Порядок применения контрольно-кассовой техники: для ИП, аптек, оптовой и розничной торговли. Проверка кассовой дисциплины в аптеке Как работать с кассой в аптеке

5. обеспечивать сохранность фискальных накопителей в течение пяти лет с даты окончания их использования в составе ККТ;

6. исключать возможность несанкционированного доступа третьих лиц к ККТ, программным, программно-аппаратным средствам в составе ККТ и ее фискальному накопителю;

7. предоставлять в ИФНС по запросам информацию и (или) документы, связанные с применением контрольно-кассовой техники;

8. обеспечивать налоговым инспекторам беспрепятственный доступ к ККТ и фискальному накопителю и предоставлять документацию на них;

9. заменять фискальный накопитель и материалы, требующие регулярной замены (расходные материалы).

Конец смены

В каком порядке заканчивать рабочую смену при работе на ККТ

Отчет о закрытии рабочей смены сформируйте не позднее 24 часов после ее начала. Если прошло больше 24 часов после открытия смены, кассовый чек пробить не получится. В конце смены до прибытия инкассатора:
- сформируйте отчет о закрытии смены на ККТ. Онлайн-ККТ автоматически отправит этот отчет оператору фискальных данных (п. , ст. 4.3 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ);
- подготовьте и сдайте выручку старшему (главному) кассиру. Если организация небольшая (с одной-двумя операционными кассами), кассир-операционист сдает деньги непосредственно инкассатору. Это следует из пункта 2 статьи 4.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, пункта 6.1 Типовых правил, утвержденных письмом Минфина от 30.08.1993 № 104 , которые применяют в части, не противоречащей Закону от 22.05.2003 № 54-ФЗ .

Подробнее о том, какие документы нужно оформить в конце рабочей смены, см. .

Раньше существовал такой порядок. В настоящее время эти требования соблюдают добровольно. После сдачи выручки и оформления документов кассир должен:
- выполнить обслуживание кассовой машины;
- отключить кассовую машину от сети;
- сдать ключи от кассовой машины и кассовой кабины руководителю организации, его заместителю или заведующему секцией на хранение под расписку.

Такой порядок предусмотрен пунктом 6.3 Типовых правил, утвержденных письмом Минфина от 30.08.1993 № 104 , которые применяют в части, не противоречащей Закону от 22.05.2003 № 54-ФЗ .

Какие документы оформлять при работе с ККТ

От каких первичных документов можно отказаться с онлайн-ККТ

При работе с онлайн-ККТ не обязательно применять формы, утвержденные постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132 . Дело в том, что фискальные данные, которые поступают в налоговую инспекцию с онлайн-ККТ, полностью заменяют информацию из форм КМ-1 , КМ-2 , КМ-3 , КМ-4 , КМ-5 , КМ-6 , КМ-7 , КМ-8 , КМ-9 . Такие разъяснения - в письме Минфина от 16.09.2016 № 03-01-15/54413 (доведено до налоговых инспекций письмом ФНС от 26.09.2016 № ЕД-4-20/18059).

Чтобы отказаться от типовых форм кассовой первички, внесите изменения в учетную политику. Дело в том, что первичные документы - это обязательный элемент учетной политики. Организация должна четко прописать, какие формы она использует. О том, как изменить учетную политику, читайте врекомендации .

Начало рабочей смены

Перед началом работы кассир-операционист из главной кассы организации получает разменную монету и купюры в необходимом для расчетов с покупателями количестве.Обеспечить кассира разменными деньгами должен директор или его заместители, администраторы. Порядок оборота разменных наличных денег (разменного фонда) утвердите приказом руководителя .

Разменные деньги, которые выдали из главной кассы , отразите в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств по форме № КО-5 . Для подтверждения получения разменных монет и купюр кассир-операционист расписывается в графе 4 книги. Это следует из пунктов , 4.5 и Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У, пунктов 3.8 , 3.8.1 Типовых правил, утвержденных письмом Минфина от 30.08.1993 № 104 , утвержденных .

Кассовые аппараты позволяют регистрировать операции, которые не связаны с продажами или возвратом денег покупателю. Поэтому для контроля движения наличных в денежном ящике ККТ используйте нефискальные операции: «Внесение денег» и «Выплата денег».

