Журнал реєстрації пко і рко. Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів Журнал реєстрації касових документів до 3

Прибуткові та видаткові касові документи, на підставі яких відбувається отримання та видача готівки з каси, потрібно фіксувати у спеціально для цього створеному журналі, який називається журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів. Завантажити цей бланк можна нижче. Уніфікована форма журналу – КО-3. Незважаючи на те, що заповнення журналу КО-3 не повинно викликати жодних труднощів, все-таки в цій статті докладніше зупинимося на особливостях оформлення.

Ця типова форма має бути присутня на кожному підприємстві, яке здійснює . Усі касові документи, що надходять і вибувають з підприємства, повинні бути зареєстровані в журналі. Сюди можна віднести прибуткові касові ордери (зразок ордера КО-1 можна завантажити), видаткові ордери (зразок ордера КО-2 можна завантажити), платіжні відомості.

Реєструються документи в момент їх складання, при цьому їм надається порядковий номер згідно з журналом реєстрації.

Зразок заповнення журналу КО-3

Титульний лист форми КО-3 містить такі реквізити:

найменування організації;
ОКПО;
структурний підрозділ, якщо у журналі ведеться облік лише конкретного подразделения;
рік – журнал КО-3 заводиться на початку року та діє протягом календарного року, тому тут зазначаємо поточний рік обліку касових документів;
відповідальна особа – посада та ПІБ особи, відповідальної за ведення журналу, наприклад, бухгалтер.

Зразок заповнення обкладинки журналу КО-3 див.

Сам журнал складається з безлічі однотипних листів, що містять таблицю. У цій таблиці слід реєструвати вхідні та вихідні касові документи протягом року.

Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів (форма КО-3) фіксує первинні облікові документи готівкового обігу коштів.

Вимогу до організацій держсектора відображати їх у книзі реєстрації закріплено у Наказі Мінфіну від 30.03.2015 № 52н. Для організацій недержавного сектора, у тому числі й НКО, застосовувати форму не обов'язково (№ 402-ФЗ). Але якщо організація вирішує використати її, необхідно закріпити це в обліковій політиці.

Форму книги затверджено Постановою Держкомстату від 18.08.1998 р. № 88 та визначено кодом уніфікованої форми 0310003.

Що вносити у форму КО-3

При поводженні з первинними обліковими документами з обліку готівки необхідно дотримуватися вказівок Банку Росії:

від 07.10.2013 № 3073-У щодо порядку здійснення готівкових розрахунків;
від 11.03.2014 № 3210-У про ведення касових операцій із прийому готівки.

Потрібно вести облік усієї «первинки», яка оформляється при поводженні з готівкою:

прибуткові касові ордери (ВКО);
видаткові касові ордери (РКО).

Обов'язково вказуємо відомості:

номер ордера;
дату;
суму;
Примітки.

Заповнення касового журналу, зразок

Допускається ведення журналу як з допомогою технічних засобів (тобто електронної формі), і у паперовому вигляді. Якщо журнал ведеться у паперовій формі та заповнюється від руки, слід пам'ятати, що всі його сторінки потрібно пронумеровувати, прошити ниткою та завірити підписом.

Розглянемо, як заповнювати касовий журнал, з прикладу.

Умовно процес можна розбити на дві частини: заповнення титульного листа та таблиці обліку.

Крок 1. Заповнюємо титульний лист.

Вказуємо найменування організації. Якщо структурних підрозділів немає, то ставиться прочерк. Пишемо код ОКПО згідно з даними статистики.

Крок 2. Прописуємо період, протягом якого ведеться облік. Так само посаду та ПІБ відповідальної особи.

Кожен листок поділено на дві частини: у лівій частині – реєстрація прибуткових ордерів (ПКО); у правій – видаткових ордерів (РКО). Заповнюються вони однаково.

Крок 3. Заповнюємо дату та порядковий номер прибуткового чи видаткового документа.

Крок 4. Прописуємо суму, зазначену у документі.

Крок 5. У примітці коротко вказуємо інформацію від кого отримано або кому видано гроші, а також підставу для цього.

Виправлення та відсутність обов'язкових записів неприпустимі!

Заповнений зразок

Чи потрібний касовий журнал для онлайн-кас

За функціоналом це той самий апарат, що й раніше, який друкує чеки та зберігає інформацію про них. Але тільки тепер онлайн-касам (у тому числі при оренді онлайн каси) необхідний вихід в інтернет, щоб передавати відомості про скоєні операції в податкову інспекцію. А також є така функція, як надсилання на електронну пошту чека покупцю.

