İhale uzmanı ne iş yapar? İhale uzmanının iş sorumlulukları İhale dokümantasyonunu hazırlamak için iş tanımı uzmanı

İş tanımı- Bir çalışanın örgütsel ve hukuki statüsünü, görevlerini, haklarını ve sorumluluklarını belirlemek amacıyla çıkarılan yasal düzenleme.

Görev tanımları, işgücü işlevlerini çalışanlar arasında en iyi şekilde dağıtmayı ve etkili çalışma için koşullar yaratmayı mümkün kılar. Çalışanların faaliyetlerinin objektif bir şekilde değerlendirilmesine olanak tanır ve çalışanlara idari tedbirlerin uygulanması için normatif temel oluştururlar.

Görev tanımları, rasyonel iş organizasyonunun temel ilkesinin - iş bölümü ve işbirliği ilkesinin - uygulanmasını mümkün kılar.

Çalışanın iş tanımı– hem federal hem de bakanlık düzenleyici ve metodolojik belgelerinden alınan genel düzenleyici hükümleri ve kuruluşta uygulanan özel hükümleri içeren düzenleyici bir belge.

Bilgi departmanı başkanı için iş tanımı hazırlama kuralları

Kadro tablosunda yer alan her pozisyon için departman başkanları ve müdür yardımcılarının pozisyonları da dahil olmak üzere görev tanımları geliştirilmiştir.

Birkaç tane varsa aynı pozisyonlar ve aynı zamanda bu pozisyonlarda bulunan çalışanlar aynı işlevleri yerine getirir, tek bir görev tanımı geliştirilir. Aynı pozisyondaki çalışanların farklı görevleri yerine getirmesi durumunda, her biri çalışanlar arasındaki fiili dağılıma karşılık gelen bir dizi iş sorumluluğunu içerecek olan çeşitli iş tanımlarına ihtiyaç vardır.

Sorumlulukların gerçek dağılımı, iş tanımının metninde yansıtılmaktadır; örneğin: Yöneticinin sekreterinin iş tanımı veya Resepsiyon sekreterinin iş tanımı.

İçin iş tanımlarının hazırlanması bir pozisyonun veya işyerinin tanımını oluşturmanız gerekir. Çalışan tarafından gerçekleştirilen işin ayrıntılı bir açıklaması, belirli bir pozisyon veya işyeri için bir dizi gereklilik, çalışanın sahip olması gereken bilgi gereksinimleri, becerileri, deneyimi vb.

Düzenleyici temel iş tanımlarının geliştirilmesi için 22 Nisan 2009 tarihli Rusya Federasyonu Sağlık ve Sosyal Kalkınma Bakanlığı'nın Emri N 205 “Yöneticilerin, uzmanların ve çalışanların pozisyonlarının Birleşik Yeterlilik Rehberinin onaylanması üzerine, bölüm” Pozisyonların nitelik özellikleri kilit bilgi altyapı sistemlerinde bilgi güvenliğinin sağlanması, teknik istihbarata karşı koyma ve teknik bilgilerin korunması konusunda yönetici ve uzmanların katılımı."

Görev tanımlarının geliştirilmesi- Bunlar, bu iş için önde gelen departman uzmanlarını çeken departman başkanlarının sorumluluklarıdır.

Görev tanımları, organizasyonun yapısına, birimin bağlı olduğu alt yapıya ve geliştirildikleri pozisyon kategorilerine bağlı olarak organizasyon başkanı veya başkan yardımcısı tarafından onaylanır.

Görev tanımları yapısal birim başkanı, personel servisi başkanı, çalışma ve ücretler departmanı, hukuk servisi ve gerekirse diğer yetkililer tarafından onaylanır.

Çalışan, ilk nüshadaki (orijinal) veya kuruluşta kalan iş sözleşmesinin bir nüshasındaki iş tanımını okurken, bir alıştırma vizesi yapıştırır.

İş tanımının metni genellikle bölümlerden oluşur:

• Genel Hükümler;
• İş sorumlulukları;
• Haklar;
• Sorumluluk.

Bölümde "Genel Hükümler" Belirtilmelidir:

• pozisyonun ve yapısal birimin adı;
• pozisyonun genel amacı;
• çalışanın doğrudan kime rapor verdiği;
• atama ve görevden alma prosedürü;
• bu pozisyonda bulunan çalışana rehberlik eden düzenleyici, metodolojik ve diğer belgelerin bir listesi;
• yeterlilik gereksinimleri (eğitim düzeyi, iş deneyimi);
• özel bilgi ve beceriler için gereksinimler.

Bölüm "İş sorumlulukları"Çalışan tarafından gerçekleştirilen iş türlerini belirler. İş sorumluluklarını formüle ederken, bunların uygulanma yöntemlerine (yöntemlerine) (kontrol, analiz, doğrulama, özetleme vb.), Görevlerin yerine getirilmesinin ilişkili olduğu bilgilere veya belirli belge türlerine (aylık raporların hazırlanması) dikkat etmelisiniz. , veri sağlanması, taleplerin analizi vb.).

Bölümde "Haklar"Çalışanın yetkileri, iş görevlerinin yerine getirilmesini sağlayacak şekilde belirlenir.

Bölümde "Sorumluluk"İşin değerlendirilmesine yönelik kriterlerin yanı sıra çalışanın kişisel sorumluluğunun bir ölçüsü de oluşturulmuştur.

Gerektiğinde görev tanımı başka bölümlerle desteklenebilir.

Açık pozisyonlara bakarken daha önce adını bile duymadığımız meslekleri sıklıkla görebilirsiniz. Mesela ihalelerde veya kamu (devlet) emirlerinde uzman, teklif sahibi, beyan sahibi... Nedir bu pozisyonlar? Bir ihale uzmanının hangi niteliklere ve mesleki becerilere sahip olması gerekir?

