İş süreci otomasyonu - temel bilgiler. İş sistemlerinin otomasyonu: araçlar ve teknolojiler Ticari faaliyetlerde iş süreçlerinin otomasyon projeleri

Modern iş, dünya hakkında bir bütün olarak ve temelde, radikal olarak konuşursak, önceki nesillerin işlerinden biraz farklıdır. girişimcilik faaliyeti sadece işinizi yapmanın ve belirli bir "planlı" ürün üretmenin yeterli olduğu ülkemizde, iç verimlilik... Ancak ülkedeki siyasi durumdaki değişiklik, küresel teknolojik ilerleme, rekabetle birlikte, şirket kurmanın vektörünü değiştirdi, aslında yeni dönemin girişimcilerini çabalarını her şeyden önce iş verimliliğine yoğunlaştırmaya zorladı. İş, iş araçları ve iş sistemlerinde aynı anda birkaç büyük dönüşüm gerçekleşti, bunlardan biri süreç yönetimi ve iş süreçleri gibi kavramların ortaya çıkmasıydı.

Günümüzde süreç yönetiminin neden bir şirket içindeki iş zincirlerini yönetmenin en verimli yöntemi olduğu, iş süreçlerinin ve otomasyonunun şirketlerde oynadığı rol, aslında süreçleri otomatikleştirmenin nasıl mümkün olduğu ve bir iş süreci otomasyon sisteminin bu anlamda neler sağladığı hakkında verimlilik şirketleri - bugünün makalesinde konuşalım.

Modern dünyada iş süreçlerinin gelişimi

Bir anlamda, iş süreçleri girişimcilik faaliyetinin başlangıcından beri var olmuştur. Sezgisel olarak, ticaret yapan insanlar, bazı sonuçlara ulaşmak için bazı sıralı eylemler dizisini zaten inşa etmişlerdir. ekonomik verim... O zaman, onlar için, büyük olasılıkla, ticari faaliyetlerini organize etmenin mantıklı veya uygun bir yolu gibi görünüyordu. Bu nedenle, iş yapan herkes için sezgisel olarak anlaşılabilir bir şey anlamına gelen "iş süreci" terimi kullanılmaya başlandı.

Başlangıçta iş süreçleri, belirli eylemlerin nasıl gerçekleştirilmesi gerektiğine dair en doğru açıklamayı kaydeden talimatlardı. Teknik olarak bunlar, şirketin belirli prosedürleri nasıl gerçekleştirdiği konusunda farklı düzenlemelerdi. Daha sonra girişimciler bu belgelerle daha derin bir düzeyde çalışma gereğini fark ettiler. Bu, üretkenliklerini artırmak için iş süreçlerini araştırma konusundaki ilk deneyimiydi.

XX yüzyılın 20'li yıllarında, süreçler sadece kelimelerle ve sıralı olarak değil, aynı zamanda ilişkilerin grafik tasarımı ile en basit blok diyagramlarında tanımlanmaya başlandı: "Bunu yaparsan, olur, farklı yaparsan, olur. bu olacak." Ardından, performans yönetiminin ve bir bütün olarak işletmenin bir unsuru olarak iş süreçlerinin, tüm iş kollarında OLMASI GEREKEN olarak giderek daha fazla resmileştirildiği ve konsolide edildiği ilgili algoritmaların zamanı geldi.

Bilgisayar çağının başlaması ve iş süreçlerine teknik destek açısından yeni fırsatların keşfedilmesiyle birlikte, çeviri girişimleri iş süreçleri v elektronik görünüm, çeşitli süreçler arasında istikrarlı yatay ve dikey bağlantıların oluşumu ve bununla küçük faaliyet alanlarını otomatikleştirmeye yönelik ilk girişimler.

Bütün bunlar, şirketin verimliliğini artırmayı amaçlayan iş süreçlerinin gelecekteki toplam otomasyonunun öncüsüydü. Ardından, iş otomasyonu potansiyelini ve farklı şirketlerde neredeyse sınırsız sayıda uygulanabilecek bir çözüm geliştirme olasılığını gören bir dizi geliştirici, otomasyon pazarına girdi ve iş alanında çeşitli çözümler sunmaya başladı. işletmenin herhangi bir işlevsel düzeyine uygulanabilir süreçler.

İş süreçlerinin toplam modellemesi başladı, elektronik sistemler kontrol ve muhasebe, kalite, normatif göstergelerin standardizasyonu ve düzenlenmesi için prosedürler ve bunlardan sapmaları en aza indirmenin yolları geliştirilmiştir.

Belli standartlara dayalı, sonuç odaklı bir iş kurma ihtiyacı fikri bu şekilde oluştu ve gelişmeye devam etti. Aslında, zamanın zorluğuna ve rekabet gücünü artırma ihtiyacına bir cevaptı, “tüketicilerin meydan okumasına cevap” ve şirketlerin ve pazarın mantıklı gelişimine bir cevaptı.

Başarının anahtarı olarak iş süreci

Herhangi bir ticari şirket tek sonuca odaklanır - para kazanma. Şirkette bu amaca ulaşmak için, faaliyetlerinin kapsamına ve büyüklüğüne bağlı olarak belirli sayıda eylem gerçekleştirilmektedir. Aynı zamanda, hepsinin belirli bir nihai sonucu olması gerekir ve bu sonuçların birleşimi nihayetinde şirketi belirlenen görevin uygulanmasına ve kar elde etmeye yönlendirir. Bu nedenle, herhangi bir şirket, işinin türü, endüstrisi, coğrafyası ve diğer özellikleri ne olursa olsun, bu şirketin ne yaptığından bağımsız olarak birbiriyle ilişkili iş süreçleri sistemi olacaktır.

Bir şirketteki herhangi bir iş sürecinin, belirli bir planlı standart dahilinde ortak çalışmaları normatif bir sonuca ulaşılmasını sağlayan sahipleri ve bir katılımcılar zinciri vardır. Buna ek olarak, her bir süreç, süreç sahiplerinin ara sonuçları izleyebileceği ve gerekirse yönetsel düzeltici önlemleri alabileceği önceden belirlenmiş kontrol noktalarına sahiptir.

Ana faaliyetin amacı, şirketin çeşitli süreçlerinin sonuçlarının toplamında yatmaktadır.

Günümüzde iş süreçleri yönetimi, işin sadece önemli bir parçası değil, aynı zamanda ayrılmaz bir parçası haline gelmiştir. verimli işletmeler... Organizasyon sistemi işe yönelik bir süreç yaklaşımına dayanmayan, gerçekten ilerici ve uygun maliyetli bir şirket hayal etmek zordur. İş süreçlerinin kurucu kısımları, normatif üretim göstergelerini, finansal ve üretim kaynaklarının maliyetini, personelin verimliliğini ve aslında işletmenin ekonomik potansiyelini düzenler.

Buna paralel olarak, iş süreçleri bir önemli işlevi daha yerine getirmeye başladı: insan faktörünün etkisini etkisiz hale getirmek. Şirketin teknik donanım derecesi veya teknolojik ilerleme düzeyi ne olursa olsun, insanlar hala robotlarda değil şirketlerde çalışıyor, bu nedenle belirli bir organizasyonel düzeyde insan faktörünün etkisi her durumda kendini gösteriyor. Personelin eylemleri üzerinde düzenleyici kontrol olasılığının ortaya çıkması için iş süreçleri öngörülmüştür. temel göstergelerşirket çalışanları için verimlilik, sorumluluk derecesi ve incelenen süreç çerçevesinde fiili verimlilik. Böylece, "her şeyin yerli yerinde olduğu" ve sadece sürecin nihai etkinliği üzerinde değil, aynı zamanda iş zincirinin her bir halkasının sürece katkısı üzerinde de kontrolün yapıldığı sistemin organik işleyişi sağlanır. buna dahil.

Analitik bir bakış açısından, iş süreçleri sistemi, yalnızca mevcut durumu kontrol etmeye değil, aynı zamanda şirketin verimliliğini artırmak için tahminler ve senaryolar oluşturmaya da izin verdiği için, kuruluşun yönetimi için bir gösterge, ölçüm ve bilgi kaynağı haline gelir. gelecek. İş süreçlerinin analitiği veya ekonomik literatürde yaygın olarak adlandırıldığı gibi - iş süreçlerinin incelenmesi, bir işi bir verimlilik kıyaslaması açısından en ayrıntılı şekilde değerlendirmenize olanak tanır. Süreç modernizasyonuna doğru yaklaşımla yönetim, şirketin neredeyse tüm temel göstergelerini kademeli olarak iyileştirebilir:

• Üretim sürecini hız, maliyet ve ürün kalitesi açısından iyileştirmek;
• Personelin üretkenliğini ve verimliliğini ve ayrıca ortaya çıkan kişisel finansal motivasyon konularını ve personel için genel işgücü maliyetleri fonunu artırmak;
• İdari süreç bloğunu ve operasyonel maliyetleri optimize edin;
• Şirketteki iç yapının, iş akışının ve iç operasyonel disiplinin kalitesini iyileştirmek;
• Şirketin dış ve iç iletişiminin kalitesini iyileştirin.

Genel olarak süreç yaklaşımı, sürekli iyileştirmeyi ve şirketlerin sonsuz optimizasyonu için çabalamayı gerektirir, bu nedenle, bu merkezlerin süreçlerinin analizine dayanarak çalışmaları iyileştirilebilecek tüm fonksiyonel merkezleri listelemek imkansızdır. Bu nedenle, her şeyden önce, belirli bir sürecin iyileştirilmesi için gerçek tavanı makul bir şekilde değerlendirerek, belirli bir organizasyonun özelliklerine odaklanmak ve mantık tarafından yönlendirilmek gerekir. İyileştirme adına iyileştirme, ekonomik verimliliği artırma açısından bir anlam ifade etmemektedir. Belirli bir işletmenin bireysel özellikleri, sonsuz verimlilik kazanımları felsefesiyle aşılanmış kalıba dayalı iyileştirmelerden ziyade, ihtiyacı ve optimizasyon için doğru yolu çok daha iyi belirleyecektir.

Ücretsiz
danışma
uzman

Natalya Sivorina

1C Danışman Analisti

İsteğin için teşekkürler!

Bir 1C uzmanı 15 dakika içinde sizinle iletişime geçecektir.

