Родственные профессии секретаря. Всё о профессии секретаря. Совместимость с нарушения здоровья и инвалидностью
Профессия тесно пересекается с секретарем. Референт - это должностное лицо в организации, и он является непосредственным помощником своего руководителя.
Обязанности референта - подбор материалов документального характера для ознакомления и изучения руководством компании, составление докладов, консультации по различным вопросам. Но чаще можно встретить комбинированную должность - секретарь-референт, в которой функции референта выполняет секретарь.
Референт - это, прежде всего, человек, помогающий и облегчающий работу руководителя. Во все времена в цивилизованном обществе, начальники любых рангов опирались на своих верных и исполнительных помощников, которые, обладая определённой властью, выполняли различные поручения, записывали указы, мудрые мысли и размышления руководителя.
Функции современных секретарей-референтов - делопроизводство, работа с базами данных, организация и координация связи между отделами, непосредственная помощь руководителю, обеспечение его комфортной работы.
Личные качества
Немаловажные качества - коммуникабельность, общительность, высокая степень ответственности. Ведь руководитель полностью доверяет профессионализму секретаря-референта. Подвести руководителя - значит поставить пятно на его репутации и самой организации.
Требования, предъявляемые руководителями к личности референта довольно обширны. Кроме высокого уровня владения профессией требуется пунктуальность, находчивость, исполнительность, организационные способности, приятная внешность.
Образование (Что надо знать?)
Референту понадобятся навыки работы на компьютере и другой оргтехнике, знание офисных программ, хорошая скорость печати, владение иностранными языками. Профессию референта отдельно получить в нашей стране затруднительно.
Некоторые учебные заведения по подготовке секретарей вводят в курс программу реферирования. Так что, желающие работать по специальности секретарь-референт могут получить её в техникумах, на курсах секретарей, переводческих курсах. Но на работу все-таки берут с образованием и лучше с высшим.
Место работы и карьера
Профессия очень массовая. Специалисты требуются в любых офисных организациях. Профессия секретарь-референт - отличная стартовая площадка для многих молодых людей. Узнать изнутри работу офиса, принципы работы с документацией, архивами, ведение протоколов, составление приказов, работа с корреспонденцией, посетителями и телефонными звонками - все это бывает очень полезно для будущей карьеры менеджера.
Где учиться?
Вузы по специальности | Специальность | Формы обучения |
Стоимость за год (рубли) |
Проходной балл (2018 г.) |
Институт гуманитарного образования |
Очная (4 года) |
бесплатно (10 мест) |
||
Факультет документальных коммуникаций и туризма |
Документоведение и архивоведение |
Очная (4 года) |
бесплатно (8 мест) |
|
Факультет Евразии и Востока |
Зарубежное регионоведение |
Очная (4 года) |
бесплатно (3 места) |
|
Институт лингвистики и международных коммуникаций |
Зарубежное регионоведение |
Очная (4 года) |
бесплатно (6 мест) |
|
Документоведение и архивоведение |
Очная (4 года) |
бесплатно (15 мест) |
||
Уральский гуманитарный институт |
Зарубежное регионоведение |
Очная (4 года) |
бесплатно (9 мест) |
Колледжи и техникумы по специальности | Специальность | Прием на базе |
Прием на базе |
Стоимость за год (рубли) |
||
Содержание труда. Секретарь-референт - работник, ведающий документацией и текущими делами отдельного лица или учреждения, консультант по определенным вопросам. Выполняет технические функции и организационную работу по поручению руководителя. Применяя рациональные методы работы с посетителями и документами, способствует успешному и оперативному решению основных задач организации. Секретарь-референт устанавливает связи руководителя с сотрудниками, передает задания исполнителям, следит за их выполнением. Участвует в подготовке и обслуживании различных совещаний, заседаний, конференций. Организует и регулирует прием посетителей. Хорошо разбираясь в структуре учреждения и функциях ответственных сотрудников, «фильтрует» обращения к руководителю, адресуя к должностным лицам, компетентным в данном вопросе. Ведет телефонные переговоры.
