Opis posla tajnice. Funkcije tajnice upravitelja. Uvjeti za poslove tajnika suda
Obaveze tajnice upravitelja vrlo su raznolike: planiranje šefova radnog dana, organiziranje uredskog rada, pregovaranje s klijentima i partnerima po uputama šefa, traženje i pružanje vozila za voditelja i ostale djelatnike i službe, organiziranje sastanaka, kako u uredu tako i izvan ureda, vođenje dokumentacije i mnoge druge službene poslove. Osim toga, šef može dodijeliti osobne probleme svom pomoćniku, na primjer, slanje čestitki (pokloni, cvijeće) za praznike ne samo organizacijama s kojima tvrtka surađuje, već i rođacima. Budući da je radni dan menadžera obično neredovan, tajnica često mora ostati do kasno na poslu.
Da bi postao nezamjenjiv pomoćnik šefa, tajnik mora imati takav osobne kvalitete, kao što su spremnost na rad, marljivost, točnost, odgovornost, delikatnost, skromnost, umjerena inicijativa, sposobnost pamćenja i donošenja zaključaka. Nemoguće je zauzeti ovu poziciju bez znanja daktilografa (200 otkucaja u minuti), uredskog rada, stenografije, dobro znanje PC. Sve ove vještine stječu se samostalno iz knjiga i tutorijala (ima ih jako puno), u procesu prethodnog rada ili na tečajevima. Profesionalne vještine zahtijevaju i sposobnost pregovaranja, pismenost i dobro vladanje usmenim i pisanim jezikom, jer voditeljeva tajnica mora bilježiti naloge, voditi poslovno dopisivanje itd.
Ako poslovima pretežito dominira posao tajnika-referenta, tada je potrebna viša jezična naobrazba, ali ako je potreban asistent, prednost se daje visokoj stručnoj spremi iz područja specijalizacije tvrtke.
Vrlo velika uloga igra psihološka kompatibilnost, sličnost likova, kao i tajnikova sposobnost da se ne istakne. U ovo zanimanje idu oni koji su sasvim zadovoljni mjestom asistenta, desna ruka. Ponekad je menadžer nepravedan prema svojoj tajnici, jer je veća vjerojatnost da će pasti pod vruću ruku od drugih.
No, dobar šef i pametna, iskusna tajnica funkcioniraju kao jedan dobro podmazan stroj. Mnogo je primjera za to, posebno za tajnice znanstvenika ili književnika. Mnogi slavni ljudi počeo s mjestom tajnice.
Ne možemo zanemariti još jedno osjetljivo pitanje: izvanradni odnos između šefa i njegove tajnice. Kako biste izbjegli dolazak u nejasnu situaciju, trebali biste odmah pobliže pogledati potencijalnog šefa i kada idete na razgovor, odjenuti se tako da naglašava vaše poslovne kvalitete, a ne vanjske prednosti. Ako ne dobijete ovo mjesto, onda je šef trebao nešto sasvim drugo od tajnice, a vi ste uspješno izbjegli probleme.
Kada se prijavljujete za posao, morate detaljno razgovarati o svojim obavezama ili još bolje zatražiti opis posla. Često naivnost tajnica, od kojih su većina mlade djevojke koje slabo razumiju ljude i život, postaje jedan od razloga neugodnih posljedica. Prihvaćanjem i ohrabrivanjem darova, odgovaranjem na ugovaranje, vođenjem razigranih razgovora i dvosmislenih šala, oblačenjem u otkrivene ili provokativne kombinacije djevojka često nesvjesno stvara dojam svoje dostupnosti. Stoga, ne umanjujući krivnju onih koji vole iskoristiti svoj službeni položaj, ipak ih vrijedi upozoriti na pogrešne korake.
Iako je tajnica najbliža menadžeru, on rast karijere ograničeno. Naravno, od svakog pravila postoje iznimke, ali ne treba se previše zavaravati.
Ovisno o postavljenim zahtjevima, korištenju znanja stranih jezika, radnom iskustvu i funkcionalne odgovornosti Plaća također varira: od 200 do 800 USD. e. Imajte na umu da ako upražnjeno mjesto “osobnog asistenta” označava plaću veću od 1000 USD. Odnosno, s velikim stupnjem vjerojatnosti možemo pretpostaviti da se radi o mrežnom marketingu.