Geleceğe giden bir yol olarak iş süreci otomasyonu

Dijital ekonomi çağı, işletmelere kendi süreç verimliliklerini geliştirmeleri için birçok yeni fırsat verdi. Önde gelen iş analistleri, son on yıldır süreç yönetimi ve iş süreci optimizasyonu konusunun geliştirilmesi üzerinde aktif olarak çalışmaktadır. İş süreçleri metodolojisine dayanan birçok farklı şirket yönetimi yaklaşımı ve ilkesi geliştirilmiştir ve her biri özel ilgiyi hak etmektedir (özellikle, iş süreçlerini yönetme yeteneğini de ifade eder). Belirli bir şirket için değişen derecelerde verimliliğe sahip olabilirler, çünkü bir dereceye kadar işin türüne, ölçeğine ve işletmenin ekonomisinin diğer özelliklerine bağlıdır, ancak hepsi, iş süreçlerinin otomasyonunun en kısa yol olduğu sonucuna varmamıza izin verir. öngörülebilir bir yönetim ve geliştirme modeli.

Bu yolda, iş süreçlerinin otomasyonu, iş zincirinin belirli bir bölümünün üretkenliğini artırarak, bir dizi tamamen standart işletim prosedürünü kolaylaştırarak rekabet gücünü artırmayı mümkün kılar:

1. Otomasyon, geleneksel olarak esas olarak emek yoğun işlemlerin manuel bir bloğu olan muhasebe ve raporlama, birincil muhasebe, büyük miktarda bilgi girişi, envanter bakiyelerinin kontrolü ve diğer matematiksel / hesaplama prosedürleri konularını basitleştirecektir. Çoğu zaman bu, belge işleme ve bağımsız işlemlere odaklanan otomatik BT teknolojilerini kullanma pratiğine girerek, veri girişini çeşitli tarama öğeleriyle ve bu tür rutin prosedürlerin diğer basitleştirmeleriyle değiştirerek elde edilir.
2. Süreçlerin otomasyonu, işletmenin ana maliyetlerini azaltmanıza veya optimize etmenize olanak tanır. Ana gider kalemleri geleneksel olarak üretim süreci ve şirket personelidir ve süreç otomasyonu, personelin ana darboğazlarını ve kilit etkin olmayan kısımlarını belirlemeyi ve bu bileşenleri işletme faaliyetlerinden hariç tutarak maliyet düşürmeyi mümkün kılacaktır.
3. Süreçlerin otomasyonu, düzenleyici gerekliliklere uygunluk ve iç kontrol önlemlerinin uygulanması yoluyla ürünlerin kalitesinin iyileştirilmesini mümkün kılar.
4. Süreçlerin otomasyonu, çabalarını emek yoğun ve rutin manuel operasyonlardan şirketin gelişimine yönlendirerek, yönetimin ve şirketin kilit uzmanlarının entelektüel kaynaklarını serbest bırakmayı mümkün kılar.

Herhangi bir otomasyonun ana ilkesi, belirli bir (otomatik) iş süreci ile ilişkili organizasyon yapısının tüm seviyelerine entegre edilmesi gerektiğidir. Şirketin kurye servisini ve sekreteryasını dahil etmeden iş akışı sürecini otomatikleştirmek mümkün değildir. Veya örneğin, üretim sürecinin herhangi bir döngüsünü otomatikleştirmek, ancak lojistik sorunları veya müşteri şikayetleriyle çalışmayı otomatikleştirmek için değil. Muhasebeciler bir hesap makinesinde ödemeleri elleriyle saymaya devam ederse, otomatik süreç faturaların mutabakatı ve ödemenin onaylanması, daha sonra iş sürecinin tam otomatik olmadığı düşünülebilir. Bu da onu bir ölçüde anlamından yoksun bırakıyor, çünkü bir hata (insan faktörü) durumunda onu zamanında takip etmek mümkün olmayacak ve sonraki süreçleri etkileyecektir.

Şirketler, kendi iç özelliklerine bağlı olarak iş süreçlerini otomatikleştirmede farklı zorluklarla karşılaşmaktadır.

Örneğin, manuel muhasebe ve dağınık finansal muhasebenin tablo şeklinde sürdürülmesi aslında kendi bünyesinde belirli sayıda süreçleri de barındırmaktadır ancak bu çalışma alanına karmaşık otomasyonun girmesi sadece teknik özelliklerden dolayı değil, bazı sorunlara yol açacaktır, ama aynı zamanda personelin muhalefetine de.

Bu nedenle, iş süreçlerini otomatikleştirme projeleri neredeyse her zaman sıfırdan geliştirilir, çünkü belirli bir organizasyonda ortaya çıkabilecek sorunları şirketin özelliklerine dalmadan belirlemek imkansızdır. Yönetimin, şirketin buna hazır olmadığını dikkate almadan otomatikleştirme kararı aldığı durumlar vardır ve projeyi prensipte uygulamak mümkün değildir. Bundan kaçınmak için, otomasyon sonucunda ulaşılacak hedefi açıkça anlamalı, hedefe ulaşmak için hangi kaynakların gerekli olduğunu, otomatikleştirilmiş iş sürecinin uygulanmasında hangi personelin yer alacağını ve hangi pazar eğilimlerinin olabileceğini belirlemelisiniz. kısa vadede iş sürecini etkiler. ...

Yalnızca iyi geliştirilmiş bir süreç otomasyon stratejisi nihai sonucu garanti edebilir ve iş uğruna çalışma riskini ortadan kaldırabilir. Herkes, iş süreçlerinin "otomasyonundan" sonra tamamen çalışamaz hale geldiği veya iç faktörler nedeniyle otomasyon projelerinin tamamlanmasının imkansız olduğu bir durumu bilir. Bu nedenle, iş süreçlerinde yer alan şirketlerin karşılaştığı tipik sorunlar üzerinde biraz duralım:

1. Bir işlemi otomatik bir sisteme aktarırken oluşan hatalar- Para biriktirme arzusundan kaynaklanan en yaygın sorun. Deneyimsiz yöneticiler, çoğu zaman süreç sahiplerinin kendileri, çalışmalarını bilgi alanına aktarmaya ve otomatikleştirmeye çalışırlar. Sonuç olarak, ayrıntılar kaybolur, mantık bozulur veya hiç gözlemlenmez, otomatik eylemler dizisi yoktur ve tüm otomatik süreç yalnızca "koltuk değneği" olarak adlandırılabilir. Bu mantıklı bir sonuçtur, çünkü satış uzmanları otomatikleştirilmiş iş süreçleri oluşturma alanında profesyonel olamazlar. Bu tür işler özel nitelikler ve deneyim gerektirir ve sonuca ancak dar uzmanların ve süreç sahibinin ortak çabalarıyla ulaşılabilir. Bir departmanın ötesine geçen bir süreçten bahsediyorsak veya bir şirket karmaşık bir süreci (satın alma, üretim vb.) uygulanabilir bir otomatik şema.
2. otomasyon sabotajı- bu, bir işlemi otomatik bir sisteme aktarırken avuç içi hatalarla bölen bir sorundur. Otomatikleştirilmiş sürecin zaman kaynaklarını serbest bıraktığını fark eden ekip, kendini koruma içgüdüsü veya çalışmalarında bir şeyi değiştirme ve yeni şeyler öğrenme konusundaki temel isteksizlik tarafından yönlendirilen otomasyonun uygulanmasına müdahale etmeye başlar. Bu sorunu yüzde yüz etkisiz hale getirmek oldukça zordur, ancak yetkili yönetim ve personelin şahsında kaynak için gerçek planların varlığı ile, yönetimin neden otomatikleştirme kararını verdiğini ve ne olduğunu ekibe iletmek mümkündür. bu veya bu uzmanın gelecekte oynayacağı rol. Tabii ki, otomasyonun temel amacı personel maliyetlerini azaltmaksa bu işe yaramaz (ve birçok şirket için insanlar hala en pahalı halkadır).
3. Personelin teknik hazırlıksızlığı- kural olarak, otomasyonun en başında veya tersine, proje bittiğinde ve başlatıldığında kendini gösteren bir sorun. Teknik zorluklar nedeniyle otomasyonun yavaşlaması konusu, aslında, bu tür sorunlardan kaçınmak için her zaman personel yetiştirme ve şirkette bir iç mentorluk sistemi oluşturma fırsatı olduğundan, bu karmaşık işte karşılaşılabilecek kötülüklerden daha azdır. gelecekte.
4. Güçlerini hesaplamadı- bir yatırım sorunu. Otomasyon planları muazzam bir şekilde formüle edildi, şirketin kaynakları yanlış hesaplandı ve bu nedenle bir noktada projeyi uygulamak için yeterli kaynağın olmadığı ortaya çıktı. Ne yapalım? Uygulama sürecinin kendisini optimize edin (zaman, hız), kaynakları arayın (ödünç alınan, gecikmeler), koşulları değiştirin (indirimler isteyin, yüklenicileri değiştirin, ekip boyutlarını azaltın) ve nihayetinde otomasyon sürecini mevcut herhangi bir yolla tamamlama fırsatlarını arayın. şirkete kâr vaat ediyor.

İşletme yukarıdaki hataların üstesinden gelmeyi başardıysa, sorun durumları önceden çözüldüğü için, otomatikleştirilmiş iş sürecini nasıl düzgün bir şekilde düzenleyeceği sorusu ondan önce ortaya çıkacaktır. Bu tür iş süreçlerinin özelliklerini daha ayrıntılı olarak ele alalım:

• Otomatikleştirilmiş bir iş süreci, şirketin bu iş süreci çerçevesinde çözdüğü bir amaç ve hedeflere sahip olmalıdır. Bu, sürecin herhangi bir kullanıcısının ve şirketin yöneticisinin, iş sürecine bakarak, iş sürecinin nihai amacının ne olduğunu, hangi görevlerin gerçekleştirilmesi gerektiğini ve yolda uygulanması için kimin sorumluluk alacağını anlayabileceği anlamına gelir. bu hedefe. Örneğin, otomatikleştirilmiş bir iş süreci geçen yılın envanterinin çapraz satışıysa, böyle bir projenin küresel hedefi eski ürünleri satmaktır. Bu hedefe ulaşma yolundaki görevler: bir ürün yelpazesinin oluşturulması, müşterilere tavsiyede özel bir algoritmaya göre ürünleri ekleyen siteye bir komut dosyası yazmak, belirlenmiş kurallara göre e-posta göndermek, mallarda indirimler belirlemek. her biri sorumlu bir kişi atanan önceki toplama ve diğer eylemler uzman veya departman.
• Net bir otomatik süreç zamanlanmış olmalıdır. Bu aslında süreç yönetiminin ana ilkesidir: tüm eylemler ve iş organizasyonu, planlanmış bir zamana uymalıdır. Buna göre, kalıntı satışı ile ilgili ilk örnekten bahsedecek olursak, böyle bir projenin bir dizi faaliyet ve verimlilik oranına sahip olması gerekir. Aralık, işe başlama ve sürecin sonuçlarını bir bütün olarak özetleme süresini sınırlayacaktır ve üretkenlik oranı (zamanla da ölçülür), sürecin her bir bağlantısının genel sonuca katkısını analiz etmeyi mümkün kılacaktır. , işin yürütülmesi için son tarihlerin ihlalini kontrol ederken, nesnel nedenlerle gerekçelendirilmemiş.
• Otomatik bir iş süreci aşamalara ve kontrol noktalarına bölünmelidir. Bu, sürecin aşamasına veya aşamasına bağlı olarak ilerlemesini kontrol etmeye, süreçteki katılımcılar arasında sorumluluk dağılımına ve ayrıca tamamlanmayan tamamlanma aşamasında süreci hızlı bir şekilde analiz etmeye yardımcı olur. Aşamalar dahilinde, ekibe maksimum hareket özgürlüğü ve faaliyetlerinin sırasının verildiğini, ancak kontrol noktalarında, aşamanın normatif sonucuna ilişkin katı raporlamanın ve belirlenen son tarihlere sorgusuz sualsiz bağlılığın gerekli olduğunu belirtmek önemlidir.
• Otomatik bir iş süreci için standartlar sistemi, sürecin ilerlemesini kontrol edebilmek için yeterli bilgiyi içermelidir. Süreç mutlaka bir dizi belge ve raporlama ile düzenlenir. Bu süreç kontrollerinin kombinasyonu, ekibin sadece talimatları takip etmek yerine, belirlenmiş alan içindeki zor durumlara çözümler bulmasını sağlar.
• Otomatikleştirilmiş bir iş süreci, yalnızca daha önce bahsedilen yönler açısından değil, aynı zamanda uygulanması için kullanılan kaynaklar bağlamında da düşünülebilir: çalışma saatleri, finans, ekipman, teknolojiler ve diğerleri. Tüm bu konular, iş sürecinin planlanan sonuçla tamamlanmasını garanti altına almak için, durumdaki bazı öngörücü değişiklikler dikkate alınarak, iş sürecinin uygulanması aşamasında başlangıçta düşünülmeli ve dikkate alınmalıdır.
• İş sürecinin yürütülmesinden ve etkinliğinden sorumlu kişiler.İş süreci otomasyon sistemi ne kadar mükemmel olursa olsun, duruma küresel ve eleştirel bakabilen yaşayan bir kontrolöre ihtiyaç duyar. Bu nedenle, herhangi bir otomatik iş süreci, görevi sadece konu fonksiyonunda değil, aynı zamanda sürecin kilit noktalarını kontrol etmekte olan, yürütülmesinden sorumlu çalışanlarla sağlanmalıdır.
• Katılımcıları bilgilendirmek, birbirine bağlı bir iş süreçleri sisteminin temel bir unsurudur, aynı zamanda bir kontrol aracıdır. Sistemin kendisinin bildirimler oluşturduğu ve özel bir katılımcı listesini bilgilendirdiği noktalar ilkesine dayanan, iş sürecinde gerçekleşen tüm eylemler hakkında otomatik bilgilendirme sistemleri, en yüksek verimliliği gösterir. Elbette manuel bilgilendirme de işe yarıyor ama disiplin gerektiriyor ve çoğu zaman başarısız oluyor.

Yukarıdakilere dayanarak, konum, endüstri, pazar veya iş kolu ne olursa olsun, yani herhangi bir şirket için iş süreçlerinin otomasyonunun temelde olduğu açıktır. yeni seviye işletme. Şiddetli rekabet ve dijital ekonomi çağında, pazar paylarını korumak ve artırmak isteyen şirketler için mutlak bir gereklilik haline geldiğinden, otomatik iş süreçlerini uygulamanın faydalarını abartmak imkansızdır. Bir şirket, otomatikleştirilmiş iş süreçlerini tanıtarak, rakiplerine göre yalnızca belirli bir dizi belirgin avantaj elde etmekle kalmaz, işini temelde yeni bir iş yapma düzeyine getirir. Kısmen bu süreç, iç performansa ve artan verimliliğe odaklanan bir dünya görüşü olarak adlandırılabilir. Yirmi birinci yüzyılda, el emeği artık ekonominin belkemiği değildir ve şirketler, insanlığın bu alandaki entelektüel başarıları sayesinde gelişimlerini hızlandırabilir, üretkenliklerini ve iş hızlarını artırabilir, hizmet kalitesi göstergelerini iyileştirebilir veya maliyetleri azaltabilir. iş süreci otomasyonu.

Sürekli değişen piyasa koşulları, yüksek hızlar karar vermede, varlık yönetiminde çoklu görev ve riskleri azaltma ihtiyacı modern yaklaşımlar ekonomik faaliyetlerin organizasyonu. İşletmenin giderek karmaşıklaşan iç ve dış ortamında çıkış yolu, iş süreçlerinin entegre otomasyonudur. Şirketin kilit alanlarında stratejik planlama ve yönetimin yoğunlaşması için değerli kaynakları serbest bırakmanıza olanak tanır. Size otomasyonun ve ERP sisteminin ne olduğunu, neden bir süreç yaklaşımına ihtiyacınız olduğunu ve dünyada ve Rusya'da en popüler yazılımların hangileri olduğunu anlatacağız.

İş ve otomasyon: dün, bugün, yarın

İş otomasyonu, özel bir bilgi sisteminin veya donanım ve yazılım kompleksinin kontrolü altında basmakalıp operasyonların ve iş görevlerinin kısmen veya tamamen aktarılmasıdır. Sonuç olarak, insan ve finansal kaynaklar işgücü verimliliğini ve stratejik yönetimin etkinliğini artırmak.

Otomasyon genellikle iki yönde gerçekleştirilir:

* Temel iş süreçlerinin otomasyonu:örneğin, satış yönetimi veya müşteri hizmetleri. Bu durumda doğrudan satış hacmini, ürün sayısını artırmak ve bir bütün olarak tüm işletmenin karlılığını artırmak için gerçekleştirilir.
* Proses otomasyonunu desteklemek muhasebe, raporlama, ofis işleri gibi. Bu tür bir otomasyon, gelir artışını doğrudan etkilemez, ancak rutin iş yapma zamanını ve maliyetlerini azaltmaya yardımcı olur.

İş otomasyonunun ana görevleri şunlardır:

* işletmenin operasyonel faaliyetlerinin etkin desteği, muhasebe ve kontrol organizasyonu;
* irsaliyeler, faturalar, mutabakat işlemleri ve iş teklifleri dahil olmak üzere ortaklar için her türlü belgenin hazırlanması;
* herhangi bir süre için şirketteki işlerin durumu hakkında raporların hızlı alınması;
* personel maliyetlerinin optimizasyonu, çalışanları rutin işlerden kurtararak çalışma süresinin kullanım verimliliğinin artırılması;
* minimize etme olumsuz etki"İnsan faktörü" en önemli iş süreçlerinde;
* bilgilerin güvenli depolanması;
* Müşteri hizmetlerinin kalitesini artırmak.

İş süreçlerinin otomasyonu, bir şirketteki yönetim kalitesini ve ürününün kalitesini önemli ölçüde artırabilir. Bir bütün olarak işletme için bir dizi önemli avantaj sağlar.

* Bilgi işleme ve tekrarlayan görevleri çözme hızını artırın.
* İşletmenin şeffaflığını ve üretilebilirliğini artırmak.
* Personel eylemlerinin artan tutarlılığı ve çalışmalarının kalitesi.
* Büyük miktarda bilgiyi kontrol etme yeteneği.
* Otomasyon el emeği.
* Hata sayısını azaltmak ve kontrol doğruluğunu artırmak.
* Birkaç görevin paralel çözümü.
* Kalıplaşmış durumlarda hızlı karar verme.

İş süreçleri yönetiminin otomasyonunun bir sonucu olarak, işletme başkanı, iş süreçlerini ayrıntılı analitik raporlar şeklinde analiz etmek için daha fazla bilgi alır ve şirketi dış ve iç göstergeleri dikkate alarak niteliksel olarak yönetme yeteneğine sahiptir.

Örneğin, ilk altı aylık operasyon için First Form yazılımını kullanırken, şirketin faaliyetlerinin en önemli göstergeleri artar:

* planlama doğruluğu - %40 oranında;
* genel verimlilik - %50 oranında;
* yöneticinin zamanından tasarruf - %80.

Çoğu şirket otomasyona rutin olarak başlar emek yoğun süreçler, ayrıca karları ve gelirleri önemli ölçüde etkileyen operasyonlardan: finans ve muhasebe, belge akışı, üretim ve depo muhasebesi. Rus işletmelerinin çoğunda kurumsal yönetim, pazarlama, kalite yönetimi ve dış iletişim gibi faaliyet alanlarının otomasyonu yeni başlıyor.

Ekonomik kriz bağlamında, iş süreci otomasyonu alanındaki öncelikler biraz değişiyor. Mevcut sezonun ana trendleri şunları içerir:

1. Bulut teknolojilerinin kullanımı... Bu otomasyon yöntemi arasındaki temel fark, şirkette kendi sunucusunun olmamasıdır. Bu tür sistemler, geleneksel versiyondan önemli ölçüde daha düşük maliyetli oldukları için küçük işletmeler arasında çok popülerdir.
2. Pazarlama araçlarının aktif otomasyonu: CRM sistemlerinin, bağlamsal reklam otomasyon sistemlerinin ve BI sistemlerinin uygulanması.
3. Makineden makineye iletişim teknolojilerinin geliştirilmesi... Ortaya çıkan M2M eğilimi - Makineden Makineye - iş süreçlerinin ve ekipmanın karmaşıklığı, bir kişinin değişen bir durumu yeterince değerlendirmesine ve yanıt vermesine her zaman izin vermediğinden, mümkün olan yerlerde bu süreçlere minimum insan katılımını varsayar.
4. Büyük veri araçlarını kullanma... İş süreci otomasyonunun geliştirilmesindeki bir diğer eğilim, büyük verilere ve ilgili iş zekasına verilen önemdir. Aranılan büyük şirketlerçünkü büyük verilerin işlenmesi özel pahalı ekipman gerektirir.
5. Gerçek zamanlı veri analizi... İş otomasyon sistemleri, gerçek zamanlı işlem işlemeye doğru gelişecek ve bu da tamamen senkronize operasyonlarla sonuçlanacaktır.