Sorumlulukların kapsamı

Bunun ana görevleri arasında sözde devlet (kamu) emirlerine katılımın kaydedilmesi yer almaktadır.
Aksi takdirde - ihaleler, yarışmalar. Tam olarak ne kastediliyor? Her şeyden önce, hükümet emirlerinin verilmesi veya alınması (hem klasik hem de sektöre özel) alanındaki resmi yasal hazırlıklara ve prosedürlere katılım. İhalelerde sadece en ucuz teklifi veren değil, öncelikle şartları tam olarak yerine getiren firma kazanıyor. Aynı zamanda kârlı bir sipariş almak, işletmeye uzun yıllar iş imkanı sağlar, dolayısıyla burada yapılacak bir hatanın maliyeti özellikle yüksektir. Teklifin yalnızca ihale kanununa değil aynı zamanda şirketin iç tüzüğüne de uygun olması gerekir. Sipariş edilen ürünün maliyetinin doğru değerlendirilmesinin izlenmesi ve tahmin hazırlanması da sorumluluk kapsamına dahildir. İkinci olarak ihale uzmanı, yönetim kurulunun veya bir üst amirin ilgili emrine uyulmasından sorumludur. Ayrıca, temel sipariş koşullarının taslak spesifikasyonlarının geliştirilmesinde de görev almaktadır. Ayrıca şüpheleri ve soruları açıklığa kavuşturmak için sanatçılarla görüşmeler yapıyor.

Prosedürler ve süreçler

İhale uzmanının görev tanımı, yarışmaya katılımcı olarak müşteriyi mi yoksa şirketi mi temsil edeceğine göre düzenlenir. İlk durumda sorumlulukları, şartların yerine getirilmesi, başvuruların alınması ve analiz edilmesi gibi prosedürleri içerir. İhale uzmanı, yönetimle birlikte her katılımcıyla işbirliğinin karlılığını değerlendirmeli ve en iyi seçeneği, yani kazananı seçmelidir. Reddedilen teklifleri de üstlerine bildirir. Kârlı teklif yoksa prosedür iptal edilir. Daha sonra teminatın (vadium) icracılara iade edilmesi emri muhasebe departmanına gönderilir. Eylemler ve prosedürler belgelenir ve tüm süreç boyunca ekleri olan protokoller hazırlanır. İhale uzmanı aynı zamanda firmanın verdiği siparişleri takip eder ve giderleri takip eder. Bazen görevlerin tamamlanmasını ve yarışmaların resmi olarak yayınlanmasında yer alan portallarla işbirliğini de içerecektir. İkinci durumda - ihale uzmanı katılımcı şirketi temsil ediyorsa - yalnızca çeşitli fırsatları izlemekle kalmamalı, aynı zamanda belgelerin tamamlanmasından, teklifin müşterinin gereksinimlerine uygunluğundan ve şirketinin fiyatlandırma politikasından da sorumlu olmalıdır. Ayrıca tüm son teslim tarihlerine uymalı ve yarışmaya katılım koşullarına uyumu izlemelidir.

Vasıf

Şu ana kadar bu meslekte eğitim veren neredeyse hiçbir eğitim kurumu yok. İşverenlerin temel gereksinimleri: yüksek öğrenim (ekonomik, hukuki veya teknik), kamu alımları alanında deneyim (en az 3 yıl), ilgili yasalara ilişkin pratik bilgi.
Yabancı dil bilgisi, şirketin uluslararası pazardaki rekabette rekabet etme fırsatını yaratacağından ek bir avantaj olacaktır. İhale uzmanının maaşı potansiyeline göre belirlenir. Sürekli yarışmalara katılan büyük işletmelerde yüz bin rubleye ulaşabilir. Tabii ki, gerekli minimum bilgi aynı zamanda bilgisayar programları bilgisinin yanı sıra doğruluk, doğruluk, sorumluluk, bağımsızlık, iyi iş organizasyonu, yeni deneyim ve nitelikler kazanma yeteneği ve arzusu gibi nitelikler de olacaktır.

Bu meslek oldukça yakın zamanda ortaya çıktı. Buna olan ihtiyaç, 2005 yılında 94-FZ sayılı Rusya Federasyonu Federal Kanununun ve 2013 yılında yerini alan 44-FZ'nin uygulanmasıyla ortaya çıktı. Bu kanunlar, kamu ihale sürecini daha düzenli hale getirerek süreci esasen kökten değiştirdi.
Mevzuat alanındaki bu tür yenilikler, açık artırmaların ve yarışmaların elektronik biçimde yapılmasını öngörmekte ve bu da şirketleri yeni bir pozisyon - "elektronik ticaret uzmanı" - tanıtma ihtiyacına itmektedir.
Dolayısıyla bugün bir şirkette ihale yarışmaları düzenlemenin başarısı, gerekli mesleki ve kişisel kriterleri karşılaması gereken veya daha basit bir ifadeyle ihale satış alanının "aklı, onuru ve vicdanı" olması gereken bu çalışanın performansına bağlıdır. onun kurumunun. Şuna dikkatinizi çekmek isterim ki, artık ihalelerde uzmanlaşmayı vaat eden pek çok kurs var ama bunun bir seminer çerçevesinde yapılmasının mümkün olmadığını hemen belirtmek isterim. Bu alan çok geniştir; 44-FZ sayılı Kanun tek başına 114 hüküm, Rusya Federasyonu Hükümeti'nin 50 kararı ve çok sayıda yönetmelik, emir ve açıklama içermektedir. 223-FZ'ye gelince, bu tamamen farklı bir hikaye, kanunun kendisini bilmeniz gerekiyor, 135-FZ “Rekabetin Korunmasına İlişkin Federal Kanun”, 1000'den fazla madde içeren Medeni Kanun, ayrıca bir “İDARİ SUÇLARA İLİŞKİN RUSYA KOD FEDERASYONU” (Rusya Federasyonu İdari Kanunu) gibi bir belge fikri. Umarım artık bir ihale yöneticisinin en azından bu düzenleyici belgeleri bilmesi ve en fazla hukuk eğitimi almış olması gerektiğini anlamışsınızdır. Ancak şunu belirtmek isterim ki, bu kararnameler hakkında bilgi sahibi olmak, onların doğru kullanımına dair% 100 garanti sağlamaz, çünkü hepimiz kararnamelerimizin ve eylemlerimizin "çiğnemesini" anlıyor ve biliyoruz, bu da "bükülmeyi" mümkün kılıyor. bu normları istediğimiz gibi kullanacağız. Burada elbette teklif verme uzmanınızın deneyimi yardımcı olacaktır.

