Создание системы менеджмента качества. Этапы создания системы менеджмента качества. Общие положение разработки смк

После изучения данной главы студенты и выпускники вузов должны:

знать

• – побудительные причины внедрения СМК;
• – проблемы, с которыми организации сталкиваются в переходный период, и направления подготовительных работ перед развертыванием процесса разработки и внедрения СМК;
• – последовательность и содержание работ по этапам разработки и внедрения СМК;
• – исходные данные, которые требуются для разработки и внедрения СМК;
• – создание каких новых функциональных образований в организации потребуется для обеспечения работоспособности СМК;
• – критерии завершенности проекта внедрения СМК и ее готовности к сертификации;

уметь

• – разрабатывать организационные и плановые документы по созданию и внедрению СМК, включая: приказ о разработке; распределение полномочий и ответственности между ведущими специалистами но процессам, необходимым для СМК; поэтапный план-график выполнения всех этапов работ по разработке и внедрению;
• – уметь разбираться в основных причинах низкой результативности СМК на многих отечественных предприятиях и противопоставлять им корректирующие мероприятия;

владеть

• – навыками отнесения соответствующих документов СМК к разным уровням управления;
• – навыками организации функционально-информационного взаимодействия координирующих органов и других участников СМК.

Общий порядок разработки и внедрения СМК

Что такое система менеджмента качества (СМК)? Это такой порядок управления предприятием в условиях рынка, при котором осуществляется скоординированная деятельность всех его работников и подразделений, направленная на обеспечение качества продукции или услуг, удовлетворяющего ожидания потребителя. Каждая организация имеет свою модель СМК. Она может создаваться или на основе индивидуального опыта руководителя, или на основе известных стандартов. Однако в действительности все модели отличаются друг от друга степенью приверженности руководства и персонала организации к качеству и тем, какими истинными ценностными ориентирами они руководствуются относительно выполнения обязательств, взятых перед потребителем. "Правильный" предприниматель понимает, что потребитель для него является главной фигурой. Взаимоотношения с ним он заинтересован развивать в направлении получения обоюдной выгоды. Потребитель является источником живительной силы для предпринимательства и поэтому требует к себе особого отношения. Борьба за потребителя требует от предпринимателя систематических изменений в деятельности его организации. Даже если продукция предпринимателя будет полностью удовлетворять стандартам, но окажется не востребованной потребителем, это означает, что предприятию в его настоящем состоянии грозит потеря работы и вынужденное закрытие.

К сожалению, действительность преподносит нам большое количество примеров, когда основной причиной недовольства потребителей поставщиками товаров и услуг становится не только неумение, но и нежелание со стороны предпринимателя удовлетворить требования клиентов. Клиент уходит к другому поставщику, с которым отношения складываются тоже не лучшим образом. Но такой порядок вещей для недобросовестного предпринимателя не может продолжаться долго.

Если руководство, пренебрегающее интересами своих потребителей (состояние "диктата производителя"), намерено в перспективе сохранить свое присутствие на рынке, ему предстоит кардинально изменить деятельность своего предприятия путем перехода из настоящего состояния ("диктат производителя") в новое ("диктат потребителя") за счет разработки и внедрения более прогрессивной модели менеджмента. Схематически такой процесс перехода и те главные проблемы, которые организации предстоит решить в переходный период, выглядят примерно так, как это показано на рис. 7.1.

ГОСТ Р ИСО 9001–2008 представляет собой пример модели менеджмента, на основе которой может быть достигнуто эффективное регулирование отношений между потребителем и поставщиком. Эта модель идеально подходит для организации, которая действительно:

"а) нуждается в демонстрации своей способности всегда поставлять продукцию, отвечающую требованиям потребителей и соответствующим обязательным требованиям;

b) ставит своей целью повышение удовлетворенности потребителей посредством эффективного применения СМК, включая процессы постоянного ее улучшения и обеспечения соответствия требованиям потребителей и обязательным требованиям". Здесь в кавычках приводится формулировка тех двух целей, достижение которых на самом верху организации предписывается п. 1.1 стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2008.

Уникальность стандарта заключается в том, что он не предлагает какие-то абсолютные критерии качества для каждого отдельного вида продукции или услуг. Это было бы и невозможно ввиду того, что качество представляет собой способность продукции или услуг удовлетворять потребности потребителя, а эти потребности бесконечно разнообразны.

Стандарт задает лишь методологию создания и функционирования СМК, которая должна обеспечить высокий уровень качества продукции или услуги и тем самым гарантировать высокую степень удовлетворенности потребителя. Формализованное представление управленческих процессов в соответствии с требованиями стандарта позволяет попять несовершенство их протекания, отсутствие необходимых связей, выявить лишние управленческие операции, а следовательно, – оптимизировать систему управления организацией.

СМК, построенная в соответствии с требованиями стандарта, является базой для внедрения дальнейших современных подходов к управлению организациями.

Для начала любых перемен руководство организации и весь персонал должны поверить, что они могут работать лучше. Сегодня, в условиях превышения предложений над спросом, ни одна организация не может позволить себе стоять на месте. Когда работники довольны уровнем качества своей работы, они перестают совершенствоваться. Организация впадает в стагнацию. Каким же образом внести коренной перелом в сознание работников организации? Командные методы и лозунги здесь не годятся. Такой перелом не произойдет вдруг или как результат некой программы повышения производительности. Важно сделать процесс улучшения работы частью системы менеджмента организации, составной частью всей жизни организации, образом мышления и образом поведения всего ее персонала. Тогда организация будет систематически делать то, что нужно потребителю: минимизировать потери и затраты, обеспечивать минимально возможную себестоимость, регулировать ценовую политику, обеспечивать рентабельность, всегда иметь потребителей.