Тепер, завдяки інноваційній онлайн-касі, багато документів, які затверджувалися у постанові Держкомстату від 25.12.1998 № 132, не потрібно використовувати. Але це не стосується таких документів як:

касовий журнал;
прибутковий та видатковий ордер.

Тому необхідність вести облік у спеціальній книзі при онлайн-касах збережена. Правила ведення докладно викладені у вказівках Банку Росії від 11.03.2014 № 3210-У.

Нова форма "Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів"офіційно затверджено документом Постанова Держкомстату РФ від 18.08.1998 N 88.

Докладніше про застосування форми КО-3:

Порядок обліку та ведення касових операцій у ЧОП
...»; - КО-2 «Витратний касовий ордер»; - КО-3 «Журнал реєстрації прибуткових та видаткових... та видаткових касових документів (форма КО-3) і видається на руки тому, хто здав... та видаткових касових документів (форма КО-3). У тих випадках, коли на... прибуткових та видаткових касових документів (КО-3) застосовується для реєстрації бухгалтерією прибуткових...
Касові операції. загальні положення
Режими оподаткування доходів індивідуальних підприємців
І видаткових касових документів (форма №КО-3) і видається на руки тому, хто здав... і видаткових касових документів (форма №КО-3). У тих випадках, коли на... правилу, реєстрація в журналі Форми №КО-3 прибуткових та видаткових касових ордерів...
Документація з обліку касових операцій
І видаткових касових документів (форма №КО-3) і видається на руки тому, хто здав... і видаткових касових документів (форма №КО-3). У тих випадках, коли на... правилу, реєстрація в журналі Форми №КО-3 прибуткових та видаткових касових ордерів...
Обмеження для ПБОЮЛ. Чи варто бити на сполох?
2 «Витратний касовий ордер»; ̶ КО-3 «Журнал реєстрації прибуткових та видаткових...
Касові операції індивідуальних підприємців
І видаткових касових документів (форма №КО-3) і видається на руки тому, хто здав... і видаткових касових документів (форма №КО-3). Якщо на прикладених до витратних... та інших) у журналі (форма №КО-3) проводиться до передачі їх у...
Деякі обов'язки платників ЕНВД
...»; №КО-2 «Витратний касовий ордер»; №КО-3 «Журнал реєстрації прибуткових та видаткових...
... », №КО-2 «Видатковий касовий ордер», №КО-3 «Журнал реєстрації прибуткових та видаткових...
Деякі обов'язки платників податків ЕНВД
... », №КО-2 «Видатковий касовий ордер», №КО-3 «Журнал реєстрації прибуткових та видаткових...
Видача валюти на відрядження
Видаткових касових документів за формою № КО-3. І по-третє, відобразити операцію...

Заповніть бланк без помилок за 1 хвилину!

Безкоштовна програма для автоматичного наповнення всіх касових документів.

Бізнес.Ру - швидке та зручне заповнення всіх касових документів

Підключитись безкоштовно до Бізнес.Ру

Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів застосовується для реєстрації бухгалтерією прибуткових та видаткових касових ордерів або документів, що їх замінюють, платіжних (розрахунково-платіжних) відомостей, заяв на видачу грошей, рахунків та ін. до передачі в касу організації.
Уніфікована форма № КО-2 затверджено постановою Держкомстату Росії від 18.08.98 р. № 88.

(Виписуйте документи без помилок і вдвічі швидше за рахунок автоматичного заповнення документів у програмі Бізнес.Ру)

Завантажити зразок заповнення КО-3 (Excel): Стор.1 Стор.2

Як спростити роботу з документами та вести облік легко та невимушено

Переглянути як працює Бізнес.ру
Вхід у демо-версію

Як правильно заповнити журнал реєстрації КО-3

Журнал має бути заповнений або касиром, або іншим працівником бухгалтерії. Титульний лист КО-3 повинен містити:

Присвоєний організації код ОКПО,

Найменування організації,

Найменування структурного підрозділу організації із зазначенням присвоєного йому коду (якщо код не надається, то ставиться прочерк),

Період, на який заводиться журнал реєстрації,
- посада та ПІБ співробітника, відповідального за ведення цього журналу.

Заповнення робочих аркушів журналу.
Робочий лист складається з двох частин: прибуткові та видаткові документи. У графах 1-2 та 5-6 вказується дата та номер документа. У графах 3 і 7 вказується сума готівкових коштів, що надійшли або видані з каси. У графах 4 та 8 вказується коротка примітка, яка описує операцію з прийому або видачі коштів (наприклад, з/плата за липень 2012, повернення авансу тощо).

