Çalışma saatlerini işaretlemek için tablo. Zaman çizelgesini doldurma örneği. Kurallar ve numune doldurma

Sahiplik şekline bakılmaksızın her kuruluşun bir zaman çizelgesi olması gerekir. Yokluğunda hem kuruluşun kendisine hem de sorumlu çalışanlarına idari ceza verilir.

Makaleden öğreneceksiniz:

• Karne ne işe yarar?
• Kayıt tutmak için hangi formu kullanmalısınız?
• Formun kaydedilmesi
• Nasıl doldurulur
• Çalışanlara sağlanan faydaları hesaplamak için hangi veriler kullanılıyor?

Maaş dergisi, personel evraklarını doldururken hata yapmanızı önlemenize yardımcı olacaktır. Dergiye abone olduğunuzda artık birçok bonus alıyorsunuz. Seçme.

Kimin zaman çizelgesine ihtiyacı var ve neden?

Kuruluşun her çalışanı için fiili olarak çalışılan saatler ve aylık devamsızlık sayısı (kesinti süresi, hastalık, devamsızlık vb.) hakkında bilgiler içerir. Bu belge gereklidir:

• muhasebeci. Karnede yer alan bilgilere göre çalışanlara ücret, izin ücreti, yan haklar ve yolluk ödenmektedir.
• Vergi makamları. Kuruluş bir zaman çizelgesi tutmuyorsa, denetimler sırasında hesaplamanın doğruluğu veya ücretlerden vergi kesintisi gözden geçirilebilir. Bunu yapmak için, zaman çizelgesinde belirtilen çalışılan günlere ilişkin verileri ücretlerin ödenmesine ilişkin verilerle karşılaştırmak yeterlidir. Ve örneğin bir çalışana çalışılmayan günler için maaş ödenmesi durumunda, şirket masrafları şişirmekle ve dolayısıyla maliyetleri küçümsemekle suçlanabilir. vergi matrahı gelir vergisi hakkında. Böyle bir ihlal durumunda şirket, ödenmemiş vergi tutarının% 20 ila 40'ı kadar para cezasına çarptırılabilir (Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 122. Maddesi). Ayrıca eksik vergi miktarının yanı sıra cezaları da bütçeye ödemek zorunda kalacaklar.
• Rusya FSS temsilcileri. Fondan ödenen faydaların hesaplanmasının doğruluğunu kontrol ederken gerekli olabilir;
• iş muayenesi . Buna dayanarak Trudoviks, örneğin fazla mesai düzenlemelerine uyum açısından işçilerin haklarının ihlal edilip edilmediğini değerlendirebiliyor. Bir ihlal tespit edilirse para cezası ödemek zorunda kalacaksınız. Bir kuruluş için büyüklüğü 30.000 ila 50.000 ruble, yöneticiler için ise 1.000 ila 5.000 ruble arasındadır. Yönetici sürekli olarak ihlalde bulunursa çalışma mevzuatı bir yıldan üç yıla kadar bir süre için diskalifiye edilebilir;
• istatistik otoriteleri. Onun yardımıyla, örneğin P-4 numaralı form gibi bir dizi rapor derlenir.

Meslektaşlarınız da şunları okuyor:

Karneyi kaçırmanın cezası nedir?

Cehalet için ayrı bir makale Personel kayıtları iş mevzuatı oluşturulmaz. Buna rağmen, bir şirket kayıt defteri tutmazsa, Rusya Federasyonu İdari Suçlar Kanunu'nun 5.27. Maddesinin 1. Kısmı uyarınca iş yasalarını ihlal etmekten sorumlu tutulabilir. Yetkililer için - 1000 ila 5000 ruble arasında bir uyarı veya para cezası. Bir kuruluş için - 30.000 ila 50.000 ruble para cezası.

Kim doldurur

Şirketin başkanı, zaman çizelgelerinin korunmasından sorumlu çalışanları atar. Kural olarak bunlar bölüm başkanlarıdır. Sorumlu kişilerin atanması bir emirle (örnek aşağıda) resmileştirilir ve sorumlu çalışanlara imza karşılığında tanıtılır. Çok sayıda çalışanı olan şirketlerde ayrı bir zaman tutucu ücreti söz konusu olabilir. Zaman hakemi bu belgeyi personel departmanına iletir, oradan da tamamlanmış muhasebe departmanına gider.

Hangi şekil olabilir?

Kuruluşlar ikisinden birini kullanabilir birleşik formlar Rusya Devlet İstatistik Komitesi'nin 5 Ocak 2004 tarih ve 1 sayılı Kararı ile onaylanan:

• üniforma T-12
• üniforma T-13

Form T-12 hem çalışma süresini kaydetmek hem de ücretleri hesaplamak için kullanılır. Zaman kayıtlarını ve personele yapılan bordro ödemelerini ayrı ayrı tutan şirketler yalnızca “Çalışma süresi kayıtları” başlıklı 1. bölümü doldurabilir. Çalışma süresinin otomatik olarak yansıtılması durumunda kullanılabilir.

Şirket ayrıca mevcut ihtiyaçları dikkate alarak kendi belgesini de geliştirebilir. Aynı zamanda bir takım zorunlu ayrıntıları da içermelidir. Personel muhasebe programları birleştirilmiş formlar içerir.