Рис. 7.1.

Процесс улучшения работы приемлем для организаций любых форм собственности и видов деятельности. Он стал надежной управленческой практикой, которая, если ей следовать, поможет изменить методы управления и облик организации.

Успешная реализация процесса улучшения работы в первую очередь зависит от поддержки и участия самого первого руководителя. Поэтому прежде чем решить, сделать ли этот процесс частью управленческой "культуры" в организации, руководитель должен потребовать реального вклада со стороны основных звеньев в среде администрации. Руководитель должен вести речь не о качестве работы отдельной группы, руководимой управляющим высшего звена, а о работе всей организации. Руководящие работники должны понять, что речь идет о многофункциональном процессе улучшения работы, который обеспечит более полную отдачу от каждого человека. Первому руководителю вместе с поддерживающими его другими руководящими работниками предстоит создать ту команду единомышленников, которая способна стать движущей силой перемен.

На рис. 7.2 показаны те первоначальные мероприятия, за счет которых этой команде предстоит добиться:

• – понимания всем персоналом политики в области качества и его согласия с целями этой политики;
• – вовлечение работников всех уровней, составляющих основу организации, в движение за качество;
• – организации планового внедрения требований ГОСТ Р ИСО 9001-2008 в СМК.

Рис. 7.2.

Разработка и внедрение СМК с учетом требований ГОСТ Р ИСО 9001–2008 представляет собой комплекс мероприятий, реализация которых создает условия для совершенствования деятельности как рядовых работников, так и руководителей организации. СМК позволяет акцентироваться на тех аспектах деятельности, на которые обращают внимание, как правило, только тогда, когда теряется контроль над ними или когда недовольство потребителей подходит к критическому уровню.

Эта система поможет персоналу организации относиться к переменам как к необходимому образу жизни.

В табл. 7.1 представлена последовательная схема работ организации по внедрению требований ГОСТ Р ИСО 9001–2008 в свою СМК. Предполагается, что действующая СМК изначально далека от соответствия этим требованиям. Эта схема работ проверена многолетней практикой применения различными организациями с получением хороших результатов.

Таблица 7.1

Последовательная схема работ по разработке и внедрению СМК с учетом требований ГОСТ Р ИСО 9001–2008

Работа по разработке и внедрению СМК довольно трудоемка. Как правило, такие работы на предприятии проводятся с участием внешнего консультанта. При этом важно убедиться, что консультант обладает достаточной компетентностью. В целом, в зависимости от масштабов организации продолжительность такой работы может составлять от 7 до 12 месяцев. При этом суммарная трудоемкость для консультанта может достигать 50–60 человекодней, в то время как для работников предприятия этот показатель может быть на порядок больше. Пренебрежение услугами внешнего консультанта иногда оборачивается для организации увеличением общего срока работ примерно вдвое.

Сертификация СМК на соответствие требованиям ГОСТ Р ИСО 9001–2008 проводится после завершения всех работ, перечисленных в табл. 7.1, по отдельному договору с аккредитованным органом по сертификации СМК. Орган по сертификации обязан провести сертификационный аудит в соответствии с правилами системы сертификации, в которой этот орган аккредитован.

Необходимо отметить, что стандарты серии ISO 9000 описывают элементы, которые должна включать система менеджмента качества , а не способы ее внедрения. Они не навязывают единообразие СМК, поскольку система управления зависит от задач предприятия, вида производимой им продукции. Вследствие этого СМК одного предприятия будет отличаться от СМК другого предприятия. Эти стандарты описывают лишь минимальные требования, которые необходимо выполнить предприятию при создании СМК.

Создание СМК целесообразно проводить в следующей последовательности.

Первый этап - обоснование проекта. На этом этапе должен быть подготовлен и представлен на рассмотрение руководству проект СМК. Решение руководителя предприятия - важный шаг в создании системы. Проект планируется в деталях, включая информацию всего персонала с использованием различных информационных средств.

Второй этап - расшифровка, детализация проекта. Здесь важно добиться ясного представления о форме и содержании всех элементов СМК, упорядочить составляющие проекта, внести стабильность в процесс. На этом этапе должен быть также подготовлен макет Руководства по качеству.

Третий этап - осуществление. На этом этапе основную работу выполняют отдельные рабочие группы, которые создают Руководство по качеству для всего предприятия и всех его подразделений. Этот этап является наиболее важным и трудным.

Четвертый этап - внутренний контроль. Здесь предусматривается проведение внутрифирменного контроля результатов разработки СМК и результативности ее работы.

Поскольку стандарты серии ISO 9000 дают только рекомендации по выбору модели СМК, то важно выбрать такую модель, которая в наибольшей степени соответствует варианту производственного процесса. Затем, учитывая рекомендации выбранного стандарта, определяется перечень функций и элементов СМК. Этот перечень может включать дополнительные элементы или только часть элементов, рекомендованных выбранным стандартом. Отсутствие того или иного элемента в СМК должно быть обоснованным, чтобы можно было убедительно объяснить это заказчику или организации, проверяющей СМК.

После этого нужно определить структурные подразделения предприятия, которые будут выполнять отдельные задачи (элементы) СМК. Для этого необходимо проанализировать функции существующих подразделений и сравнить их с перечнем функций, принятым для создаваемой СМК с учетом рекомендаций выбранного стандарта. В результате такого сопоставления устанавливаются исполнители каждого элемента СМК. После определения исполнителей и их функций СМК приобретает вполне конкретное очертание, которое может быть представлено структурной и функциональной схемами.

Структурная схема СМК строится на основании структурной схемы предприятия и дает возможность показать взаимосвязь всех структурных подразделений в СМК.

