Srodna zanimanja tajnica. Sve o tajničkoj profesiji. Kompatibilnost sa zdravstvenim stanjem i invaliditetom

Profesija je usko povezana s tajnicom. Referent je dužnosnik u organizaciji, a neposredni je pomoćnik svom rukovoditelju.

Odgovornosti referenta su odabir dokumentarnih materijala za pregled i proučavanje od strane uprave poduzeća, priprema izvješća i konzultacije o raznim pitanjima. Ali češće možete pronaći kombinirani položaj - tajnik-pomoćnik, u kojem funkcije pomoćnika obavlja tajnik.

Referent je prije svega osoba koja pomaže i olakšava rad menadžera. U svakom trenutku u civiliziranom društvu, šefovi bilo kojeg ranga oslanjali su se na svoje vjerne i izvršne pomoćnike, koji su, imajući određenu moć, izvršavali razne zadatke, zapisivali uredbe, mudre misli i razmišljanja vođe.

Funkcije suvremenih tajnica-pomoćnica su uredski rad, rad s bazama podataka, organiziranje i koordinacija komunikacije između odjela, neposredna pomoć voditelju i osiguravanje njegovog udobnog rada.

Osobne kvalitete

Važne osobine su društvenost, društvenost i visok stupanj odgovornosti. Uostalom, upravitelj u potpunosti vjeruje profesionalnosti pomoćnika tajnika. Iznevjeriti vođu znači baciti ljagu na njegov ugled i samu organizaciju.

Zahtjevi koje menadžeri postavljaju prema referentovoj osobnosti prilično su opsežni. Uz visok stupanj stručnosti u struci, traže se točnost, snalažljivost, marljivost, organizacijske sposobnosti i dobar izgled.

Obrazovanje (Što trebate znati?)

Za pomoćnika će biti potrebno poznavanje rada na računalu i drugoj uredskoj opremi, poznavanje uredskih programa, dobra brzina tipkanja i poznavanje stranih jezika. Teško je kod nas posebno dobiti zvanje asistenta.

Neke institucije za obuku tajnika uvode program sažimanja u tečaj. Dakle, oni koji žele raditi kao pomoćni tajnik to mogu dobiti u tehničkim školama, na tajničkim i prevoditeljskim tečajevima. Ali i dalje zapošljavaju ljude s obrazovanjem, a po mogućnosti s višom.

Mjesto rada i karijera

Zanimanje je vrlo popularno. Stručnjaci su potrebni u bilo kojoj uredskoj organizaciji. Zanimanje pomoćne tajnice odlična je polazna točka za mnoge mlade ljude. Upoznajte se iznutra s radom ureda, principima rada s dokumentacijom, arhivom, vođenjem zapisnika, sastavljanjem naloga, radom s korespondencijom, posjetiteljima i telefonskim pozivima – sve to može biti vrlo korisno za buduću karijeru voditelja.

Gdje učiti?

Sadržaj rada. Tajnik-referent - djelatnik zadužen za dokumentaciju i tekuće poslove pojedinca ili ustanove, savjetnik za određena pitanja. Obavlja tehničke funkcije i organizacijski rad u ime upravitelja. Koristeći racionalne metode rada s posjetiteljima i dokumentima, doprinosi uspješnom i brzom rješavanju glavnih zadataka organizacije. Pomoćnik tajnika uspostavlja veze između voditelja i zaposlenika, delegira zadatke izvođačima i prati njihovu provedbu. Sudjeluje u pripremi i servisiranju raznih sastanaka, sjednica, konferencija. Organizira i regulira prijem posjetitelja. Imajući dobro razumijevanje strukture institucije i funkcije odgovornih zaposlenika, on "filtrira" žalbe upravitelju, upućujući ih službenicima nadležnim za ovo pitanje. Vodi telefonske razgovore.

