML , протокол передачи гипертекста HTTP и интерфейс се́рверных приложений CGI . Составными частями Intranet являются Web-се́рверы для статической или динамической публикации информации и браузеры для просмотра и интерпретации гипертекста.

Как утверждает Стивен Лотон (Stephen Lawton), термин «интранет» впервые появился 24 апреля 1995 года в журнале «Digital News & Review», техническим редактором которого он являлся, в его статье под заголовком «Intranets fuel growth of Internet access tools».

Особенности

Интранет построен на базе тех же понятий и технологий, которые используются для Интернета , такие как архитектура клиент-сервер и стек протоколов Интернет (TCP/IP). В Интранете встречаются все из известных интернет-протоколов, например, протоколы HTTP (веб-службы), SMTP (электронная почта), и FTP (передача файлов). Интернет-технологии часто используются для обеспечения современными интерфейсами функции информационных систем, размещающих корпоративные данные.

Интранет можно представить как частную версию Интернета, или как частное расширение Интернета, ограниченного организацией с помощью брандмауэра . Первые интранет-веб-сайты и домашние страницы начали появляться в организациях в 1990-1991. Однако по неофициальным данным, термин Интранет впервые стал использоваться в 1992 году в таких учреждениях, как университеты и корпорации, работающие в технической сфере.

Интранет также противопоставляют Экстранету ; доступ к Интранету предоставлен только служащим организации, в то время как к Экстранету могут получить доступ клиенты, поставщики, или другие утверждённые руководством лица. В Экстранет-технологии помимо частной сети, пользователи имеют доступ к Интернет ресурсам, но при этом осуществляются специальные меры для безопасного доступа, авторизации, и аутентификации .

Интранет компании не обязательно должен обеспечивать доступ к Интернету. Когда такой доступ всё же обеспечивается, обычно это происходит через сетевой шлюз с брандмауэром, ограждая Интранет от несанкционированного внешнего доступа. Сетевой шлюз часто также осуществляет пользовательскую аутентификацию, шифрование данных, и часто - возможность соединения по виртуальной частной сети (VPN) для находящихся за пределами предприятия сотрудников, чтобы они могли получить доступ к информации о компании, вычислительным ресурсам и внутренним контактам.

Очевидная выгода использования Интранет

• Высокая производительность при совместной работе над какими-то общими проектами
• Легкий доступ персонала к данным
• Гибкий уровень взаимодействия: можно менять бизнес-схемы взаимодействия как по вертикали, так и по горизонтали.
• Мгновенная публикация данных на ресурсах Интранет позволяет специфические корпоративные знания всегда поддерживать в форме и легко получать отовсюду в компании, используя технологии Сети и гипермедиа. Например: служебные инструкции, внутренние правила, стандарты, службы рассылки новостей, и даже обучение на рабочем месте.
• Позволяет проводить в жизнь общую корпоративную культуру и использовать гибкость и универсальность современных информационных технологий для управления корпоративными работами.

• Не требуется инсталляция программы-клиента на компьютерах пользователей (в качестве неё используется браузер). Соответственно, при изменениях функциональности корпоративной информационной системы обновление клиентского ПО также не требуется.
• Сокращение временных издержек на рутинных операциях по вводу различных данных, благодаря использованию веб-форм вместо обмена данными по электронной почте
• Кросс-платформенная совместимость - стандартный браузер на Microsoft Windows , Mac , и GNU/Linux /*NIX.

• Сеть может быть взломана и использована в целях хакера
• Непроверенная или неточная информация, опубликованная в Интранет, приводит к путанице и недоразумениям.
• В свободном интерактивном пространстве могут распространяться нелегитимные и оскорбительные материалы.
• Легкий доступ к корпоративным данным может спровоцировать их утечку к конкурентам через недобросовестного работника.
• Работоспособность и гибкость Интранет требуют значительных накладных расходов на разработку и администрирование.

Планирование, создание и развертывание Интранет

Основой для планирования Интранет должно быть целенаправленное сокращение и оптимизация внутрикорпоративного информационного обмена. Исходя из этих целей важно выделить 2 - 3 наиболее важные составляющие, например:

• HTTP (HTTPS) Web Интранет сервер
• SMTP /IMAP e-mail почтовый сервер

следующие сервисы в большей степени являются опциональными:

• Сервер обмена сообщениями (MSN Messenger , Jabber и др.)
• NNTP сервер новостей
• VoIP сервер внутрикорпоративной телефонии.

Литература

• Кульгин М. Технологии корпоративных сетей. Энциклопедия. - СПб.: Питер, 2000. - 509 с.

Ссылки

Примечания

Wikimedia Foundation . 2010 .

Смотреть что такое "Интранет" в других словарях:

Распределенная корпоративная вычислительная сеть, предназначенная для обеспечения теледоступа сотрудников к корпоративным информационным ресурсам и использующая программные продукты и технологии Интернет. Интранет позволяет контролировать доступ… … Финансовый словарь

Интранет - распределенная корпоративная вычислительная сеть, базирующаяся на технологиях Интернета и предназначенная для обеспечения доступа сотрудников к корпоративным информационным электронным ресурсам... Источник: Постановление Росстата от 20.12.2007 N… … Официальная терминология

Внутренняя корпоративная сеть, построенная на интернет технологиях. Распределенная корпоративная вычислительная сеть, предназначенная для обеспечения теледоступа сотрудников к корпоративным информационным ресурсам и использующая программные… … Словарь бизнес-терминов

Сущ., кол во синонимов: 2 интрасеть (2) сеть (96) Словарь синонимов ASIS. В.Н. Тришин. 2013 … Словарь синонимов

интранет - интрасеть Внутрикорпоративная сеть, использующая технологию Интернета. Закрытая корпоративная сеть, построенная на базе технологий Интернета. В ее состав может входить корпоративный вэб узел, доступный только сотрудникам компании. Интрасеть… … Справочник технического переводчика

интранет - 3.18 интранет (intranet): Частная сеть, развернутая внутри организации. Источник … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

Интранет - закрытая сеть, использующая Интернет технологии для передачи информации в рамках отдельного предприятия (организации) … Толковый словарь «Инновационная деятельность». Термины инновационного менеджмента и смежных областей

интернат - интранет … Краткий словарь анаграмм