Natalya Morgunova: Sergiye katılımın başarısı ortak bir çabadır. Sergi takvimi Sergi ve satış “Yeni Yıl Kaleydoskopu”

“Mükemmel bir ekibimiz var; birçoğu 10 yıldan fazla süredir çalışıyor, bazıları ise otelin açılışından bu yana çalışıyor”
Svetlana MIKHALEVSKAYA
Azimut Otel Olimpiyat
CEO
Büyük olasılıkla bu, Ruslardan Moskova'ya yapılan gezilere yönelik istikrarlı talebin sonucudur. Ve çok sayıda geri dönen misafirimiz var. Geçen yıl Azimut zinciri sadakat programını güncelledi ve meyvesini verdi. Her ne kadar insanlar elbette bize bonus puanları nedeniyle değil, yüksek düzeyde hizmet uğruna geliyorlar

Fotoğraf: Moskova Belediye Başkanı ve Hükümetinin basın servisi. Denis Grishkin

Tazminatlar 700 bin rubleye kadar çıkabilir. Bu girişimcilerin yeni pazarları keşfetmesine yardımcı olacaktır.

Küçük ve orta ölçekli işletmelere kongre ve sergi etkinliklerine katılım masraflarının bir kısmı geri ödenecektir. İlgili karar Moskova Hükümeti Başkanlığı toplantısında kabul edildi.

“Moskova'daki küçük ve orta ölçekli işletmeler dinamik bir şekilde gelişiyor ve şehrin ekonomisinde giderek daha önemli bir rol oynuyor. Yine de girişimciliği destekleyecek çeşitli tedbirleri genişletmeye devam etmeliyiz” diye vurguladı.

Mal ve hizmetlerini tanıtmayı ve yeni pazarlar geliştirmeyi amaçlayan Rusya ve uluslararası kongre, sergi, fuar ve diğer etkinliklere katılan girişimcilere sübvansiyon tahsis edilecek. Sergilerin ve diğer etkinliklerin listesi onaylanacaktır. Katılım karşılığında tazminat alabileceğiniz etkinliklerin bir listesi bakanlığın web sitesinde yayınlanacaktır.

Bir mali yıl boyunca küçük ve orta ölçekli bir işletme için maksimum sübvansiyon miktarı, bu amaçlara yönelik maliyetlerin yüzde 50'si olacaktır. Ödeme miktarı Rusya'daki etkinlikler için 350 bin rubleyi, yurt dışındaki etkinlikler için ise 700 bin rubleyi aşamaz. Harcamaların belgelenmesi gerekecektir.

Sübvansiyonlu maliyetler arasında standın kayıt, inşaat ve ekipman maliyetleri (kurulum, söküm ve mühendislik hizmetleri dahil) ve sergi alanının kiralanması maliyetleri yer almaktadır.

Bilim, Sanayi Politikası ve Girişimcilik Dairesi başkanı, "Teknolojik açıdan en gelişmiş ve ekonomik açıdan en gelişen işletmeleri seçmek için bir seçim yapacağız" dedi. Uygulamaları seçerken, Moskova'nın teknoloji parkları, sanayi parkları ve özel ekonomik bölgelerinin sakinleri bir avantaja sahip olacak.

Ayrıca aşağıdaki kriterler dikkate alınacaktır:

- işletmede çalışan başına ortalama yıllık maaş;

- Moskova bütçesine yapılan vergi katkılarının talep edilen sübvansiyon miktarına oranı;

- sergiye katılımın mali maliyetlerinde deneklerin kendi fonlarının payı.

Her kriterin özgül ağırlığı 0,25'tir.

Sübvansiyonun kullanılması, küçük ve orta ölçekli işletme temsilcilerinin ürün ve hizmetlerini Rusya'da ve yurtdışında daha aktif bir şekilde tanıtmalarına olanak tanıyacak ve aynı zamanda şehir bütçesine gelir çekilmesine ve Moskova ekonomisine yatırım yapılmasına yardımcı olacak.

Ticaret ve Sanayi Odası Sergi, Fuar ve Kongre Faaliyetleri Komitesi Başkanı Sergei Bednov, "Moskova Hükümeti'nin desteğinin, özellikle küçük ve orta ölçekli işletmeler için kongre ve sergi etkinliklerinin erişilebilirliğini artıracağını düşünüyorum" dedi. . Ona göre Moskova Hükümeti, sergilere katılan işletmelere düzenli destek sağlayan ilk hükümetler arasındaydı.