Masa. Gerekli ayrıntılar

Bir nüsha halinde bir zaman çizelgesi hazırlanır ve muhasebe departmanına sunulur. Unutmayın: Fiili olarak çalışılan süreye göre avans hesaplanan şirketlerde, bilgilerin en az ayda bir kez muhasebe departmanına iletilmesi gerekir.

Zaman çizelgesi bazında çalışan çalışanlar hakkında bilgi içerir iş sözleşmeleri“Bir pozisyon - bir pozisyon” ilkesine göre. Ana kadroda başka bir pozisyonda görev yapmak çalışma zamanı meslekleri birleştirmek veya geçici olarak bulunmayan bir çalışanı değiştirmek için zaman çizelgesine yansıtılmaz. Ayrıca temelde çalışan sanatçılar da dahil değildir sivil sözleşmeler. Ancak çalışan dahili yarı zamanlı bir çalışan ise, onunla ilgili bilgilerin iki kez yansıtılması gerekir.

Belgenin başlığından doldurmaya başlamanız gerekir. Şirketin tam adı burada belirtilen hükümlere uygun olarak belirtilmektedir. kurucu belgeler ve bir sonraki satırda OKPO dizinine göre kodu - varsa bu karnenin hangi yapısal birim için derlendiği.

Daha sonra belgenin seri numarası, hazırlanma tarihi (genellikle raporlama döneminin son günü) ve kapsadığı dönem (genellikle bir takvim ayı) kaydedilir.

Başlıktan sonra belgenin ana bölümünü doldurmaya geçiyoruz.

Sütun 1 çalışanın seri numarasını içerir.

2. ve 3. sütunlar çalışanın tam adını, pozisyonunu ve atanan personel numarasını gösterir. Bu sütunlar, işe alım sırasına (talimatına) uygun olarak oluşturulan çalışanların kişisel kartlarından (form No. T-2) alınan bilgilere göre doldurulmalıdır.

Sütun 4, çalışanın günlük olarak devamını veya yokluğunu kaydetmek için kullanılır. Her gün için, biri diğerinin altında olmak üzere iki hücre tahsis edilir - üstteki hücre genellikle bir harf veya sayı biçiminde bir kod tanımı içerir, alttaki hücre çalışılan saat sayısını içerir veya boş bırakılabilir.

Sembollerin zaman çizelgesine yansıtılması gereken süreyi sağlamaması durumunda kuruluş kendi harf (sayısal) tanımını girebilir. Örneğin, bir buçuk yaşın altında çocukları olan çalışan kadınlara sağlanan bir çocuğun beslenmesi için verilen molaları yansıtmanız gerekiyorsa (Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 258. Maddesinin 1. Bölümü), KR harf kodu ve 37 sayısı. Bu tür molalar çalışma saatlerine dahil olduğundan ve normal çalışma saatlerinin aksine ortalama kazanç tutarında ödendiğinden, alt satırlarda molanın süresini belirtmeniz gerekir (Bölüm 4, Bölüm 4). Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 258. Maddesi).

Zaman çizelgesindeki tanımlar

Sütun 5, ayın her bir yarısı için kaç gün ve saat çalışıldığını gösterir; üstte günler, altta saatler.

Sütun 6 aynı verileri gösterir, ancak tüm ay için.

7-9 arasındaki sütunlar, ücretlerin hesaplanması için gerekli bilgileri yansıtmayı amaçlamaktadır. Belgede yer alan tüm çalışanlar aynı maaş kodunu ve ilgili hesabı kullanıyorsa, bu tablonun başlığında aynı adı taşıyan ilgili sütunları doldurmanız gerekir. Bu durumda doğrudan çalışanın satırındaki 7-8. sütunlar boş kalır ve yalnızca 9. sütundaki verileri belirtmeniz gerekir.

Ay boyunca çalışanların kodları ve hesapları farklılık gösterirse, 7. sütunda karşılık gelen dijital kodu belirtin. gerekli türücretler. Örneğin maaş için 2000 kodu, tatil ve tazminat için 2012 kodu, hastalık izni için 2300 kodu vb. kullanılır.

Bunu takiben 8. sütuna Hesap Planına göre hesap numarasını girmeniz gerekir; bu türödeme. Sütun 9, kaydedilen ödeme türüne göre çalışılan gün veya saat sayısını gösterir.

10-13. sütunlarda, çalışanın işyerinde bulunmamasına ilişkin bilgiler girilir - burada nedene karşılık gelen kodu ve bunun kaç gün veya saat için geçerli olduğunu belirtmeniz gerekir.

Belge, doldurulmasından sorumlu kişinin yanı sıra yapısal birim başkanı, İK çalışanı veya şirket müdürü tarafından imzalanır.

Aşağıda zaman çizelgesini doldurmanın doğru bir örneğini bulacaksınız.