Radi s dokumentacijom - analizira dopise i dokumente, sistematizira ih po važnosti. Priprema informativne poruke i sažetke o zadanim temama. Izrađuje nacrte naloga, odgovore na dopise i zahtjeve. Vodi stenografske bilješke sastanaka, vodi zapisnike, mapu adresa organizacija i osoba s kojima se dopisuje ili pregovara.

Aktivno koristi u svom radu tehnička sredstva- računala, uredske opreme, komunikacijske opreme, audio zapisa i dr.

Uvjeti rada. U različitim ustanovama rad tajnika-pomoćnika može imati svoje specifičnosti. Posao može biti neredovit i uključivati ​​poslovna putovanja. Mogu biti potrebna posebna znanja u određenom području (na primjer, znanje tehnološki procesi, tehničko znanje itd.).

Posao tajnika-pomoćnika odvija se u vrlo bogatom informacijsko-komunikacijskom okruženju. Tijekom dana mora stupiti u kontakt s velikim brojem ljudi, dok prati i regulira različite tokove informacija. Pomoćnik tajnika mora biti fleksibilan i dobro se prilagođavati promjenjivim uvjetima.

Područja primjene. U svima više-manje rade tajnici-referenti velike organizacije te ustanove koje primaju posjetitelje i imaju protok dokumenata.

Dominantan profesionalni fokus je rad s ljudima i dokumentima.

Profesionalni tip osobnosti - društveni, istraživački, konvencionalni.

Dominantni interesi su ruski jezik i književnost (besprijekorno poznavanje pravopisa, interpunkcije, stilistike); psihologiji komunikacije, etici; uredskom radu, stenografiji, daktilografiji; za rad sa tehničkim sredstvima.

Vezani interesi - estetika, pravo, ekonomija, strani jezici, posebna znanja.

Potrebne osobine: slaganje s ljudima, društvenost, dobronamjernost, emocionalna stabilnost, samokontrola; poslovne osobine: odgovornost, organiziranost, dobra radna memorija, sposobnost koncentracije i raspodjele pažnje, dobra koordinacija oko-ruka. Pomoćnik tajnika mora imati visoku opću kulturu i korektno govoriti. Poželjno (u nekim slučajevima i neophodno) poznavanje stranog jezika.

Neprihvatljivo: kratkotrajan, grubost, razdražljivost, sklonost čestim promjenama raspoloženja.

Medicinska ograničenja. Aktivnost je kontraindicirana za osobe koje pate od kardiovaskularnih bolesti, bolesti unutarnjih organa(jetra, štitnjača, itd.), duševne bolesti, poremećaji živčanog sustava, koji se očituju u razdražljivosti; kao i osobe s govornim manama i očitim tjelesnim nedostacima.

Vezana zanimanja: administrator, asistent, tajnik, voditelj ureda, referent, narudžbenik, zapisničar, tajnik suda, pomoćnik voditelja.

Zanimanje tajnika-pomoćnika traženo je na tržištu rada Sankt Peterburga i Lenjingradske regije.

Izgledi za profesionalni rast - usavršavanje, nastavak obrazovanja na fakultetima i tehničkim školama u specijalnosti „Upravljanje uredom i arhivistika“, „Javno i općinska vlast“, nastavak školovanja na visokom učilištu obrazovne institucije u specijalnostima “Dokumentacija i dokumentacijska podrška menadžment”, “Organizacijski menadžment, kadrovski menadžment”, “Odnosi s javnošću”, “Državno i općinsko upravljanje”. Administrativni rast.

Tajnica je poduzetan uredski djelatnik kojemu je povjeren širok raspon odgovornosti: ovo su odgovori na telefonski pozivi, te registracija korespondencije, te organizacija sastanaka i vođenje evidencije, kao i ispunjavanje svih uputa voditelja i prihvaćanje samostalne odluke u granicama svoje nadležnosti.

Svrha rada tajnika je osigurati učinkovito upravljanje i administrativne aktivnosti poduzeća.