Работает с документацией - анализирует письма и документы, систематизирует их по степени важности. Готовит информационные сообщения и рефераты по порученным вопросам. Составляет проекты приказов, ответы на письма и запросы. Стенографирует заседания, ведет протоколы, картотеку адресов организаций и лиц, с которыми ведутся переписка или переговоры.
Активно использует в своей работе технические средства - компьютер, оргтехнику, средства связи, аудиозаписи и т. д.
Условия труда. В различных учреждениях работа секретаря-референта может иметь свою специфику. Работа может быть ненормированной, предполагать командировки. Могут быть востребованы специальные знания в какой-либо области (например, знание технологических процессов, технические знания и т. д.).
Работа секретаря-референта протекает в очень насыщенной информационно-коммуникативной среде. В течение дня ему приходится вступать в контакты с большим количеством людей, отслеживая и регулируя при этом различные информационные потоки. Секретарь-референт должен быть гибким, хорошо приспосабливающимся к изменяющимся условиям.
Области применения. Секретари-референты работают во всех более или менее крупных организациях и учреждениях, ведущих прием посетителей и имеющих документооборот.
Доминирующая профессиональная направленность - на работу с людьми и документами.
Профессиональный тип личности - социальный, исследовательский, конвенциональный.
Доминирующие интересы - к русскому языку и литературе (безукоризненное знание орфографии, пунктуации, стилистики); к психологии общения, этике; к делопроизводству, стенографии, машинописи; к работе с техническими средствами.
Сопутствующие интересы - к эстетике, праву, экономике, иностранным языкам, специальным знаниям.
Необходимые качества: умение ладить с людьми, общительность, доброжелательность, эмоциональная устойчивость, самообладание; качества деловые: ответственность, организованность, хорошая оперативная память, способность концентрировать и распределять внимание, хорошая зрительно-моторная координация. Секретарь-референт должен обладать высокой общей культурой и владеть правильной речью. Желательно (в отдельных случаях необходимо) знание иностранного языка.
Недопустимы: вспыльчивость, грубость, раздражительность, склонность к частой смене настроения.
Медицинские ограничения. Деятельность противопоказана людям, страдающим сердечно-сосудистыми заболеваниями, заболеваниями внутренних органов (печени, щитовидной железы и т. д.), психическими недугами, расстройствами нервной системы, проявляющимися в раздражительности; а также людям, имеющим дефекты речи и явные физические недостатки.
Родственные профессии: администратор, референт, секретарь, офис-менеджер, делопроизводитель, приемщик заказов, регистратор, секретарь суда, помощник руководителя.
Профессия секретаря-референта востребована на рынке труда Санкт-Петербурга и Ленинградской области.
Перспективы профессионального роста - повышение квалификации, продолжение образования в колледжах и техникумах по специальности «Делопроизводство и архивоведение», «Государственное и муниципальное управление», продолжение образования в высших учебных заведениях по специальностям «Документоведение и документационное обеспечение управления», «Менеджмент организации, управление персоналом», «Связи с общественностью», «Государственное и муниципальное управление». Административный рост.
Секретарь - инициативный работник офиса, на которого возложен широкий круг обязанностей: это и ответы на телефонные звонки, и регистрация корреспонденции, и организация встреч, и ведение делопроизводства, а также выполнение всех поручений руководителя и принятие самостоятельных решений в пределах своей компетенции.
Цель труда секретаря – обеспечить эффективную управленческую и административную деятельность предприятия.
Под понятием «секретарь» скрываются люди различных профессий:
- Секретарь на ресепшн – принимает и распределяет телефонные звонки, встречает посетителей и выполняет мелкие поручения руководителя. Должность не требует специального образования. Иногда такому сотруднику вменяют приобретение воды или канцтоваров. По престижу данное место находится на самой низкой ступени карьерной лестницы.
- Секретарь-референт – это довольно ответственная должность и во многом схожа с работой офис-менеджера. Требуется готовить проектные решения, редактировать документы, составлять тексты для выступления начальника на всевозможные мероприятия. Контроль над работой других сотрудников также лежит на секретаре-референте. Профессию можно получить после обучения в специализированной школе, учебном центре или после окончания среднего специального учебного заведения.