Lütfen unutmayın: Ana zaman çizelgesine ek bir sayfa eklenebilir. Örneğin bir çalışanın ay başında veya ortasında işten çıkarılması durumunda bu gerekli olabilir. Diyelim ki bir çalışan 8 Kasım'da işten ayrılıyor. Daha sonra çalıştığı günler ayrı bir zaman çizelgesine yansıtılır ve 9 Kasım'da “İşten Çıkarıldı” girişi yapılır. Ayın sonunda, bu sayfa (bir çalışan için), işten çıkarılan çalışan hakkındaki bilgilerin artık kopyalanmasına gerek kalmayan ana zaman çizelgesine eklenir.

Ek bir sayfanın gerekli olabileceği diğer bir durum, bir çalışanın işe gelmediği ancak aramadığı veya nedenini belirtmediği durumdur. Böyle bir durumda zaman çizelgesini muhasebe departmanına göndermeden önce “Ayın gününe göre işe devam ve devamsızlık notları” sütunu boş bırakılabilir. Raporun sunulduğu zamana kadar çalışan gelmemişse ve destekleyici belgeleri sunmamışsa, karneye bilinmeyen nedenlerden dolayı gelmemeyle ilgili bir not - NN veya 30 kodu - işaretlenmelidir.

Çalışan, örneğin hastalık izni belgesi gibi destekleyici belgeleri sunduktan sonra, NN kodunun B veya 19 koduyla değiştirilmesi gerekir. Bu durumda, kapalı karneye bu çalışan hakkında tam bilgi içeren ek bir sayfa eklenir.

Zaman çizelgeleri için saklama süresi

Harcanan karne özel klasörlerde dosyalanır ve yıl sonunda en az beş yıl saklanması gereken arşive teslim edilir. Şirketin zararlı ve tehlikeli çalışma koşulları varsa 75 yıl süreyle saklanmalıdır (25 Ağustos 2010 tarih ve 558 sayılı Rusya Kültür Bakanlığı Emri).

Çalışanlara sağlanan faydalar nasıl hesaplanır

Zaman çizelgesindeki tüm kodlar ücretli ve ücretsiz olmak üzere iki gruba ayrılır.

Örneğin ücretsiz, "B" kodunu içerir - hafta sonları ve çalışmayan tatiller. Kolaylık olması açısından aşağıdaki tabloda ödenmemiş kodların bir listesini sunduk.

Masa. Ödeme yapılması gerekmeyen kodlar

*Greve katılan işçiler bu süre içerisinde ücret alma hakkına sahip değildir. Ancak toplu iş sözleşmesi, yerel normatif kanun Tazminat ödemeleri yapılabilir.

Muhasebeci, zaman çizelgesindeki ücretli kodları kullanarak hangi ödemenin hesaplanması gerektiğini belirleyecektir. Her ödemenin kendi hesaplama prosedürü vardır. Kolaylık sağlamak için, en yaygın ücretli kodların bir listesini ve her kod için ödemeleri hesaplama prosedürünü bulacağınız bir tablo derledik.

Masa. Ücretli kodlar için ödemeleri hesaplama prosedürü

Çalışanlarla iş sözleşmeleri imzalarken, bir ticari kuruluş onların çalışma sürelerinin kaydını düzenlemelidir. Bu amaçlar için, her ay açılan bir zaman çizelgesi kullanılabilir ve sorumlu kişi, çalışanların çalışma sürelerini, tatillerini, hastalık izinlerini ve diğer işten devamsızlık türlerini yansıtır. Bu belgede yer alan verilere göre maaşlar daha sonra hesaplanır.

Mevzuat, bir kuruluşun veya bireysel girişimcinin idaresinin, her çalışan için çalışma sürelerinin kayıtlarını düzenlemesini ve saklamasını gerektirir. Çalışma zaman çizelgesinin doldurulması yönetim emriyle belirlenen sorumlu kişi tarafından yapılabilir.

Çoğu zaman bu tür kişiler bölüm başkanları olabilir, personel çalışanları, muhasebeci vb. Sorumlulukları, kodlar ve şifreler kullanarak çalışma sürelerini zaman çizelgesine girmektir.

Gelişim ile teknik araçlarÇalışma süresini takip etmek için de kullanılabilir özel sistem bir çalışanın işletmede ortaya çıkışını ve ayrılışını kaydeden kartların kullanılması. Çalışma süresi, işin sürekli bir yansıması olarak kaydedilebilir veya özetlenebilir.

Gelecekte, özellikle zamana dayalı bir sistemle ücretlerin hesaplanmasında zaman çizelgesindeki bilgiler kullanılacaktır. İş sözleşmesiyle birlikte çalışma zaman çizelgesi de şirketin özellikle vergi açısından yaptığı harcamaların gerekçelerinden biridir.

Zaman çizelgesi yalnızca çalışma saatlerini kaydetmez, aynı zamanda çalışanların uyumluluğunu izlemenize de olanak tanır iş disiplini. Çalışma saatlerine uyumu izlemek ve fazla mesaileri tespit etmek için kullanılır. İstatistiklere sunulan ve personel kayıt verilerini içeren birçok rapor, bir zaman çizelgesi esas alınarak doldurulmaktadır.

Önemli! Bir şirketin zaman çizelgesini tutmaması durumunda düzenleyici otoriteler ona uygun cezalar uygulayabilir.

Çalışanın çalışma süresi nasıl hesaplanır?