В отличие от структурной схемы, показывающей «устройство» СМК, функциональная схема позволяет наглядно представить «работу» СМК, т.е. процесс управления качеством. Такая схема строится в виде петли качества, подобно тому, как это делается применительно для изготовления продукции. При разработке функциональной схемы необходимо учитывать все этапы производства и все управленческие функции, приведенные на петле качества. При этом для каждой функции на схеме целесообразно указать основные структурные подразделения, которые будут выполнять их на всех этапах производства.

По завершении построения структурной и функциональной схем следующая задача заключается в определении состава нормативно-технических документов СМК. Как правило, наибольшее количество документов требуется для проведения операционного контроля в производственном процессе. В этот состав могут входить как документы, которые требуется разработать дополнительно, так и документы, уже имеющиеся на предприятии, но требующие некоторой доработки.

Наиболее распространенными документами СМК являются стандарты организации, но, кроме них могут использоваться инструкции, предписания и другие нормативные документы. Для окончательного формирования документации СМК нужно разработать еще один, обобщающий документ, в котором дается общее описание системы. Такое описание предусматривается стандартом ISO 9000 в виде «Руководства по качеству». Это Руководство служит не только для внутреннего пользования, но и для представления заказчикам при заключении контрактов и независимым экспертам при проверках системы качества. Конкретные указания по разработке этого документа приведены в стандарте ИСО 10013 «Руководящие указания по разработке руководств по качеству».

Руководство обычно включает в себя:

· сферу применения и статус самого «Руководства по качеству»;

· краткую характеристику предприятия и выпускаемой продукции;

· политику предприятия в области качества;

· краткое описание структуры высшего звена управления с указанием основных функций, полномочий, и ответственности за качество;

· описание структуры и функций службы качества;

· описание элементов системы качества с указанием исполнителей и кратким описанием методов их выполнения.

В качестве иллюстративного материала в этом документе можно привести структурную и функциональную схемы СМК.

Разработка СМК должна позволить упорядочить имеющиеся на предприятии элементы в четко структурированную систему, полностью отвечающую требованиям ГОСТ Р ИСО 9001:2001 (ISO 9001:2000) на модель качества.

Следует отметить, что на практике часто приходится иметь дело и с созданием СМК с «нуля», и с доработкой существующей СМК до требований стандартов ГОСТ Р ИСО 9001:2001 (ISO 9001:2000). В этом случае объем работ будет зависеть от того, насколько существующая СМК соответствует требованиям стандарта.

После разработки новой или доработки существующей СМК необходимо проверить ее функционирование и, если потребуется, провести корректировку. Для этого проводятся внутренние проверки системы, в частности:

· все ли этапы производства охвачены воздействием СМК;

· достаточно ли предусмотрено в системе элементов (функций) для обеспечения качества продукции;

· определены ли исполнители всех функций СМК;

· выполняются ли функции на рабочих местах;

· нуждаются ли в корректировке структура, функции и документация СМК.

По результатам проверок проводится корректировка СМК для устранения выявленных недостатков и обеспечения четкого функционирования СМК.

Задачи, которые необходимо решить для создания СМК, представлены в таблице 3.1.

Таблица 3.1

ПРОГРАММА

разработки, внедрения и сертификации Системы менеджмента качества

на соответствие требованиям ГОСТ Р ИСО 9001-2001 (ISO 9001:2000)

Система менеджмента качества (СМК) – это часть системы управления предприятием. Ее цель – обеспечить стабильное качество услуг или продукции, которую производит компания. В статье разберемся, что такое система менеджмента качества простыми словами, дадим пошаговый алгоритм ее внедрения и рассмотрим роль финансового директора в этом процессе.

К документам, подтверждающим стабильность, надежность и перспективность компании, таким как отчетность по МСФО или , прибавился сертификат на соответствие СМК требованиям стандарта ISO 9001. Грамотное внедрение системы менеджмента качества позволит компании получить целый ряд преимуществ:

• повысить управляемость, конкурентоспособность, качество продукции и услуг;
• снизить издержки;
• сделать компанию клиентоориентированной.

СМК - это...

Система менеджмента качества – это система, обеспечивающая эффективную работу компании, в том числе и в области управления качеством выпускаемой продукции. Наиболее эффективными при создании СМК считаются требования, зафиксированные в международных стандартах СМК ISO серии 9000.

Заметим, что эффективную систему можно создать и не ориентируясь на стандарты ISO серии 9000. Однако для того чтобы ее сертифицировать, то есть получить документ, свидетельствующий о том, что процессы компании эффективны и направлены на постоянное улучшение качества продукции или услуг, СМК должна соответствовать требованиям стандарта ISO 9001-2000. Поэтому ее создание мы будем рассматривать с точки зрения требований ISO 9001.

Для того чтобы построить СМК в соответствии со стандартами ISO 9001, необходимо:

• разработать документ, в котором сформулированы цели и задачи СМК, а также принципы их достижения («политика в области качества»);
• разработать нормативные документы, описывающие и регулирующие бизнес-процессы ();
• продумать эффективный механизм реализации требований, регламентированных нормативной базой;
• подготовить персонал.

При формировании всех этих элементов должны учитываться основные принципы менеджмента качества. Рассмотрим внедрение СМК поэтапно.

Принципы построения системы менеджмента качества

При построении СМК нужно руководствоваться принципами, сформулированными в стандарте СМК ISO 9000:

1. ориентация на потребителя,
2. лидерство руководителя,
3. вовлечение работников,
4. процессный подход,
5. постоянное улучшение,
6. принятие решений, основанное на фактах,
7. взаимовыгодные отношения с поставщиками.

Модель системы менеджмента качества, основанной на процессном подходе, выглядит так:

Этапы внедрения СМК в компании

Рассмотрим подробно все этапы внедрения СМК на предприятии.