Как оформить передачу разменных монет и купюр из главной кассы в кассы обособленных подразделений

Если разменные монеты и купюры передаются из главной кассы организации в кассы обособленных подразделений, то при передаче денег необходимо:

При поступлении разменных денег в кассу обособленного подразделения организации составьте приходный кассовый ордер по форме № КО-1 . Выдачу разменных денег из кассы обособленного подразделения кассирам-операционистам того же подразделения оформите в общем порядке .

Такой вывод следует из пунктов , и 6.4 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У, указаний , утвержденных постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88 .

Эксплуатация ККТ в течение смены

В течение смены кассир-операционист:

1. принимает наличную и безналичную выручку, поступающую в оплату за реализованные товары (работы, услуги);

2. выдает наличные из кассы при возврате товаров покупателям (отказе клиентов от работ, услуг).

Возврат товара покупателем

Как при расчетах наличными оформить возврат товара от физлица

Независимо от того, когда покупатель возвращает товар, на онлайн-ККТ пробейте чек с признаком «возврат прихода». Это нужно делать как при возврате в день покупки, так и когда возврат оформляете спустя какое-то время (например, на следующий день или через неделю).

Организация-продавец обязана заменить товар или вернуть деньги покупателю, если он предъявил хотя бы один из следующих документов:

1. кассовый чек;

2. товарный чек;

3. иной документ, который подтверждает оплату.

Продавец вправе потребовать от покупателя предъявить документ, удостоверяющий его личность, для его идентификации (п. 2 Указания ЦБ от 07.10.2013 № 3073-У ; п. 6.1 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У).

Когда покупатель не сможет предъявить ни один из этих документов, он вправе сослаться на свидетельские показания, чтобы подтвердить факт покупки товара у продавца

Если любым из этих способов покупатель сможет доказать, что он купил товар у данного продавца, организация должна будет заменить товар или вернуть деньги.

Такой порядок следует из ГК и абзаца 3 пункта 1 статьи 25 Закона от 07.02.1992 № 2300-1.

При возврате денег на онлайн-ККТ оформите чек с признаком «возврат прихода». Это подтвердил Минфин в письме от 04.07.2017 № 03-01-15/42312, 03-01-15/42315 . При этом не важно, покупатель возвращает товар надлежащего качества или нет. Чек через оператора фискальных данных поступит в налоговую инспекцию. Ведь ККТ применяют при расчетах с покупателями, а это не только получение наличных, но и их выдача. Вернуть деньги можно из любой операционной кассы магазина, где был ранее приобретен товар.

Возврат сделайте по кассовому чеку покупателя. Поскольку вы возвращаете покупателю наличные, не забудьте также оформить РКО на сумму возврата. Отметим, что выписывать отдельный расходный ордер на каждый возврат денег не обязательно. Организация вправе оформить один РКО на всю сумму возврата на основании кассовых чеков в конце смены. Например, в течение дня поступила оплата наличными 200 000 руб. и были возвраты на сумму 20 000 руб. В таком случае оформите приходный ордер на 200 000 руб. и расходный ордер на 20 000 руб. Такой порядок следует из

К работе на кассовой машине допускаются лица, освоившие правила эксплуатации ККМ в объеме технического минимума и изучившие Типовые правила. С лицами, допущенными к работе, заключается договор о материаль­ной ответственности.

Порядок эксплуатации ККМ определен Типовыми правилами эксплуа­тации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, установленными письмом Минфина РФ от 30.08.93 г. №104 (далее - Ти­повые правила).

В соответствии с Типовыми правилами на ККМ заводится Журнал кассира-операциониста. Книга должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена подписями налогового инспектора, директора (за­ведующего) и главного (старшего) бухгалтера.

Типовыми правилами допускается ведение Журнала на все ККМ, приме­няемые аптекой. В таком случае записи должны производиться в порядке ну­мерации всех ККМ с указанием заводского номера. Показатели счетчиков не­действующих кассовых машин ежедневно повторяются с указанием причин бездействия (в запасе, ремонте и т. п.) и заверяются подписью представителя администрации аптеки.