İş süreci otomasyonu için temel alanlar ve yazılımlar

İş otomasyonunun ana koşullarından biri, bir işletme tarafından bir süreç yaklaşımının kullanılmasıdır. Bu terim, şirketin faaliyetlerinin ana hedefleri, amaçları ve misyonu ile ayrılmaz bir şekilde bağlantılı bir iş süreçleri ağı olarak değerlendirilmesini tanımlayan bir yaklaşım olarak anlaşılmaktadır. Süreç yaklaşımı, birçok şirkette geçerli olan yapılandırılmış yaklaşımın aksine, mevcut duruma odaklanmaz. örgütsel yapı işletmelerde değil, nihai sonucu bir hizmet veya ürünün yaratılması olan gerçek iş süreçlerinde.

Süreç yaklaşımı, iş çevikliğini artırmaya, piyasa koşullarındaki değişikliklere tepki süresini azaltmaya ve iş sonuçlarını iyileştirmeye yardımcı olur.

Bir şirketteki her iş süreci, teknoloji veya talimatlar tarafından belirlenen bir yürütme sırasına sahip bir dizi ayrı işlemden oluşur. Bir iş sürecinin gerekli özellikleri, girdiler, çıktılar, tüketilen kaynaklar, katılımcılar ve sahipler kadar yollar ve kurallar olarak kabul edilir.

İş süreçlerinin otomasyonuna geçmeden önce, bunların izolasyonu ve tanımı üzerinde çalışma yapmak ve bunları ana veya yardımcı süreçler grubuna yönlendirmek gerekir. Bu oldukça uzun bir prosedürdür; uygulamada, şirketin tüm bölümlerinin yakın işbirliği içinde katılımını gerektirir.

İş süreçlerinin türleri ve sayısı her şirket için ayrıdır. Tüm farklılaştırılmış iş süreçleri daha sonra her biri için otomasyonun hem genel olarak hem de ayrı bir süreç içinde gerçekleştirilebileceği birkaç ana alana entegre edilebilir:

1. Yönetim:

* stratejik Yönetim;
* ekonomik güvenlik;
* yasal destek;
* Yönetim Muhasebesi;
* bütçeleme;
* Bilgi Güvenliği.

1C: Enterprise yazılım sistemini, SAP R/3 sistem yönetim modülünü kullanabilirsiniz.

2. Pazarlama ve Satış:

* pazarlama faaliyetlerinin yönetimi;
* Halkla İlişkiler;
* reklam faaliyetlerinin yönetimi;
* satış Yönetimi;
* müşteri ilişkileri yönetimi (CRM).

Bu alanı otomatikleştirmek için yazılımlar sıklıkla kullanılır: CRM sistemleri - Megaplan, 1C: Bitrix24, Clientbase.ru, reklam yönetimi - EFSOL: AMS Reklam yönetimi, SIZiF, site yönetimi (CMS) - Bitrix, UMI.CMS, NetCat, HostCMS, AMIRO.CMS, DataLife Engine (DLE), vb.

3. Üretim:

* üretim süreçlerinin yönetimi;
* kurumsal envanter yönetimi;
* malzeme tedarik yönetimi;
* yönetmek üretim ekipmanı;
* lojistik sistemi.

Yazılım ürünleri: Kraft sistemleri, USU, üretim modülü AVA ERP, VOGBIT, Sage, Süper Depo, Depo ve Satış.

4. Kalite yönetimi:

* kalite yönetim sistemi (QMS);
* ürünlerin ve üretim göstergelerinin kalite kontrolü;
* iddialarla çalışın.

Uygulanan yazılımlar: "Metrics Administrator", "FINEX: Quality Management", "Master: Quality Management", Wonderware MES Yazılımı / Kalite, ProdX.

5. Personel yönetimi:

* personel seçimi;
* personelin eğitimi ve gelişimi;
* personel muhasebesi;
* motivasyon ve ücret

Yazılım ürünleri: Datex Software'den "E-Personel Recruiter", "1C: Maaş ve Personel Yönetimi", Oracle / Personel Yönetimi, "Firavun", "BOSS-Kadrovik".

6. Finans:

* Muhasebe;
* Vergi muhasebesi;
* finansal planlama;
* müşterilerle yerleşim yönetimi;
* Ödeme ücretler işletmenin çalışanları.

Otomasyon yazılımı: 1C: Muhasebe, 1C: Maaş, AuditExpert, Master of Finance Analysis, Fingrand.

7. Şirketin organizasyonu:

* belge akışı;
* sekreterlik.

Yazılım ürünleri: "1C: Document Management", Cognitive Technologies'den "E1 Fırat", Master Group'tan "Master Dock", QPR 2014, Орн Text.

ERP: otomasyon sistemlerinin evriminde yeni bir aşama

Bir şirketin bireysel iş süreçlerinin "ada" otomasyonu er ya da geç etkisiz hale gelir, çünkü birkaç farklı otomasyon sistemini tek bir bütün halinde birleştirme girişimleri genellikle başarısız olur. “Ada” yaklaşımını uygularken, genellikle işletmenin genel performansını iyileştirme hedefi belirlenmez.

Bunun aksine, entegre bir iş otomasyon sistemi, bir şirketin finansal ve ekonomik faaliyetlerini yönetmek için bir sistemdir ve genel olarak operasyonel, yönetimsel ve muhasebe kayıtlarının korunmasını sağlar.

Entegre bir kurumsal yönetim sistemi kavramı - ERP - geçen yüzyılın 80'li yıllarının sonlarında geliştirildi. 90'lı yılların başında, bu konsepti uygulayabilecek kontrol sistemleri ortaya çıkmaya başladıkça popülerlik kazanmaya başladı. ERP sistemi, şirketin tüm bölümlerinde iş süreçleri ile ilgili tüm bilgilerin gerçek zamanlı olarak izlenmesine yardımcı olan tek bir bilgi alanı oluşturma ilkesine dayanmaktadır.

ERP sistemleri modüler bir temelde inşa edilmiştir ve yapıları ayrı blokların varlığını ima eder, sorumluluk sahibi belirli bir süreç için. Bu organizasyon prensibi sayesinde, yeni teknolojiler ortaya çıktıkça, mevzuattaki değişiklikler veya müşterilerin ihtiyaçlarında tüm sistemin işlevselliğini iyileştirmek ve genişletmek mümkündür.

Çoğu ERP sistemi şunları içerir: aşağıdaki gruplar modüller:

* lojistik;
* üretme;
* pazarlama
* sağlama;
* satış;
* başka.

Rusya'da, ERP sistemleri yalnızca geçen yüzyılın sonunda ortaya çıktı ve başlangıçta yalnızca büyük şirketler tarafından kullanıldı, ancak bugün her büyüklükteki işletmede uygulanıyorlar.

ERP sisteminin uygulanmasından sonra şirket, finans, depo, ofis, lojistik ile çalışmak için çok sayıda farklı programın kullanımını bırakabilir. Bu da, işletmenin BT desteğinin maliyetini önemli ölçüde düşürmesini sağlayacaktır.

2016 yılında, danışmanlık şirketi Panorama Consulting Solutions'ın derecelendirmesine göre SAP, küresel ERP sistemleri pazarında %20 pay ile ilk üç lider arasına girdi; Oracle -%13,9 ve Microsoft -%9,4. Ayrıca, azalan sırada şu şirketler bulunur: Infor, Epicor, Sage, NetSuite, IFS, IQMS, Syspro.

Oracle, uygulama hızında lider, SAP ise yatırım getirisi açısından lider oldu.

Rusya'da, TAdviser analitik merkezine göre, 1C: Enterprise 2016'da en popüler ERP sistemi oldu (bkz. şekil). En çok talep edilen yazılımlar arasında Galaktika ERP, SAP ERP, Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV gibi ürünler yer alıyor.

Pirinç. Rusya'da iş otomasyonu için kullanılan yazılım ürünlerinin şeması

Bir yazılım ürünü nasıl seçilir

Bir iş süreci otomasyon sistemi için yazılım seçerken iki yoldan gidebilirsiniz:

* tipik bir ürünün kullanımı;
* bireysel yazılımların geliştirilmesi ve uygulanması.

bir notta

Standart (kutulu) bir ürün, şirkete daha az maliyetli olacaktır ve uygulanması da biraz daha kolaydır. Ancak, bir dizi programda ek ayar olanakları sınırlı veya hatta hariç tutulduğundan, her tipik yazılımın işletmenin bireysel özellikleri için yeniden profillendirilemeyeceğini unutmamalıyız. Aynı sorun bulut hizmetlerinde de var.

Belirli bir programı doğru bir şekilde seçmek için bir dizi çok ciddi soruyu cevaplamak önemlidir:

1. Hangi iş süreçlerini otomatikleştirmeyi planlıyorsunuz?
2. Bu veya bu programın işlevselliği, kendisine atanan görevlere karşılık gelecek mi?
3. Belirli bir iş uygulaması için özelleştirmek mümkün müdür?
4. İş süreçlerinde veya iş koşullarında bir değişiklik olması durumunda işletimi durdurmadan sistemi hızlı bir şekilde değiştirmek mümkün müdür?
5. Sistemin kullanımı ne kadar kolay?
6. Sistemi mevcut servisler veya otomasyon programları ile entegre etmek mümkün müdür?
7. Teknik desteği kim ve nasıl sağlayacak?
8. Uygulama ve teknik destek (sahiplik) ne kadara mal olacak?

Bu soruları bağımsız olarak ve aynı zamanda yetkin bir şekilde cevaplamak pratik olarak imkansız olduğundan, satıcı şirketlerden (yazılım geliştiriciler) tavsiye almanız önerilir. Ek olarak, deneyimleri bazen bir seçim yapmanıza yardımcı olduğundan iş arkadaşlarınızla konuşmalısınız. Bununla birlikte, endüstrinin özellikleri, işletmenin büyüklüğü, çeşitli ERP sistemlerine sahip olma konusundaki sınırlı deneyim ve sonuç olarak, iş dünyasındaki görüşlerin çok öznel olabileceğini anlamak önemlidir. bir bütün olarak resmin tamamını ve tüm ürünleri sizin koşullarınızla karşılaştırın.

Bireysel süreçleri otomatikleştirmeye veya yüklemeye gelince ERP sistemi, o zaman hepsi belirli bir işletmenin özelliklerine bağlıdır.