Этап 1. Решение руководства

Руководитель должен принять решение о начале проекта, известить сотрудников компании, а также создать предпосылки для быстрого осуществления всех остальных этапов. На этом этапе следует сформулировать цели построения системы, выделить на верхнем уровне процессы, которые нужно контролировать, и критерии оценки их качества. Впоследствии цели необходимо зафиксировать в документе под названием «Политика в области качества», в котором также описываются принципы их достижения.

Этап 2. Обучение персонала

Персонал должен понимать теорию менеджмента качества, стандарты ISO серии 9000, освоить теорию процессного подхода, а также основные требования к внедрению СМК. Обучение пользованию системой можно провести как с помощью консультантов, так и самостоятельно, если в компании есть сотрудник, имеющий опыт ее постановки.

Этап 3. Формирование программы внедрения СМК

Внедрение СМК – сложный и длительный проект сроком до полутора – двух лет. Поэтому необходимо составить программу, которая должна включать:

• описание этапов внедрения;
• список ответственных за каждый этап проекта. Как правило, их выбирают из числа топ-менеджеров, а также специалистов, которые лучше всех знают специфику работы своих подразделений;
• бюджет внедрения. В него включаются как расходы на сертификацию, так и оплата услуг консультантов в случае их привлечения, а также стоимость дальнейшего обучения персонала и стоимость отвлечения менеджмента от основной работы для ведения проекта. При постановке можно обойтись и своими силами, однако отвлечение топ-менеджмента от основной работы, а также подготовка собственных специалистов необходимого уровня могут стоить дороже, чем услуги консалтинговой компании;
• процедуру оценки внедрения СМК. Указываются критерии, по которым руководство сможет определить, удалось ли достигнуть поставленных в начале проекта целей.

После составления программы можно приступать к непосредственной постановке СМК.

Этап 4. Описание и оптимизация бизнес-процессов

Описанные бизнес-процессы необходимо оптимизировать, то есть устранить все несоответствия требованиям стандарта и дублирующие, а также разработать новые согласно правилам стандарта. Наиболее часто в компаниях отсутствует «Оценка удовлетворенности потребителей», которая по стандарту является необходимой. Поэтому нужно разработать систему показателей, а также процедуры, необходимые для реализации и мониторинга этого процесса.

Этап 5. Разработка нормативной документации

На этом этапе формируются нормативные документы, регламенты и процедуры, обеспечивающие работу СМК. Основой для них обычно является уже существующий на предприятии набор документов, который модифицируется и дополняется в соответствии с требованиями стандарта.

Сначала на основе «Политики в области качества» готовится документ под названием «Руководство по качеству». Он содержит основные положения, регламентирующие деятельность: разграничение зон ответственности, требования к службе качества, описание процедур его обеспечения, порядок ведения документооборота СМК, описание процедуры рассмотрения жалоб и т.п.

Следующий уровень документов называется «Общесистемные документированные процедуры». В соответствии со стандартом ISO 9001 следует осуществлять шесть процедур:

1. управление документами,
2. управление данными (записями),
3. управление аудитом,
4. управление продукцией, не соответствующей стандартам (процесс выявления брака и порядок его утилизации),
5. управление мероприятиями, корректирующими несоответствия,
6. управление мероприятиями, предупреждающими появление несоответствий.

Документы следующего уровня описывают правила эффективного планирования и реализации процессов и управления ими. К таким документам относятся рабочие методики, должностные инструкции работников, технологические карты.

Основанием «пирамиды» документов являются данные, подтверждающие, что требования, предъявляемые СМК, реализуются на практике. Это отчеты о проделанной работе, записи в журналах операций и т.п., то есть документальная основа ежедневной работы сотрудников.

При подготовке нормативной документации нужно учитывать требование стандарта ISO 9001 о компетенции персонала, выполняющего работы. Это означает, что в нормативных документах должны описываться процесс доступа работников к нормативной документации, а также требования к компетенции персонала (уровень знаний, опыт работы), программа повышения уровня сотрудников в случае необходимости, система мотивации сотрудников и т.п.

Необходимо отметить, что эффективное использование большого числа нормативных элементов требует наличия в организации .

Этап 6. Тестирование и внутренний аудит системы менеджмента качества

После разработки всех нормативных документов начинается опытная эксплуатация. Запускать процессы можно постепенно, например, сначала внедрить контроль процесса закупок, затем производства и т. п. Опытная эксплуатация сопровождается проведением внутреннего аудита, специальных процедур по проверке работы. В начале эксплуатации они проводятся часто (возможно, раз в неделю), затем реже (один раз в месяц или даже в квартал).

Для целей внутреннего аудита необходимо зафиксировать количественные показатели качества, например процент брака, показатель удовлетворенности клиентов, процент возврата и т. п., к которым необходимо стремиться. Для определения значения подобных показателей обычно используют аналогичные показатели лидеров отрасли. В ходе внутреннего аудита должны выявляться несоответствия между текущей работой и требованиями стандарта. Эти отклонения необходимо фиксировать. Затем по итогам аудита скорректировать работу сотрудников, а также нормативную документацию, чтобы в дальнейшем избегать отклонений. Всю эту работу также следует документировать.

Этап 7. Сертификация

Для того чтобы сертифицировать СМК, необходимо подать заявление в сертификационный орган. Первоначально следует представить в сертификационный орган ряд документов:

• заявление о сертификации,
• все документы («Политику в области качества», «Руководство по качеству»; схему организационной структуры компании, документированные процедуры и другие разработанные документы),
• перечень основных потребителей и поставщиков предприятия.