Bu girişimlerden biri de “Moskova'da Üretildi” kolektif stantlar düzenleme programıdır. Alexey Fursin, başkentteki üreticilerin ürünlerini bu stantlarda sergileyebileceğini hatırlattı. Programa öncelikli olarak küçük ve orta ölçekli işletmeler katılmaktadır. Girişimcilerin sözleşme yapmalarına ve bağlantılar kurmalarına olanak tanır. Bölüm başkanı, "Sekiz veya daha fazla şirket stantlara bilgi gönderebilir" diye ekledi.

Sergei Sobyanin'e durumu izleme ve yeniliğin nasıl uygulanacağını izleme talimatı verildi. İşe uygunsa bu uygulamaya devam edeceğiz” dedi. Moskova belediye başkanı, ihtiyaç duyulması halinde kararın derhal değiştirileceğini de sözlerine ekledi.

Birçok yabancı sergideki yerler çok çabuk tükeniyor. Bu nedenle sergiye katılım için önceden başvuru yapılması gerekmektedir. Başvuruların kabulü, örneğin Almanya'da, etkinliğin başlamasından altı ila on sekiz ay önce (etkinliğin döngüsüne bağlı olarak - yıllık veya iki yılda bir) sona ermektedir. Başvuruda yukarıdaki ön stand konsepti dikkate alınarak gerekli alan miktarını belirtmeniz gerekmektedir.

Katılımcı kayıt olmak için fuar organizatöründen şu bilgileri alır: konum planları, pavyon planları, kayıt belgeleri, hizmetlere ilişkin belgeler, önerilen stand yerleri, sergi koşulları, talimatlar.

Başvuru şunları belirtmelidir:

• -- standın minimum ve maksimum boyutları (m2 cinsinden),
• -- köşk veya açık alandaki konum (altyapı),
• -- standın boyutları (uzunluk ve genişlik),
• -- standın türü (sıralı, köşeli, baş veya bloklu stand),
• - önceden belirlenmiş koltuk dağıtım şemasından sapmalar,
• -- yapı (bir veya iki katlı stand),
• -- sergilenen ürünlere ilişkin veriler (sektöre göre yapı),
• -- alt katılımcılar ve ayrıca temsil edilen şirketler,
• -- Beklenen atık miktarına ve türlerine ilişkin veriler.

Sergiye ortak katılım durumunda başvuru, organizasyonel konularla ilgilenen kuruluş tarafından yapılır.

Rus sergi organizatörleri her zaman bilgilerin tam listesini sağlamazken, uluslararası sergileri düzenleyen sergi şirketleri tüm belgeleri sağlıyor.

Sergiye katılım koşulları (katılım sözleşmesi). Sergiye katılım koşullarına ilişkin belge, sözleşmenin sergiye giriş, stand kirası, ödeme koşulları, sözleşmenin olası feshi, alt katılımcıların ve ek olarak temsil edilen şirketlerin kaydı gibi noktalarını düzenlemektedir.

Teknik bölümde son tarihler özetleniyor, kurulum ve sökme talimatları veriliyor, stand tasarımının açıklamaları, kullanılmasına izin verilen yapı malzemelerinin özellikleri, gereksiz atıklardan kaçınma yükümlülükleri ve bunların geri dönüşümü, standın yüksekliği belirtilmektedir, işgal edilen yüzeyde izin verilen yük, bakım için teknik kurulumlar stand olarak adlandırılmakta, stantlardaki sergileme ve reklamlar, yangından korunma, kaza önleme ve güvenlik gereklilikleri, sorumluluk ve sigortaya ilişkin açıklamalar verilmektedir.

Faksın, e-postanın ve ardından İnternet'in ortaya çıkışı, başvuru sürecini büyük ölçüde basitleştirdi, ancak başvuruda yanıtlanması gereken soruların listesi neredeyse hiç değişmedi.

Sergiye katılmanın reddedilmesi durumunda, belirli son teslim tarihlerine bağlı olarak farklı miktarlarda ceza ödenir. Katılımınızı etkinlikten kısa bir süre önce iptal etmeniz durumunda, belirli koşullar altında stant kira bedelinin tamamını ödemeniz gerekecektir.

Sergiye teknik ekipman ithal etmek için yüksek güvenlik gereksinimleri getiren belirli talimatlar da bulunmaktadır. Teknik ekipman konularında detaylı bilgi verilmekte ve kontrol testleri yapılmaktadır.

Bir sergiye katılım birçok açıdan risk içerdiğinden, onlarca yıl önce özel bir sigorta sistemi geliştirildi. Katılımcı yeterli sigorta kapsamını kendisi sağlamalıdır. Sergi organizatörü, kişilere veya mallara verilen zararlardan yalnızca genel mali sorumluluk taşır.