Yazılımın maliyeti ve uygulama maliyeti

Belirli bir yazılımın maliyeti, aşağıdakiler de dahil olmak üzere çeşitli faktörlere bağlı olduğundan, belirli bir şirket için iş otomasyonunun ne kadara mal olacağı sorusuna kesin olarak cevap vermek çok zordur:

* görevler yazılımın çözmek için tasarlandığını;
* program türü: tipik veya özel;
* Kaynaklar uygulama için gerekli;
* sisteme bağlı iş yeri sayısı.

Örneğin, popüler entegre program "1C: Enterprise" için 100 iş için bir lisansın fiyatı 432.000 ruble, 50 iş için - 187.200 ruble, 20 iş için - 41.400 ruble.

Otomasyon maliyeti ayrıca birkaç bileşenden oluşur:

* "Bulut" sürümünün kullanılması durumunda "kutu" maliyeti veya kira ödemeleri dahil olmak üzere sistemin maliyeti;
* otomasyon sistemi kurma ve personel eğitimi maliyetleri;
* düzenli teknik destek maliyeti.

İş süreçlerini otomatikleştirmenin fiyatına dolaylı maliyetler de eklenmelidir, örneğin yönetici ve kilit kullanıcıların projeye katılmak için harcadıkları zaman.

• İşletmede otomasyon nasıl uygulanır.
• Yazılım nasıl seçilir veya geliştirilir.
• Otomasyon sistemleri tedarikçisi nasıl seçilir.
• Piyasada hangi otomasyon sistemleri var.

İş süreçlerinin otomasyonu, maliyetleri azaltmak, karı artırmak ve bir işletmeyi modern trendlere uygun hale getirmek için en iyi fırsattır. Şirketiniz için bir otomasyon sistemini nasıl seçeceğinizi öğrenin.

İş süreci otomasyon sistemi

Postalama için, müşterinin adının değiştirildiği tarafsız bir metin oluşturulur. Yerine erkek ya da kadın adı konulsa da metnin anlamı değişmemelidir. Stereotiplerden kaçınmak için, posta listesi, iş süreci otomasyonunun uygulanmasından önce manuel olarak gönderilen mektup tarzında oluşturulabilir.

Postaları planlarken, posta sunucusunun sınırlamalarına dikkat etmelisiniz. Ücretli sunucularda saat başına harf sayısında bir sınır vardır, ücretsiz sunucularda - sınır dakikadır. Maksimum harf sayısı aşılırsa, posta hesabı bloke edilir. Bu gibi durumlardan kaçınmak için dağıtım birkaç bölüme ayrılmıştır - bu, otomatikleştirme sırasında da dikkate alınmalıdır.

hesaplamalar

Her şirket bilgisayarla çalışır. En basit durumda, bu aşağıdaki gibi bir formüldür. "Maliyet * Yüzde = Fiyat" veya "Miktar * Fiyat = Tutarı Kontrol Et".

Bazen karmaşık formüllerle karşılaşılır. Bazen şirketler kendi yazılım sistemlerini oluştururlar - örneğin plastik pencerelerin hesaplanması için. Hesaplama sürecinin otomasyonu, gerekli tüm alanları doldurmanıza ve tüm hesaplamaları kullanıcıyı hesaba katmadan pratik olarak gerçekleştirmenize izin verecektir - yalnızca çalışmanın gerçekleştirileceği ilk verileri girmesi gerekecektir.

Sonuçta bu, hataları en aza indirecek ve kullanıcı deneyimini hızlandıracaktır.

Raporlama

Her şey işletmenin ihtiyaçlarına bağlıdır. Örneğin, bir perakendecinin mal girişleri ve harcamaları, stok bakiyeleri, zarar yazmalar, kar ve zarar tabloları vb. hakkında raporlamaya ihtiyacı vardır. Ve her zaman uygun bir çözüm hazır bir yazılım paketinde değildir.

otomasyon yazılımı

Yukarıdaki tüm sorulara karar verdikten sonra, ne tür bir programa ihtiyacınız olduğuna dair bir fikir edineceksiniz. O zaman iki yolunuz var:

1. Örnek bir ürün kullanın.
2. Kendi yazılımınızı geliştirin ve uygulayın.

herhangi bir mevcut bilgi sistemi bir iş sürecini otomatikleştirmek için kullanılabilir. Örneğin üretim sürecinin IT desteği için ERP sistemleri, satışta ise aktif olarak CRM sistemleri kullanılmaktadır.

Başlangıçta iş süreçlerini otomatikleştirmek için geliştirilmiş üç uygulama sınıfı vardır. Onları biraz daha ayrıntılı olarak ele alalım.

İş süreci modelleme sistemleri

Bu sistemler çok sık kullanılmaktadır. modern iş... Onların yardımıyla, şirkette gerçekleşen tüm iş süreçlerini tanımlayabilir, belgeleyebilir ve eşlik edebilirsiniz. Sıradan bir dil her zaman resmileştirme için kullanılamayacağından, uzmanlar notasyon adı verilen özel diller geliştirmiştir. Onların yardımıyla, işletmenin iş süreçlerinin daha resmi bir yansımasını gerçekleştirebilirsiniz.

Günümüzde modelleme için çok sayıda metodoloji (RUP, SADT, vb.) ve beraberindeki yazılımlar yaygın olarak kullanılmaktadır. Küçük ve orta ölçekli şirketler, destek için standart bir Microsoft Visio uygulaması kullanır, büyük şirketler kendi yazılım paketlerini, ARIS Toolset düzeyinde geliştirir.

İş akışı sistemleri

Bu sistem yirmi yıldan fazla bir süre önce geliştirildi. Klasik biçiminde aşağıdaki hizmetleri ve uygulamaları içermelidir:

• İş süreçlerinin başlatıldığı ve yürütüldüğü bir hizmet.
• Aşamaların görsel gösterimi kompleksi.
• Şablonları depolamak için gerekli altyapı.
• Çeşitli gerekli işlevlere ve verilere erişebileceği kullanıcı tanımlı bir konum.
• İş projelerinin uygulanması üzerinde kontrol araçları.
• Bireysel iş akışı sistemlerinin birbiriyle bağlantısını sağlayan araçlar.

BPM sistemleri

BPM, iş süreci yönetim sistemleri anlamına gelir. Bir önceki sınıfın sistemlerinin bir uzantısı olarak nispeten yakın zamanda geliştirildiler. Ayırt edici özelliği, bir setin modelleme, uygulama ve gerekli tüm süreçlerin daha fazla desteklenmesi için araçlar içerebilmesi gerçeğinde yatmaktadır.

BPM sistemi, veri akışı kontrolüne dayanmaktadır. Bunu Workflow dersinden aldı. Ek olarak, BPM bir dizi ek alt sistem içerebilir:

• Modellemeden uygulamaya geçiş... Tersine mühendislik kullanmak da mümkündür: Bir iş sürecinin uygulanmasından sonra modeli güncellenir.
• İstatistiksel metriklerin tanımı - toplama, analiz, sunum... Çoğu durumda, böyle bir alt sistem, genel bir veri toplama ve analiz sisteminin bir parçasıdır.
• İş süreci analizi veyaBPA... Şirket personelinin verimliliğini, iş süreçlerinin verimliliğini ve kapasite kullanımını analiz eder.
• simülasyon modelleme... Bu modda, çalışanların, kullanıcıların vb. katılımı olmadan belirli bir iş sürecini kullanmanın verimliliğini önceden değerlendirebilirsiniz. Önceden bilinen istatistiksel göstergeleri ayarlamak yeterlidir.

Bugüne kadar, iş süreçlerini otomatikleştirmek için birleşik bir sistem yoktur. Her şirket, potansiyel müşterileri çekmek için gerekli ayarlamaları yapar.

Bir otomasyon programı nasıl seçilir: Adobe Systems vakası

Piyasada pek çok farklı program var, ancak işlevsel ve teknik özelliklerin kapsamlı bir karşılaştırması, en iyi çalışanlar için yıllarca çalışmayı gerektirebilir. Bağımsız uzmanlar tarafından mevcut çözümlerin tanımlanmasını ve karşılaştırılmasını içeren ticari araştırmalar bile durumu netleştirmez.

Bu nedenle, "Genel Müdür" dergisi, bir otomasyon programı seçmek için kanıtlanmış bir metodolojinin kullanılmasını önerir.

otomasyon maliyeti

Bir işletmenin iş süreçlerini otomatikleştirmenin ne kadara mal olacağını önceden belirlemek oldukça zordur. Yazılımın maliyeti birkaç faktörden oluşur:

• Görevler süreçte çözülmesi gereken bir durumdur.
• Yazılım türü... Bu, kapsam ve mülkiyet biçiminden bağımsız olarak tüm işletmelerde kullanılan tipik bir program olabilir. Ya da münhasıran bu işletmede veya bu ürün veya hizmeti üreten işletmelerde çalışan özel bir program olabilir.
• Kaynaklar Yazılımı uygulamak için gerekli olan. Access'te birkaç Excel elektronik tablosu oluşturmayı veya küçük bir veritabanı oluşturmayı planlıyorsanız, yeni bir bilgisayar satın almanız gerekmez. Veritabanını ana makinede depolamak ve zamanında yedekleme sağlamak sorun yaşamamak için yeterlidir. Birkaç şehir ve ülke için güçlü bir şirket veri tabanı oluşturuyorsanız, büyük olasılıkla bir sunucu donatmanız gerekecektir. Uygulama için gerekli olan insan kaynakları ile aynı: Bir kişi boş zamanlarında ana işten Excel veya Access'te bir temel oluşturabilir.
• koltukların sayısı tabanına bağlanması gerekir. Örneğin, 20 koltuk için klasik 1C: Enterprise programı, 100 koltuk için kırk binden biraz fazla - dört yüzden fazla.

Yazılım geliştirme maliyetlerine ek olarak, iş süreçlerini otomatikleştirmenin maliyeti aşağıdaki bileşenleri içerebilir:

• Ilişkili maliyetler: bulut sürümünün kullanılması durumunda kira maliyeti, özel bir sunucunun maliyeti vb.
• Sistemin kurulması ve çalışanların eğitimi ile ilgili maliyetler... Çevrimiçi bir kurs geliştirebilir, işletme çalışanları arasında küçük bir seminer düzenleyebilir ve yeni ortamda nasıl çalışılacağını, kimin hangi erişime sahip olduğunu, veritabanının nasıl kullanılacağını ve çeşitli ek işlevleri açıklayabilirsiniz.
• Teknik destek maliyeti... Bazen bir şeyler kırılır. Ya da biraz çalışması gerekiyor. Otomatikleştirilmesi gereken yeni işlemler ortaya çıkıyor. Eğitilmesi gereken yeni çalışanlar ortaya çıkıyor. Tüm nüansları önceden hesaplamak neredeyse imkansızdır, ancak iş süreçlerinin otomasyonuna "öncülük edecek" veya geliştiricilerle müzakere edecek personel konusunda kendi uzmanınızı tutabilirsiniz.
• Dolaylı maliyetler de var- örneğin, teknik şartnamelerin hazırlanması, açıklamalar, görevin uygulanması üzerinde kontrol için baş tarafından harcanan zaman.