Koncept "tajnice" krije ljude različitih profesija:

• Tajnik recepcije– prima i distribuira telefonske pozive, dočekuje posjetitelje i izvodi mali poslovi vođa. Za radno mjesto nije potrebna posebna stručna sprema. Ponekad je takav zaposlenik zadužen za kupnju vode ili pribora. Što se tiče prestiža, ovo je mjesto na najnižoj razini ljestvice karijere.
• Tajnik-pomoćnik- Ovo je dosta odgovorna pozicija i po mnogo čemu je slična poslu voditelja ureda. Potrebno je pripremiti dizajnerska rješenja, urediti dokumente i sastaviti tekstove za govor šefa na raznim događanjima. Nadzor nad radom ostalih djelatnika također ima pomoćnik tajnika. Zvanje se može dobiti nakon školovanja u specijaliziranoj školi, centru za obuku ili nakon završetka srednje specijalizirane obrazovne ustanove.
• Pomoćnik upravitelja – zauzimati mjesto asistenta smatra se časnim. Službenik ne samo da mora uspostaviti odnos povjerenja s upraviteljem, već mora imati i otpornost na stres i samopouzdanje. Stručnjak ove razine treba riješiti organizacijske i administrativne probleme i organizirati rad osoblja.

Osim gore navedenih glavnih područja radna aktivnost Tajnik, postoje dodatni nazivi za ovu profesiju, koji imaju neke značajke.

• Tako, tehnički tajnik morate moći tipkati 145 znakova u minuti bez gledanja u tipkovnicu, koristeći svih deset prstiju odjednom. Takva osoba mora automatizirati svoj rad s uredskom opremom i uključiti se u telefonske usluge.
• Za tajnik-prevoditelj Uz osnovne funkcije, važno je i stručno poznavanje stranog jezika za sudjelovanje u pregovorima s inozemnim poslovnim partnerima.
• Zadužen službenik uključuje sistematizaciju dokumentacije ustanove, kao i rad s arhivom, evidentiranje korespondencije i obradu računa.
• Administrativna i gospodarska pitanja padaju na pleća uredski tajnik. Osim vođenja poslovne korespondencije, potrebno je rezervirati karte i hotele, upoznati goste i partnere te izvršiti naloge upravitelja.
• Radno mjesto s pomalo neobičnim specifičnostima rada za ovo zanimanje - sudski činovnik . Radno mjesto takvog stručnjaka je sud. Zaposlenik provjerava prisustvo pozvanih osoba sudsko ročište, vodi zapisnike o sudskim ročištima, ispisuje sudske akte, prati sve upute suca.

Povijest tajničkog poziva

Podignemo li zavjesu povijesti i krenemo u potragu za odgovorom na pitanje: otkud profesija „tajnik“, onda će nas, najvjerojatnije, put odvesti do činovnika i kroničara. Ti su se ljudi dopisivali, vodili evidenciju o kraljevim naredbama i dekretima i bilježili događaje kronološkim redom.

I državnicima i političarima bilo je teško snaći se bez pomoćnika . U Rusiji je tajnički položaj uveo Petar I. 1720. godine, postavljajući visoke zahtjeve profesiji. Posao tajnika povjeravao se ljudima koji poznaju zakone, obrazovani su i vladaju svim zamršenostima struke.

Od 1840. čelnici mnogih poduzeća počeli su imenovati osobnog tajnika kao svog pomoćnika. Međutim, na ovo mjesto nisu angažirani ljudi bez posebnih vještina. Tako su se počeli otvarati tajnički tečajevi. Zanimljivo, prvi put su se pojavili u Harkovu, au SAD-u tek jedanaest godina kasnije.

Znanstveni i tehnološki napredak se ubrzano razvijao: fotokopirni strojevi i pisaći strojevi stvar su prošlosti, dajući današnje radno mjesto tajnica sa suvremenim računalima, faksom i ostalom uredskom opremom.