İhale Uzmanının Sorumlulukları.
İhaleleri ve açık artırmaları araştırmak ve yürütmekle sorumlu kişi, şirketin devlet veya belediye alımları alanında başarısının ve gelirinin bağlı olduğu birçok önemli görevi üstlenmektedir.
İhale uzmanı ne iş yapar? Sorumlulukları aşağıdaki operasyonları içerir:
. İnternet'teki özel ihale sitelerindeki eğilimleri izlemek ve açık yarışmalar veya açık artırmalar için mevcut teklifleri belirlemek;
. şirketin spesifik profiline uygun açık artırma veya yarışmaların araştırılması ve bunlara katılmanın fizibilitesinin belirlenmesi;
. ihalenin hazırlanması ve ilgili tüm işlemler;
. ihalelere katılım başvurularının kaydedilmesi ve sunulması ile bunların hazırlanmasında yardım sağlamak;
. gerekli belgelerin toplanmasına ilişkin istişareler;
. elektronik platformlarda daha fazla akreditasyonun yapıldığı, ihale alımı için uzmanlaşmış web sitelerine kayıt;
. KAMU İHALELERİ ile ilgili dokümantasyonun güncel analizi ve ihalenin kontrolü;
. tüm aşamalarında;
. Rekabete dayalı ihaleyi yürüten kuruluşla yazılı, sözlü veya elektronik ortamda müzakereler yapılması.
Bir ihale yöneticisinin görev tanımına uygun olarak yerine getirmesi gereken ana fonksiyonların bir listesini sunduk. Ancak bu, tam bir sorumluluk listesi olmaktan uzaktır; tüm sorumluluk yelpazesini tek bir makale çerçevesinde aktarmak çok zordur; yine de elbette ana sorumluluklara değineceğiz. Gördüğümüz gibi, tam ihale desteği sağlamalı, yarışmaların veya açık artırmaların uygulanması sırasında ekonomik durumun analizini ve bunun üzerinde mümkün olan maksimum kontrolü sağlamalıdır.
Gerekli nitelikler.
Rusya Federasyonu'nun eğitim alanında şu anda bir ihale yöneticisinin dar bir mesleki uzmanlığı yoktur. Bu nedenle şirketler, kural olarak finansal profilde yüksek eğitime sahip ve bu alanda yüksek vasıflara sahip uzmanları bu pozisyon için işe alıyor, ancak ihale departmanının ya bilgili bir avukata sahip olması gerektiğini hatırlatmak isterim. GOSTORGOV alanında veya elbette ideal olarak ihale yöneticisinin uygun eğitime sahip olması gerekir.

Bir ihale yöneticisinin sahip olması gereken yetkinlikler aşağıdakileri içerir::
. Analitik zihin. Bu uzman, ihaleleri değerlendirir, bunların şirket için etkililik derecesini belirler, bu nedenle gerçekleştirilen ekonomik işlemin avantajlarını ve dezavantajlarını tahmin edebilmeli, araştırabilmeli, hesaplayabilmeli ve yeterince değerlendirebilmelidir.
. Yasal farkındalık. Bu çalışanın ayrıca yalnızca eyalet veya belediye ihaleleri ve bunlara eşlik eden ticari işlemlerle değil, aynı zamanda genel olarak içtihatlarla ilgili yasalar hakkında da güçlü bir bilgiye sahip olması gerekir.
. Bilgisayar kullanmak. Yalnızca bilgisayarda çalışmanın temelleri konusunda "bilgili" olmaktan değil, aynı zamanda rekabetçi ihaleleri izlemek ve yürütmek için faaliyetlerinde özel programları kullanma yeteneğinden de bahsediyoruz.
. Büro yönetimi alanında bilgi sahibi olmak. Bir ihale uzmanının sorumlulukları arasında, ihale alanındaki yönetiminin tüm inceliklerine hakim olma ihtiyacını açıklayan açık artırma belgelerinin hazırlanması ve incelenmesi yer alır. Bir ihale uzmanının hatırlaması gereken en önemli şey, tüm şirketin başarısının, ihale satın alımlarına ilişkin iş belgelerindeki hatalarından birine bağlı olabileceğidir.
Sonuç olarak şunu belirtelim: İhale yöneticisinin, birçok alan ve alanda temel bilgi, beceri ve yeteneklere sahip, aynı zamanda ekonomik alanda, özellikle ihale kamu alımları alanında deneyime sahip profesyonel bir çalışan olması gerekir.
Bir dizi gerekli kişisel nitelik
Bir ihale uzmanının verimli ve kaliteli çalışması için, performansını yüksek düzeyde garanti eden bir dizi kişilik özelliğine sahip olması da önemlidir. Gerekli nitelikler şunları içermelidir:
. insanlarla iletişimde hızlı ve etkili bir şekilde iletişim kurma yeteneği;
. dürüstlük;
. işte gayret ve gayret;
. eylemlerin titizliği ve kesinliği;
. kendinden talep etmek;
. strese ve sıkı çalışmaya karşı direnç;
. Karar vermede hareketlilik.
Bir ihale yöneticisinin, katılımcıları önünde rekabetçi ihalelerde şirketi kişisel olarak tanıtmasının gerekli olduğu durumlarda kendisini en iyi taraftan sunabilmesi ve zor durumların ve çatışmaların çözümlenmesi de önemlidir. “Dürüstlük” kalitesine dikkat çekmek istiyorum. Bunun, çalışanınızın bu alanda “temiz” olmasını gerektiren çok yozlaşmış bir alan olduğunu anlamalısınız. Bir ihale uzmanı için önemli bir nitelik “strese karşı dayanıklılık ve sıkı çalışmadır”. Örnek olarak size GOSTORGAM uzmanınızın birkaç bilgisayarda aynı anda 5-6 açık artırma oynadığı ve her açık artırmanın 2-3 saat sürebildiği bir durumu vereceğim. İnan bana, durum korkaklara göre değil.

İhale uzmanı kendi şirketinin çalışanı mı yoksa işe alınan bir çalışan mı?

Sen karar ver!