İş süreci otomasyonu için bir satıcı nasıl seçilir

Bu bağlamda bir satıcı, iş süreçlerini otomatikleştirmek için size hazır bir çözüm sunan bir tedarikçidir. Bir ortak seçimine dikkatle yaklaşılmalıdır. Öncelikle gerekli fonksiyonların bir listesi hazırlanır ve piyasa izlenir. Piyasadaki yüzlerce şirket arasından sorunlarınızı çözmek için ideal olan birkaç tanesini seçin. Daha sonra numuneden firmaların temsilcileri ile iletişime geçerek ihtiyaçlarınıza göre tam olarak neyi ve hangi koşullarda size sunmaya hazır olduklarını belirtin.

Satıcı, benzer özelliklere ve boyuta sahip firmalarda iş süreci otomasyon sistemlerinin geliştirilmesi ve uygulanması konusunda zaten deneyime sahipse, bu bir artıdır. Bir fırsat varsa, İnternet'ten gelen müşteri incelemeleri şimdilik bir kenara bırakılabilir - geliştiricinin müşterileriyle doğrudan konuşmaya değer. Satıcının firmanızın çalışanlarına eğitim hizmeti sunup sunmadığı, hizmet ömrü boyunca teknik destek sağlayıp sağlamadığı, tüm bunların hangi koşullarda yapıldığı da dikkat etmekte fayda var.

Ana faktörlerden biri, sistem uygulama hızıdır. Kamuya açıklanmış sistemlerin çoğunun uygulanması zordur, belirli iş görevlerine zayıf bir şekilde uyarlanmıştır. Bazı yazılım sistemlerinin tanıtılması, işletmenin organizasyon yapısındaki değişikliklere kadar varan en radikal önlemleri gerektirebilir.

Bir satıcı ve yazılım seçerken tüm faktörler dikkate alınmalıdır. Bazı durumlarda, en iyi çıkış yolu, başlangıçta şirketiniz için oluşturulacak olan bireysel bir geliştirme siparişi vermektir.

Bir şirketteki iş süreçleri, bir ürün yaratmak veya bir hizmet sağlamak için gerekli olan eylemler ve işlemler dizisidir. Örneğin, bir çevrimiçi mağaza aracılığıyla bir ürün satmak, bir dizi işlemden oluşur:

1. bir müşteriden başvuru almak;
2. yönetici tarafından siparişin detaylarının telefonla açıklanması;
3. müşteriden ödeme almak;
4. depodaki malların rezervasyonu;
5. sipariş verilerinin lojistik hizmetine aktarılması.

Çoğu zaman, bu eylemler insanlar tarafından gerçekleştirilir, ancak bazen programlar onlara yardımcı olur - sonra onlar hakkında konuşurlar. iş süreci otomasyonu... Bu ne için? Birincisi süreci hızlandırmak ve çalışanlara zaman kazandırmak, ikincisi ise insan hatasını ortadan kaldırmak.

Örneğin

Aynı çevrimiçi mağaza söz konusu olduğunda: süreç otomatik değilse ve yönetici isteklerle birlikte postayı manuel olarak kontrol ederse, müşteri birkaç saat veya gün boyunca yöneticiden bir arama bekleyebilir. Ya da bildirim mektubu bir yığın başka mektupta kaybolursa hiç beklemeyebilir. İşlem otomatikleştirilmişse, programın kendisi sorumlu bir yönetici atar, programda ona bir bildirim gönderir ve müşteriyi bir dakika içinde geri arayabilir.

Bu nedenle, iş süreçlerinin otomasyonu, karmaşık veya rutin görevlerin ve işlevlerin kural olarak bir CRM sistemine özel bir programa devredilmesidir. Hangi süreçlerin otomatikleştirilebileceğini kendi başınıza anlamak zor olabilir. Bu durumda, şirketin tam denetimiyle başlamak en iyisidir.

İş süreçlerini otomatikleştirmek için 7 neden

CRM iş süreci otomasyonundan elde edebileceğiniz en az yedi avantaj vardır:

1. Daha az işleme, daha fazla üretkenlik.Çalışanlar art arda 8 saat çok çalışırlarsa yorulurlar ve istedikleri gibi çalışamazlar. Örneğin, aynı tür belgeleri oluşturmak, işlemlerle ilgili verileri manuel olarak güncellemek, standart mektuplar ve SMS göndermek, başvuruları işlemek gibi gereksiz rutinleri iş günlerinden kaldırıyoruz - ve şimdi, çalışanlar aynı işi iki kat daha hızlı yapıyor ve bu nedenle olmayabilir sayı için ama kalite için çalışın.

2. Herkes kendi işiyle meşgul. Ekibiniz küçük görevlere saplanıp kalmayacak, en önemlilerine odaklanabilecek. Yöneticiler müşterilerle çalışır, yönetim bir geliştirme stratejisi geliştirir - herkes yalnızca ana işleriyle meşgul.

3. İnsan faktörü minimize edilmiştir.İnsan hata yapmaya meyillidir. Önemsiz bir yazım hatası - ve şimdi müşteri veya anlaşma hakkında yanlış veriler girildi. Hatırlatma etiketi kayboldu - yönetici önemli bir arama yapmayı unuttu. Ve genel olarak, neden insanları raporları manuel olarak derlemeye, hizmetlerin maliyetini hesaplamaya ve bir bilgisayarın anında yapacağı diğer görevleri yapmaya zorlayasınız? İnsanların daha iyi yaptıklarını bırakalım, gerisi program tarafından çok daha verimli bir şekilde yapılacak.

4. Ücretlerde tasarruf. Programın maaş ödemesi ve bunun için FIU'ya katkı payı kesmesi gerekmez. İnsanları tamamen mekanik işler için işe almayarak paradan tasarruf edebilirsiniz. Neden sadece müşterilere mesaj göndermek veya sitede sipariş verenlere mektup göndermek için ayrı bir çalışan kiralayasınız?

5. Gerçek zamanlı istatistikler. Kapsamlı CRM otomasyonu gerçekleştirildiğinde, birkaç tıklama ile neler olduğunu, göstergelerinizin nasıl değiştiğini, işinizi nasıl etkilediğini görebilirsiniz. Ve karar vermek çok daha kolay olacak - sahip olduğunuz bazı verilerin bir Word belgesinde, diğerlerinin bir Excel elektronik tablosunda, diğerlerinin bir çıkartmada ve dördüncünün yalnızca yöneticinin kafasında olduğu durumlardan farklı olarak.

6. Müşteriler kaybolmaz. Sistem, gelen herhangi bir talebe zamanında cevap verecek ve derhal bundan sorumlu bir kişiyi atayacaktır - sonuç olarak, kaybedilen taleplerin sayısı keskin bir şekilde azalacaktır. Ayrıca, sistem size müşteriye zamanında teklif vermenizi hatırlatacaktır. Ek hizmetler veya yeniden satış için onunla iletişime geçin.

7. İşlemler daha hızlı tamamlanır. Sistem, satışın her aşamasında görevler belirleyebilir - ve yöneticinin kafası karışmaz ve her şeyi zamanında yapar: ticari teklifler gönderin, geri arayın, fatura düzenleyin.

Ne otomatikleştirilebilir?

CRM otomasyonu, SMS göndermekten belge oluşturmaya kadar çeşitli görevlerle ilgili olabilir.

CRM'de otomasyon komut dosyaları

CRM sistemlerinin otomasyonunu kullanan 150 firmada tecrübemizi analiz ettik ve sizin için en iyi 15 senaryoyu seçtik. Bunlar işinizi kolaylaştırmanın ve zamandan tasarruf etmenin 15 yolu.

İlginç bir şekilde, otomasyonu kurmak için özel bilgiye veya programcı yardımına ihtiyacınız yok. Her şey sadece birkaç dakika içinde bağlanabilir.

Veritabanı yeni kişilerle günlük olarak güncellenir, ancak başka uygulama yok mu? Belki de yöneticiler basitçe yeni müşteriler "çalıştırmıyorlar".

Sistemi, CRM'ye yeni bir kişi eklendiğinde otomatik olarak bir bilet açacak şekilde yapılandırın. Her şey nasıl biter - bir anlaşmaya geçiş veya bir kayıp, çalışana bağlıdır, ancak müşteriyi unutmak kesin olarak işe yaramaz!

Komut dosyasını ayarlama

• temas oluşturuldu.

• bir uygulama oluşturun;
• bir isim girin, bir aşama belirtin ve sorumlu bir kişi atayın;
• oluşturulan kontağı isteğin nesnesi yapmak için "Otomasyon nesnesini isteğin nesnesi yap" onay kutusunu işaretleyin.

Bir koşul karşılandığında bir görevi otomatik olarak hazırlama

Çalışanların ilk aramadan sonra onları unutması veya geri aramak istememesi nedeniyle çok sayıda sıcak müşteri adayını mı kaybediyorsunuz?

Otomatik bir komut dosyası oluşturun ve sistem, müşteriyi ilk arama hatasından sonra yönetici için yeni bir görev oluşturacaktır: "2 saat sonra geri ara" Sistemdeki bir hatırlatma, bir fırsatı kaçırmanıza izin vermez 🙂

Anlaşmanın ürünlerle doldurulması ve otomatik maliyet hesaplaması

Yöneticiler, anlaşmanın nihai değerini hesaplamak için müşterilerle konuşurken mola veriyor mu? Ne yazık ki, yarım saat sonra müşteri telefonu açamayabilir veya başka bir şirketle çalışmayabilir.

Ürün ve hizmetlerin maliyetini daha hızlı hesaplamanıza yardımcı olmak için sistemi özelleştirerek müşteri kaybına karşı sigortalayın. Örneğin, onarım yapıyorsanız, bir müşteriyle konuşurken, işlem kartında şunu öğrenir ve belirtirsiniz: 5 × 6 metrelik bir oda, tavanlar - 3 m, duvarlar - tuğla ve programın kendisi ürünlere ürün ekler. işlem (gerekli miktarda sıva ve duvar kağıdı, servis ustaları) ve toplamını hemen size verir.