Glavne funkcije uključuju:
provođenje poslova na organizacijskim tehnička podrška administrativne i administrativne aktivnosti voditelja poduzeća;
vođenje evidencije;
organizacija prijema posjetitelja Zinovieva N. B. Dokumentacija: obrazovni i metodološki priručnik. - Str.75..
Tajnik upravitelja dužan je u obavljanju svojih poslova:
obavljati poslove na organizacijskoj i tehničkoj podršci administrativnim i administrativnim poslovima voditelja poduzeća;
prihvatiti korespondenciju koju je upravitelj primio na razmatranje, prenijeti je u skladu s odlukom V strukturne podjele ili određenim izvođačima za korištenje u procesu rada ili pripreme odgovora;
obavljati uredske poslove, obavljati razne operacije pomoću računalne opreme, namijenjen prikupljanju, obradi i prezentiranju informacija prilikom pripreme i donošenja odluka;
prihvatiti dokumente i osobne izjave na potpis čelniku poduzeća;
priprema dokumente i materijale potrebne za rad upravitelja;
pratiti pravovremeni pregled i podnošenje dokumenata primljenih na izvršenje od strane strukturnih odjela i određenih izvršitelja, provjeravati ispravnost pripremljenih nacrta dokumenata dostavljenih upravitelju na potpis i osigurati njihovo visokokvalitetno uređivanje;
organizirati telefonski razgovori voditelja, evidentirati primljene informacije u njegovoj odsutnosti i upoznati ga s njihovim sadržajem, prenositi i primati informacije putem interkoma (telefaks, teleks i dr.), kao i telefonske poruke, odmah mu stavljati na znanje informacije primljene komunikacijskim kanalima;
u ime upravitelja sastavlja dopise, zahtjeve, druge dokumente, priprema odgovore autorima dopisa;
obavljati poslove na pripremi sastanaka i konferencija koje održava upravitelj (skup potrebne materijale, obavještavanje sudionika o vremenu i mjestu sastanka, dnevnom redu, njihova registracija), vođenje i sastavljanje zapisnika sastanaka i konferencija;
vrši kontrolu nad izvršavanjem izdanih naloga i uputa od strane zaposlenika poduzeća, kao i poštivanje rokova za ispunjavanje uputa i uputa voditelja poduzeća, uzetih pod kontrolu;
voditi kontrolnu i registracijsku datoteku;
osigurati radno mjesto rukovoditelja potrebnim sredstvima organizacijske opreme, uredskim materijalom, za stvaranje uvjeta pogodnih za njegov učinkovit rad;
ispisuje, po nalogu voditelja, službene materijale potrebne za rad ili unosi aktualne podatke u banku podataka;
organizirati prijem posjetitelja, omogućiti promptno razmatranje zahtjeva i prijedloga zaposlenika;
formulirati datoteke u skladu s odobrenom nomenklaturom, osigurati njihovu sigurnost i utvrđeni rokovi dostava u arhivu;
kopirati dokumente na osobni fotokopirni stroj Standardne upute tajnica upravitelja. Banka opisa poslova.=http//www/kadrovik.ru/.
Ured može raditi bez šefa, ali ne i bez tajnice.
Jane Fonda
Zanimanje tajnice danas je jedno od najtraženijih. Prije samo nekoliko godina tvrtka je obično trebala samo jednu tajnicu. Jedna je osoba radila sve, uključujući primanje poziva, raspodjelu posla, na primjer, cijeli vozni park, ispis dokumenata, čaj i kavu za posjetitelje i organizaciju šefova radnog dana.
Danas je jednostavno nemoguće nositi se sam s tolikim obavezama u velikim, pa i srednjim tvrtkama. Postoje mnoge tvrtke gdje jedan zaposlenik obavlja sve tajničke poslove, dok u drugim organizacijama postoji cijeli odjel tajnika, kojim rukovodi voditelj tajništva, sve ovisi o veličini tvrtke, kao i o specifičnostima svojih aktivnosti.
Nastojali smo istaknuti i razvrstati sva postojeća tajnička radna mjesta ovisno o funkcijama koje obavljaju i mjestu zaposlenika u organizacijskoj strukturi.
Ako pretpostavimo da tvrtka zapošljava maksimalan broj tajnika, onda bi rad odjela tajništva mogao izgledati ovako.