Esas rol.
Gördüğünüz gibi bir ihale uzmanı yalnızca belirli bir kuruluşun ihalelerine etkin katılımını sağlamakla kalmaz. İhale alanında böyle bir çalışan şirket için kilit bir figürdür çünkü kurumun hedeflerine hızlı bir şekilde ulaşması ve genel başarısı ona bağlıdır. Uygulamada, bu kadar değerli ve sıkı çalışmanın ödülü genellikle ihale yöneticisinin yüksek maaşına yansır. Her zaman ve her yerde olmasa da, pek çok yöneticinin ya anlamayan ya da anlamak istemeyen bu pozisyon için yetersiz bir maaş için çalışanlar aradığını ve herhangi bir yanlış adımın yüzlerce kayıplara yol açabileceğini belirtmek isterim. binlerce ruble. Bu alandaki uzmanlardan tasarruf etmek mümkün mü? Tabii ki imkansızdır, sizin için bir ihale uzmanı “altın yumurtlayan kaz” ya da “uçuruma sürüklenen bir çapa” olabilir ve şirketinizi büyük mali kayıplara sürükleyebilir.

Hepsi bugün için. İlginiz için teşekkür ederiz. GOSTORGAH'ta iyi şanslar.

GOSTORGI'yi kazanmak istiyor musun? Firmanızı ihaleyi kazananlar arasında görmek ister misiniz? Bizimle iletişime geçin ve GOSTORGA'da çok daha fazla kazanmayı öğrenecek ve nitelikli bir ihale uzmanı olacaksınız! KAMU İHALELERİNİ düzenleyen tüm kanunlara uygun olarak evinizden çıkmadan eğitim alabilirsiniz. Yüksek vasıflı öğretmenler ve samimi bir atmosfer, öğrenmeyi basit ve çok etkili hale getirecektir. Eğitim sürecinde mükemmel görmenizi, mükemmel duymanızı ve sunumlarda ayarlamalar yapmanızı sağlayan en yeni yazılımlar kullanılır. Öğretmen, Ekonomik Kalkınma Bakanlığı ve Rusya Federal Antitekel Servisi'nin öğretim materyallerinin en son sürümlerini kullanır. Kurslarımız diğer eğitim merkezlerine göre en yüksek malzeme dağıtım yoğunluğuna sahiptir. Bir profesyonel olarak herkesi arkanızda bırakacaksınız !

İhale departmanı, özellikle istikrarsız ekonomik durumlarda ihale satışları için etkili bir araçtır. Ayrıca her şirket, er ya da geç, ürünlerini/hizmetlerini pazarlama fırsatlarını genişletme ihtiyacıyla karşı karşıya kalacaktır. Satış kanallarını genişletmenin etkili bir aracı ihalelerin geliştirilmesidir. İhalelere katılım ve kazanılması durumunda hükümet ve ticari tedarikçilerle sözleşmeler yapılması.

İhale yönünün ve ihale departmanının geliştirilmesi, ticari şirketlerin bütçelerini önemli ölçüde azalttığı veya bir dizi hayati olmayan alanda sözleşme yapmayı tamamen reddettiği kriz zamanlarında özellikle önemlidir. Devlet, kriz sırasında bile tüm ülkenin normal işleyişi için gerekli işleri, malları ve hizmetleri satın alır ve almaya devam edecektir. Ayrıca devlet, faturaları ödeyen güvenilir bir müşteridir.

İhale departmanı: görevler

İhale departmanının vurgulanmaya değer ana görevleri şunlardır:
Şirketin ihalelere katılımının sağlanması
Şirketin imajının yaratılmasına ve sürdürülmesine katılım
ihale sistemi aracılığıyla yeni sözleşmelerin çekilmesi ve yeni müşterilerin çekilmesinin yanı sıra eski müşterilerin elde tutulması/geri getirilmesi

Bu yönde etkili faaliyetlerin ön koşulu, sonuç elde etme motivasyonuna sahip kalifiye uzmanların yer aldığı bir ihale departmanının oluşturulmasıdır. Bu makalede tartışılacaktır.

İhale departmanının tipik organizasyon yapısı

İhale departmanının tipik yapısına bakalım. Hemen ele alacağımız yapının tipik olduğuna dair bir rezervasyon yapacağım. Büyük şirketlerde sorumluluklar tek bir uzmana verilebilir; küçük şirketlerde ise tüm ihale departmanının sorumlulukları bir veya iki çalışan arasında yeniden dağıtılabilir.
İhale Daire Başkanı
Müdür yardımcısı / baş uzman
Müdür /
Müdür Yardımcısı/Sekreter

Komuta zinciri şuna benzer:

İhale departmanı çalışanlarının sorumluluk dağılımı ve standart görev tanımları

İhale alanı oluştururken ve geliştirirken yapılan standart hatalardan biri, ihale hazırlama görev ve sorumluluklarının daha önce bu konuyla ilgilenmemiş ve bu alanda yeterli bilgiye sahip olmayan uzmanlar arasında yeniden dağıtılmasıdır.

Örneğin, bir avukata ana görevlerin yanı sıra ihale alanlarının geliştirilmesi de verilmektedir. Bu avukat olmayabilir; bazı şirketlerde ihale hazırlama görevi sekretere, müdür yardımcısına veya muhasebeciye devredilir. Bu etkisiz bir yaklaşımdır ve sonuçta ihalelerdeki iş sonuçlarını etkiler.

İhalelere etkin bir şekilde katılabilmek için bu alanda bilgi birikiminin yanı sıra tecrübe de gerekmektedir. En akılcı ve etkili yaklaşım, ilk aşamada bir uzmandan oluşabilen bir ihale departmanı oluşturmaktır. Ancak bu uzmanın ihale alanında eğitim almış olması ve ilgili pratik deneyime sahip olması gerekir. İhale departmanının faaliyetleri yalnızca tek bir hedefe yönelik olmalıdır: Şirketin ihalelere etkin katılımı ve ihale sistemi aracılığıyla şirkete yeni sözleşmeler sağlanması.

Sizinle birlikte ele alacağımız ihale departmanındaki sorumluluk dağılımı da tipiktir ve belirli bir organizasyonda farklılık gösterebilir.