Profesionalni praznik "tajnika" obično se slavi zadnje srijede u cijelom tjednu travnja.

Za i protiv

Profesija je nedvojbeno u prednosti u:

• mogućnost u nekim slučajevima kombiniranja studija i rada;
• nedostatak tjelesne aktivnosti;
• udobni radni uvjeti u toploj sobi;
• korisne komunikacijske vještine i stjecanje profitabilnih veza;
• Uvijek možete koristiti fotokopirni uređaj za osobne potrebe.

Mane:

• potreba je stalno na vidiku šefa;
• trebate izgledati savršeno svaki dan, budući da se po tome često ocjenjuje solidnost poduzeća izgled zaposlenici;
• jednoobraznost i rutina rada (u malim ustanovama);
• u nekim tvrtkama teško se realizirati;
• neredovan raspored rada.

Uvjeti za zvanje tajnika

Kandidat za ovo zanimanje prije svega mora:

• imaju srednje ili visoko obrazovanje;
• posjedovati osobno računalo i znati raditi s programskim paketom Microsoft Office;
• poznavati osnove uredskog rada;
• ima osnovno znanje iz područja djelatnosti tajnika;
• poznavati standardne uredske procedure;
• ako je potrebno, govori engleski.

Odgovornosti tajnika

Menadžeri malih firmi žele tajnicu:

• pregledana korespondencija;
• sortirana i evidentirana dolazna i odlazna pošta;
• odgovori na telefonske pozive;
• osigurano funkcioniranje ureda (naručivanje vode);
• komunicirao s klijentima;
• nadzirao izvršavanje raznih zadataka.

U uglednijim tvrtkama, odgovornosti tajnika mogu biti puno šire. Od službenika se traži da:

• organizirati prijem ili sastanak;
• plan radno vrijeme menadžer;
• kupiti pribor i druge stvari;
• rezervirajte hotelske ili zrakoplovne karte za svog šefa ili zaposlenike;
• voditi zapisnik sastanka;
• pripremiti pregovore s poslovnim partnerima.

Tajnica je potrebna za obavljanje uredskih poslova.

Odgovornost tajnika

U nekim poduzećima mjesto tajnika ne mora biti ni za što odgovorno, u drugima je materijalno opterećeno i stegovna odgovornost, osim opterećenja svojih radnih obaveza.

Ako tajnica izgubi neke važne dokumente, ne stručnjak, već pravna osoba, tj. tvrtka.

Tajnik može biti financijski odgovorna osoba i nadzirati dostupnost osnovnih materijalna sredstva koji su u uredu pod njegovom kontrolom: namještaj, uredska oprema i drugo.

Ovlasti tajnika

Voditelj je dužan dati sve potrebne podatke kako bi tajnik mogao obaviti zadatak. Ovo se također odnosi na povjerljive podatke.

Tajnik može s voditeljem razgovarati o pitanjima o svojoj viziji, kako može poboljšati svoj rad i rad organizacije.

Ima pravo:

• zahtijevati od zaposlenika tvrtke potrebnu dokumentaciju u skladu s točkama opisa njihovog posla;
• zahtijevati od upravitelja poduzimanje mjera za osiguranje sigurnosti dokumentacije i materijalnih dobara;
• rješavaju proizvodna pitanja iz svoje nadležnosti.

Značajke profesije

Mjesto tajnice je privilegija za žene. Njihovi vođe žele ih vidjeti kao svoje pomoćnike. To se objašnjava sposobnošću žene da pokaže fleksibilnost, spriječi agresiju šefa i shvati njegovo raspoloženje i karakterne osobine. Ljepša polovica moći će poslovni ured učiniti udobnim i impresionirati partnere.

Međutim, muškarac se može prijaviti za mjesto pomoćnika menadžera tako da se zaposli u velikoj tvrtki.