Osoblje telefonskih operatera zove potencijalni klijenti s ponudom roba ili usluga. Istodobno, postoji niz poziva klijenata jer se tvrtka oglašava u medijima masovni mediji. Te pozive prima telefonska tajnica i dogovara termin za pozivatelje. Kada posjetitelji dođu u ured, dočekuje ih recepcionar koji klijente otprati u posebnu prostoriju. Tamo će ga pažljivi administrator ureda ponuditi čajem ili kavom dok posjetitelj čeka na prijem. A ako u nekom trenutku protok klijenata prestane, administrator pospremi sobu za posjetitelje, rasporedi časopise i zalije cvijeće. Istovremeno, tu je i voditelj poslovnog ureda, on otprema kurire i vozače, prati dostupnost uredskog materijala i kontrolira rad ureda. Svaki menadžer ima osobnog tajnika, a viši menadžeri također imaju pomoćne tajnike i osobne asistente. Za potpunu sliku možete dodati PC operatere koji popunjavaju baze podataka, ispisuju svu dokumentaciju, cjenike, brošure, brošure sa stalno ažuriranim podacima, kao i tajnike i referente koji se bave vođenjem dokumentacije, računovodstvom i arhiviranjem. Svim tajničkim poslovima rukovodi voditelj odjela tajništva.
I ovo nije potpuni popis tajničkih pozicija, pa pokušajmo spojiti najbliže specijalizacije u određene osnovne skupine koje se najčešće susreću u praksi, a to su:
telefonist;
tajnik recepcije/administrator/tajnica recepcije;
tajnik odjela;
pomoćnik tajnika;
voditelj ureda/šef tajništva;
osobni asistent/osobni asistent.
Telefonski operater
Ovo je možda najslabije plaćena, ali najtraženija pozicija od svih uredskih usluga. Postoji mnogo drugih naziva za ovu poziciju, na primjer, zaposlenik, često zaposlenik, za rad na telefonu, menadžer za pregovaranje, dispečer na telefonu itd.
Glavna odgovornost takvog zaposlenika je rad s dolaznim ili odlaznim pozivima. U pravilu, posao ne uključuje izravnu službu za korisnike ili upravljanje.
, sposobnost osvajanja tijekom telefonskog razgovora
vještine telefonske prodaje
Tipične karakteristike:
Pozivi klijenata i kupaca organizacije;
- pozive zaposlenicima organizacije s daljnjim prosljeđivanjem;
- pozivi zaposlenika organizacije uključenih u proizvodne cikluse.
2. Obavljanje telefonske prodaje uz odlazne ili dolazne pozive klijenata.
3. Prijenos referentnih informacija putem telefona.
4. Prikaz rezultata zaprimanja telefonskih poziva u specijaliziranim programima za organiziranje:
Snimanje podataka o kupcima;
- Prodajni rezultati;
- Oglašavanje izvora poziva;
- itd.
Sličan položaj obično postoji u velike tvrtke ili u tvrtkama usmjerenim na veliki protok kupaca (servis, help desk i druge usluge). Popis zahtjeva za ovog zaposlenika je mali i obično je ograničen na ugodan glas i želju za radom.
Recepcijski tajnik/administrator/recepcijski tajnik
Ovaj naziv dolazi od naziva administrativne recepcije, iza koje se nalazi radno mjesto tajnice. Otuda raznolikost u pisanju i izgovoru: recepcionar, recepcionar, kao i naziv samog zanimanja, recepcionar. U početku su takve pozicije, kao i same recepcije, postojale samo u hotelima i kozmetičkim salonima. Sada je u mnogim uredima gdje aktivno rade s posjetiteljima takva osoba potrebna. Slične obveze imaju i dispečer, dežurna tajnica, telefonska tajnica i dr.
Natječaj tajnika na recepciji otvaraju tvrtke u čijim uredima ima velik broj telefonskih poziva i posjetitelja. Stoga se djevojke dobrog izgleda obično pozivaju na mjesto tajnice recepcije.