Як автоматизувати роботу з документами та не заповнювати бланки вручну

Автоматичне наповнення бланків документів. Заощаджуйте свій час. Позбудьтеся помилок.

Підключіться до КЛАС365 та користуйтеся повним спектром можливостей:

Автоматично заповнювати актуальні типові форми документів
Друкувати документи із зображенням підпису та друку
Створювати фірмові бланки з вашим логотипом та реквізитами
Складати найкращі комерційні пропозиції (у тому числі за власними шаблонами)
Вивантажувати документи у форматах Excel, PDF, CSV
Розсилати документи по email прямо із системи

З КЛАС365 ви зможете не лише автоматично готувати документи. КЛАС365 дозволяє керувати цілою компанією в одній системі, з будь-якого пристрою, підключеного до Інтернету. Легко організувати ефективну роботу з клієнтами, партнерами та персоналом, вести торговий, складський та фінансовий облік. КЛАС365 автоматизує все підприємство.

Почніть роботу з Бізнес.ру прямо зараз! Використовуйте сучасний підхід до управління бізнесом та збільшуйте дохід.

Підключитись безкоштовно до Бізнес.Ру

Ведення бухобліку на фірмах, підприємствах, торгових точках здійснюється з оформленням документації різної спрямованості та характеру- Платіжних відомостей, рахунків з оплати, зарплатних відомостей, видаткових та прибуткових касових ордерів.

Оформлення такої документації згідно з існуючим порядком вимагає занесення їх у особливу форму обліку – журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів. Ця процедура значно спрощує контроль документообігу компанії, крім того, дозволяє обчислювати кінцеве сальдо за будь-який необхідний період.

Журнал реєстрації таких документів має уніфіковану форму, яка раніше була обов'язковою для всіх видів власності та її дотримання суворо контролювалось.

Така прийнята форма має кодування №КО-3 (ЗКУД 031003)і було затверджено Постановою Держкомстату РФ №88.

Навіть у тому випадку, якщо прийнята внутрішніми порядками форма журналу обліку дещо відрізнятиметься від загальноприйнятої, в основному складатиметься вона з двох частин:

Перша частина (відображається у лівій частині). У ньому відбиваються основна інформація та характеристика касових ордерів, якими здійснився прихід – постановка на облік коштів;
Друга частина (відбивається праворуч). У ній фіксують відомості про касові ордери, які відповідають за витрату та зняття з обліку коштів з балансу фірми чи організації.

Усі подібні документи заносяться до журналу обліку відповідно до присвоєних порядкових номерів, дат оформлення, сум, які проводяться з обліку, а також з приміток, що відображають тип та суть вироблених на підставі їх операцій.

Щодо власної форми такого журналу, яку кожне підприємство чи організація може розробити самостійно, можна зазначити:

Законодавством встановлено можливість розробки власної форми обліку прибуткових та видаткових касових ордерів. Безпосередньо, на допустимість такої дії вказує частина 5 статті 10 ФЗ «Про бухгалтерський облік».
До розробки своєї форми допускаються в повному обсязі посади, які мають доступом до ПКО і РКО фірми – декларація про її складання мають головний бухгалтер організації чи обличчя, яке окремим наказом чи посадовими обов'язками уповноважено вести бухоблік.
Стверджувати вигляд власного журналу має право лише керівник підприємства.
Упорядкування власної форми журналу обліку ПКО і РКО має сенс лише тому випадку, якщо конкретної організації необхідно відбивати докладніші деталі і показники вироблених операцій, ніж передбачає типова форма. В інших випадках найбільш оптимальним рішенням буде використання загальноприйнятої форми.

Окремо слід зазначити, що за бажанням допускається ведення книги реєстрації касових документів в електронному вигляді. Однак, такий варіант допускається лише у тому випадку, якщо організація виконала необхідне оформлення електронного підпису, яке належить у таких випадках.

У форму журналу реєстрації документів вносяться як основні папери підприємства, так і інші додаткові, які також відображають списання або постановку на облік коштів:

Особливості складання

Журнал реєстрації має такі особливостісвого оформлення та складання:

Заклад такого способу обліку складає проміжок часу, визначений внутрішніми порядками чи статутом організації.
Усі сторінки документа обов'язково нумеруються, прошиваються і на паперовій пломбі, яка клеїться на нитку для прошивки, ставиться друк організації. Також окремим порядком може бути передбачено наявність на ній підписів керівників структурних підрозділів (начальника відділу, управителя, старшого за званням).
Якщо заповнення документа здійснюється вручну, то допускається використовувати для цього кулькову ручку або чорнило синього кольору.
Титульний лист журналу повинен містити в собі таку інформацію: назву документа, найменування установи або структурного підрозділу організації, облік документації якої ведеться в даному журналі, дата початку занесення відомостей та дата закінчення при його закритті, прізвище, ім'я та по батькові, а також посада співробітника, який є відповідальним за ведення журналу.
Основна частина документа містить у собі однакові аркуші, які з основний таблиці. Таблиця містить у собі інформацію, що стосується реквізитів та основних показників видаткових та прибуткових касових ордерів.