Prensip olarak, bir sergi etkinliğinin organizatörü, katılımcılara, özellikle de sergiye ilk kez katılanlara, tüm organizasyonel ve teknik sorunların çözümünde hem fiili hem de tavsiyelerle yardımcı olur.

Sergiye katılım koşullarına ilişkin belge veya stant tahsisinin onayı ile birlikte çeşitli hizmetler için formlar katılımcıya gönderilir. Basın ve reklamcılıkla çalışmak için yardımcı araçlara ek olarak, organizatörden veya sözleşme yaptığı şirketlerden katılım maliyetine dahil (zorunlu sergi hizmetleri) veya sabit fiyatlarla bir dizi hizmet sipariş edebilirsiniz. Buna şunlar dahildir: bitmiş bir standın kiralanması, mobilyaların kiralanması, mutfak ekipmanları, zemin kaplamaları, aydınlatma armatürleri, ses-görüntü ekipmanları, keşif hizmetleri, depolama alanının kiralanması, konaklama rezervasyonu, standın temizliği ve güvenliği, nakliye ve sergi sigortası, elektrik ve su tesisatı, cebri hava, telekomünikasyon bağlantısı, yardımcı çalışanların sağlanması, fotoğraf hizmetleri, yerel enstitülerin, kuruluşların, katılımcının ilgisini çeken işletmelerin faaliyetleri hakkında bilgi edinmek için ziyaretler, kültürel program (şehir çevresinde geziler). , müze, tiyatro ziyaretleri vb.).

Zaten kurulum sırasında sahada, çiçek satışı ve kiralama, dekoratif malzeme ve stand montajı için malzeme, günlük eşyaların satışı, yeni işçilik sağlanması vb. gibi diğer hizmetler sunulmaktadır.

Hizmet aynı zamanda stand personeline sertifika verilmesini de içermektedir. Standın büyüklüğüne göre personeline ücretsiz geçiş hakkı dağıtılıyor; genellikle yurt dışında olmak üzere diğer katılımcı kimlikleri ücret karşılığında alınabilmektedir. Ücretli uzun süreli park kartları, uygun sipariş formunda önceden talep edilebilir.

Sergi organizatörleri sergi kataloglarının hazırlanmasına özel önem veriyorlar. Bunların önemi, serginin, katılımcılarının ve katılımcılarının anısını korumalarında yatmaktadır. Kataloglar, her belirli zaman aşamasında ekonominin ve kültürün durumunu analiz etmenize olanak tanır. Katalog, kural olarak, bir sonraki benzer sergiye kadar alıcılar için bir bilgi kaynağı görevi görüyor. Ayrıca katalog ek bir reklam kaynağıdır. Bugün katılımcıların büyük çoğunluğu katalogda kendileri hakkındaki bilgilerin önemini anlıyor.

Katalog ve bilgi sistemlerine veri girişi formları, yurt dışına katılım başvurusu doldurulurken resmi kabulle birlikte gönderilir. Sergi kataloğunun basılmak üzere nispeten erken imzalandığını belirtmek gerekir, çünkü ilgilenen çevrelerin sergi ziyaretine hazırlanmak için zamanları olması amacıyla etkinliğin başlamasından birkaç hafta önce mevcut olması gerekir.

Verilerin kataloğa girilmesi genellikle müşteri tarafından ödenir ve üç satırda ilerler: şirket adlarına göre alfabetik sırayla (bazen teslimat programının kısa bir özetiyle), ürün adlarına veya terminolojiye göre ve son olarak pavyonla birlikte karşılık gelen pavyon planı. İstenildiği takdirde katılımcının ürünleri farklı ürün gruplarında belirlenebilir. Ayrıca katalogda ticari marka veya marka adları ücret karşılığında yayınlanmaktadır. Ayrıca şirketiniz (kuruluşunuz) veya ürününüz (hizmetleriniz) hakkında ayrı bir reklam da verebilirsiniz.

Ziyaretçilere ait bilgilerin elektronik sistemlere girilmesinde de aynı dağıtım ilkesi geçerlidir. Burada reklam yapmak için de bazı fırsatlar var. Sistemlerin kendisine gelince, fuarın ilk gününde girilen verilerin tekrar kontrol edilmesi ve düzeltme yapmaya zaman ayırabilmek için rakiplerin verileriyle karşılaştırılması tavsiye edilir.