Komut dosyasını ayarlama

Gerekli ürün miktarını hesaplayacak bir formül oluşturun (bizim durumumuzda, gerekli altlık ve laminat miktarını belirlemek için odanın alanını hesaplıyoruz).

"Koşullar" bloğunda koşulları belirtin:

• anlaşma oluşturuldu;
• huni "Anahtar Teslimi Onarım"a eşittir.

"Eylemler" bloğunda olayı yapılandırın:

• bir ürün ekleyin;
• ürünleri kopyalar için kontrol etme kuralını belirtin;
• anlaşmaya eklenecek ürünleri seçin;
• "Miktar" alanında, hangi değerin sıkıştırılacağını seçin (bizim durumumuzda laminat ve alt tabaka ile bu odanın alanıdır).

Lütfen dikkat: Sistemin işlemin tam tutarını otomatik olarak hesaplaması için huni ayarlarında ürün miktarına göre işlem hesaplama yöntemini belirtmeniz gerekir.

Müşteri sadakati oluşturun

Bonus veya koşullu indirim tahakkuku

Sitenizin bonuslar veya indirimler hakkında bilgisi var mı ve yöneticiler bazen işlemin değerini hesaplarken bunları dikkate almayı unutuyor mu? Müşterinin memnun kalmama olasılığı yüksektir.

Müşterileri kaçırmamak ve sadakatlerini artırmak için sistemin kendi kendine indirim hesaplayıp uygulayacağı bir senaryo oluşturun!

Komut dosyasını ayarlama

Başlangıç ​​olarak, bir hesaplama listesi içeren bir formül oluşturalım: Kullanıcı "İndirim hesapla" alanında "Evet"i seçerse, ödenecek tutar %5 azalacaktır.

Önemli bir şeyi kaçırmayın

Etkinlik tarihini sabitleme

Yöneticiler sözleşmeleri zamanında yenilemeyi, müşterilere yaklaşan bakım son tarihlerini veya doktora tekrar ziyaretleri hatırlatmayı unutuyor mu?

İş süreci otomasyonu, teknolojinin inanılmaz büyümesi nedeniyle mümkün hale gelen personel işlevlerinin otomatik sistemlere aktarılması olarak anlaşılmaktadır.

Daha önce bir ürün üretmek yeterliyse, şimdi üretiminin verimliliği, emek verimliliği, istikrarı ve doğruluğu ile işletmenin çalışması için kaynaklarda azalma daha büyük bir ağırlığa sahiptir.

Örneklerle başlayalım

Bu makalenin ana bölümüne geçmeden önce, toptan ticarete dayalı örneklere aşina olmanızı öneririm. Otomasyonun ne için olduğunu, ne olduğunu ve nasıl çalıştığını açıkça gösterirler.

Örnek 1. Satış

Geçmişi hatırlayalım: daha önce, bir tedarik sözleşmesi yapmak için müşteriye geldiniz, liderlik ettiniz, numarasını en iyi ihtimalle bir günlüğe yazdınız. Daha sonra hazırlanmak için ofise döndük.

Sadece ofise giderken diğer müşteriler tarafından sorularıyla saldırıya uğradınız ve varışta toplantıda ne müzakere ettiğinizi belli belirsiz hatırladınız.

Sonuç olarak, bir şekilde hatırladılar, uydurdular teklif müşteriyi zamanında aramayı unutmak, çünkü bu çağrının bir hatırlatıcısı zaten 3 sayfa önce yazılmıştı. Ondan sonra yine bir reklamla, sonra bir sözleşmeyle ve sonra para için müşteriye geldiniz.

Artık iş süreçlerinin otomasyonu, müşteriye giderken ve geri dönerken zaman kaybetmeden uzaktan çalışmayı mümkün kılıyor. Müzakerelerin tüm geçmişi müşterinin kartına kaydedildiğinden ve bunları unutmamak için sözleşme kapsamındaki tüm görevler hakkında bildirimleriniz var.

Örnek 2. Lojistik

Deponuzda yeterli, ancak aşırı olmayan bir stok bulundurmak için, büyük ölçüde içgüdülerinize güvenirdiniz: almak normal görünüyor, ancak bu durum böyle.

Ve çoğu zaman sizi hayal kırıklığına uğrattı: ya bazı pozisyonlar yıllarca depoda kaldı, sonra bir anda tüm müşterilerinize ikinci çağrıdan sonra biten bir pozisyon verin. Bu konuda, depolama maliyetlerinden veya kayıp işlemlerden sürekli para kaybettiniz.

şimdi sahipsin modern sistemler Hangi müşterinin hangi pozisyonda ve hangi sıklıkta satın alındığını tam olarak gösteren ve bu verilere dayanarak gelecekteki talebi tahmin eden depo ve emtia muhasebesi.

Örnek 3. Pazarlama

Reklam kampanyalarınızı daha önce nasıl yürüttüğünüzü hatırlıyor musunuz? Size hatırlatmama izin verin: otoyollara reklam panoları koydunuz, şüpheli bir e-posta adresi tabanı satın aldınız ve bunları onlara göre yaptınız, hizmetlerinizi soğukta sunmak için destekçiler veya çeviriciler tuttunuz.

Ve bu önlemlerin etkinliğini şu prensibe göre değerlendirdiniz: gelir arttı - verimli, büyümedi - verimli değil.

Artık, reklamlarınızı soğuk bir temelde değil, yalnızca ilgilenenlere gösterme, en kişiselleştirilmiş teklifleri yapma ve şirketinize ve ürününüze ilgi uyandırma fırsatına sahipsiniz.

Ve etkinlik, ilk temastan yapılan satın almalara kadar olan yol bağlamında her bir reklam kanalı için değerlendirilebilir.

Örnek 4. Muhasebe

Zavallı muhasebecilerinizi düşünün, her şeyi elle yaptıkları gibi ay/çeyrek/yıl sonunda kendilerini nasıl astılar.

İlk olarak, çalışanların bu ay kaç saat çalıştığını bulmanız, maaşlarını hesaplamanız, onlar için vergi ve kesintileri hesaplamanız, her biri için bir maaş sayfası hazırlamanız, her maaşı vermeniz (aynı zamanda manuel olarak yeniden hesaplanmıştır).

Ayrıca tatil, seyahat ve hastalık izni ile de ilgilenin. Ve ayrıca raporlama, teftiş ve vergilerle de ilgilenin. Sonuç olarak bir dönemle uğraşırken yenisi başlar.

Artık iş süreçlerinin otomasyonu, her şeyi sadece birkaç tıklamayla yapmayı mümkün kılıyor. Ve bu onlar için geçmişe göre sadece bir cennet: tüm üs otomatik olarak korunur.

Raporlama döneminin sonunda tek bir tuşa basmanız yeterlidir, bam ve herkesin maaşı hesaplanır. Bir başkasını tıklayın - raporlama hazır. Üçüncüye basın - tüm maaşlar ve vergiler gerekli banka hesaplarına aktarılır. Ve müşteriler için hesaplarla yapılan sözleşmeler, muhasebecilerin katılımı olmadan hazırlanır.

İş süreci nedir

İşinizi otomatikleştirme sorusuyla zaten yanıyor musunuz? Eğer öyleyse, o zaman doğru olanı yaptın. Ancak otomasyonun kendisine geçmeden önce şirketinizde gerçekleşen iş süreçlerini anlamanız gerekir. Ve temel bilgilerle başlayalım.

İş süreçleri- bir ürünün üretimine ve satışına ve işin normal işleyişini sürdürmeye yönelik bir dizi ardışık eylem.

Eğer basit dil, o zaman bu, şirkette meydana gelen tüm personelin eylemleri ve birbirleriyle olan etkileşimleridir.

Bunları tanımlamak ve tanımlamak için “Karlı olması için işinizde ne ve neden yapıyorsunuz?” Sorusuna cevap vermek yeterlidir.

Daha spesifik olarak

Bir örnek vereyim, dönelim toptan ticaret... Bunun için personel tutarsınız, eğitirsiniz, talimatlar geliştirirsiniz, çalıştıklarından emin olursunuz.

Ürünleri satın alıyor veya üretiyor, depolama için bir depo kiralıyor, ürün hareketlerini ve artıkları kontrol ediyorsunuz.

Buna karşılık, pazarlamacılar reklam kurar, başvuruları alır ve işler ve bunları lojistiğe iletir. Mağaza görevlileri siparişi toplar ve nakliye çalışanları ürünleri son müşterilere teslim eder. Servis departmanı, hizmetlerinizin kalitesini izler ve müşterilere hizmet verir.

Ondan sonra belgeleri hazırlar, raporlar sunar ve vergileri ödersiniz, maaşları ödersiniz. Ayrıca, stratejik oturumlar düzenler ve geçmiş performansı analiz edersiniz.

Bununla birlikte, yeni ürünler veya hizmetler geliştirip bunları piyasaya sürer, yeni pazarlara girer, iş bağlarını genişletirsiniz vb.

Yukarıda listelediklerimin tümü iş süreçleridir, ancak çok kısaca açıklanmıştır. Göreviniz, işinizin nasıl işlediğine dair daha doğru bir fikir edinmek için her bir eylemi çarklarla birçok bileşene ayırmaktır.

Bundan sonra, nelerin otomatikleştirilebileceğini ve insan katılımı olmadan nerede yapamayacağınızı anlayacaksınız.

İş süreçleri türleri

Süreç otomasyonu konusunu daha iyi anlamak için bunların ne olduğunu anlamanız gerekir. Ve 4 tür iş süreci vardır:

1. Temel.Şirketin gelirini doğrudan etkileyen iş süreçleri: üretim, satış, müşteri hizmetleri vb.
2. Ek.Şirketin gelirini doğrudan etkilemeyen, ancak normal çalışmasına yardımcı olan iş süreçleri: muhasebe, belge akışı vb.
3. Gelişmekte.Şirketin geliştiği ve büyüdüğü iş süreçleri: planlama, bütçeleme, tahmin vb.
4. Yönetmek. Bir işi yönetmenize izin veren iş süreçleri: mevcut sorunları çözme vb.

Otomasyon için her türlü iş süreci verilebilir, ancak personelin işini basitleştirmeleri, işgücü verimliliğini artırmaları, ancak ürünün kalitesinden ödün vermemeleri şartıyla.