İhale Daire Başkanı:
2.1. Çeşitli kaynaklardaki ihale duyurularını takip eder.
2.2. Departmanların faaliyetlerinin özelliklerine bağlı olarak ihalelere katılımı Şirket müdürü veya departman başkanları ile koordine eder.
2.3. Rakiplerin ihalelere katılımlarını analiz eder ve mali tekliflerin oluşturulması için departman yönetimine gerekli bilgileri sağlar.
2.4. Hukuk departmanıyla birlikte, satın alma belgelerinin açıklığa kavuşturulmasına yönelik taleplerin hazırlanmasında rol alır;
2.5. Bölüm temsilcileri ve ihale organizatörleri için ihalelere katılıma ilişkin dokümantasyonun hazırlanmasına ilişkin güncel soruları yanıtlar.
2.6. Departman çalışanlarının faaliyetlerini planlar.
2.7. Şirketin uzmanları tarafından ihale tekliflerinin (mali ve teknik) hazırlanmasını, tahminleri ve çalışma programlarını kontrol eder ve departman başkanları tarafından atanan Şirket uzmanları tarafından ihale departmanına dokümantasyonun sağlanması için son tarihleri ​​belirler;
2.8. İhalelere ilişkin doküman paketlerinin departman çalışanları tarafından hazırlanmasını denetler.
2.9. İhale belgelerine uygun olarak belge formlarının doldurulmasına katılır;
2.10. Stratejik öneme sahip ihaleler için, satın alma dokümantasyonunun gereklerine uygun olarak bir doküman paketi hazırlar.
2.11. İhalelere belgelerin sunulmasını kontrol eder;
2.12. Raporlama belgelerini hazırlar ve şirket müdürüne sunar.
2.13. İhalenin kazanılması halinde Şirket çalışanlarına sözleşme yapılması için gerekli bilgileri sağlar. Sözleşme imzalanması için gerekli takvim planları, teknik teklifler vb. değişikliklerin sorumluluğu ihaleyi kazanan bölümlerin uzmanlarına aittir.
2.14. Hukuk departmanını banka teminatı verme ihtiyacı ve belgelerin teslimi için son tarihler hakkında bilgilendirir.
2.15. İhalelere katılım başvurularının güvenliği için ödeme yapılması gereken muhasebe departmanına bilgi verir ve ödeme emirlerinin ihale departmanına iletilmesi için son tarihler hakkında bilgi verir.
2.16. Mevzuattaki, ihale belgelerinin hazırlanmasına ilişkin yasal çerçevedeki ve kamu alımlarındaki değişiklikleri izler ve departman çalışanlarına bu bilgiler hakkında bilgi verir.
2.17. Astların faaliyetlerini yönetir, iç çalışma düzenlemelerine uyumlarını sağlamak için önlemler alır.
2.18. Departman çalışanlarına ödül veya ceza önerileri sunar ve niteliklerinin geliştirilmesine yardımcı olur.

Şimdi bir ihale uzmanının tipik sorumluluklarına bakacağız.

İhale uzmanı:
2.1. Çeşitli kaynaklardaki ihale duyurularının izlenmesine katılır
2.2. Bölüm temsilcileri ve ihale organizatörleri için ihalelere katılıma ilişkin dokümantasyonun hazırlanmasına ilişkin güncel soruları yanıtlar.
2.3. İhale dokümantasyonunun gerekliliklerine uygun olarak bir doküman paketi hazırlar:
 departman uzmanları tarafından dokümantasyon standartlarına uygun olarak sağlanan teklifleri (mali ve teknik) hazırlar;
- Muhasebe departmanından Şirkete ait mali veri ve belgeleri talep eder;
 kendi sorumluluk alanındaki ihale dokümanlarının hazırlanması kapsamında çeşitli devlet kurumlarından sertifika talep eder (ihale dokümanlarının gerekliliklerine bağlı olarak);
 daire başkanı adına, satın alma belgelerine uygun olarak belge formlarını doldurur;
 daire başkanı adına belgeleri toplar (kurucu belgeler, lisanslar, diplomalar, uzmanlık sertifikaları, sözleşme kopyaları, kanunlar vb.)
- İhale başvurusu hazırlamak için gerekli belgeleri tarar ve fotokopilerini çeker.
- İhaleye yönelik bir belge paketinin hazırlanması için gerekli belgelerin noter onayını organize eder
2.4. İhale uzmanı, ihale başvurusunda yer alan dokümanlardan oluşan bir paketi, ihale organizatörünün belirlediği şekilde ve dokümantasyon gerekliliklerine uygun olarak hazırlar.
2.5. İhalelere belgelerin gönderilmesini organize eder ve bunların Müşteriler tarafından alınmasını izler;
2.6. Üretim gerekliliği halinde kurye fonksiyonlarını yerine getirir.
2.7. Elektronik ve kağıt ortamda alım satıma ilişkin bilgileri yapılandırır.
2.8. Bölüm başkanı adına mektup, talep ve diğer belgelerin taslaklarını hazırlar.
2.9. Yetkinlik alanına ilişkin mektuplara ve sorulara yanıtlar hazırlar
2.10. Kendi uzmanlık alanındaki bölüm başkanının talimatlarını yerine getirin.

İhale departmanı ve süreç yönetimi

İhale departmanının başkanı (başkanı), planlama, izleme, kontrol, analiz ve yönetim kararları alarak süreci yönetir. Farklı firmalarda ihale çalışmaları ve yönetim süreci farklı şekillerde organize edilebilmektedir. Ancak ihale departmanını yönetme fonksiyonları ihale departmanı başkanı tarafından yerine getirildiğinde standart seçeneği dikkate alacağız.

İhale daire başkanı, aşağıdaki bilgileri kullanarak, üzerinde anlaşılan teklif sayısına göre sürecin ilerleyişini planlar:
İlan edilen ihalelere ilişkin bilgiler,
tedarik belgelerinde belirtilen tedarik organizatörünün gereksinimleri,
açık artırmaya katılımın sonuçları hakkında bilgi

İhale daire başkanı planlama sonuçlarını dairenin iç belgelerine kaydeder. Uygulamada ihalelerin hazırlanmasını Excel kullanarak planlayabilirsiniz. Yani, müşteri, satın alma konusu, ilk (maksimum) fiyat, katılımcı fiyatı, belgeleri kabul etmek için son tarih, sonuçları özetlemek için son tarihler ve çalışmada faydalı olabilecek diğer bilgiler hakkında bilgi içeren bir tablo tutun. Bu tablo yönetime raporlama yapmak için kullanılabilir.