- Помощник руководителя – занимать место ассистента считается почетным. Делопроизводитель должен не только установить доверительные отношения с руководителем, но и обладать стрессоустойчивостью и уверенностью в себе. Специалисту такого уровня необходимо решать организационные и административные проблемы, организовать работу персонала.
Кроме основных вышеперечисленных направлений трудовой деятельности секретаря, различают дополнительные наименования данной профессии, которые имеют некоторые особенности.
- Так, техническому секретарю нужно уметь печатать 145 символов в минуту не глядя на клавиатуру, задействовав все десять пальцев сразу. Такой человек должен довести до автоматизма свою работу с офисной оргтехникой и заниматься телефонным обслуживанием.
- Для секретаря-переводчика кроме основных функций, важно профессионально владеть иностранным языком для участия в переговорах с иностранными деловыми партнерами.
- В обязанности делопроизводителя входит систематизирование документации учреждения, а также работа с архивом, регистрация корреспонденции, оформление счетов.
- Административно –хозяйственные вопросы ложатся на плечи офис-секретаря . Кроме ведения деловой переписки, необходимо заниматься бронированием билетов и отелей, встречать гостей и партнеров, выполнять распоряжения руководителя.
- Должность с немного необычной спецификой работы для данной профессии – судебный секретарь . Место работы такого специалиста – суд. Работник проверяет явку вызванных людей на судебное заседание, ведет протоколы заседания суда, печатает судебные акты, выполняет все указания судьи.
История профессии секретарь
Если приоткрыть занавес истории и отправится на поиски ответа на вопрос: откуда взяла начало профессия « секретарь», то, скорее всего, путь приведет нас к писарям и летописцам. Эти люди занимались перепиской, вели запись распоряжений и указов царя, фиксировали события в хронологическом порядке.
Государственным и политическим деятелям также трудно было обходиться без помощника. В России секретарскую должность ввел Петр I в 1720 году, предъявив к профессии высокие требования. Работу секретаря доверяли людям со знанием законов, наличием образования и владеющим всеми тонкостями профессии.
С 1840 года руководители многих предприятий стали назначать к себе в помощники личного секретаря. Однако людей без специальных навыков на эту должность не брали. Так, стали открываться секретарские курсы. Что интересно, вначале они появились в Харькове, а в США только спустя одиннадцать лет.
Научно – технический прогресс стремительно развивался: копирки и пишущие машинки остались в прошлом, наделив сегодняшнее рабочее место секретаря современными компьютерами, факсом и прочей оргтехникой.
Профессиональный праздник «секретаря» принято отмечать в последнюю среду полной недели апреля.
Плюсы и минусы
Профессия, несомненно, имеет перевес в преимуществах:
- возможность в некоторых случаях совмещения учебы и работы;
- отсутствие физической нагрузки;
- комфортные условия работы в теплом помещении;
- полезные навыки общения и приобретение выгодных связей;
- всегда можно воспользоваться ксероксом в личных целях.
Недостатки:
- необходимость постоянно находится на виду у начальника;
- требуется каждый день выглядеть безупречно, поскольку о солидности компании зачастую судят по внешнему виду сотрудников;
- однотипность и рутинность работы (в мелких учреждениях);
- в некоторых компаниях трудно самореализоваться;
- ненормированный график работы.
Требования к профессии секретарь
Кандидат на данную профессию, прежде всего, должен:
- располагать средним или высшим образованием;
- владеть персональным компьютером и уметь работать с пакетом программ Microsoft Office;
- знать основы делопроизводства;
- иметь базовые знания в сфере деятельности секретаря;
- знать стандартные офисные процедуры;
- при необходимости владеть английским языком.
Обязанности секретаря
Руководители небольших фирм хотят, чтобы секретарь:
- просматривал корреспонденцию;
- сортировал и регистрировал входящую и исходящую почту;
- отвечал на телефонные звонки;
- обеспечивал жизнедеятельность офиса (заказ воды);
- общался с клиентами;
- контролировал выполнение различных задач.