Osnovni zahtjevi:
Samouvjereno korištenje računala i uredske opreme
poznavanje stranih jezika nije obavezno
dobre komunikacijske vještine
Tipične karakteristike:
1. Primanje poziva na ruskom i/ili stranim jezicima:
Od klijenata i kupaca organizacije
- pozivi zaposlenicima organizacije s daljnjim prosljeđivanjem
2. Doček i prijava posjetitelja na recepciji
3. Primanje pisama, faksova, elektroničke dokumentacije
4. Obavlja neke druge manje poslove iz menadžmenta. U nekim slučajevima vodi statistiku, prima gotovinu, ispunjava obrasce dokumenata i ispisuje pisma (bez da ih sam sastavlja).
Najčešće se ova pozicija nalazi u stranim tvrtkama i ruskim tvrtkama usmjerenim na strane klijente. U pravilu, jedan od glavnih uvjeta za kandidate za ovo radno mjesto je znanje strani jezik barem na dobroj razgovornoj razini.
tajnik odjela
Tajnik koji radi u strukturnoj jedinici poduzeća (odjel, odjel, sektor i sl.), često posjeduje posebna znanja o specifičnostima rada odgovarajuće strukturne jedinice.
Osnovni zahtjevi:
Samouvjereno korištenje računala i uredske opreme
poželjna je viša stručna sprema ili posebna znanja o specifičnostima rada odgovarajuće ustrojstvene jedinice
poznavanje stranih jezika za strane tvrtke
dobre komunikacijske vještine
Tipične karakteristike:
1. Primanje poziva, odgovaranje na standardne zahtjeve u okviru rada ove strukturne jedinice, prosljeđivanje poziva određenim zaposlenicima.
2. Susret s posjetiteljima.
3. Kupnja uredskog materijala.
4. Obavljanje uredskih poslova ustrojstvene jedinice.
5. Pregled pošte, odabir i strukturiranje potrebne korespondencije.
Ovo radno mjesto nalazi se samo u velikim tvrtkama sa strukturnim odjelima ili mnogim odjelima.
Tajnik-pomoćnik
Pomoćnik tajnice više je fokusiran na rad izvan tvrtke, odnosno izvršava naloge svog šefa vezane uz komunikaciju s klijentima i partnerima, pa je od njega obavezno poznavanje stranih jezika. U nadležnost tajnika direktora spadaju pitanja koja se odnose na procese koji se odvijaju u poduzeću, odnosno obavlja poslove koji se odnose na samo poduzeće i njegove zaposlenike.
Ova tajnica, kao i osobni asistent, radi s jednom osobom, no to su najčešće druge osobe tvrtke (zamjenici direktora, dopredsjednici, voditelji odjela i odjela i sl.). Također, pomoćnik tajnika može raditi s prvom osobom, bez obavljanja zastupničke i neke druge funkcije osobnog asistenta.
Osnovni zahtjevi:
visoko obrazovanje
Godinu dana iskustva na sličnoj poziciji
marljivost, odgovornost, sposobnost učenja
Samouvjereno korištenje računala i uredske opreme
Tipične karakteristike:
1. Samostalno pisanje slova.
2. Praćenje izvršenja dokumenata i zadataka podređenih neposrednom voditelju ustrojstvene jedinice.
3. Izrada rasporeda rada upravitelja.
4. Pregled i priprema informacija za voditelja.
5. Izrada analitičkih zabilješki i potvrda za šefa.
6. Priprema i podrška pregovorima.
Voditelj ureda/voditelj tajništva
Office manager je vrsta uredskog administratora. Uz uobičajene tajničke dužnosti, može mu se povjeriti koordinacija aktivnosti brojnih službi tvrtke (na primjer, automobilske) i izvršavanje uputa zaposlenika, kako menadžmenta tako i običnih. Ova pozicija zahtijeva veću neovisnost nego obična pozicija tajnice ili recepcionara. Voditelj ureda ima pravo provoditi određene projekte iz svoje nadležnosti (proučavanje novih proizvoda i usluga, poboljšanje sustava rada tvrtke). A često je upravo toj tajnici povjerena odgovornost za organizaciju korporativni događaji, konferencije, dostava ručka u ured itd.
Osnovni zahtjevi:
visoko obrazovanje
Samouvjereno korištenje računala i uredske opreme
odgovornost, energija
Tipične karakteristike:
1. Osiguravanje funkcioniranja ureda (organiziranje nabave papirnatog materijala, dostava vode, praćenje raspoloživosti papira u printerima, fotokopirnim strojevima i još mnogo toga).