Специалисты сертификационного органа в течение месяца проводят экспертизу представленных документов. Экспертиза может включать визит представителей сертификационного органа на предприятие для проверки СМК в действии. По итогам проверки составляется протокол, в котором фиксируются все несоответствия между системой и требованиями стандарта ISO 9001. Обычно по результатам первого этапа проверки находят более ста несоответствий, и задача предприятия как можно быстрее устранить их и доказать это сертификационному органу. Как правило, на данные операции уходит 1–4 месяца.

После этого проводится собственно сертификация СМК. Если все значимые несоответствия устранены, предприятию выдается сертификат, он оформляется около месяца. Повторные (наблюдательные) аудиты СМК сертификационный орган проводит с определенной периодичностью. Они подтверждают, что предприятие не только внедрило систему, но и постоянно улучшает ее. Стоимость такого аудита составляет примерно треть от расходов на первичную сертификацию.

Роль финансового директора во внедрении СМК

Большинство российских предприятий существуют довольно давно и работают по исторически сложившимся правилам. Для того чтобы изменить эти правила в соответствии с СМК, необходим сильный административный ресурс: генеральный и финансовый директора должны не только проявлять интерес к таким изменениям, но и управлять ими. Очень часто финансовые директора выступают в роли координатора процесса построения системы и непосредственно участвуют в описании и систематизации процедур в рамках этой работы.

Постановка СМК иногда подталкивает финансовую службу к составлению бухгалтерской и управленческой отчетности по международным стандартам. Ведь учет по МСФО и управление финансами в соответствии с ISO очень близки по своей идее.

Этап 1. Решение руководства

Руководитель должен принять решение о начале проекта, известить сотрудников компании, следует сформулировать цели построения СМК, выделить на верхнем уровне процессы СМК, которые нужно контролировать, и критерии оценки их качества. Впоследствии цели СМК необходимо зафиксировать в документе под названием «Политика в области качества», в котором также описываются принципы их достижения. Этот документ является основополагающим в системе нормативной документации СМК компании.

Этап 2. Обучение персонала

Для дальнейшей успешной работы СМК персонал компании должен изучить теорию менеджмента качества, стандарты ISO серии 9000, освоить теорию процессного подхода, а также основные требования к внедрению СМК.

Этап 3. Формирование программы внедрения СМК

Внедрение СМК следует рассматривать как сложный и длительный проект (сроком до полутора-двух лет). Поэтому необходимо составить программу внедрения СМК, которая должна включать:

Описание этапов внедрения;

Список ответственных за каждый этап проекта. Как правило, их выбирают из числа топ-менеджеров, а также специалистов, которые лучше всех знают специфику работы своих подразделений;

Бюджет внедрения СМК. В него включаются как расходы на сертификацию, так и оплата услуг консультантов в случае их привлечения, а также стоимость дальнейшего обучения персонала и стоимость отвлечения менеджмента от основной работы для ведения проекта;

Процедуру оценки внедрения СМК. Указываются критерии, по которым руководство сможет определить, удалось ли достигнуть поставленных в начале проекта целей.

После составления программы можно приступать к непосредственной постановке СМК.

Для того чтобы построить систему менеджмента качества в соответствии со стандартами ISO 9001, в компании должны быть созданы следующие элементы СМК:

Документ, в котором необходимо сформулировать цели и задачи СМК, а также принципы их достижения («Политика в области качества»);

Соответствующая «Политике в области качества» система взаимосвязанных и взаимодополняющих процессов;

Нормативные документы, описывающие и регулирующие бизнес-процессы деятельности в рамках СМК;

Эффективный механизм реализации требований, регламентированных нормативной базой;

Подготовленный персонал организации.

При формировании всех этих элементов должны учитываться основные принципы менеджмента качества.

Этап 4. Описание и оптимизация бизнес-процессов

Основой системы менеджмента качества является процессный подход. В первую очередь необходимо описать те бизнес-процессы, управление которыми руководство считает наиболее важным для СМК. Описанные бизнес-процессы необходимо оптимизировать, то есть устранить все несоответствия требованиям стандарта и дублирующие процессы, а также разработать новые процессы согласно правилам стандарта.

Этап 5. Разработка нормативной документации СМК

На этом этапе формируются нормативные документы, регламенты и процедуры, обеспечивающие работу системы менеджмента качества. Основой для них обычно является уже существующий на предприятии набор документов, который модифицируется и дополняется в соответствии с требованиями стандарта.

Сначала на основе «Политики в области качества» готовится документ под названием «Руководство по качеству». Он содержит основные положения, регламентирующие деятельность в рамках СМК: разграничение зон ответственности, требования к службе качества, описание процедур обеспечения качества, порядок ведения документооборота СМК, описание процедуры рассмотрения жалоб и т. п.

Следующий уровень документов называется «Общесистемные документированные процедуры». В соответствии со стандартом ISO 9001 следует осуществлять шесть процедур:

1) управление документами;

2) управление данными (записями);

3) управление аудитом СМК;

4) управление продукцией, не соответствующей стандартам (процесс выявления брака и порядок его утилизации);

5) управление мероприятиями, корректирующими несоответствия;

6) управление мероприятиями, предупреждающими появление несоответствий.

Документы следующего уровня описывают правила эффективного планирования и реализации процессов и управления ими. К таким документам относятся рабочие методики, должностные инструкции работников, технологические карты процессов.

Основанием «пирамиды» документов являются данные, подтверждающие, что требования, предъявляемые СМК, реализуются на практике. Это отчеты о проделанной работе, записи в журналах операций и т. п., то есть документальная основа ежедневной работы сотрудников.

При составлении нормативной документации нужно учитывать требование стандарта ISO 9001 о компетенции персонала, выполняющего работы в рамках СМК: в нормативных документах должны описываться процесс доступа работников к нормативной документации, а также требования к компетенции персонала (уровень знаний, опыт работы), программа повышения уровня сотрудников в случае необходимости, система мотивации сотрудников и т. п.