Taşımanın makul planlanması ve yürütülmesi, gereksiz malzeme kayıplarını önler ve aceleden kaynaklanan ek maliyetleri azaltır. Katılımcı için ulaşım, fuara/sergiye katılım organizasyonunun bir parçasıdır ve ciddi bir özen gerektirir, çünkü başarının anahtarı, ambalajından çıkarılması ve yeniden paketlenmesi kolay olan sergilerin güvenli bir şekilde zamanında teslim edilmesidir.

Sergilerin, standın imalat ve dekorasyonuna yönelik malzemelerin ve fuar ve sergi ile ilgili diğer malların taşınması, herhangi bir ciddi nakliye şirketinin çok fazla zorluk yaşamadan gerçekleştirebileceği bir iştir. Yurtdışında, büyük boyutlu ürünler söz konusu olduğunda, fuarın resmi taşıyıcısı olan deneyimli bir sergi gezisi ile işbirliği yapılması tavsiye edilir. Hoş olmayan sürprizlerden kaçınmak için katılımcının yük taşımacılığı talep etmesi gerekmektedir.

Alınan kararlar dikkate alınarak, sevkıyat hazırlığından sergilerin işletmeye iadesine kadar tüm döngüyü içermesi gereken bir nakliye programı hazırlamak gerekmektedir. Düzenlemelerle belirlenen katılım koşullarına uyulmaması (menşe belgeleri, hesap tasdiki, rezervasyonlar vb.), destekleyici belgelerin yanlış doldurulması, çoğu zaman kafa karıştırıcı ve uzun olan gümrükleme prosedürünün hafife alınması, vergi hesaplamasının dışında tutulması Sigortanın "demir zamanı" olarak adlandırılan durumlar (grevler, kısa süreli iş kesintileri vb.) sıklıkla malların geç teslim edilmesine ve hatta gümrük işlemleri sırasında zorluklara neden olur ve bunun sonucunda tüm organizasyonel çabalar riske girer.

Fuar alanında şirketin kendi teslimat araçları dışında, teslimat ve iade taşımacılığının yanı sıra boşaltma ekipmanının sağlanmasından yalnızca özel fuar nakliyecileri sorumludur. Bir yandan bu bir sigorta koşulları meselesidir, diğer yandan fuar nakliyecisi teslimat ve sevkıyat, tüm sergilere ilişkin vergilerin ödenmesi ve buna ek olarak depolama sorumluluğunu (organizatör yerine) kendisi üstlenir. konteynerler. Sergilerdeki nakliye büroları sürekli çalışır: kurulum sırasında, etkinlik sırasında ve sökme sırasında. Keşif hizmeti siparişleri fuar başlamadan önce zamanında yapılmalıdır.

Yabancı katılımcıların, malların taşınmasında ve ilgili gümrük formalitelerinin yerine getirilmesinde ilgili kuralları bilmeleri gerekmektedir. Uluslararası fuarlarda çalışma deneyimi olan ve çoğu zaman şirketlerin sözleşmeli ortakları olan nakliye komisyoncuları, çoğu zaman birçok katılımcı için aynı anda grupaj konteynerlerinin yeteneklerini kullanarak tüm kargoların hareketinin ilerleyişini izler. Tüm talimatların takip edilmesini sağlarlar ve sergi alanında ellerinde bulunan taşıma ekipmanının yeteneklerinin bilincindedirler. Böyle bir özel sergi taşıyıcısının bulunmaması halinde katılımcının:

• -- fuarın/serginin yapılacağı ülkede geçerli olan özel koşullar, en uygun taşıma yöntemi ve paketleme türü hakkında bilgilerin zamanında alınmasına özen gösterin;
• -- doğru nakliye şirketini seçin;
• -- nakliye şirketine taşınacak mallar ve diğer kargolar (miktar, hacim, ağırlık) hakkında derhal bilgi vermek;
• -- uygun ambalaj malzemeleri hazırlayın;
• -- ihracat sırasında sergilerin ambalajlanması için gerekli alet ve yardımcı malzemelerin ortak sevkiyatının sağlanması;
• -- Kusursuz ambalajlamaya ve kutuların yabancı dilde doğru etiketlenmesine dikkat edin ve son olarak,
• -- Taşıyıcı firma ile işbirliği içinde özel bir taşıma programı hazırlamak.

Ayrıca, her durumda katılımcının, aracı bankaların döviz formalitelerinin uygulanmasını takip etmesi gerekmektedir.