Інформація про них заноситься в певні рядки та стовпчики журналута складається з таких пунктів:

Дата складання ПКО. Окремо слід зазначити, що саме складання та проведення мають збігатися з фактичним часом оприбуткування коштів.
Номер відомості, що носить індивідуальний характер і надається зазвичай за порядковою нумерацією подібних документів компанії.
Величина грошових коштів, яка зафіксована у ПКО та була внесена до каси підприємства чи фірми.
Частина, відведена під примітки, у якій відбиваються особливості, які супроводжують складання документа – вказівка особи, від якої отримано певна сума коштів, інша причина, через яку відбувається їх оприбуткування, джерело, з якого прийшли кошти, інші дані.
Дата, яку було складено РКО. При його занесенні відповідальна особа обов'язково має враховувати факт, що непроведені операції не можуть відображатись у такому журналі. Деякі матеріально відповідальні особи практикують оформлення таких документів «наперед», але такі дії загрожують необхідністю повернення грошей назад, якщо вони не були використані. Занесення ж РКО до журналу потім доведеться усувати, а така дія категорично забороняється.
Номер документа з внутрішньої нумерації витратних документів. Найчастіше кожен новий календарний рік обнулюється розрахунок таких ордерів, і нумерація починається з першого.
Сума, видана з каси на певні потреби. Це може бути дохід оплати постачальникам, інші витрати. Не допускається жодних округлень – величина, вказана в РКО повинна точно збігатися з цифрою, яка фіксуватиметься в журналі.
Окремі коментарі, які супроводжують видатковий документ та вказують причину, з якої він створений, кому видано кошти та, можливо, характер їх використання.

При заповненні журналу обов'язково потрібно враховувати вимогу дотримання наскрізної нумерації документів щодо приходу та витрат коштів.

Наприклад, якщо зазначений РКО за номером 48, то наступним за ним повинен обов'язково йти 49. Таким чином здійснюється додатковий контроль за правильністю ведення бухгалтерського обліку та складання документів, що підтверджують рух коштів фірми.

При заповненні не допускається вчинення будь-яких помилкових дій. Звичайно, якщо заповнення журналу не здійснюється автоматично за допомогою облікової програми, то у зв'язку з людським фактором можуть виникати ситуації помилкового внесення даних.

Що ж робити у такому разі?Якщо відповідальна за заповнення особа помічає помилку, її необхідно одразу виправити та поставити дату уточнення, а також свій підпис. У деяких організаціях також потрібно відобразити слово «виправлено».

Застосування

Застосування книги реєстрації касових документів провадиться в наступних цілях:

Необхідність окремої фіксації документообігу посилення контролю та ведення обліку.
Посилення заходів безпеки у організації. Ця обставина пов'язана з підробкою документів для незаконного отримання коштів обманним шляхом. У такому разі будь-який ордер чи відомість, які не внесені до журналу реєстрації або з задвоєними номерами, не зможуть стати підставою для видачі коштів.
Можливість здійснення додаткової звірки зареєстрованих операцій у журналі з усіма проведеними документами з обліку та виявлення помилок, якщо вони будуть.
Регулювання фінансових операцій організації із боку контролюючих органів РФ.
Здійснення контролю над дотриманням вимог щодо ліміту каси – граничному значенню коштів, що може перебувати кінцевий період у касі організації.

Закінчений журнал (заповнений повністю) підлягає зберіганню в архіві організації протягом терміну, встановленого для такого документа – п'ять років. У разі необхідності перевірки контролюючі органи мають право вилучити його для ознайомлення з рухом коштів фірми, виявленням неточностей та визначення законності операцій.

У тому випадку, якщо в обліку руху грошей були помічені будь-які порушення щодо ведення касової дисципліни, відповідальним особам це може загрожувати накладенням штрафу у розмірі від 4 тис. рублів для МОЛ та до 50 тис. рублів для фірм та організацій.

Заповнення ПКО та РКО представлено у цьому відео.