Этап 6. Тестирование СМК и внутренний аудит

После разработки всех нормативных документов начинается опытная эксплуатация системы менеджмента качества. Запускать процессы в рамках новой системы можно постепенно, например сначала внедрить контроль процесса закупок, затем производства и т. п. Опытная эксплуатация сопровождается проведением внутреннего аудита, специальных процедур по проверке работы СМК. В начале эксплуатации они проводятся часто (возможно, раз в неделю), затем реже (один раз в месяц или даже в квартал).

Для целей внутреннего аудита необходимо зафиксировать количественные показатели качества, например процент брака, показатель удовлетворенности клиентов, процент возврата и т. п., к которым необходимо стремиться. Для определения значения подобных показателей обычно используют аналогичные показатели лидеров отрасли. В ходе внутреннего аудита должны выявляться несоответствия между текущей работой и требованиями стандарта. Эти отклонения необходимо фиксировать. Затем по итогам аудита проводится корректировка работы сотрудников, а также нормативной документации для того, чтобы в дальнейшем избегать отклонений. Всю эту работу также следует документировать в соответствующих процедурах СМК.

Этап 7. Получение сертификата

Для того чтобы сертифицировать СМК, необходимо подать заявление в сертификационный орган. Первоначально следует представить в сертификационный орган ряд документов:

Заявление о сертификации;

Все документы по СМК («Политику в области качества», «Руководство по качеству»; схему организационной структуры компании, документированные процедуры и другие разработанные документы СМК);

Перечень основных потребителей и поставщиков предприятия.

Специалисты сертификационного органа в течение месяца проводят экспертизу представленных документов. Экспертиза может включать визит представителей сертификационного органа на предприятие для проверки системы качества в действии. По итогам проверки составляется протокол, в котором фиксируются все несоответствия между СМК и требованиями ISO 9001. Обычно по результатам первого этапа проверки находят более ста несоответствий, и задача предприятия как можно быстрее устранить их и доказать это сертификационному органу. Как правило, на данные операции уходит 1-4 месяца.

После этого проводится собственно сертификация. Если все значимые несоответствия устранены, предприятию выдается сертификат (он оформляется около месяца). Повторные (наблюдательные) аудиты СМК сертификационный орган проводит с определенной периодичностью. Они подтверждают, что предприятие не только внедрило систему менеджмента качества, но и постоянно улучшает ее.

Вопросы для обсуждения:

1. Какие выделяют основные стадии развития философии качества?

2. Какие основные особенности японского опыта управления качеством?

3.Какие международные стандарты ИСО стали основой управления качеством и услуг во многих странах мира?

4. Какие выделяют основные направления развития управления качеством в России?

5. При каких условиях возможно в России решение проблемы перехода на TQM?

6. В какой последовательности проводятся работы по созданию системы TQM?

7.В каком случае можно использовать на российских предприятиях кружки качества?

8. Какая модель управления качеством больше всего подходит для российских компаний?

9. Кто заинтересован в улучшении системы качества в фирме больше потребители, поставщики, акционеры, работники фирмы или государство?

10. Какая из российских систем качества может быть использована в настоящее время?

Тесты:

1. Роль руководства компании в TQM:

а) руководители сосредоточены в первую очередь на вопросах общего менеджмента,

б) эффективность TQM в первую очередь определяется руководством компании,

в) эффективность TQM зависит от службы менеджмента качества в компании.

2. В менеджменте качества участвуют:

а) все службы и подразделения компании,

б) только служба менеджмента качества,

в) руководство компании и служба менеджмента качества.

3. Менеджмент качества связан:

а) только с производственными подразделениями компании,

б) со всей системой управления компании,

в) с внешними поставщиками компании.

4. На какие 4 стадии разделена циклическая модель У. Шухарта:

а)планирование, реализация, проверка, корректирующие действия;

б) организация, реализация, контроль, корректировка,

в) исследование рынка, реализация, испытание, корректировка.

5. Какой элемент пирамиды качества находится на ее вершине:

а) качество TQM;

б) качество фирмы,

в) качество продукции.

6. На процесс внедрения всеобщего управления
качеством влияет:

а) давление рынка;

б) ограниченность сырьевых ресурсов;

в) существенные различия в уровнях промышленного развития стран.

7. Ключевым принципом программы бездефектного изготовления продукции Ф.Кросби является:

а) дефекты должны составлять не более 10% всего объема изготавливаемой продукции;

б)допущение уровня дефектов 0,5-1% от общего объема;

в) только нулевой уровень дефектов,

г) данный ученый не занимался подобными исследованиями.

а) Деминга;

в) Джурана.

9. Отличительной особенностью японского подхода к управлению качеством является:

а) мотивация работников за обеспечение высокого качества;
б) принятие Всемирного дня качества;

в) ориентация на контроль качества процессов, а не качества
продукции.

10. По мнению японских специалистов, важнейшей предпосылкой
успешной работы по качеству:

а) тотальный контроль;

б) обучение персонала;

в) работа с поставщиками комплектующих изделий.

11. Процессная модель предприятия состоит из:

а) бизнес-процессов, участниками которых являются структурные подразделения и должностные лица организационной структуры предприятия,

б) этапов создания системы менеджмента качества,

в) процессов участниками которых являются все лица, заинтересованные в производстве, реализации продукции,

12. Принцип TQM «отношения с поставщиками» основан на:

а) организация сотрудничества с поставщиками в устной форме, посредством телефонных переговоров,

б) анализ наиболее выгодных поставщиков необходимого сырья для предприятия,

в) установление документированных процедур, обязательных для соблюдения поставщиком на всех этапах сотрудничества,

г) внедрение системы «точно в срок».