Записи в Журнале производятся в хронологическом порядке, чернилами, без помарок. Вносимые в книгу исправления должны оговариваться и заве­ряться подписями кассира-операциониста, директора аптеки и главного бух­галтера.

Перед началом работы на кассовой машине кассир получает под роспись у директора аптеки, его заместителя или старшего кассира все необходимое для работы (ключи от привода кассовой машины и от денежного ящика, разменную монету и купюры в количестве, необходимом для расчетов с покупателями, принадлежности для работы и обслуживания машины).

Директор аптеки либо его заместитель или дежурный администратор обязаны:

Открыть замок привода и счетчиков машины и вместе с кассиром снять показания (получить отчетную ведомость) секционных и контрольных счетчиков и сверить их с показаниями, записанными в Журнале кассира-операциониста за предыдущий день;

Убедиться в совпадении показаний и занести их в Журнал за текущий день на начало работы и заверить своими подписями;

Оформить начало контрольной ленты, указав на ней тип и заводской
номер машины, дату и время начала работы, показания секционных и контрольных счетчиков (регистров), данные на контрольной ленте заверить подписями и закрыть замок показания денежных счетчиков;

Выдать кассирам ключи от замка привода машины;

Дать указание кассиру о мерах по предупреждению подделки чеков (шифровка чеков, определенный цвет используемой чековой ленты, предельная сумма чека и т. п.);

Обеспечить кассира разменной монетой и купюрами в пределах размера остатка денежных средств по кассе в количестве, необходимом для расчета с покупателями, а также чековыми лентами соответствующих размеров, крася­щей лентой и другими расходными материалами, предусмотренными для данного типа машины;

Дать указание кассиру о начале работы, убедившись в исправности
машины и готовности рабочего места к началу работы.

В свою очередь кассир обязан:

Проверить исправность блокирующих устройств, заправить чековую и контрольную ленты, установить дататор на текущую дату, перевести нумератор на нули;

Включить машину в электросеть и получением нулевого чека проверить ее работу от электропривода;

Напечатать два-три чека без обозначения суммы (нулевых) с целью проверки четкости печатания реквизитов на чековой и контрольной лентах и правильности установки дататора и нумератора;

Нулевые чеки приложить в конце дня к кассовому отчету;

Протереть кожух сырой тряпкой и установить со стороны покупателя табличку со своей фамилией;

Разместить необходимый для работы инвентарь (микрокалькулятор).

В течение смены кассир-операционист или другое материально-ответственное лицо обязаны:

Обеспечить тщательный уход и бережное обращение с машиной,
содержать ее в чистоте и порядке;

Осуществлять операции ввода сумм в соответствии с руководством по эксплуатации на данный тип кассовых машин;

Для одного покупателя определить общую сумму покупки, услуги по показанию индикатора кассовой машины или с помощью счетных устройств и назвать ее покупателю;

Получить от покупателя деньги за товары согласно сумме, называемой покупателем, в следующем порядке:

а) четко назвать сумму полученных денег и положить эти деньги от­дельно на виду у покупателя;

б) напечатать чек - при расчетах с использованием контрольно-кассовой машины.

Реквизиты чека:

Наименование организации;

Заводской номер ККМ;

Порядковый номер чека;

Дату и время покупки;

Стоимость покупки;

Признак фискального режима;

Другие данные, предусмотренные техническими требованиями к ККМ с учетом особенностей сфер их применения;

в) назвать сумму причитающейся сдачи выдать ее покупателю вместе с чеком (при этом бумажные купюры и разменную монету выдать одновремен­но).

Одновременно с выдачей товара чеки погашаются штампом или надрывом в установленных местах. Чеки на приобретение товара действительны только в день их выдачи покупателю.

Если покупатель по какой-либо причине возвращает чек, то кассир вправе выдать по нему деньги только при наличии на чеке подписи руководителя организации или его заместителя. Деньги по неиспользованным чекам возвращаются покупателям обязательно той кассой, которая выдала чек.