Bu seçeneğe alternatif olarak özel hizmet ve programlarda raporlama yapılabilir.

İhale departmanı ve çalışma teknolojisi

Tedarikçi şirketindeki ihale departmanının çalışma sürecine ve şirket içindeki etkileşim şemasına bakalım.

İhale çalışmaları, şirket yönetiminden alınan hizmet sunumu ihtiyacına ilişkin veriler doğrultusunda devam eden ihaleler hakkında bilgi alınmasıyla başlar. Yani, ihale uzmanı veya ihale dairesi başkanı öncelikle seçim kriterlerini (fiyat, bölge, ihale konusu veya şirket yönetiminden gelen diğer bilgiler) dikkate alarak teklifleri bulur.

İşlem aşağıdaki koşullar altında sona erer:
işlem sonuçları hakkında bilgi edinme
Şirket içindeki paydaşlara bilgi aktarımı.

Sonuçlara ilişkin bilgiler Birleşik Bilgi Sisteminde yayınlanır veya bu ticari bir ihale ise müşteriden sözlü olarak veya müşterinin web sitesinden bilgi alınabilir. Daha sonra alınan bilgiler CRM sistemi üzerinden e-posta veya sözlü olarak ilgili departmana iletilir. Kazanılması durumunda ayrıca ihale sonuçlarının yayınlanma tarihi, sözleşme teminatının miktarı ve sözleşmenin zamanlaması hakkında bilgi iletilir. Daha sonra, sözleşmenin imzalanmasından sorumlu uzman, banka garantisi verilmesi ve sözleşmenin imzalanmasıyla meşgul olur. Uygulamada, sözleşmelerin sonuçlandırılması görevleri genellikle bir şirket avukatına veya ihale departmanındaki bir uzmana verilmektedir. Sözleşmelerin yapılmasında ihale departmanından bir uzmanın görev alması halinde müşteri ile sözleşme yapıldığı anda süreç tamamlanmış olur.

İhale departmanının iş sürecinin devamı için gerekli koşul, ihalelere katılımın, ihalelere birincil seçim, ikincil seçim ve nihai seçimi kapsayan yönetimle zamanında onaylanmasıdır. Yönetici, ilk seçim aşamasında fiyat, bölge ve satın alma konusu kriterlerini dikkate alarak ihaleleri seçer. İkincil seçim sırasında seçilen satın almalar, ihale daire başkanı ve ilgili daire başkanları tarafından katılımın yapılabilirliği açısından analiz edilir. Başvuruyu değerlendirme kriterleri analiz edilir, seyahat masrafları ve rakiplerin fiyatlarındaki olası düşüşler dikkate alınarak katılımın fizibilitesi belirlenir.

Son aşamada ilgili departmandaki uzmanlar satın almanın teknik gerekliliklerini ve son teslim tarihlerini analiz eder. İhale departmanı başkanı, müşterinin benzer alımlar için geçmiş alımlarını analiz eder, rakiplerin fiyatlarını analiz eder ve olası fiyat düşüşlerine ilişkin bir tahmin hesaplar. Bu faktörler dikkate alınarak ilgili departmanın yönetimi ve gerekiyorsa şirket yönetimi, açık artırmaya katılmanın uygun olup olmadığı konusunda nihai kararı verir.

İhale departmanı: ana aşamalar ve çalışma prensipleri

Yapısal açıdan bakıldığında, ihale işi, belirli bir hizmet için işin doğasını ve özelliklerini dikkate alarak, zamanlama, maliyet, kaynaklarla ilgili kısıtlamalar da dahil olmak üzere, Şirketin önceden belirlenmiş gerekliliklerini ve ihtiyaçlarını karşılamayı amaçlayan sıralı eylemler sistemidir.

Sürecin ana aşamaları

• Çeşitli kaynaklardaki ihale duyurularının takibi.
• Şirket politikası ve bölümlerin faaliyet özelliklerine uygun olarak ihalelere katılım konusunda Şirket yöneticileri, bölüm başkanları ile koordinasyon.
• İhalelere katılıma ilişkin dokümanların son teslim tarihlerine uygun olarak hazırlanmasının planlanması.
• Gereksinimlere uygun olarak ve açık artırma organizatörleri tarafından belirlenen şekilde bir belge paketinin oluşturulması.
• Gerekliliklere uygunluk açısından belgelerin kontrol edilmesi.
• Gerekiyorsa belgelerin düzeltilmesi.
• Belgeleri göndermeden önce tüm düzeltmelerin yapıldığını doğrulayın.
• Paketin sevkiyata hazırlanması ve belgelerin gönderilmesi.
• Açık artırma organizatörlerine belge göndermenin kontrolü.
• İhalelere katılım sonuçlarının takibi.
• Şirket içindeki ilgili taraflara alım satım sonuçları hakkındaki bilgilerin dağıtılması.

İhale işinin gerçekleştirilmesine ilişkin temel ilkeler:
Sistematiklik– işin Şirketin dahili dokümantasyon standartlarına uygun olarak ve tüm dokümantasyon gereklilikleri dikkate alınarak organize edilmesi ve gerçekleştirilmesi.
Sıra - işin planlanması ve yürütülmesi, sonraki görevlerin önceki görevlerin sonuçlarını kullandığı katı bir sırayla gerçekleşir.
Alaka düzeyi– iş, satın alma belgeleri ve mevzuatta belirtilen güncel eğilimlere ve gereksinimlere uygun olmalıdır.
Yeterlik- herhangi bir iş kalemi, nihai sonucun zorunlu bir bileşeni olan belirli bir sonuca ulaşmayı amaçlamaktadır.
Gizlilik– işin bir parçası olarak şirket bünyesinde alınan tüm materyaller, herhangi bir sunum formatındaki tüm ara ve nihai sonuçlar şirketin mülkiyetindedir ve bunların dağıtımına veya herhangi bir biçimde daha fazla kullanılmasına özel izin olmadan izin verilmez.

Not: İhale organizatörünün çalışanlarının dürüstlüğü konusunda şüpheleriniz olduğu durumlarda, örneğin fiyat teklifinizle birlikte gizli bilgilerin diğer ihale katılımcılarına açıklanabileceğine inanmak için bir nedeniniz varsa, tekliflerin iletilmesini sağlamanızı öneririz. son dakikada. Son anda bu, başvuruların kabul edilmesi için son tarihten birkaç saat önce başvurunun yapılması veya başvurunun doğrudan zarfların açılmasıyla yapılması anlamına gelir.