Kanun, altı günlük çalışma haftası (36 saat) ve beş günlük çalışma haftası (40 saat) olmak üzere iki tür standart belirlemektedir. Yani işçiler, sekiz saatlik işgünü ile beş gün, altı saatlik işgünü ile ise altı gün çalışabilirler. Nadir durumlarda, özet muhasebe veya düzensiz bir programla bunların ihlal edilmesine izin verilir.

İlk durumda, standartlar daha uzun bir sürede uygulanır, örneğin çeyrek, yarım yıl vb. Daha kısa bir çalışma döneminde gerçeğin mevcut standartlara uymayabileceği, ancak seçilen daha büyük zaman dilimlerinde standartları aşmamalıdır.

Bazı işçiler için indirimli günlük veya haftalık ücret geçerli olabilir. Çalışanların çalışma sürelerini tam olarak nasıl dikkate almanız gerektiği kaydedilmelidir. Zaman çizelgesi ayrıca çalışanın çalışmadığı ancak işletmeye kayıtlı olduğu tüm zamanları da yansıtmalıdır.

Bu dönemler şunları içerebilir:

• Hastalık izni.
• Kesinti süresi vb.

Zaman çizelgesi ay başında açılır ve ay sonunda kapatılır. Ayın ortasında sorumlu kişi, çalışma süresinin ilk kısmına ilişkin verileri yansıtarak ara sonuçları özetler. Belge bölüm başkanı tarafından imzalanır ve doğrulama için İK departmanına gönderilir. Daha sonra bordro hesaplaması için muhasebe departmanına aktarılır.

Dikkat! 2017 yılı zaman çizelgesi, önceki dönemlerde olduğu gibi iki türde olabilir - T-12 ve T-13 şeklinde. Birincisi sadece çalışma süresinin kaydedilmesini değil, aynı zamanda ücretlerin hesaplanma olasılığını da içerir. T-13 Formu yalnızca çalışma süresini kaydetmek için kullanılır; diğer belgeler ücretleri hesaplamak için kullanılır.

Elektronik izleme sistemlerini kullanmak yasal mıdır?

Kanun, işverenin, çalışanın çalışma saatlerini kaydetme yükümlülüğünü öngörmektedir. Bu amaçlarla çeşitli kullanma hakkına sahiptir. elektronik sistemler. Ancak bunların pratikte uygulanabilmesi için şirket yönetiminin, iç düzenlemelerinde ve çalışanlarla yaptığı anlaşmalarda, iş sözleşmeleri anı yansıtır.

Eğer bu yapılmazsa bu elektronik sistemler kullanılamaz.

Çeşitli araçlar kullanılarak işletmeye varış ve ayrılış saatleri kayıt altına alınır. Gelecekte, alınan verilere dayanan böyle bir sistem, otomatik mod karne

Karneyi doldurma formunu ve örneğini indirin

Zaman çizelgesi indirme formunu Excel formatında tek tek.

Word formatında.

Excel formatında.

Dikkat! Devamsızlık nedeni bilinmiyorsa karneye “NN” harf kodunun girilmesi gerekmektedir. Gelecekte bu kod iyileştirilecektir. Çalışanın bu süre içerisinde hasta olması durumunda kod “B” olarak düzeltilir. Destekleyici belgelerin bulunmaması durumunda “NN” kodu yerine “PR” kodu girilir.

Tatil tatile düştü

İş Kanunu'na göre, tatiller tatil dönemine denk geliyorsa, o zaman Takvim günleri açılmıyorlar.

Bir çalışana yıllık izin verildiğinde, bu süre boyunca hafta sonları takvim günü sayısına dahil edildikleri için zaman çizelgesinde belirtilmez - bunların yerine “OT” harf kodu veya yıllık izin için 09 dijital adı bulunur. OD kodu veya 10 tanımının yanı sıra - için ek izin.

Dikkat!Çalışmayan tatiller takvim günü sayısına dahil değildir. Bu nedenle, zaman çizelgesinde bu tür günlerin “B” harf kodu veya 26 sayısı ile belirtilmesi gerekir.

Bir çalışan tatilde hastalandı

Bir çalışan tatildeyken hastalanırsa, bu gerçeği doğrulamak için kendisine uygun şekilde düzenlenmiş bir hastalık izni verilmesi gerekir. Bu nedenle hastalık iznindeyken dinlenme günlerinin uzatılması veya başka bir zamana ertelenmesi gerekiyor.

Başlangıçta, tatil süresi zaman çizelgesinde “OT” harf koduyla veya 09 dijital işaretiyle işaretlenmelidir. Hastalık izni verildikten sonra, zaman çizelgesi ayarlanmalıdır - hastalık günleri için önceki atama yerine “ kodu” B” veya dijital tanım 19 yazılır.

İş gezisi hafta sonuna düştü

Çalışma Bakanlığı'ndan gelen yazıya göre, hafta sonlarına denk gelse bile iş gezisinin tüm günlerinin zaman çizelgesinde belirtilmesi gerekiyor. Bunu yapmak için, zaman çizelgesindeki gösterimleri kullanmanız gerekir - özel bir harf kodu "K" veya dijital gösterim 06. Bu durumda saat sayısını girmenize gerek yoktur.