2. Rješavanje administrativnih pitanja (najam zgrade, čistačice, vozači, tajnice i još mnogo toga).
3. Uvođenje novih oblika organizacije rada.
4. Zastupničke ovlasti (u državnim organima i sl.).
5. Odabir, upravljanje i obuka podređenog osoblja.
Položaj je tipičniji za tvrtke s velikim poslovnim prostorom.
Voditelja tajništva ima samo u velikim tvrtkama s najmanje 58 tajnika u uredu.
Osobni asistent/osobni asistent
Jedno od najodgovornijih tajničkih mjesta, koje zahtijeva pilotiranje i profesionalnost. Dobar pomoćnik, osim svojih stručnih znanja i vještina, mora imati vrlo razvijene analitičke sposobnosti, biti samostalan u donošenju odluka i, što je najvažnije, biti vrlo dobar psiholog i poznavati karakteristične navike svog šefa ništa gore od njegovih bliskih rođaka. Svi dokumenti koji prolaze kroz pomoćnika i idu na upraviteljev stol moraju biti besprijekorni. Znanje poslovni bonton vrlo tražen za ovu poziciju. Kako će sudionici ovog sastanka percipirati menadžera ovisi o sposobnosti osobnog asistenta da se ponaša na poslovnim sastancima.
Drugim riječima, nezaobilazan je pomoćnik koji je upoznat sa svim radnim problemima i problemima svog voditelja. Pretpostavlja se da ova tajnica radi isključivo s prvom osobom. Glavni zadatak takvog stručnjaka je postati " desna ruka"Vaš šef, spremanje je vrlo skupo radno vrijeme, rasterećujući ga što je više moguće od onih rutinskih pitanja i problema s kojima se stručna, kvalificirana tajnica može lako nositi.
Osnovni zahtjevi:
psihološka kompatibilnost s vođom
visoko obrazovanje
Dvije godine iskustva na sličnoj poziciji
marljivost, odgovornost, sposobnost učenja, izuzetna ljubaznost
Samouvjereno korištenje računala i uredske opreme
Tipične karakteristike:
1. Koordinira radnje upravitelja.
2. Samostalno izrađuje dokumente.
3. Priprema materijale za sastanke i pregovore.
4. Izrađuje analitičke bilješke i uvjerenja.
5. Vodi zapisnike sastanaka, pregovora, sastanaka dioničara i upravnog odbora.
6. Po potrebi prevodi sa stranog jezika.
7. Priprema poslovna putovanja za voditelja (odabir, rezervacija hotela, prijevoznih karata, taxija i sl.).
8. Pokorava se samo svom neposrednom rukovoditelju. U rijetkim slučajevima njegov rad može koordinirati voditelj ureda.
Visina plaće tajnika ovisi o zahtjevima znanja, iskustva, vještina i kvalifikacija koji se postavljaju pred tajnika. Također je nemoguće ne uzeti u obzir financijski položaj pojedine tvrtke i politiku koju vodi u pogledu plaća svojih zaposlenika.
Na visinu plaće tajnika obično utječu sljedeći čimbenici:
- poznavanje jednog ili više stranih jezika;
- iskustvo na sličnoj poziciji;
- dostupnost visoko obrazovanje;
- posebne vještine potrebne za određeno radno mjesto, kao i poznavanje posebnih računalnih programa;
- zahtjevi za izgled kandidata.
Ispod je prosjek plaće u Moskvi, tajnice, ovisno o položaju i gore navedenim čimbenicima koji utječu na razinu plaća.
Tajnicu nazivaju šefovom vjernom pomoćnicom i desnom rukom, i to s razlogom, jer odgovornosti tajnice menadžera uključuju osiguranje učinkovitog upravljanja i administrativnih aktivnosti. Tajnica menadžera bavi se pripremom i izvođenjem poslovnih papira i dokumenata, pomaže šefu u poslovanju i rješava mnoga organizacijska pitanja.
Posao tajnika-pomoćnika također se može smatrati reprezentativnim jer je on lice tvrtke - dočekuje goste, odgovara na pozive i pisma. Ovakav posao zahtijeva veliku prisebnost, komunikaciju i organiziranost. Iz tog razloga profesija tajnice može obećati velike izglede - u budućnosti stručnjak može postati voditelj ureda, a zatim jedan od direktora ili vrhunskih menadžera.