Stručne vještine i sposobnosti tajnika

Za rad kao tajnica važno je:

• biti u kontaktu s osobnim računalom;
• imaju kulturu komunikacije;
• moći pronaći pristup posjetiteljima;
• pokazati točnost i točnost.

Neke tvrtke kao tajnicu vide osobu sa znanjem stranih jezika.

Osobne kvalitete tajnice

Ako postavite pitanje menadžerima razna poduzeća, o tome koje bi mu karakterne osobine trebale biti obdarene osobni tajnik, onda možemo pretpostaviti da će njihov odgovor biti nedvosmislen:

• komunikacijske vještine i odgovornost,
• točnost i organiziranost,
• tolerancija i otpornost na stres.

Osim toga, bilježe prezentiran izgled, lijep govor i dobro pamćenje.

Nakon razgovora s tajnikom tvrtke, posjetitelj bi trebao biti siguran da će mu pomoći riješiti problem.

Karijera

Položaj tajnice obavijen je mitovima o poteškoćama povezanim s napredovanjem na ljestvici karijere. Djelomično je to istina. Ali to je samo djelomično - sve ovisi o svakoj osobi osobno.

Netko se već nakon 1-2 godine očituje sa najbolja strana i samouvjereno korača prema brojnim perspektivama, a za neke se mjesto tajnice pokaže puno.

Pametni i proaktivni zaposlenici mogu naći respektabilniji položaj unutar iste tvrtke, postajući, primjerice, pomoćnik menadžera, a zatim menadžer ili čak direktor.

Gdje raditi kao tajnica

Potrebne tajnice:

• razne organizacije i tvrtke;
• sudovi, odvjetnici i bilježnici.

Potrebna tajnica oba in velika tvrtka, te u malom poduzetništvu.

Koliko zarađuje tajnica?

Nemoguće je navesti neki fiksni iznos ako govorimo o prosječnoj mjesečnoj plaći ljudi na poziciji tajnika.

Državne agencije ne razmazuju svoje službenike visoka zarada i platiti im oko 300 dolara. Ali, ako odete raditi za veliku stranu tvrtku, možete povećati svoj prihod na 1000 dolara.

Obrazovanje

Prilikom prijave na natječaj za pomoćnika voditelja u obzir dolaze osobe s višom stručnom spremom ili svjedodžbom o završenom specijaliziranom programu. centar za obuku za tajnice. Ponekad se obuka može završiti u tvrtki koja vas pristane zaposliti.

Možete raditi kao tajnica i bez visoko obrazovanje, no renomirane tvrtke žele u svom timu vidjeti certificirane stručnjake s poznavanjem uredskog rada i etike poslovno komuniciranje, psihologija, stenografija i brzo čitanje, sposobnost rada u 1C i vješto rukovanje uredskom opremom.

Aleksandar Jurijevič

Direktor agencije za zapošljavanje

S pojavom pisma u antičko doba pojavila se mala skupina pismenih ljudi koji su se bavili prepisivanjem raznih tekstova. Takve pisarske kopije poznate su u Rusiji od 11. stoljeća. U 19. stoljeću u brojnim odjelima Rusije službenici - titularni savjetnici - radili su na prepisivanju ogromnog broja papira i dokumenata. S razvojem tehnološkog napretka sve se više osjećala potreba za stvaranjem visokoučinkovitih tiskarskih strojeva. Prvi industrijski model pisaćeg stroja izumili su u SAD-u 1867. N. Shols, S. Sule, K. Tlidden.

Trenutno je zamijenjen sa osobno računalo. Bez sumnje, posao ispisa raznih dokumenata postao je znatno lakši. Ipak, djelatnost tajnika-referenta nije ograničena na mehaničko tipkanje tekstova. Osim toga, moraju imati još mnogo vještina. U biti tajnik-referent je " desna ruka"vođa.