Hizmet sağlarken kullanılan bilgi kaynakları

• İhale Organizatörlerinden alınan ilk bilgiler (web sitesinde duyuru, ihale koşullarındaki değişiklik bildirimi; ihalelere katılıma ilişkin belgeler, satın alma planı, inceleme ve değerlendirme protokolü)
• Müşteriden alınan ilk bilgiler (satın alma belgelerinin koşullarına bağlı olarak: metodoloji, metodoloji, konsept, teknik teklif, uzmanlar listesi, deneyime ilişkin bilgiler, takvim planı, mali teklif)
• kendi bilgi tabanı (Şirket belgelerinin örnekleri, formlar)

İhale çalışması ve sonuçların belgelenmesi

Teklif sahibinin belgelerinin hazırlanmasına ilişkin çalışmaların ve sonuçlarının belgelenmesi, standart belge şablonları (rapor formatı) kullanılarak gerçekleştirilir. Bir şirket, örneğin Excel'de hazırlanmış bir formu raporlama belgesi olarak kullanabilir. Ayrıca hazırlanan ihaleler ve ihale departmanının çalışmalarının sonuçları hakkındaki bilgiler CRM sistemine veya diğer özel programlara veya hizmetlere, örneğin TenderPlan hizmetine kaydedilebilir.

Ödeme ve motivasyon sistemi

İhale alanında en popüler ödeme sistemleri şunlardır:
1) sonuçlar için ödeme
2) sabit ödeme

İlk durumda şirket, ihale departmanı çalışanlarını sonuçlara ulaşma konusunda motive eder; Şirket için yeni sözleşmeler almak. İkinci durumda, böyle bir motivasyon neredeyse yoktur.

“Sonuçlar için ödeme” sisteminin olası varyasyonları:
1. Maaş + kazanılan ihalelerin yüzdesi
2. Maaş + performans sonuçlarına göre sabit ikramiye
3. Kazanılan ihalelerin yüzdesi
4. Kabul edilen her başvuru için ödeme.
Kadrolu ihale uzmanları için en yaygın ödeme seçenekleri 1 ve 2'dir; uzak uzmanlar için ise seçenek 3 ve 4'tür. Örneğin, bir serbest çalışanın bir açık artırma için başvurunun yalnızca ilk bölümünü hazırladığında ve eğer Birinci kısım için yapılan başvuru kabul edilir ve sabit maaş ödemesi alınır. Başvurunun ikinci kısmı, maaş ve kazanılan ihalelerin yüzdesini veya maaş ve sabit ikramiyeyi alan müşterinin uzmanları tarafından hazırlanır.
Bu ücretlendirme sisteminin şüphesiz avantajı, nihai sonuca yönelik motivasyondur. Böyle bir ücretlendirme sisteminin faizi ve sonuçları, sabit ödemeden daha yüksektir. Tabii ki maaşın yetersiz değil, piyasa düzeyinde olması şartıyla.

Şimdi sabit ödeme seçeneklerini ele alacağız:
1. Sabit maaş
2. Hazırlanan her başvuru için sabit ödeme
İlk seçenekte, örneğin fazla mesai ödemesinin maaşa eklenmesi gibi çeşitli değişiklikler de mümkündür. Hazırlanan ihale başvurularının hacminin fazla olduğu ve çok fazla işlem yapıldığı durumlarda işleme ödenecek tutar da önemli olabiliyor.

İhale desteğinin artıları ve eksileri

Devlet ihale pazarına yeni giren şirketler ve girişimciler yaygın bir hata yapıyor. Şirketin tüm ihale faaliyetleri tamamen ihale alanında destek sağlayan bir firmaya yaptırılmaktadır. Asıl ve asıl hata, sizin şirketiniz dışında hiçbir şirketin ve çalışanınız dışında hiçbir uzmanın sonuçla bu kadar ilgilenmemesidir.

İlk eksi Bir dış kaynak şirketini ihalelere çekmek:
- Başvuruyu sizin için hazırlayacak çalışanın sonucuna olan ilginin zayıf olması. Bir dış kaynak şirketine makul bir ücret ödeseniz bile, bunun başvurunuzu hazırlayacak belirli çalışanın ödemesi üzerinde büyük olasılıkla pek bir etkisi olmayacaktır.
İkinci eksi Bu, başvuruyu hazırlayacak dış kaynak şirketinin çalışanlarının konu alanınızda her zaman yüksek düzeyde bir okuryazarlık düzeyi değildir.
Üçüncü eksi Bu, ihale başvurularını hazırlayan çalışanların faaliyetleri üzerindeki kontrolün zayıf olmasıdır. Bir dış kaynak firmasının çalışanının ihalenizde çalışıp çalışmadığını, projenin hangi aşamada olduğunu her zaman tam olarak bilemez ve anlayamazsınız.

Sonuç olarak, iş için makul miktarda para ödediğinizde, işin sonucuna ilginin olmadığı, icracının konunuzda pek profesyonel olmadığı ve kontrol eksikliğinin olduğu bir durumla karşılaşabilirsiniz.

Bu nedenle ihalelerin tüm alanlarında dış kaynak kullanılması kesinlikle önerilmez. İhaleleri ve serbest çalışanları desteklemek için dış kaynak kullanan şirketleri çekmek mümkün ve gereklidir, ancak yalnızca bazı görevleri devretmeniz ve başvuru hazırlama sürecini kontrol etmeniz yeterlidir.

Yani şirkette, ihalelerde sonuç elde etmek için motive olacak, bazı fonksiyonları kendisi gerçekleştirecek, bazılarını da devredecek bir ihale uzmanına ihtiyacımız var. Örneğin, açık artırmaların ilk bölümlerinin hazırlanması, bir ihale destek şirketine veya serbest çalışana devredilebilir. Önemli olan, uzmanların konunuzda yeterli pratik deneyime sahip olmasıdır.