Hangi süreçlerin otomatikleştirilebileceği ve nasıl yapılacağı hakkında biraz aşağıda konuşacağız. Bu sürece kapsamlı bir şekilde yaklaşmanız ve çözümleri kopyalamamanız önemlidir, değil mi?

Açıklama yöntemleri

Yöntemleri ayrıntılı olarak açıklamayacağım, çünkü bu zaten ayrı bir makalenin konusu ve bir tanesi bile değil. Bu nedenle, mümkün olduğunca basit ve anlaşılır. Dolayısıyla, iş süreçlerini tanımlamanın iki ana yöntemi vardır: dikey ve yatay.

Dikey (işlevsel) bir tanımlamada, yalnızca iş süreçleri ve bunların sırası arasındaki hiyerarşik ilişkiler belirtilir.

Yatay (süreç) bir açıklama ile sıraya ek olarak iş süreçleri arasındaki ilişki de açıklanır, gerekli araçlar ve bunların uygulanması için malzemeler.

Hem yatay hem de dikey yöntemlerde, tanımlamanın üç yolu vardır.

1. Metin

En basitlerinden biri, ancak aynı zamanda çok etkili olmayan yollardan biri. Bu yöntemi kullanırken, iş süreçlerinizi sırayla açıklar ve bu açıklamalardan örneğin yönetmelikler, talimatlar veya kılavuzlar gibi belgeler oluşturursunuz.

Bu yöntem, genellikle bir kişi bir metni okuduğunda, bilgiyi ilişki ve hiyerarşiye odaklanmadan sırayla algılaması nedeniyle etkisizdir. Dürüst olmak gerekirse - genellikle belgenin sonunda, ilk düşünceler zaten unutulur.

2. Tablo

Bu yöntem öncekinden daha etkilidir, çünkü bilgiler daha yapılandırılmıştır, bir tablo yardımıyla ilişkileri ve hiyerarşiyi açıkça gösterebilirsiniz.

Bu yöntem ile iş süreçlerinde dikkate alınması gereken birçok parametre ayırt edilir. İş süreçlerini tanımlamak için kullanılan sütunların temelini oluştururlar.

3. Şema

Bu yöntem en etkilidir çünkü metinsel bilgileri her durumda analiz eden bir kişi, algı için grafik görüntülere çevirir. Bu nedenle, hemen grafik bilgileri sağlarsanız, bir kişinin onu algılaması daha az zaman ve çaba harcar.

Tipik olarak, grafiksel tanımlama yöntemine sahip iş süreçleri, akış şemaları şeklinde sunulur. Bu görüş, hem tutarlılığı hem de hiyerarşik ilişkileri, yatay ve belirli koşullar nedeniyle iş sürecinin dönüşümünü gösterir.

İşinizi 8 adımda otomatikleştiriyoruz

Birçok kişi yanlışlıkla otomasyon ve uygulama sürecinin modern teknolojiler işinizde pahalı ve çok zor: çok büyük bir kadroya sahip olmanız, yüksek nitelikli olmanız, çok para yatırmanız gerekiyor.

Aslında, iş süreçlerini otomatikleştirmenin zor bir tarafı yoktur. Aksine işinizi daha iyi anlamaya başladığınız eğlenceli bir süreç. Bunun mümkün olduğunca basit ve verimli bir şekilde nasıl yapılacağı, okumaya devam edin.

Adım 1. Bir hedef belirleyin

İş dünyasındaki herhangi bir eylem bir nedenle yapılır. Ve otomasyon da otomasyon için yapılmaz. Bu veya bu iş sürecini neden otomatikleştirmek istediğinizi açıkça anlamanız gerekir.

Genellikle, otomatikleştirirken aşağıdakileri ayarlarlar:

1. Emek verimliliğini artırmak;
2. Hataları en aza indirin;
3. Yapılan hesaplamaların doğruluğunu artırın;
4. İşi sistematik bir hale getirmek;
5. Paralel olarak birden fazla görevi gerçekleştirin;
6. Doğru kararlar verme şanslarını ve hızlarını artırmak;
7. Maliyetleri azaltmak;
8. Departmanların birbirleriyle etkileşimini sağlamak;
9. Kaliteyi arttır;
10. Rutin görevlerden kurtulun.

Otomasyon için başka hedefler belirleyebilirsiniz, ancak otomasyonun işletmeniz için bir asistan olduğunu ve önemli görevlerin yürütücüsü olmadığını anlamak önemlidir. Ne yazık ki, makineler henüz her şeyi yapmıyor. Ve belki de şans eseri.

Adım 2. İş sürecini tanımlayın

Burada iş süreçleriyle ilgili bölümümüzü hatırlıyor, bunların kapsamlı bir tanımını hazırlıyor ve devam ediyoruz.

Bu nedenle, hangi iş süreçlerinin otomatikleştirilmesi gerektiği, hedefinize bağlıdır. Ve bunları belirlemek için hedefi, başarısı için en küçük kriterlere ayırmak gerekir.

Ardından, bu kriterleri şirkette yer alan iş süreçleriyle ilişkilendirin ve hedefe ulaşmada daha büyük etkisi olan eylemleri belirleyin.

Bu nedenle, hedefe ulaşma üzerinde daha büyük etkisi olan eylemler için, daha az etkili eylemleri otomatikleştirerek zaman kazanırsınız.

Bir iş sürecini doğru bir şekilde seçmek için aşağıdaki yapıyı izlemelisiniz:

1. ortaya koyuyoruz.İlk olarak, süreci iyice anlamanız, her bir eylemin sırasını ve gerekliliğini belirlemeniz gerekir;
2. basitleştirelim. Ayrıca, eylemlerin mümkün olduğunca basit olması, tekrarlanmaması ve gereksiz eylemlerin kaldırılması için süreci mümkün olduğunca basitleştirin;
3. otomatikleştiriyoruz... Ve ancak bundan sonra tanımlanmış ve basitleştirilmiş süreçleri otomasyona veriyoruz.

Size basit bir örnek vereyim. Bir görevle karşı karşıyasınız. Bunun için müşterilerle iletişime daha fazla zaman ayırmanın, daha kişiselleştirilmiş bir teklifte bulunmanın, tüm başvuruları işleme koymanın, potansiyel bir müşteriyle yapılan anlaşmalara sıkı sıkıya uymanın gerekli olduğunu anlıyorsunuz.

Satış sürecinizi moleküllerle demonte edersiniz ve elde edersiniz: Önce telefona bir arama gelir, yönetici müşterinin ilk kalifikasyonunu yapar, bir sonraki aramayı ayarlar, sözleşmeleri günlüğe kaydeder.

Yukarıdakilere ek olarak, gelişmiş CRM sistemleri ayrıca pazarlamayı ve tüm işletmeyi bir bütün olarak yönetebilir. Eğer öyle diyorsan basit kelimelerle, ardından CRM sistemleri, gereksiz bir şey tarafından dikkati dağılmadan çalışanların daha verimli çalışmasına olanak tanıyan kuruluş içinde bir ekosistem yaratır.

Rusya'da bu tür sistemlerin pazar liderleri Bitrix24, SalesapCRM'dir. Her oyuncunun kendine has avantaj ve dezavantajları, kendi fiyatlandırma politikası ve genel olarak sistemi vardır ki bu yazı çerçevesinde bahsetmek yersizdir.

Bu arada. CRM kullanmaya karar verirseniz Megaplan'ı öneririm ve özellikle sizin için bir promosyon kodu “Megastart” hazırladım. %10 indirim + 14 gün daha ücretsiz süre veriyor. Sadece bir uzmana söyleyin -> megaplan.ru

-ERP sistemleri

Bunlar, şirketlerdeki ana süreçleri tek bir araç kullanarak otomatikleştirmenize izin veren sistemlerdir: üretimden belge akışına ve muhasebeye.

Bunlar, bir işletmeyi birleşik bir kaynak ve varlık yönetim sistemine dönüştürmenize, mevcut iş süreçlerinin sürekli optimizasyonu ve yenilerinin tanıtılması sayesinde yönetim verimliliğini artırmanıza olanak tanıyan kapsamlı karmaşık çözümlerdir.

Tüm ERP sistemlerinin temel prensibi modülerliktir, bu da onların aşamalar halinde işletmeye dahil edilmesini sağlar. Yani önce üretimi, ardından satışları ve satışları otomatikleştirebilir, bundan sonra ekip içi iş akışını ve iletişimi ele alabilirsiniz.

ERP sistemleri alanındaki liderler SAP, Oracle, Microsoft'tur. Ve elbette, 1C, onsuz nerede.

- PM sistemleri

Proje Yönetimi sistemleri, proje yönetimini otomatikleştirmek için oluşturulur. İş süreçlerini otomatikleştirmek için bu tür sistemlerde, sorumlu bir uygulayıcı seçebilir, projeyi küçük görevlere bölebilir, her biri için bir son tarih ve öncelik belirleyebilirsiniz.

Birçok projenin paralel yürütüldüğü işletmeler için bu tür sistemler önemlidir. Personelin üretkenliğini, iş yükünü, son teslim tarihlerine bağlılığı anlamaya yardımcı olurlar.

Ayrıca, tartışmalı durumların çözülmesine yardımcı olabilecek belirli bir proje veya genel olarak çalışma üzerindeki tüm çalışma geçmişini tek bir yerde görebilirsiniz.

Bu tür sistemlerin çalışma prensibi genel olarak aynıdır. Arayüz, bazı püf noktaları, genişletilebilirlik veya diğer araçlarla entegrasyon açısından farklılık gösterirler.

Bu tür sistemlere örnek olarak Trello, Asana, ToDoist verilebilir.Ayrıca proje yönetim sistemleri modern CRM ve ERP sistemlerinde şu veya bu şekilde uygulanmaktadır.

- Analitik sistemler

Analitik sistemleri, işletmelerin karar vermelerine yardımcı olmayı amaçlar: bunların yardımıyla eğilimleri, kalıpları ve istisnaları belirleyebilir, belirli bir karar vermenin sonuçlarını tahmin edebilirsiniz.

Analitik sistemler, ilk verileri bir araya toplar, analitik modeller sayesinde, bilinçli kararlar alabileceğiniz çeşitli raporlar oluştururlar. Böylece karar verme süreci otomatikleştirilmiştir.

İşletmenin resmini ve önemli metrikleri görmenizi sağlayan analiz araçları vardır. Bu tür, örneğin Yandex ve Google'ın (ve sırasıyla Google Analytics) araçlarını içerir.