Трансграничный ЭДО: не так страшен чёрт. Эксклюзивное интервью об опыте "Мегафон". «МегаФон» помогает перейти на электронный документооборот

ПАО «МегаФон» представило новый сервис для корпоративных клиентов «Электронный документооборот» (ЭДО). Сейчас услуга доступна для корпоративных клиентов в Столичном и Центральных филиалах оператора.

Услуга дает возможность организации юридически значимого документооборота с электронной подписью. С помощью «Электронного документооборота» компании могут формировать электронные акты, накладные и счета-фактуры, подписывать электронной подписью документы, созданные в системе или загруженные сотрудниками, и обмениваться ими с другими компаниями-пользователями услуги. Кроме того, система обеспечит доступ к отчетным документам за услуги связи корпоративным клиентам «МегаФона».

Раньше электронные подписи и документооборот были доступны лишь крупным компаниям в силу стоимости и технических требований. Сегодня системой может пользоваться любое юридическое лицо. Это стало возможным благодаря переносу системы в облако.

Как комментирует директор по развитию корпоративного бизнеса «МегаФона» Влад Вольфсон:

Электронная подпись вошла в жизнь предприятий в 2002 году, когда появилась возможность сдавать налоговую отчетность через Интернет, и сегодня стала важным инструментом, благодаря которому значительно ускорилось делопроизводство. Мы предложили новый уровень скорости и мобильности, и уверены, что наши клиенты оценят этот сервис. С помощью сервиса «Электронный документооборот» в облако вслед за многими корпоративными ресурсами уходит, пожалуй, самый консервативный процесс рабочей деятельности компании - документооборот.

Кто именно из операторов ЭДО обеспечил сервис для Мегафон, мы узнаем в ближайшее время. Предварительно можно предположить, что это сразу несколько операторов. информировал о начале подключения клиентов Мегафон еще в декабре 2014 года. Заявлял об этом и Такском , но по каким-то причинам на его сайте исчезла информация об этом проекте. И СКБ Контур также не остался в стороне.

Компания ПАО «МегаФон» проводит обмен электронными документами через следующих операторов:

• ООО «Такском»
• ЗАО «ПФ «СКБ Контур»
• ЗАО «Калуга Астрал»
• ООО «КОРУС Консалтинг СНГ»
• ООО «Компания «Тензор»

При этом клиенту предлагается оплатить услуги ЭДО прямо в Личном кабинете перечислением денег непосредственно на расчетный счет Мегафон. Если наши предположения подтвердятся и оператор действительно один, то в скором времени вопросы межоператорского роуминга начнут активно обсуждаться вновь и примут еще большее значение.

Подобные проекты активно идут и у других . Надеемся, что в ближайшее время будет информация об успехах других проектов.

Один из мировых автопроизводителей посчитал, что печать и доставка курьером в дилерский центр одного пакета документов стоит порядка 580 рублей. В центрально офисе оператора мобильной связи из большой четвёрки провели исследования и оказалось, что они используют в месяц примерно 420 пачек бумаги. В то же время даже самый обычный интернет-стартап тратит за месяц около 11 пачек. Не сложно посчитать, что расходы на документооборот для любой компании это значительная сумма, которую любой руководитель с радостью бы сократил.

После получения ЭЦП вам необходимо приобрести и установить программное обеспечение, которое реализует описанные выше алгоритмы защиты информации. Мы рекомендуем «Крипто-Про». Это средства криптографической защиты, с помощью которого осуществляется подписание документов на компьютерах.

КриптоПро – лидер по распространению средств криптографической защиты информации и электронной подписи в России. Основные продукты компании – средства криптографической защиты информации (СКЗИ) КриптоПро CSP и удостоверяющий центр КриптоПро УЦ. За счет поддержки большинства мобильных платформ и носителей ЭП, СКЗИ встроен большинство мобильных решений на базе iOS, Android, и Windows8, использующих криптографию.

Цены на лицензию вы можете найти на официальном сайте . Установить и настроить КриптоПро, а так же зарегистрировать в ней вашу ЭЦП не сложно. Об этом уже написано очень много инструкций. Кстати, компания МегаФон продолжает модифицировать свои SIM-карты путем оснащения их электронной цифровой подписью, которые позволят быстро подписывать документы любого рода.

В нашем интерфейсе принимаются любые квалифицированные сертификаты, не зависимо от того, каким удостоверяющим центром они выпущены.

Проблемы использования ЭЦП

Однако, все эти факторы зависят от защищенности интерфейса, в котором пользователь работает, и от того, соблюдает ли сам пользователь элементарные меры безопасности при работе с ЭЦП.

Работа с ЭДО

Регистрация

Вы можете воспользоваться тестовым периодом и за 14 дней попробовать сервис.