Profesionogram "Tajnik-referent"

Dominantne djelatnosti zanimanja "Pomoćni tajnik":

• izvršenje tehničke funkcije osigurati i održavati rad voditelja organizacije ili njezinih odjela;
• dobivanje informacija od zaposlenika odjela za voditelja, pozivanje po njegovim uputama, organiziranje prijema posjetitelja;
• organizacija telefonski razgovori menadžer;
• priprema poslovne korespondencije za voditelja, sortiranje korespondencije;
• obavljanje poslova pripreme sastanaka ili sastanaka koje vodi upravitelj (skup potrebne materijale, obavještavanje sudionika o vremenu, mjestu, dnevnom redu sastanka ili sastanka i njihova registracija);
• tiskanje, po nalogu voditelja, raznih materijala, dokumentacije i njihovo slanje primateljima korištenjem uredske opreme;
• stenografsko snimanje tekstova dokumentacije koju priprema voditelj, zapisnika sa sastanaka, nakon čega slijedi njihovo dekodiranje i ispis na računalu;
• sastavljanje raznih izvješća, dopisa, dokumenata na zahtjev upravitelja;
• formiranje slučajeva u skladu s odobrenim pravilima, osiguravajući njihovu sigurnost i utvrđeni rokovi dostava u arhivu;
• odredba upravitelja dopisnice, uz pomoć organizacijske tehnologije, stvaranje uvjeta koji pogoduju učinkovitom radu menadžera.

Osobine koje osiguravaju uspješnost profesionalne djelatnosti tajnika-pomoćnika:

Osobine koje ometaju učinkovitost profesionalne aktivnosti:

• nemogućnost brzog prebacivanja s jedne aktivnosti na drugu;
• nesposobnost podređenog rada, jaka sklonost vođenju i upravljanju;
• sporost, tromost;
• nemogućnost planiranja rada;
• nizak stupanj razvoja svih vrsta i vrsta pamćenja.

Područja primjene stručnih znanja:

• tvrtke, tvrtke, organizacije, poduzeća bilo kojeg profila (recepcijski menadžeri, direktori).

• primanje, organiziranje i distribucija korespondencije i dokumentacije;
• praćenje rokova za izvršenje uputa voditelja;
• priprema dokumentacije (ispis sažetaka, narudžbi i sl.);
• izrada izvješća, dokumenata, dopisa na zahtjev upravitelja;
• organiziranje telefonskih razgovora s voditeljem;
• organizacija prijema za pojedinačne posjetitelje i delegacije (uključujući strane);
• priprema raznih događaja: sastanaka, sastanaka, konferencija itd.;
• usluge informiranja događanja: priprema informacija, poruka, vođenje zapisnika, stenografsko bilježenje.

• radne obveze;
• regulatorni i zakonodavni akti vlade;
• interni akti ustanova (organizacija);
• etika poslovnog komuniciranja.

• povećana moralna odgovornost;
• stalna komunikacija s ljudima (komunikacijski stres);
• potreba da se često radi forsiranim (ubrzanim) tempom, da se fleksibilno obnavlja i prilagođava brzo promjenjivim uvjetima i radnim zadacima;
• nepravilno radno vrijeme.

• neuropsihička stabilnost;
• visoka razina stabilnosti i raspodjele pažnje;
• dobro dugoročno i operativno pamćenje;
• kompetentan, jasan, razumljiv govor;
• izdržljivost slušnog i vizualnog analizatora;
• vizualna atraktivnost (poželjna).

• otpornost na stres;
• sposobnost upravljanja samim sobom, osobna organiziranost;
• socijalna inteligencija (sposobnost razumijevanja ponašanja ljudi);
• komunikacijske vještine;
• spremnost na praćenje tuđih uputa;
• marljivost, predanost.

• neuropsihički;
• kardio-vaskularni;
• mišićno-koštani sustav;
• kronični zarazni;
• gornjeg dišnog trakta;
• vizualni i slušni analizatori;
• govorno-glasovni aparat.