Темы презентаций:

Выберете одно направление из нижеперечисленного и сделайте презентацию.

1. История качества в России.

2. «Звезда» качества в России.

3. Особенности управления качеством в России.

4. Эволюция методов обеспечения качества.

5. Японская модель качества.

6. Европейская модель качества.

7. Американская модель качества.

8. Взаимосвязь общего менеджмента и менеджмента качества.

9. 14 принципов Деминга, пять «смертельных болезней» американских компаний.

10. Принципы управления качеством Джурана.

11. Подход управления качеством Фейгенбаума.

12. Программа «ноль дефектов» Кросби.

13. Особенности внедрения «Всеобщего менеджмента качества» на российских предприятиях.

14. Основные функции службы менеджмента качества в компании.

15. Особенности процессной модели в менеджменте качества.

Нечаева О.В.
Специалист 1 разряда административного
отдела УФК по Архангельской области

Для успешного руководства организацией и её функционирования необходимо управлять ею систематически и прозрачным способом. Успех, может быть, достигнут в результате внедрения и поддержания в рабочем состоянии системы менеджмента качества (СМК), разработанной для постоянного улучшения деятельности с учётом потребностей всех заинтересованных сторон.

Вряд ли кто станет спорить, что для достижения стабильных высоких результатов работы необходима четко функционирующая, результативная СМК.

Разработка СМК – процесс достаточно сложный и кропотливый.

Но как сделать работу по внедрению СМК на основе ИСО серии 9000 плодотворной?

Прежде всего, следует задаться вопросами: зачем предприятия внедряют стандарты ИСО серии 9000 и какой может быть при этом стратегия их руководителей? Практика показывает, что в большинстве случаев высшее руководство преследует 2 основные цели:

использование их как средство повышения эффективности деятельности предприятия, а затем, по мере необходимости, сертификации СМК на соответствие требованиям стандартов.

внедрение их только с целью сертификации СМК.

Постановка и достижение 1 цели в максимальной степени позволяет свести к минимуму опасность формального внедрения стандартов ИСО серии 9000. При реализации такой стратегии на 1 план выступают не процедуры, а качество продукции (услуг) и процессов, а также творческий подход к решению возникающих проблем. Именно это является гарантией, что деятельность по повышению качества работы и её результатов не будет заменена работой с бумагами. Такая стратегия создаёт необходимые условия для реализации основных принципов, на которых базируются стандарты ИСО серии 9000: ориентация на потребителя, лидерство руководства, вовлечение работников, процессный подход, системный подход, непрерывное улучшение, взаимовыгодные отношения с поставщиками, принятие решений на основе фактов. Эти восемь принципов определены для того, чтобы высшее руководство могло руководствоваться ими с целью улучшения деятельности организации.

В настоящее время работа по созданию и внедрению СМК входит в состав приоритетных направлений деятельности Управления. Создана рабочая группа по реализации "Концепции административной реформы в Управлении и отделениях по городам и районам Архангельской области" и разработан план работы по созданию и внедрению СМК. С начальниками Отделений и отделов Управления проведены обучающие семинары по вопросам качества, где были разъяснены преимущества создания и внедрения СМК в Управлении. На данном этапе работы перед структурными подразделениями Управления и Отделениями по городам и районам Архангельской области стоит задача описать процессы и процедуры.

Внедрять стандарты ИСО серии 9000 необходимо на основе осознанной внутренней потребности коллектива повысить качество оказываемых услуг.

Формирование именно такой стратегии, её разъяснение и доведение до всех сотрудников – главная задача руководства УФК по Архангельской области с 2002 года.

Создание и внедрение СМК необходимо рассматривать как инновационный подход к управленческой деятельности и стремление улучшить работу каждого служащего, повысив тем самым качество предоставляемых услуг.

Всю работу по созданию и внедрению СМК можно условно разделить на 6 этапов:

1) Подготовительный этап

Подготовительный этап предполагает реализацию следующих мероприятий:

а) Издание приказа о создании и внедрении СМК

б) Создание рабочей группы

в) Разработка программы (плана работ) по созданию и внедрению СМК.

В настоящее время в УФК создана рабочая группа и разработан план работ по созданию и внедрению СМК.

Второй этап - формирование миссии, Политики в области качества, целей в области качества

Существует достаточно много определений понятия Миссии. Миссию определяют как стратегическую цель, выражающую смысл существования и предназначение организации. Генеральная цель, смысл существования, предназначения, роль и философия – это список понятий, с которым связывают миссию организации.

Политика в области качества определяет ответственность высшего руководства за качество выпускаемой продукции (оказываемых услуг) и процессов и является равноправной и согласованной частью общей политики и стратегии организации.

Цели должны быть конкретными, измеримыми и согласуемыми с Политикой в области качества, ориентированными во времени, обеспеченными ресурсами и не противоречащими внешним и внутренним факторам.

Формирование миссии, Политики в области качества, целей в области качества - это задача высшего руководства УФК.

3) Третий этап - определение и построение процессов

Суть процессного подхода как одного из принципов менеджмента качества изложена в стандартах ИСО серии 9000.

Тем не менее, этот подход по-прежнему остаётся нереализованным в той мере, в коей должен обеспечивать своё предназначение – быть инструментом постоянного улучшения деятельности. Причина этого – в человеческом факторе, определяющем эффективность и, в конечном счёте, экономические результаты всех видов деятельности, реализуемые в рамках организации. Только люди, работающие на предприятии, могут сделать его успешным. Но люди должны хотеть этого.

Любая деятельность или комплекс деятельности, в которой используются ресурсы для преобразования входов в выходы, может рассматриваться как процесс.