В более солидных компаниях круг обязанностей секретаря может быть намного шире. Делопроизводителя просят:
- организовать прием или совещание;
- распланировать рабочее время руководителя;
- приобрести канцтовары и прочие вещи;
- заказать для начальника или служащих гостиницу или авиабилеты;
- вести протокол собрания;
- подготавливать переговоры с бизнес – партнерами.
Секретарь обязан заниматься делопроизводством.
Ответственность секретаря
В некоторых компаниях на должности секретаря ни за что отвечать не приходится, в других он обременен материальной и дисциплинарной ответственностью, кроме загруженности своими должностными обязанностями.
В случае утери секретарём каких-либо важных документов, к административной ответственности будет привлечен не специалист, а юридическое лицо, т.е. компания.
Секретарь может являться материально-ответственным лицом и следить за наличием основных материальных ценностей, которые находятся в офисе в его подотчете: мебель, оргтехника и других.
Полномочия секретаря
Руководитель обязан предоставить всю необходимую информацию для того, чтобы секретарь мог справиться с поставленной задачей. Это касается и конфиденциальных данных.
Секретарь может обсудить с руководителем вопросы по поводу своего видения, как можно улучшить свою работу и работу организации.
Он имеет право:
- запрашивать у сотрудников компании необходимую документацию для соблюдения пунктов своей должностной инструкции;
- требовать от руководителя принять меры для обеспечения сохранности документации и материальных ценностей;
- решать производственные вопросы в пределах своей компетенции.
Особенности профессии
Должность секретаря – привилегия женщин. Именно их руководители хотят видеть своими помощниками. Это объясняется женским умением проявить гибкость, предотвратить агрессию шефа, уловить его настрой и особенности характера. Прекрасная половина сумеет сделать комфортным деловой офис и впечатлить партнеров.
Однако, мужчина может претендовать на должность помощника руководителя, устраиваясь на работу в крупную фирму.
Профессиональные навыки и умения секретаря
Для работы секретарём важно:
- быть на «ты» с персональным компьютером;
- обладать культурой общения;
- уметь найти подход к посетителям;
- проявлять аккуратность и пунктуальность.
Некоторые компании видят на должности секретаря человека со знанием иностранных языков.
Личные качества секретаря
Если задать вопрос руководителям различных предприятий, о том какими чертами характера должен быть наделен его личный секретарь, то можно предположить, что их ответ будет однозначным:
- коммуникабельностью и ответственностью,
- пунктуальностью и организованностью,
- терпимостью и стрессоустойчивостью.
Кроме того, отмечают презентабельную внешность, красивую речь, хорошую память.
После общения с секретарем компании в посетителе должна появиться уверенность, что здесь ему помогут разрешить его вопрос.
Карьера
Должность секретаря окутана мифами о трудностях, связанных с продвижением по карьерной лестнице. Отчасти, это так и есть. Но это лишь отчасти – все зависит от каждого человека лично.
Кто-то уже через 1-2 года проявляет себя с наилучшей стороны и уверено двигается вперед навстречу многочисленным перспективам, а кому-то и должности секретаря оказывается много.
Умные и инициативные сотрудники могут подыскать себе место посолидней внутри той же компании, став например помощником менеджера, а после менеджером или даже директором.
Где работать секретарю
В секретарях нуждаются:
- различные организации и фирмы;
- суды, адвокаты и нотариусы.
Секретарь необходим как в крупной компании, так и на предприятии, занимающемся малым бизнесом.
Сколько зарабатывает секретарь
Нельзя назвать какую то фиксированную сумму, если говорить о среднемесячном окладе людей, занимающих должность секретаря.
Госучреждения не балуют своих делопроизводителей высокими заработками и платят им примерно 300 долларов. Но, если пойти работать в крупную иностранную компанию, то можно повысить доход до 1000 долларов.
Образование
При приеме на вакансию помощником руководителя рассматривают людей с высшим образованием или наличием свидетельства об окончании специализированного учебного центра для секретарей. Иногда обучение можно пройти в компании, которая согласна принять Вас на работу.