Radna mjesta
Radno mjesto izvršnog tajnika potrebno je u gotovo svakoj tvrtki koja ima ured za klijente i posjetitelje. To mogu biti i velika poduzeća i male poslovne organizacije.
Povijest profesije
Prvi tajnici mogu se smatrati pisarima i kroničarima - oni su zapisivali kraljevske uredbe i naredbe, bilježili aktualna zbivanja i bili odgovorni za održavanje korespondencije. S vremenom su se ovlasti tajnika znatno proširile i danas mogu obavljati najrazličitije funkcije. Stoga se javila potreba za stručnjacima uska specijalizacija, uslijed čega su se pojavila zanimanja pomoćna tajnica, referent, tajnica-prevoditelj i voditelj ureda.
Odgovornosti tajnika
Radna zaduženja tajnika-pomoćnika su:
- prijem posjetitelja;
- primanje telefonskih poziva;
- vođenje evidencije;
- planiranje radnog dana voditelja;
- organizacija sastanaka;
- naručivanje karata i hotelskih rezervacija za voditelja i ostale zaposlenike tijekom službenog putovanja;
- naručivanje tiskanice za ured;
- ispunjavanje zahtjeva upravitelja.
Ponekad funkcije tajnice upravitelja uključuju korespondenciju na engleskom jeziku.
Zahtjevi za tajnicu
Uvjeti za pomoćnika tajnika uključuju:
- srednje ili visoko obrazovanje;
- vlasništvo osobnog računala;
- poznavanje osnova uredskog rada;
- znanje engleski jezik(Ponekad).
Također, mjesto tajnice zahtijeva sljedeće vještine:
- točnost;
- sposobnost da izgleda dobro (prezentabilno);
- organizacija.
Uzorak životopisa tajnice
Kako postati tajnica
Kako postati tajnica? To može biti osoba bilo koje visoke stručne spreme koja je završila tajničke tečajeve ili se osposobljavala neposredno na radnom mjestu. Poslodavci u pravilu ne postavljaju posebne zahtjeve na stečenu specijalnost kandidata, već se usredotočuju na to da kandidat ima potrebne osobne kvalitete i da je u stanju obavljati dužnosti na odgovarajućoj razini.
Tajnička plaća
Plaća tajnika može varirati - od 15 do 45 tisuća rubalja. Prihodi ovise o odgovornostima zaposlenika i regiji u kojoj radi. Prosječna plaća tajnik-pomoćnik je 30 tisuća rubalja.
Gdje dobiti obuku
Osim visokog obrazovanja, na tržištu postoji niz kratkoročnih obuka koje obično traju od tjedan do godinu dana.
Institut za stručno obrazovanje "IPO" poziva vas da pohađate tečajeve na daljinu u smjeru "" (postoje opcije 256, 512 i 1024 akademska sata) kako biste dobili diplomu ili certifikat državni standard. Obučili smo više od 8000 maturanata iz gotovo 200 gradova. Možete proći eksternu obuku i primati rate bez kamata.
Predstavljamo vam tipičan primjer opis posla tajnica direktora, uzorak 2020. treba sadržavati sljedeće odjeljke: opći položaj
, poslove zaduženja tajnika poslovođe, prava tajnice poslovodstva, odgovornost tajnice poslovodstva. Opis poslova tajnice pročelnika pripada rubrici "".