Çalışan bir iş gezisindeyken hafta sonları çalıştıysa, zaman çizelgesinde “РВ” koduyla - hafta sonları çalışma veya 03 dijital tanımıyla işaretlenir. Çalışma saatlerinin sayısı yalnızca bir durum - şirket yönetimi çalışana belirli talimatlar verdiğinde, işe günde kaç saat izin vermesi gerektiği.

Dikkat! Bu makalede, nasıl ödendiğine ilişkin daha fazla ayrıntının yanı sıra diğer özellikler de anlatılmaktadır.

Zaman planı- bu, kuruluşun her çalışanı için fiili çalışılan süre ve aylık devamsızlık sayısı hakkında bilgi içeren bir belgedir. Ücretler esas alınarak hesaplanır ve hesaplanır.

Zaman çizelgesi manuel olarak korunuyorsa şunu kullanın: standart biçim T-12, eğer gelme ve gelmeme kontrolü otomatik olarak yapılıyorsa (turnike) - T-13 formunu kullanın.

Zaman çizelgesinin doldurulması

Bir ay boyunca her çalışma gününde bir zaman çizelgesi tutulur; ayın son gününde, her çalışanın toplam çalıştığı saat ve devamsızlıkları toplanır.

Bu belge tek nüsha halinde düzenlenerek muhasebe departmanına gönderilir.

için talimatlar vereceğiz zaman çizelgesini doldurmak ve T-12 formu örneğini kullanarak ücretlerin hesaplanması ( üniforma T-12 Ve üniforma T-13 ayrıntıların bileşimi açısından neredeyse aynı).

• En üstte, kurucu belgelere uygun olarak kuruluşun adını ve şirkette varsa yapısal birimin adını belirtiyoruz.
• “Belge numarası” ve “Derleme tarihi” hücrelerini doldurun (genellikle raporlama ayının son günü).
• “Raporlama dönemi” hücresinde, raporlama ayının ilk gününden son gününe kadar olan süreyi belirtin.
• Çalışma zaman çizelgesinin ilk bölümünün (1. Çalışma süresinin kaydı) ilk sütununda çalışanın seri numarasını belirtiyoruz.
• İşe alma emri (talimat) esas alınarak oluşturulan çalışanların kişisel kartlarından (form No. T-2) alınan bilgilere dayanarak 2. ve 3. sütunları dolduruyoruz.
• 4. ve 6. sütunlara çalışma süresi maliyet kodunu giriyoruz (şu adresten alınmıştır: semboller zaman çizelgesi) ve ayın her günü için çalışılan saat sayısına ilişkin bilgiler.
• 5. ve 7. sütunlarda ayın 1./2. yarısına ilişkin ara sonuçları not ediyoruz: üst hücreye çalışılan gün sayısını, alt hücreye ise muhasebe döneminde çalışılan saat sayısını giriyoruz.
• Raporlama ayının sonunda çalışma zaman çizelgesi formunun 8-17. sütunları doldurulur.
  Çalışılan son günler, çalışanın işyerinde bulunmadığı günleri (hafta sonları, hastalık izni, iş gezileri, devamsızlık vb.) kapsamaz. 8. sütundaki değer, 5. ve 7. sütunların üst hücrelerindeki değerlerin toplanmasıyla, 9. sütunun değeri ise 5. ve 7. sütunların alt hücrelerindeki değerlerin toplanmasıyla oluşturulur.
• 14. ve 16. sütunlara gün ve saat sayısını giriyoruz.
• 15. sütunda devamsızlık nedeninin kodunu belirtiyoruz (bunu zaman çizelgesindeki sembollerden alıyoruz).
• 17. sütuna toplam izinli gün sayısını giriyoruz ve Bayram raporlama ayı için her çalışan.

Zaman çizelgesinin ikinci bölümü (2. Personele ücretlerin ödenmesi, 18-55. sütunlar) muhasebe departmanı tarafından tutulur.

Bu belge, doldurulmasından sorumlu kişi tarafından imzalanmıştır. zaman planı, ayrıca yapısal birimin başkanı, İK çalışanı veya şirketin yöneticisi.

Zaman çizelgesi - numune doldurmabunu (birleşik bir forma dayalı olarak) portalımızdan indirebilirsiniz - bakımı işveren tarafından yapılmalıdır. Yapısının özelliklerini daha ayrıntılı olarak inceleyelim.

Çalışma saatlerini kaydetme prosedürünü oluşturuyoruz: hangi formların kullanılacağı

Çalışanların çalışma sürelerinin kayıt altına alınması, Sanatta yer alan normlar gereği zorunlu bir prosedürdür. Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 91'i - şirketin kullanma hakkı vardır:

1. Otomatik sistemler, Hangi:

• Uzmanların katılımlarını ve çalışma saatlerini özel dosyalara kaydetmek;
• bu tür dosyalar, uzmanın devamsızlığının bilinen (program veritabanında saklanan) nedenlerini yansıtır (örneğin, tatilde mi yoksa hastalık izninde mi).

Otomatik bir platform kullanıldığında, T-13 formu, belirtilen kimlik bilgilerinin kaydedildiği bir belge formu olarak kullanılabilir.