Применения процессного подхода становится объективно необходимым, по крайней мере, для тех, кто совершает свою деятельность. Процессная модель представляет собой систему (сеть) взаимодействующих процессов, каждый из которых влияет на функционирование других процессов и системы в целом.

Состав процессов формируется на основе их классификации и для разных организаций он будет своим в зависимости от размера организации, направления бизнеса, орг. структуры и др. факторов. В большинстве случаев процессные модели и составы процессов СМК отличаются друг от друга даже для похожих организаций.

Классификацию процессов считают одним из наиболее эффективных способов идентификации и систематизации процессов.

Сегодня большинство специалистов склоняются к тому, чтобы подразделять все процессы на 3 группы:

Основные процессы

Обеспечивающие (вспомогательные)

процессы Управления (менеджмента)

Согласно требованиям стандартов ИСО серии 9000 реализация процессного подхода идёт в последовательности, представленной на рисунке 1.

Рисунок 1 – Последовательность реализации процессного подхода

Попытка организации реализовать 1 этап – идентифицировать процессы СМК – сразу высвечивает ряд проблем:

Успешное устранение этих проблем позволяет:

определить процессы и их функции

установить ответственность за результаты процессов

сформулировать баланс ответственности и полномочий, необходимых для принятия решений по улучшению процесса.

На этом этапе у сотрудников формируется чёткое представление о границах их прав и ответственности, что с другой стороны, исключает дублирование функций, а с другой – предупреждает желание переложить проблемы своего процесса на плечи других коллег.

Основным документом, подтверждающим, что организация установила процессы, необходимые для функционирования СМК, служит орг. структура.

Поскольку потери качества происходят на стыках процессов, то следующая стадия реализации процессного подхода включает в себя установление последовательности и взаимодействия процессов . На этом этапе также возникают проблемы:

Чёткое установление взаимодействия процессов на основе перечисленных документов создаёт основу для рационального распределения ресурсов с учётом того вклада, который вносит каждый из процессов в достижение общих целей организации.

Поскольку предназначение любого процесса – способствовать достижению целей организации, логика улучшения деятельности состоит в том, чтобы через совершенствование процессов обеспечить развитие организации в целом.

Рисунок 2 – Зависимость уровня развития организации от уровня развития процессов

Управление процессом (рисунок 3) начинается с определения того, для чего данный процесс создан, какую роль он выполняет в организации.

Рисунок 3 - Управление процессом

Документирование процесса требует разработки детальных процедур, которые описывают, как что делается. Так как описание процесса технически сделать нетрудно, мало кто понимает, как много работы требуется на самом деле, чтобы разработать хорошую документацию по процессам и поддерживать её в рабочем состоянии.

Самые распространённые проблемы, связанные с документированием процессов представлены в таблице 1.

Таблица 1

В настоящее время существует много способов описания процессов. Каждая организация выбирает наиболее подходящий для себя способ. Процессы могут быть представлены в виде блок-схем (алгоритмов), таблиц, диаграмм, матриц и т.д. Также они могут быть описаны с помощью специальных программ, например IDEF моделирование.

Чтобы определить какой из этих способов наиболее полно описывает процесс, необходимо произвести сравнительный анализ вышеизложенных способов (см. таблицу 2).

Таблица 2 – Сравнительный анализ форм представления процесса

Каждый из рассмотренных способов имеет свои положительные и отрицательные стороны. Для наиболее эффективного и полного описания процесса следует применять различные методы описания в комплексе. Именно использование нескольких способов описания процессов применяет УФК по Архангельской области.

4) Четвертый этап - документирование СМК

Структура документации СМК состоит из следующих уровней:

а) "Нулевой цикл" образует правовая документация (лицензионные документы, распоряжения вышестоящих организаций, постановления Правительства РФ, законы РФ);

б) "Базовый уровень" образует документация по обеспечению качества (внутренние технические документы, внутренние нормативные документы, внешние нормативные документы, методические документы, документы по стратегическому и оперативному планированию, организационно-распорядительные документы);

в) Документация по подтверждению качества (записи);

г) Документация по управлению на основе качества (рабочие инструкции исполнителей, документированные процедуры (среди которых шесть обязательных), руководство по качеству, политика и цели в области качества).

УФК по Архангельской области необходимо разработать ряд документов СМК для эффективного руководства и управления деятельностью Управления, т.к. на сегодняшний день отсутствуют даже основные документы СМК: Политика в области качества, Руководство по качеству и др.

5) Пятый этап - внедрение СМК

Внедрение СМК подразумевает проведение внутренних аудитов системы, а также выполнение корректирующих и предупреждающих действий, позволяющих в конечном счете повысить результативность процессов.

В УФК разработана и внедрена с 01 января 2007 года Процедура (Порядок) организации и проведения проверок деятельности отделений и структурных подразделений (отделов) Управления Федерального казначейства по Архангельской области, которая позволила обеспечить качество управления программой проверки, а также стандартизировать деятельность по проведению аудитов в УФК.

Следует отметить, что проводить аудит СМК должна группа аудиторов, которая имеет соответствующий сертификат аудитора СМК. Это очень важно, т.к. только компетентный аудитор может дать объективную оценку СМК.

6) Шестой этап - сертификация СМК

На данном этапе происходит процедура сертификации СМК, где предварительно необходимо выбрать орган по сертификации.

В заключении необходимо отметить, что соответствовать требованиям стандартов ИСО серии 9000 - это не только поднять работу государственных гражданских служащих на новый, более качественный уровень, сделать прозрачными и оптимизировать все процессы управления, но и значительно улучшить качество оказываемых услуг, повысить результативность и эффективность деятельности, что собственно и является главной целью Управления Федерального казначейства по Архангельской области.