После установки ЭЦП вам необходимо её зарегистрировать. Для этого зайдите в «Документы» и нажмите «Получить и отправить» или в «Настройки» и «Управление услугами».

Выберите вашу электронную подпись:

И заполните реквизиты вашей компании:

Добавление пользователей и распределение ролей

В ЭДО есть три роли пользователей: Администратор, Оператор и Подписант. Вы можете сделать так, чтобы часть сотрудников могла только создавать необходимые документы, а подписывать их и отправлять контрагентам доверить только уполномоченным лицам. Например, главному бухгалтеру или коммерческому директору.

Администратор заполняет и редактирует реквизиты Компании на Портале, распределяет роли и формирует приглашения между сотрудниками и контрагентами, управляет сертификатами электронной подписи в компании, а также тарифами и набором услуг.

Оператор формирует и подписывает извещения и уведомления о получении документов.

Подписант подписывает документы для отправки или отклоняет их. Так же подписант может удалять ошибочно подписанные документы.

Администратор может пригласить пользователя.

Или найти его среди уже добавленных в систему ЭДО.

Создание документов

Попробуем создать счёт-фактуру, товарную накладную или акт в интерфейсе. Из меню «Загрузить» можно так же прикрепить договор и любой другой сопроводительный документ для отправки его контрагенту.

Если в системе ещё нет вашего контрагента, то вы можете его добавить из соответствующего меню.

После подготовки документа он выглядит так. Если всё правильно, то можно отправлять через оператора ЭДО. Для запуска процесса подписания компании необходимо подключить услугу спецоператора ЭДО.

Кроме того можно посмотреть и распечатать бумажную версию документа, а также видна вся его история. Полезная опция для руководителя.

Если вы в организации работаете с системой 1С, то можно использовать специальный модуль автоматизации процесса обработки формализованных документов (ТОРГ-12, актов выполненных работ и счетов-фактур), полученных или выставленных в электронном виде.

Контакты

Итог:

К плюсам использования ЭДО можно отнести:

• отказ от бумажных носителей и связанную с этим экономию времени и средств на расходные материалы и содержание оргтехники;
• безопасный способ обмена и хранения информацией, а так же организацию многоуровневого доступа любого из сотрудников компании;
• оперативный способ поиска нужных данных, что особенно важно для организаций, работающих с большими объемами документации.

1. Не нужно ежемесячно ездить в офис «МегаФона».
2. Не требуется взаимодействие с почтой.
3. Не нужно тратить деньги на курьерскую доставку.

• устоявшееся мнение о большей надежности бумажного документа
• закрытие документов задним числом
• необходимость обучить персонал электронной работе.
• неготовность других контрагентов

«МегаФон» представляет уникальный сервис для корпоративных клиентов «Электронный документооборот» . Услуга дает возможность организации юридически значимого документооборота с электронной подписью.

Электронная подпись сегодня является инструментом автоматизации документооборота, признаваемым всеми государственными службами, включая налоговую службу РФ. Для работы в системе «Электронный документооборот» корпоративные клиенты оператора могут использовать имеющуюся квалифицированную электронную подпись от любого аккредитованного удостоверяющего центра.

С помощью «Электронного документооборота» компании могут формировать электронные акты, накладные и счета-фактуры, подписывать электронной подписью документы, созданные в системе или загруженные сотрудниками, и обмениваться ими с другими компаниями-пользователями услуги. Кроме того, система обеспечит мгновенный доступ к отчетным документам за услуги связи корпоративным клиентам «МегаФона».

Сервис «Электронный документооборот» поможет оптимизировать работу предприятия любых размеров. Если раньше электронные подписи и документооборот были доступны лишь крупным компаниям в силу стоимости и технических требований, то сегодня системой может пользоваться любое юридическое лицо. Это стало возможным благодаря переносу системы в облако, что позволило сделать тарифы максимально низкими и гибкими, и открыло доступ к системе с любого компьютера, подключенного к сети. Это позволяет ускорить рабочие процессы, ведь руководитель может подписать документы в любой момент из любой точки мира.

Чтобы хранить файлы и при необходимости быстро отправлять из файлохранилища («облака»), разработан очень дружелюбный интерфейс с простой навигацией и крайне легкой настройкой. При этом никто не может пользоваться загружаемым контентом, все права на который остаются у пользователя. Таким образом клиент получает лёгкий доступ и надёжную защиту.

Прежде чем принять решение, каждый клиент, имеющий электронную подпись, может получить доступ к системе и воспользоваться бесплатной отправкой документов в течение 14 дней. Это позволит не только ознакомиться со всеми возможностями системы, но и оценить необходимую интенсивность ее использования, что поможет в выборе подходящего тарифа.