2. “Manuel” muhasebe belgeleri.

Bu amaçlar için T-12 formu kullanılabilir.

3. Ayrıca çeşitli “yarı otomatik” muhasebe yöntemleri de vardır - zaman çizelgesinin kısmen doldurulması sorumlu işçi gerisini bilgisayar halleder.

Makalede T-12 ve T-13 formlarının yapısal özellikleri hakkında daha fazla bilgi edinebilirsiniz. .

Muhasebe formları: doldurma özellikleri

Bu formların doldurulması 2 prensibe göre gerçekleştirilebilir:

• “sürekli” - ziyaretlerin kaydedilmesiyle ilgili tüm olaylar form tablolarına kaydedildiğinde: katılım, devamsızlık, tatile çıkma ve diğerleri;
• “sapmalara göre” - tablolar yalnızca tipik olaylardan farklı olan olayları (örneğin, geç kalma veya gelmeme) yansıttığında.

Muhasebeye ilişkin iç prosedür (belirtilen yöntemlerden biriyle - otomatik veya manuel) işverenin yerel düzenlemeleri tarafından belirlenir.

Çalışan ziyaretlerini kayıt altına almak için belirtilen formların 2013 yılına kadar kullanılması zorunluydu, bu tarihten sonra işverenler diğer formları kullanma hakkına sahip olacak. Ancak T-12 ve T-13 formları uzmanlara tanıdık geliyor personel hizmetleri günümüzde de aktif olarak kullanılmaktadır.

T-13 karnesi nasıl doğru şekilde doldurulur

Şirket ilk dosya muhasebe yöntemini tercih ettiyse, T-13 formuna veri girmek için otomatik modüller programlarken, şirket uzmanlarının aşağıdaki nüanslara dikkat etmesi yararlı olacaktır:

1. “Belge numarası” sütununa otomatik olarak bir sıra göstergesi girilir.

2. "Derleme tarihi" sütunu, belge ayın sonuçlarına göre hazırlanmışsa ayın son gününü veya zaman çizelgesi belirli amaçlar için hazırlanmışsa başka bir derleme tarihini yansıtır.

3. “Ücret türü kodu” sütunu yerel düzenlemelere uygun olarak belirlenen değerleri yansıtabilir. Buradaki ilgili değerlere ilişkin bir kılavuz, 10 Eylül 2015 tarihli ve ММВ-7-11/387 sayılı Rusya Federal Vergi Servisi'nin emrinde yer alan tablo olabilir (2-NDFL sertifikasında belirtilen kodları içerir) ).

4. Program tarafından zaman çizelgesinde doldurulan tablonun (görüşmeler, devamsızlıklar, tatiller ve diğer olaylarla ilgili) koşullu kodları, T-12 formunda verilen listeye uygun olarak kullanılmalıdır.

T-12 ve T-13 formlarını doldurma örneğini nereden indirebilirim?

Web sitemizde incelediğimiz formları kullanarak çalışan zaman çizelgelerinin doldurulmasına ilişkin örnekleri indirebilirsiniz:

Örneğin uzmanlarımız tarafından hazırlanan örnek bir T-13 formunu kullanarak şirketin sorumlu çalışanı şunları yapabilecektir:

1. Otomatik muhasebe platformunda bulunan yazılımı yapılandırın.

Uygulamada bir zaman çizelgesinin nasıl doldurulacağını bilmek için bir uzman yazılım Personel kayıtlarını otomatikleştirmek için bu yazılımın doğru şekilde yapılandırılması yeterlidir.

2. İşletmenizdeki “manuel” T-12 formuna dayalı bir zaman çizelgesi hazırlarken hazır personel belgesi örneği olarak bir zaman çizelgesi doldurma örneğini kullanın.

Şirketiniz, birleştirilmiş formlardan farklı olarak kendi muhasebe formunu kullanmak istiyorsa aşağıdaki bağlantıyı kullanarak web sitemizden bir örneğini de indirebilirsiniz:

Sonuçlar

Rusya Federasyonu İş Kanunu, tüm işverenlerin, çalışanların işe devamını ve çalışma saatlerini yansıtan göstergelerin kayıtlarını tutmasını gerektirmektedir. Bu amaçlar için bir zaman çizelgesi kullanılır. İşveren bunu manuel olarak veya otomatik çözümler aracılığıyla gerçekleştirebilir. İlk durumda, T-12 formu, ikincisinde ise T-13 formu kullanılır. İK görevlilerinin kullanması gereken tam form yerel düzenlemelerde belirtilmiştir.

Bir kuruluştaki personel kayıtlarıyla ilgili belgelerin kullanımı hakkında daha fazla bilgiyi makalelerden öğrenebilirsiniz:

• ;
• .

Zaman çizelgesi, kuruluş çalışanlarının fiilen çalıştığı süre hakkında bilgi girmek için tasarlanmıştır. Zaman çizelgesi formunun kesinlikle zorunlu olmadığı söylenmelidir - prensip olarak keyfi olabilir, yani böyle bir ihtiyaç ortaya çıkarsa her işletme kendi zaman çizelgesi formunu kullanmakta özgürdür. Ancak form Rusya Federasyonu Devlet İstatistik Komitesi tarafından geliştirilmiş ve kullanılması tavsiye edilmiştir ve tercih edilmektedir.