Работать секретарем можно и без высшего образования, но солидные компании хотят видеть в своей команде дипломированных специалистов со знанием делопроизводства, этики делового общения, психологии, стенографии и скорочтения, умением работать в 1С и мастерски управляться с оргтехникой.
Александр Юрьевич
Директор кадрового агентства
С возникновением письменности в древности появилась небольшая группа грамотных людей, занимающихся переписыванием различных текстов. Такие писцовые копии на Руси известны еще с XI века. В XIX веке в многочисленных департаментах России над переписыванием огромного числа бумаг и документов трудились чиновники — титулярные советники. С развитием технического прогресса все больше ощущалась необходимость в создании высокопроизводительных печатных машин. Первая промышленная модель пишущей машины была изобретена в США в 1867 году Н. Шолсом, С. Суле, К. Тлидденом.
В настоящее время на смену ей пришел персональный компьютер. Несомненно, работа по печатанию различных документов стала значительно легче. Но тем не менее деятельность секретарей-референтов не сводится только лишь к механическому набиванию текстов. Помимо этого они должны обладать еще многими умениями. По сути, секретарь-референт — это "правая рука" руководителя.
Профессиограмма "Секретарь-референт"
Наименование профессии | секретарь-референт (секретарь) |
Доминирующий способ мышления | адаптация — координация |
Дополнительный способ мышления | приложение — регуляция; производство — выносливость |
Область базовых знаний №1 и их уровень | делопроизводство и архивоведение, уровень 3, высокий (теоретический) |
Область базовых знаний №2 и их уровень | канцелярская работа с использованием оргтехники, уровень 2, средний (практическое использование знаний) |
Профессиональная область | социальная (общественная) сфера |
Межличностное взаимодействие | частое по типу "напротив" |
Доминирующий интерес | предприимчивый |
Дополнительный интерес | реалистический |
Условия работы | в помещении; сидячий |
Предпочтительный пол | — |
Доминирующие виды деятельности профессии "Секретарь-референт":
- выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы руководителя организации или ее подразделений;
- получение для руководителя сведений от работников подразделений, вызов их по его поручениям, организация приема посетителей;
- организация телефонных переговоров руководителя;
- оформление деловой переписки руководителя, сортировка корреспонденции;
- осуществление работы по подготовке заседаний или совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрация);
- печать по указанию руководителя различных материалов, документации и отправление их по адресатам с использованием оргтехники;
- стенографирование текстов подготавливаемой руководителем документации, протоколов заседаний с последующей их расшифровкой и печатанием на компьютере;
- составление по просьбе руководителя различных докладов, писем, документов;
- формирование дел в соответствии с утвержденными правилами, обеспечение их сохранности и в установленные сроки сдача в архив;
- обеспечение руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создание условий, способствующих эффективной работе руководителя.
Качества, обеспечивающие успешность выполнения профессиональной деятельности секретаря-референта:
Способности | Личностные качества, интересы и склонности |
|
|
Качества, препятствующие эффективности профессиональной деятельности:
- неспособность быстро переключаться с одного вида деятельности на другой;
- неспособность работать в подчинении, сильно выраженная склонность к лидерству, руководству;
- медлительность, нерасторопность;
- неумение планировать свою работу;
- низкий уровень развития всех видов и типов памяти.
Области применения профессиональных знаний:
- фирмы, компании, организации, предприятия любого профиля (приемные руководителей, директоров).
С е к р е т а р ь, по определению толкового словаря Ожегова С.И., – это работник, заведующий деловой перепиской, текущими делами отдельного лица или учреждения.
Р е ф е р е н т (от лат. referens, referentis – передающий, сообщающий) – должностное лицо и консультант по определенным вопросам.
С е к р е т а р ь - р е ф е р е н т играет значительную роль в бесперебойной работе в административных, хозяйственных, научно-исследовательских учреждениях, частных фирмах.
Работа секретаря-референта объединяет в себе две профессии – секретаря как технического помощника и референта как организационного консультанта.
СОДЕРЖАНИЕ ТРУДА
Обязанности секретаря-референта в различных учреждениях могут отличаться. Это обусловлено характером работы учреждений, предприятий, организаций, компаний.