В конце смены кассиром совместно с администрацией составляется «Акт о возврате денежных сумм покупателям по неиспользованным кассовым чекам», где перечисляются номера и суммы каждого чека. После этого чеки погашаются, наклеиваются на лист бумаги и вместе с актом сдаются в бухгалтерию.

Сумма по акту на возвращенные покупателям чеки заносится в Журнал кассира-операциониста. В нем также указывается количество напечатанных за день нулевых чеков.

При возврате покупателем товара (кроме ЛС), а также при ошибочном наборе на чеке кассового аппарата неправильной суммы выдается "сторнированный" чек. Эти операции должны оформляться следующим образом. Возврат покупателю денежных средств происходит при предъявлении им товара (кроме ЛС) и документа, подтверждающего его приобретение в ап­теке, т. е. чека кассового аппарата. При приеме товара и выдаче денег покупателю выписывается приемная накладная, а покупатель в своем заявлении указывает причину возврата. Заявление подписывается также лицами, уполномоченными руководителем осуществлять прием возвращенного товара и выдачу денежных средств.

При выдаче "сторнировочного" чека может возникнуть ситуация, когда выручка за текущий день, отраженная в кассовом аппарате, окажется меньше суммы, которую должен получить покупатель за возвращенный товар. В этом случае возврат денежных средств покупателю должен осуществляться через главную кассу аптеки путем выписки расходного кассового ордера.

Если кассовый аппарат пробил чек на неправильную сумму, ошибочно выданный чек должен сторнироваться, после чего составляется акт, в котором указывается номер чека, сумма и причина ошибки.

В объяснительной записке кассира, пробившего этот чек, должна быть ука­зана причина ошибки, после чего акт заверяется членами комиссии, назначен­ной приказом директора аптеки. Акт, два чека кассового аппарата (ошибочный и "сторнировочный") и объяснительная записка подкладываются к отчету кас­сира за тот день, в который была произведена ошибка.

При закрытии аптеки или по прибытии инкассатора, если он по графику прибывает до закрытия аптеки, кассир должен:

Подготовить денежную выручку и другие платежные документы;

Составить кассовый отчет и сдать выручку вместе с кассовым отчетом
по приходному ордеру старшему кассиру (в небольших аптеках с одной - двумя кассами кассир сдает деньги непосредственно инкассатору банка).

Представитель администрации в присутствии кассира снимает показа­ния секционных и контрольных счетчиков (регистров), получает распечатку или вынимает из кассовой машины использованную в течение дня кон­трольную ленту. Представитель администрации аптеки подписывает конец контрольной ленты (распечатку), указав на ней тип и номер машины, показа­ния счетчиков отделов и контрольных счетчиков (регистров), дневную выруч­ку, дату и время окончания работы. Показания на конец рабочего дня вписы­ваются в Журнал кассира-операциониста.

По показаниям счетчиков (регистров) отделов на начало и на конец оп­ределяется сумма выручки. Сумма выручки должна соответствовать показаниям денежных суммирующих счетчиков и контрольной ленты. Она должна совпадать с суммой, сданной кассиром-операционистом старшему кассиру и уложенной в инкассаторскую сумку с итоговым чеком контрольно-кассовой машины.

После снятия показания счетчиков (регистров) распечатки, определения и проверки фактической суммы выручки делается запись в Журнале кассира-операциониста за подписями кассира и представителя администрации аптеки. Кассиры, работающие на кассовых машинах, должны быть снабжены следующими принадлежностями по уходу за ними:

Щетками для чистки шрифтов чекопечатающего механизма;

Кистями для окраски подушек и валиков печатающего механизма;

Пинцетами для изъятия застрявших лент;

Формалином или другими средствами, периодической дезинфекции де-­
нежных ящиков кассовых аппаратов;

Соответствующими ключами к кассовым машинам. Ключ для гашения технических прогонов должен находится у старшего кассира.

После проведения технического обслуживания кассир:

Закрывает кассовую машину чехлом, предварительно отключив от пи
тающей сети;

Сдает ключи от кассовой машины, кассовой кабины директору аптеки, дежурному администратору или старшему кассиру на хранение под расписку.