«Электронная подпись вошла в жизнь предприятий в 2002 году, когда появилась возможность сдавать налоговую отчетность через Интернет, и сегодня стала важным инструментом, благодаря которому значительно ускорилось делопроизводство. Мы предложили новый уровень скорости и мобильности, и уверены, что наши клиенты оценят этот сервис», – комментирует Михаил Синюгин , руководитель по развитию корпоративного бизнеса компании «МегаФон» в Оренбургской области. – С помощью сервиса «Электронный документооборот» в облако вслед за многими корпоративными ресурсами уходит, пожалуй, самый консервативный процесс рабочей деятельности компании – документооборот».

Сервис для столицы

22 сентября 2015 года компания «МегаФон » представила сервис для корпоративных клиентов «Электронный документооборот» - юридически значимый документооборот с электронной подписью.

Для работы в системе «Электронный документооборот» корпоративные клиенты оператора могут использовать имеющуюся квалифицированную электронную подпись от любого аккредитованного удостоверяющего центра.

Используя «Электронный документооборот» компании могут формировать электронные акты, накладные и счета-фактуры, подписать электронной подписью документы, созданные в системе или загруженные сотрудниками, обмениваться с другими компаниями-пользователями услуги. Система обеспечит мгновенный доступ к отчетным документам за услуги связи корпоративным клиентам «МегаФона ».

Согласно заявлению оператора, сервис поможет оптимизировать работу предприятия любых размеров: электронные подписи и документооборот прежде были доступны только крупным компаниям из-за стоимости и технических требований, теперь системой может пользоваться любое юридическое лицо. Перенос системы в облако сделал тарифы ниже, что открыло доступ к системе с любого компьютера, подключенного к сети.

Для хранения файлов и быстрой отправки разработан интерфейс с простой навигацией и легкой настройкой. При этом никто не может пользоваться загружаемым контентом, все права на который остаются у пользователя. Таким образом клиент получает лёгкий доступ и надёжную защиту.

«Электронная подпись вошла в жизнь предприятий в 2002 году, когда появилась возможность сдавать налоговую отчетность через Интернет , и сегодня стала важным инструментом, благодаря которому значительно ускорилось делопроизводство. Мы предложили новый уровень скорости и мобильности, и уверены, что наши клиенты оценят этот сервис», – отметил Влад Вольфсон , директор по развитию корпоративного бизнеса «МегаФона ». – С помощью сервиса «Электронный документооборот» в облако вслед за многими корпоративными ресурсами уходит, пожалуй, самый консервативный процесс рабочей деятельности компании – документооборот».

На 22 сентября 2015 года сервис доступен для корпоративных клиентов в столичном и центральном филиалах оператора.

Сняты территориальные ограничения

27 ноября 2015 года пресс-служба «МегаФон » сообщила о развитии сервиса для корпоративных клиентов «Электронный документооборот». Теперь сервис доступен на всей территории России .

Услуга «Электронный документооборот» - это веб-интерфейс для формирования, подписания и обмена бухгалтерскими, иными документами между юридическими лицами. Мобильная рабочая среда, облегчающая работу бухгалтерии, административно-хозяйственных служб и руководителей предприятия.

Решаемые задачи:

• управление всеми видами электронных документов (входящие, исходящие, внутренние, организационно-распорядительные (ОРД), архивные, утверждённым ФНС России и другие) и их бумажными копиями;
• подписание документов электронной подписью - юридически значимым аналогом собственноручной;
• обмен электронными документами с контрагентами;
• обработка, распределение, хранение и удобная навигация документов в едином информационном пространстве.

Наиболее эффективен, по мнению оператора, сервис будет для:

• компаний, оказывающих услуги дистанционно - география бизнеса расширяется, исключаются затраты на услуги почты и курьерских служб.

• компаний с сетью филиалов - оптимизируется внутренний документооборот, документы попадают к нужным сотрудникам мгновенно и напрямую, при доставке исключается человеческий фактор. Руководитель может подписать срочный документ находясь в другой стране.

• агентам, дистрибьюторам и франчайзи, чья прибыль во многом зависит от корректного и оперативного закрытия сделки - с электронным документооборотом компания не теряет время на ожидание, пока документы дойдут до партнёра. Риск упустить деньги из-за задержки с бумагами или потери документов сводится к минимуму.

• компаниям с внешней бухгалтерией - повышенный контролб за бухгалтерским документами, постоянный доступ к архиву. Бухгалтер работает удалённо, формируя и отправляя документы на подпись в любой момент.

• малому бизнесу - простая и понятная система, в ней легко ориентироваться, формировать и выставлять контрагентам корректные документы без помощи бухгалтера.