Sergiye varış, ayrılış ve konaklama. Bir otelde istenilen kategoride bir oda almak için önceden yazılı olarak rezervasyon yaptırmak en iyisidir. Böylece sergi organizatörü, katılım belgeleriyle birlikte doldurulmuş bir oda rezervasyon formuna sahip olur. Tüm sergilerde, sergi öncesinde konaklama rezervasyonuyla ilgilenen hizmet büroları bulunmaktadır.

Çevre Koruma. Rusya'da sergi faaliyetleri düzenlerken çevre güvenliğini dikkate alma gerekliliği henüz en önemlilerinden biri haline gelmedi. Bu bakımdan Almanya'nın deneyimi çok faydalıdır. Alman teşhirciler, doğanın ve çevrenin korunmasının ekonominin ve toplumun en önemli görevlerinden biri olduğu anlayışından yola çıkıyor. Bu nedenle çevresel gerekliliklere uyum acil bir ihtiyaçtır.

Sergiye katılımın çevresel gerekliliklere uyması için şunları yapmalısınız:

• - tüm kararların ve eylemlerin çevre üzerindeki sonuçları açısından kontrol edildiği sistematik bir planlama yaklaşımı kullanmak;
• -- israfı azaltma fırsatlarını arayın;
• -- fuar organizatöründen atık bertarafı için ücret belirleme sistemi hakkında önceden bilgi alın;
• -- taşıma sırasında yeniden kullanılabilen kaplar ve ambalajlar kullanın;
• -- toksik ve zararlı maddelerin ve karmaşık çok katmanlı malzemelerin israfını en aza indirgemek;
• -- yeniden kullanılabilir veya geri dönüştürülebilir şekilde tasarlanmış ürünleri kullanın;
• -- standların kurulumu ve sökülmesi sırasında kirlenmeyi, hasarı, tozu ve malzeme israfını önlemek;
• - "Önle - Azalt - Yeniden Kullan" sloganını benimseyin.

Genel programa katılım. Çoğu özel serginin düzenlenmesine şu anda bilimsel ve uygulamalı konferanslar, seminerler, yuvarlak masa toplantıları, katılımcı şirketlerin sunumları, eğitim oturumları ve diğer etkinliklerin organizasyonu eşlik etmektedir. Bu tür etkinliklerin eğitim amaçlı olduğu durumlarda, sergi ve fuar organizatörleri sergiye katılım bedeline kayıt ücreti ekler veya eğitim seminerlerine katılım için ayrı bir ücret belirler. Ancak bu etkinliğin bir konferansa (forum, kongre) eşdeğer olması durumunda, katılım ücreti ayrıca belirlenir. Rusya'da, yakın zamana kadar, çoğu özel sergi, sergi alanı kiralama maliyetine, sergi temalarıyla ilgili bilimsel ve uygulamalı konferanslar, seminerler ve yuvarlak masa toplantıları düzenleme masraflarını içeriyordu. Sonuç olarak, bir dizi özel fuarda, uzman katılımcıların raporlarını içeren bir programın parçası olarak, katılımcı, bireysel ürünler veya teknoloji hakkında özet raporlarla şirket adına konuşma fırsatına sahip oluyor. Ancak organizatörün bu raporlar hakkında zamanında bilgilendirilmesi gerekir. İstenilen performansın konusunu, saatini ve tarihini içeren uygun bir giriş genellikle sözleşme başvurusuna dahil edilmelidir. Bu, daha önce de belirtildiği gibi, genellikle özel masraflar gerektirmez. Organizatör mekanı sağlar ve ziyaretçilerin reklamını ve bilgilendirilmesini üstlenir.

Katılımcı ürünlerini özel bir sergide sunabilir. Bu tür özel gösterimler genellikle ayrı ayrı duyurulur; hiçbir firmaya ayrıcalık tanınmayacak şekilde organize edilmişlerdir. Ayrıca katılımcı, mevcut durumla ilgili yeni bilgiler edinmek veya bilgilerini tazelemek amacıyla özel konferanslara, kongrelere veya tartışmalara katılmayı bekleyebilir. Ancak stand bakımının tüm bunlardan zarar görmemesi gerekiyor.

Bu yılın Eylül ayında ParkZoo sergisi sekizinci kez Moskova'da düzenlenecek ve Nisan ayında üst düzey yöneticiler ve işletme sahipleri Soçi'deki ikinci Rusya Evcil Hayvan İş Zirvesi'nde bir araya gelecek. ARTIS Expo Genel Müdürü Natalya Morgunova, bu etkinliklere katılanları ne gibi yeniliklerin beklediğini anlattı.

Telefonla ek bilgi:
+7 495 797 6443, +7 903 729 7096
E-posta: [e-posta korumalı]