Старший кассир после получения всех необходимых документов составля­ет сводный отчет по форме № 25 за те­кущий день, который вместе с актами, приходными и расходными ордерами передается им в бухгалтерию до начала следующей смены.

Использованные контрольные ленты хранятся в упакованном или опеча­танном виде в бухгалтерии предприятия в течение 15 дней после подписания результатов последней инвентаризации, а в случае недостачи - до окончания рассмотрения дела.

Данные в памяти вычислительной машины уничтожаются в сроки (3 года), не менее чем для электромеханических касс.

НК РФ требует от налогоплательщиков сохранять документы, по которым определяется налогооблагаемая база, не менее чем за 3 истекших финансовых года, плюс за год, в котором проводится проверка. Аналогичные требования предъявляются и к сохранению фискальной памяти ККМ. Ответственность за хранение в течение указанного срока контрольных лент и сохранение информации памяти машин несут руководители аптек.

После окончания установленного срока хранения контрольные ленты, рас­печатка сдаются по Акту об их списании (уничтожении) организациям по заготовке вторичного сырья.

При отключении электроэнергии аптечное предприятие может осуществ­лять денежные расчеты с населением без применения ККМ.

В этом случае покупателям выдаются квитанции по форме, утвержденной письмом Минфина России от 12.03.99 № 16-00-24-31 в качестве бланков стро­гой отчетности, что также подтверждено п. 6 Перечня отдельных категорий организаций, предприятий, учреждений; их филиалов и других обособленных подразделений, которые в силу специфики своей деятельности могут осущест­влять денежные расчеты с населением без применения ККМ, в котором указа­но, что предприятие в случае отключения электроэнергии, зарегистрированно­го электроснабжающей организацией, продолжает работу при условии выдачи покупателям квитанций по установленной форме.

В случае ошибки кассира-операциониста:

При вводе суммы и невозможности погашения чека в течение смены
неиспользованный чек актируется в конце смены;

В выдаче сдачи покупателю при возникновении спора покупатель име­ет право потребовать у администрации снятия кассы.

Кассир-операционист не имеет права:

Снимать кассу без разрешения администрации;

Не выдавать кассовый чек покупателю;

В случае установки кассы в отделе аптеки - на рабочем месте провизора (фармацевта) на него распространяются обязанности кассира-операциониста.

Кассир имеет право:

В течение смены по указанию директора (зам. директора) изменять шифр, применять штампы и оттиски "Погашено", "Счет", "Контроль» и т.д.;

Получать распечатки по кассовой машине;

Изменять совместно с программистом (оператором) шифр в кассовой машине.

Кассиру следует знать, что ему запрещается:

Работать без контрольной ленты или склеивать ее в местах обрыва;

Допускать посторонних лиц в помещение кассы к кассовой машине, кроме директора аптеки, его заместителя, бухгалтера, дежурного администратора и с их разрешения технического специалиста или контролирующего лица, для проверки кассы;

Покидать кассовую кабину без уведомления администрации и, не от­ключив кассовую машину, не закрыв на ключ кассовую кабину, кассовую ма­шину. В случае необходимости покинуть кассовую кабину все ключи (от ка­бины, рабочий ключ от кассовой машины и денежного ящика) должны находиться у кассира;

Самостоятельно вносить изменения в программу работы кассового тер­минала (для чего последний должен иметь защиту от несанкционированного доступа).

Кассир не должен иметь в кассе личных денег, не учтенных через кассовую машину (кроме денег, выданных перед началом работы).

С 2017 года торговые точки, которые получают оплату наличными или по карте, применяют онлайн-кассы. Этого требует закон 54 ФЗ о кассовой технике, поправки в него внесли в 2017 году. Магазины, где продают фармацевтическую продукцию, получили поблажки по установке контрольно-кассовой техники. Разобрались, когда нужна касса в аптеке и может ли аптека работать без кассового аппарата.

Онлайн-кассы для аптек в 2019 году: что это такое и зачем нужно

Онлайн-касса в аптеке учитывает продажи, хранит чеки на фискальном накопителе, отправляет информацию оператору фискальных данных и печатает документ об оплате, который имеет юридическую силу. Налоговая может запросить информацию у оператора и сверить ее с тем, что предприниматель пишет в декларации. Так государство контролирует оборот наличных в малом бизнесе и честно рассчитывает сумму налогов.