Но в основном в о б я з а н н о с т и секретаря-референта входят:
- прием, систематизация и рассылка корреспонденции и документации;
- отслеживание сроков исполнения поручений руководителя;
- оформление документации (распечатка рефератов, приказов и т.п.);
- составление докладов, документов, писем по просьбе руководителя;
- организация телефонных переговоров руководителя;
- организация приемов отдельных посетителей и делегаций (в т.ч. иностранных);
- подготовка различных мероприятий: заседаний, совещаний, конференций и т.д.;
- информационное обслуживание мероприятий: подготовка сведений, сообщений, ведение протоколов, стенографирование.
Основные п р е д м е т ы т р у д а – человек (информационное обслуживание) и знаковые системы (тексты, документы, цифры).
В своей работе секретарь-референт использует вещественные (орудийные) с р е д с т в а т р у д а - ручные (ручка), электрические и электронные (пишущая машинка, телефон, факс, телекс, магнитофон, диктофон, переговорное устройство, персональный компьютер). Кроме этого, к о с н о в н ы м относятся и его невещественные (функциональные) с р е д с т в а – долговременная и кратковременная память, хорошие устойчивость, распределение и переключение внимания; развитая мелкая моторика рук, деловая устная и письменная речь, деловое поведение, а также органы чувств – зрение, слух.
Работа секретаря-референта имеет четко определенный х а р а к т е р и осуществляется в соответствии с действующими:
- должностными обязанностями;
- нормативными и законодательными государственными актами;
- правилами внутреннего распорядка учреждений (организаций);
- этикой делового общения.
Ф у н к ц и о н а л ь н о секретарь-референт является исполнителем, т.к. его практическая деятельность полностью зависит от указаний и распоряжений руководителя (отсюда, как следствие, ненормированный рабочий день, неделя), но иногда он является и организатором работы других специалистов внутри и за пределами своей организации.
К о н т а к т ы у секретаря-референта многочисленные, разноуровневые, с меняющимся кругом лиц. Это – посетители, руководители других организаций, сотрудники, делегации.
Секретарь-референт несет повышенную м о р а л ь н у ю ответственность за общение с посетителями и сохранность конфиденциальной информации.
Секретарь-референт работает в комфортных у с л о в и я х - в помещении, рабочее место оборудовано телефоном и различной оргтехникой.
П с и х о ф и з и о л о г и ч е с к у ю н а п р я ж е н н о с т ь в работу секретаря-референта могут вносить следующие факторы:
- повышенная моральная ответственность;
- постоянное общение с людьми (коммуникативные нагрузки);
- необходимость часто работать в вынужденном (скором) темпе, гибко перестраиваться и приспосабливаться к быстро меняющимся условиям и заданием работы;
- ненормированный рабочий день.
- нервно-психическая устойчивость;
- высокий уровень устойчивости и распределения внимания;
- хорошая долговременная и оперативная память;
- грамотная, четкая, понятная речь;
- выносливость слухового и зрительного анализатора;
- внешняя привлекательность (желательно).
- стрессоустойчивость;
- умение управлять собой, личная организованность;
- социальный интеллект (умение понимать поведение людей);
- коммуникативные способности;
- готовность выполнять указания других людей;
- исполнительность, обязательность.
Работа секретаря-референта не рекомендуется людям с заболеваниями:
- нервно-психическими;
- сердечно-сосудистыми;
- опорно-двигательного аппарата;
- хроническими инфекционными;
- верхних дыхательных путей;
- зрительного и слухового анализаторов;
- речеголосового аппарата.
Необходимы знания по русскому языку и литературе, информатике, иностранному языку в рамках школьной программы.
ПУТИ ПОЛУЧЕНИЯ ПРОФЕССИИ
Профессии секретаря-референта обучают в учреждениях начального и среднего профессионального образования или на курсах по подготовке и повышения квалификации секретарей-референтов.
РОДСТВЕННЫЕ ПРОФЕССИИ
Секретарь, референт, делопроизводитель, администратор, офис-менеджер, приемщик заказов, регистратор.