DOSYALAR

Zaman çizelgesini kim doldurur?

Form, İK departmanının bir çalışanı, yapısal birimin başkanı veya bu işlev için özel olarak görevlendirilen bir zaman görevlisi tarafından doldurulur. Girilen bilgilere dayanarak, muhasebe departmanı uzmanları kuruluşun çalışanlarına tahakkuk eder ücretler ve diğer ödemeler. Aslında zaman çizelgesi en önemli muhasebe belgelerinden biridir. Ve eğer küçük şirketler o zaman onsuz da yapabilirim büyük işletmeler V zorunlu bu tür zaman çizelgelerini koruyun.

İşletmede benimsenen personel kayıt sistemine bağlı olarak, kuruluşun tüm çalışanları için bir zaman çizelgesi oluşturulabileceği gibi, her departmanda ayrı ayrı tutulabilir.

Zaman çizelgesi normal bir belgedir, yani her ay yeni bir kopyanın derlenmesi gerekir, bu nedenle zaman çizelgesinin seri numarası, oluşturulduğu ayın seri numarasına eşit olacaktır. Zaman çizelgesi hazırlama süresi ayın tüm günlerini kapsar.

Zaman çizelgesini elektronik veya yazılı olarak doldurabilirsiniz. Ancak gerekli tüm bilgiler girildikten sonra sorumlu kişilerin imzası için yine de basılması gerekecektir.

T-13'ü oluşturun. Şekil Özellikleri

Zaman çizelgelerini korumak için artık çok daha sık kullanılan T-13 formuyla başlayalım.

Birleşik form T-13 veya elektronik zaman çizelgesi İK departmanı çalışanları tarafından iyi bilinmektedir. Bu tek yol değildir ancak çalışılan saatleri hesaplamanın en standart yoludur. Kayıtları manuel olarak tutuyorsanız Form T-12'yi kullanmalısınız.

Zaman çizelgeleri çalışanların katılımını izlemek için yaygın bir araçtır. Form T-13, oturum sırasında öğrenci izni, ileri eğitim ve çeşitli sakatlık izni türleri de dahil olmak üzere işten devamsızlık nedenlerini ayrıntılı olarak kaydetmenize olanak tanır. Belgenin tamamlanma süresi 31 günden az olabilir.

Tamamlanmış bir T-13, ücretlerin hesaplanmasının temelini oluşturur.

T-13'te çalışma zaman çizelgesini doldurma formatı

Benzer içeriğe sahip rastgele tabloların aksine, T-13, mülkiyet şekli ve OKPO dahil olmak üzere kuruluşla ilgili verileri içerir. Belge numarası, zaman çizelgelerinin bakımına ilişkin dahili gereksinimlere uygun olarak girilir.

Bölüm adı da üstte gösterilir. Bu departmanın başkanının (zaman çizelgesini doldurmak onun sorumluluğunda olmasa bile) doldurulan formu imzalaması gerektiği unutulmamalıdır.

Çalışanların sırası sorumlu kişinin kararı ile belirlenir. Çoğu zaman, örneğimizde olduğu gibi alfabetik sıralama bulunur, ancak personel sayısına göre düzenleme seçeneği de mümkündür (sütun 3).

4. sütunda güne göre işaretler koyuyoruz:

BEN— (devam) çalışma günü,
İÇİNDE- izin günü,
İTİBAREN- tatil,
RP- izinli bir günde katılım (kapalı çalışma),
İLE- iş gezisi,
bilgisayar- eğitim,
sen- Bir eğitim kurumundan gelen çağrı ile öğrenim izni,
B- hastalık izniyle birlikte hastalık izni,
T- hastalık izni olmadan ücretsiz hastalık izni.

I işaretinin altına o gün çalışılan saat sayısını koyarız. 5. sütunda satırdaki I sayısını ve saat sayısını özetliyoruz. Ayın 2 yarısı için 4 değer alıyoruz. 6. sütunda değerleri özetliyoruz ve ayın işinin son rakamını alıyoruz.

B, OT, K, B ve diğer durumlar için saat sayısı dördüncü sütunda belirtilmemiştir. Bunun için 10-13 numaralı sütunlar var.

Hastalık izni, tatil veya diğer nedenlerden dolayı devamsızlıkların muhasebeleştirilmesi

Tanımlama kodları farklı olabilir (örneğin sayısal). Yasaların gerektirdiği özel bir format yoktur.

X gösterimi, bu günü hesaba katmadığımızı gösteriyor: kolaylık olması açısından ay, eşit olmayan değerlerle iki satıra bölünmüş durumda. 30 gün içeren aylar için (örneğin Kasım), sütun şu şekilde görünecektir (kolaylık sağlamak için, "var olmayan" 31'inci sayı kırmızıyla vurgulanmıştır):

Kasım ayı için T-13

Benzer şekilde T-13, Şubat ayındaki ziyaretler için dolduruldu.