Strukturne kvalifikacijske karakteristike radnih mjesta radnika zaposlenih u poduzećima, ustanovama i organizacijama
Opis posla tajnice upravitelja trebao bi odražavati sljedeće točke:
1) Radne obveze tajnice voditelja Obavlja rad na organizacijskoj i tehničkoj podršci administrativnim i administrativnim poslovima voditelja poduzeća. Prihvaća korespondenciju primljenu na razmatranje od strane upravitelja, prenosi je u skladu s donesenom odlukom strukturnim jedinicama ili određenim izvođačima za korištenje u procesu rada ili pripremu odgovora. Obavlja uredske poslove, obavlja različite poslove korištenjem računalne tehnologije namijenjene prikupljanju, obradi i prezentiranju informacija prilikom pripreme i donošenja odluka. Prihvaća dokumente i osobne izjave na potpis od strane voditelja poduzeća. Priprema dokumente i materijale potrebne za rad voditelja. Nadzire pravovremeni pregled i dostavljanje dokumenata zaprimljenih na izvršenje od strane ustrojstvenih jedinica i određenih izvršitelja, provjerava ispravnost pripremljenih nacrta dokumenata koji se dostavljaju rukovoditelju na potpis, te osigurava njihovu kvalitetnu redakciju. Organizira telefonske razgovore upravitelja, evidentira primljene informacije u njegovoj odsutnosti i upoznaje ga s njihovim sadržajem, prenosi i prima informacije putem interfona (telefaks, teleks i dr.), kao i telefonske poruke, pravodobno ga obavještava o primljenim informacijama. putem komunikacijskih kanala. U ime upravitelja sastavlja dopise, zamolbe i druge dokumente te priprema odgovore autorima dopisa. Obavlja poslove na pripremi sastanaka i sastanaka koje održava voditelj (prikupljanje potrebnih materijala, obavještavanje sudionika o vremenu i mjestu održavanja sastanka, dnevnom redu, njihova registracija), vodi i sastavlja zapisnike sastanaka i sastanaka. Prati izvršenje izdanih naloga i uputa od strane zaposlenika poduzeća, kao i poštivanje rokova za ispunjavanje uputa i uputa voditelja poduzeća, uzetih pod kontrolu. Održava kontrolnu i registracijsku datoteku. Osigurava radno mjesto rukovoditelja potrebnom organizacijskom opremom, uredskim materijalom i stvara uvjete pogodne za njegov učinkovit rad. Po nalogu voditelja ispisuje službene materijale potrebne za rad ili unosi aktualne podatke u banku podataka. Organizira prijem posjetitelja, omogućuje promptno razmatranje zahtjeva i prijedloga zaposlenika. Formira spise prema odobrenoj nomenklaturi, brine o njihovoj sigurnosti i predaje ih arhivu u utvrđenom roku. Kopira dokumente na osobnoj fotokopirnici.
Obaveze na poslu.
2) Direktorova tajnica bi trebala znati Tajnik upravitelja u obavljanju poslova radne obveze treba znati: rezolucije, naredbe, naredbe i druge uputne materijale i regulatorni dokumenti koji se odnose na djelatnost poduzeća i vođenje evidencije; struktura i menadžerski tim poduzeća i njegovih odjela; organizacija uredskog rada; metode registracije i obrade dokumenata; arhivski rad; strojopis; pravila korištenja portafona; standardi za jedinstveni sustav organizacijske i upravne dokumentacije; pravila za ispis poslovnih pisama na standardnim obrascima; osnove etike i estetike; pravila poslovno komuniciranje
; osnove organizacije rada i upravljanja; pravila za rad računalne opreme; osnove upravnog prava i radnog zakonodavstva; interni pravilnik o radu; pravila i propisi zaštite na radu.
3) Zahtjevi za kvalifikacije tajnice upravitelja Kvalifikacijski zahtjevi. viši strukovno obrazovanje
bez predočenja uvjeta radnog iskustva ili srednje stručne spreme i radnog iskustva po specijalnosti od najmanje 2 godine.
1. Opće odredbe
2. Na mjesto tajnika prima se osoba koja ima višu stručnu spremu bez uvjeta radnog iskustva ili srednju stručnu spremu i radno iskustvo po specijalnosti od najmanje 2 godine.
3. Tajnika prima i razrješava ravnatelj organizacije.
4. Tajnik mora znati:
- rezolucije, upute, naredbe i druge smjernice i regulatorne dokumente koji se odnose na aktivnosti organizacije i vođenje evidencije;
- struktura i upravljanje organizacijom i njezinim odjelima;
- organizacija uredskog rada;
- metode registracije i obrade dokumenata;
- arhivski rad;
- strojopis;
- pravila korištenja portafona;
- standardi za jedinstveni sustav organizacijske i upravne dokumentacije;
- pravila za ispis poslovnih pisama na standardnim obrascima;
- osnove etike i estetike;
- pravila poslovne komunikacije;
- osnove organizacije rada i upravljanja;
- pravila za rad računalne opreme;
- osnove upravnog prava i radnog zakonodavstva;
- interni pravilnik o radu;
- pravila i propisi zaštite na radu, sigurnosti, industrijske sanitarne zaštite i zaštite od požara.