Bölgenizde gerçekten gelecek vaat eden ve ilgi çekici satın alımları seçmek için bu konuyu derinlemesine anlamanız ve katılım olasılıklarını analiz edebilmeniz ve hesaplayabilmeniz gerektiğinden, ihale arama işlevlerini devretmeniz şiddetle tavsiye edilmez. Konunuzu anlamayan bir uzmanın bunu verimli bir şekilde yapması mümkün olmayacaktır.

Serbest çalışan veya ihale destek şirketini işe almanın temel avantajı, rutin operasyonlar için gereken sürenin kısaltılmasıdır. Daha iyi sonuçlar elde etmek için tasarruf edilen zaman daha verimli kullanılabilir. Örneğin analizlere daha fazla zaman ayırın. İşlenen ve hazırlanan ihalelerin sayısının arttırılması da mümkündür.

İHALE UZMANININ İŞ TANIMI

I. Genel hükümler

1. İhale uzmanı uzman olarak sınıflandırılır.
2. İhale uzmanı pozisyonuna mesleki eğitimi daha yüksek olan bir kişi atanır.
3. Bu göreve ihale uzmanı atanır ve kuruluş Genel Müdürünün emriyle görevden alınır.
4. İhale uzmanı şunları bilmelidir:
   - ihalelere katılıma ilişkin yasal düzenlemeler, metodolojik materyaller;
   - belediye ve bütçe pazarlarında sunulan ürünleri tanıtmanın temel ilkeleri ve yöntemleri;
   - ticari pazarda ürün tanıtımının özellikleri;
   - ihalelerin düzenlenmesi, açık rekabetçi ihaleler, elektronik açık artırmalar için platformlar;
   - teklif ve teklif taleplerine yanıt verme kuralları;
   - medyayla çalışma yöntemleri;
   - satılan ürünlerin temel teknolojik ve tasarım özellikleri ile tüketici özellikleri;
   - fiyatlandırma ve fiyatlandırma politikasının temelleri;
   - ürünlerin teslimi, depolanması ve taşınması koşulları;
   - satış planlarının uygulanması ve ürün satışına ilişkin muhasebe ve raporlama düzenleme yöntemleri;
   - yarışmalara katılım için organizasyonel, idari ve diğer belgelerin sağlanması prosedürü;
   - iç işgücü düzenlemeleri;
   - işgücünün korunmasına ilişkin kurallar ve düzenlemeler;
   - iş iletişimi etiği.
5. İhale uzmanına faaliyetlerinde bu İş Tanımı rehberlik eder.
6. İhale Uzmanı doğrudan Genel Müdüre rapor verir.
7. İhale Uzmanının bulunmadığı zamanlarda görevleri Genel Müdürün emriyle görevlendirilen bir kişi tarafından yerine getirilir. Bu kişi, bu talimatlara uygun olarak ilgili hakları kazanır ve sorumluluğu üstlenir.
8. _________________________________________________________________.

II. İş sorumlulukları

1. Hükümet ve ticari açık yarışmaların, ihalelerin ve elektronik açık artırmaların duyurulmasına yönelik özel web sitelerini, ticaret platformlarını izler.
2. İhalelere katılmanın ekonomik fizibilitesini değerlendirir ve sonuçlara göre ihalelere katılım kararı verilmesine yönelik bilgi ve materyalleri hazırlar.
3. Gerekli ihale dokümanlarını talep eder ve gerekliliklerini inceler. Gerekiyorsa açıklama talep eder ve ihale dokümanındaki değişiklikleri dikkate alır.
4. Derhal eksiksiz bir belge paketi hazırlar.
5. Sunulan ürünlerin özellikleri ve fiyatlandırması ile uygulamaların teknik kısmı hakkında yöneticiler ve departman başkanları ile etkileşime girer.
6. Başvuruların teknik kısmının güncel mevzuata uygunluğu açısından analiz eder.
7. Rekabetçi uygulamalar hazırlar.
8. Yarışma organizatörleri ile görüşmeler ve yazışmalar yürütmek.
9. Aynı anda birden fazla proje yürütüyor.
10. Teslimat koşulları, garantiler ve sertifikalar hakkında gerekli tüm bilgileri anında sağlar.
11. Anlaşmalar ve sözleşmeler imzalar.
12. Gerektiğinde şirket adına müzayedelerde, teklif açma prosedürleri sırasında bulunur, Ukrayna Antitekel Komitesine ve bölgesel organlarına şikayetlerde bulunur ve bu şikayetleri değerlendirirken şirketin çıkarlarını temsil eder.
13. Gerektiğinde başvurulara teminat olarak sağlanan fonların geri dönüşünü izler.
14. Yerleşik raporlamayı sürdürür.
15. _________________________________________________________________.
16. _________________________________________________________________.

III. Haklar

1. Kanunla sağlanan tüm sosyal garantiler için.
2. İşletme yönetiminin, resmi görevlerinin yerine getirilmesinde ve hakların kullanılmasında yardım sağlamasını zorunlu kılın.
3. Gerekirse, kendi yetkisi dahilindeki üretim ve ekonomik faaliyet sorunlarını derhal çözmek için kuruluşu diğer kuruluşlarla ilişkilerde temsil edin.
4. İşletme yönetiminin faaliyetlerine ilişkin taslak kararları hakkında bilgi edinin.
5. Kuruluşun iyileştirilmesine yönelik önerileri ve işletme yönetimi tarafından gerçekleştirilen çalışma yöntemlerini değerlendirilmek üzere sunun.
6. İş görevlerinizi yerine getirmek için gerekli belgeleri şahsen veya acil amiriniz adına talep edin.
7. Mesleki niteliklerinizi geliştirin.
8. _________________________________________________________________.
9. _________________________________________________________________.

IV. Sorumluluk

1. Bu iş tanımında belirtilen kişinin iş görevlerini Ukrayna'nın mevcut çalışma mevzuatı tarafından belirlenen sınırlar dahilinde yerine getirmemesi veya uygunsuz şekilde yerine getirmemesi.
2. Maddi hasara neden olmak - Ukrayna'nın mevcut çalışma ve medeni mevzuatının belirlediği sınırlar dahilinde.
3. Faaliyetlerinin yürütülmesi sırasında işlenen suçlar - Ukrayna'nın mevcut idari, cezai ve medeni mevzuatının belirlediği sınırlar dahilinde.
4. _________________________________________________________________.
5. _________________________________________________________________.