7-9 arasındaki sütunlar ödeme kodunu, gün sayısını ve ücret türünü gösterir. Örneğimiz aşağıdaki kodları kullanıyor:

• 2000 - Ortak iş günü,
• 2300 – hastalık izni (engellilik aylığı),
• 2012 - tatil.

Alternatif çözüm

Bazı işletmeler, ihmallerin nedenlerini detaylandırmadan zaman çizelgesinin biraz basitleştirilmiş bir versiyonunu onaylamaktadır. Sütun 4 yalnızca 2 kodu gösterir:

• BEN- iş günü,
• N- işlenmemiş gün.

Bu yöntem hastalık iznini kaydetmediği için sakıncalı olabilir.

Özel durumlar

1. Konferanslara ve diğer eğitim etkinliklerine katılan çalışanlar için T-13 nasıl doldurulmalı?

İşletmenin konumuna bağlıdır. Bu günler iş günü (I) veya ileri eğitim (PC) olarak sayılabilir. Ödeme oranları da farklılık gösterebilir.

2. Kodum 8 saatten fazla bir değere sahip olabilir mi?

Evet. Belki çalışma saatlerinin uzatılmasına ilişkin özel bir emir varsa. Fazla mesai saatleri C sembolüyle işaretlenebilir.

3. T-12 ve T-13 karneleri arasındaki fark nedir?

Birincisi manuel katılım formudur. Saniye - elektronik olarak. Günümüzde birçok muhasebe departmanı, özel bir program kullanılarak otomatik olarak toplanabildiği için T-13'e geçmiştir.

T-12 Formu

Her şeyden önce, diğer herhangi bir personel kayıtları belgesinde olduğu gibi, öncelikle kuruluşun ayrıntılarını zaman çizelgesine girmeniz gerekir: OKPO kodunu belirten tam adı (kayıt belgelerinden alınmalıdır), kurumsal ve yasal durumu (IP, LLC, CJSC, JSC) ve bu zaman çizelgesinin (gerekirse) tutulduğu yapısal birim (bölüm).

Daha sonra dahili belge akışı için belge numarasını uygun sütuna girmeniz ve ayrıca bu zaman çizelgesinin dikkate aldığı raporlama dönemini de belirtmeniz gerekir.

Zaman çizelgesindeki sayısal ve alfabetik kodlar

Zaman çizelgesinin bu kısmı, çalışanlar için gerekli bilgilerin doldurulması ve kodlarının çözülmesi için kullanılan alfabetik ve sayısal kodları içerir. Bir veya başka bir çalışanın işyerinde fiilen harcadığı sürenin yanı sıra işten devamsızlık nedenlerini kısa ve net bir şekilde yansıtmak için zaman çizelgesinin ana bölümüne girilmeleri gerekir. İK departmanı uzmanlarının bu zaman çizelgesi formuna bazı ek kodlar girmesi gerekiyorsa bunlar bağımsız olarak geliştirilip bu tabloya girilebilir.

T-12'de çalışma süresi kaydı

Zaman çizelgesindeki bu bölüm ana bölümdür; çalışma süresinin takip edildiği yerdir. Öncelikle, bu bölümün ilk sütununa çalışanın seri numarasını, ardından ikinci sütuna - tam adını (kafa karışıklığını ve hataları önlemek için tercihen tam adını ve soyadını) girmeniz gerekir. Üçüncü sütuna, çalışanın istihdamı sırasında kendisine atanan personel numarasını girmeniz gerekir (bireyseldir ve asla tekrarlanmaz).

Her çalışan için zaman çizelgesinde iki satır bulunur; bunlar, ayın her takvim gününde işyerinde bulunup bulunmadığına ilişkin şifrelenmiş bilgiler içerir. Ayrıca ortaya çıkmama nedenini derhal belirtmek gerekir. iş yeri, eğer biri kurulmuşsa.

Sebep, üst satırda çalışanın tam adının karşısında, alt satırda ise fiilen çalışılan saat sayısı belirtilir ve çalışanın işyerine gelmemesi durumunda alt hücre boş bırakılabilir.

Bir sonraki adım, iki haftalık dönemler boyunca gerçekte çalışılan toplam saat ve gün sayısını ve tablonun sonunda aya ait hesaplamaların sonucunu hesaplamaktır.

Bu durumda, bir aydaki toplam takvim günü sayısının, her çalışan için belirtilen çalışma günü, hafta sonu ve tatil günleri miktarına denk geldiğini dikkatle izlemelisiniz.

Bazen zaman çizelgesini doldurmaktan sorumlu olanların yalnızca çalışanın işyerinde bulunmadığı günlere ilişkin bilgileri girdikleri söylenmelidir. Ancak bu seçenek personel ve muhasebe hatalarına yol açabileceğinden kullanılması tavsiye edilmez.

Sorumlu kişilerin tarihi ve imzaları

Zaman çizelgesi doldurulduktan sonra, sorumlu çalışanın pozisyonunu belirtmesi ve uygun hücrelere deşifre edilmesi gereken bir imza atması gerekir. Karnenin aynı zamanda yapısal birim başkanı veya işletme müdürü tarafından da onaylanması gerekir - ayrıca bir transkript ile pozisyon ve imza da belirtilir. Koymanız gereken son şey, zaman çizelgesini doldurma tarihidir.