Современные аппараты похожи на планшет или смартфон: работают на Андроиде, а управлять ими можно через сенсорный экран. У новых устройств понятный интерфейс, с ним разберется даже неопытный продавец.

Старые кассы записывали данные на электронную ленту, ЭКЛЗ. Когда память ленты заканчивалась, владелец бизнеса вызывал специалиста, чтобы заменить память на новую. Старую ЭКЛЗ носили на проверку в налоговую. Замена кассовой ленты могла остановить работу торговой точки на день.

В онлайн-кассах вместо ЭКЛЗ используют фискальный накопитель на 13, 15 или 36 месяцев. Его можно заменить самостоятельно, а данные уходят оператору фискальных данных по интернету в режиме реального времени.

Модулькассу можно интегрировать с системами учета и отслеживать остатки товаров на складе, вычислять время наплыва посетителей и лучших продавцов.

Должны ли аптеки применять ККТ

Сначала закон обязал все торговые точки применять онлайн-кассы с июля 2017 года. Но производители не успели выпустить новые устройства, очередь на поставку техники достигала нескольких месяцев. Тогда чиновники разделили переход на онлайн-ККТ на несколько этапов. Сроки перехода зависят от системы налогообложения и сферы работы предпринимателя или компании.

Последний срок установки кассовой техники — 1 июля 2019 года. К этой дате онлайн-кассы покупают, устанавливают и регистрируют организации и предприниматели в сфере услуг, а еще — ИП без сотрудников на любой системе налогообложения.

Выходит, что без кассы может работать аптека, в которой владелец-ИП сам стоит у прилавка, ведет закупку и бухгалтерию. Если такой предприниматель нанимает сотрудника по трудовому договору, закон дает 30 дней на покупку кассового аппарата.

В законе есть еще одно исключение: аптеки в отдаленной местности. В труднодоступных населенных пунктах, где нет интернета или одна аптека на деревню, можно не применять онлайн-ККТ. Владелец бизнеса не может сам решить, что его магазин находится в отдаленной местности: список устанавливают региональные власти.

Виды кассовых операций и документов в аптеке

Кассир выдает покупателю чек с информацией о покупке. В чеке указывают:

• данные о продавце — название, ИНН, адрес, телефон, сайт;
• данные кассира — должность, полное имя;
• список товаров с артикулом, количеством, ценой и суммой;
• систему налогообложения продавца и сумму налога;
• дату, время и место покупки;
• кьюар-код, по которому чек можно скачать в интернете.

Если аптека освобождена от применения контрольно-кассовой техники, покупателю выдают документ об оплате на бланке строгой отчетности, БСО. В БСО указывают:

• уникальный номер документа;
• полное имя кассира;
• перечень покупок;
• данные о торговой точке;
• дату и время сделки.

До июля 2019 года БСО можно заполнять от руки на бланках, отпечатанных в типографии. После этого аптеки обязаны использовать автоматизированные системы для печати бланков.

Правила работы на ККМ в аптеке

Кассовый аппарат покупают у поставщика. Закон разрешает применять технику, которая прошла государственную регистрацию и одобрена налоговой, список есть на сайте налоговой . Модулькасса есть в реестре под названием MSPOS-K.

Устройство подключают к интернету и регистрируют в налоговой. Для налоговой нужны электронная цифровая подпись и договор с оператором фискальных данных. В Модулькассе есть услуга «Легкий старт» за 6900 рублей . В нее входит:

• договор с ОФД на 13 или 15 месяцев,
• электронная подпись,
• регистрация аппарата в налоговой.

Если вы подключаете услугу, после получения Модулькассы ее достаточно включить и начать работу.

По закону кассир обязан открывать и закрывать смену, смена не длится больше суток. Модулькасса отслеживает процессы, и через 24 часа автоматически закрывает смену, если кассир забыл это сделать.

Какой лучше купить кассовый аппарат для аптеки

Аптеки могут применять любое устройство из реестра ККТ налоговой. Мы предлагаем три модели Модулькассы.