5. U svom radu tajnik se rukovodi:
- zakonodavstvo Ruske Federacije,
- Povelja organizacije,
- naredbe i upute zaposlenika kojima je podređen u skladu s ovim uputama,
- ovaj opis posla,
- Interni propisi o radu organizacije.
6. Tajnik odgovara izravno ravnatelju organizacije (direktor organizacije, voditelj odjela, itd.)
7. Za vrijeme odsutnosti tajnika (službeni put, godišnji odmor, bolest i sl.) njegove poslove obavlja osoba koju na propisan način odredi direktor organizacije, koja stječe odgovarajuća prava, dužnosti i odgovorna je za izvršavanje dužnosti koje su mu dodijeljene.
2. Radne obveze tajnice upravitelja
Tajnica:
1. Obavlja poslove organizacijske i tehničke podrške administrativnim i upravnim poslovima ravnatelja organizacije.
2. Prima korespondenciju primljenu na razmatranje od strane ravnatelja, prosljeđuje je sukladno donesenoj odluci strukturnim jedinicama ili određenim izvršiteljima za korištenje u procesu rada ili pripremu odgovora.
3. Obavlja uredske poslove, obavlja različite poslove korištenjem računalne tehnologije namijenjene prikupljanju, obradi i prezentiranju informacija prilikom pripreme i donošenja odluka.
4. Prima dokumente i osobne izjave na potpis od strane direktora organizacije.
5. Priprema dokumente i materijale potrebne za rad ravnatelja.
6. Nadzire pravovremeni pregled i podnošenje dokumenata zaprimljenih na izvršenje od strane strukturnih odjela i određenih izvršitelja, provjerava ispravnost pripremljenih nacrta dokumenata koji se dostavljaju ravnatelju na potpis, te osigurava njihovu kvalitetnu redakciju.
7. Organizira telefonske razgovore s ravnateljem, evidentira primljene informacije u njegovoj odsutnosti i upoznaje ga s njihovim sadržajem, prenosi i prima informacije putem interkom uređaja (telefaks, teleks i dr.), kao i telefonske poruke, ažurno priopćava svojim informacija informacija primljena komunikacijskim kanalima.
8. U ime ravnatelja sastavlja dopise, zamolbe i druge dokumente, priprema odgovore autorima dopisa.
9. Obavlja poslove na pripremi sjednica i sastanaka koje održava ravnatelj (prikupljanje potrebnih materijala, obavještavanje sudionika o vremenu i mjestu održavanja sjednice, dnevnom redu, njihova registracija), vođenje i sastavljanje zapisnika sa sjednica i sastanaka.
10. Prati izvršenje izdanih naloga i uputa od strane zaposlenika organizacije, kao i poštivanje rokova za izvršavanje uputa i uputa ravnatelja organizacije, uzetih pod kontrolu.
11. Vodi kontrolnu i registracijsku kartoteku.
12. Osigurava radno mjesto ravnatelja potrebnom organizacijskom opremom, uredskim materijalom i stvara uvjete za njegov učinkovit rad.
13. Ispisuje, po nalogu ravnatelja, službene materijale potrebne za rad ili unosi tekuće podatke u banku podataka.
14. Organizira prijem posjetitelja, omogućuje promptno razmatranje zahtjeva i prijedloga zaposlenika.
15. Formira spise prema odobrenoj nomenklaturi, osigurava njihovu sigurnost i predaje ih arhivu u utvrđenom roku.
16. Kopira dokumente na osobnoj fotokopirnici.
17. Pridržava se internih propisa o radu i drugih lokalnih propisa organizacije.
18. Pridržava se internih pravila i propisa zaštite na radu, sigurnosti, industrijske sanitarne zaštite i zaštite od požara.
19. Brine se za čistoću i red na svom radnom mjestu.
20. Djeluje unutar granica ugovor o radu naredbe djelatnika kojima je podređen u skladu s ovim uputama.
3. Prava tajnika upravitelja
Tajnik ima pravo:
1. Podnijeti prijedloge za unapređenje rada u vezi s predviđenim na razmatranje ravnatelju organizacije ovu uputu odgovornosti.
2. Zatražiti od strukturnih odjela i zaposlenika organizacije podatke potrebne za obavljanje svojih radnih dužnosti.
3. Upoznati se s dokumentima koji definiraju njegova prava i odgovornosti za njegov položaj, kriterije za ocjenu kvalitete obavljanja službenih dužnosti.
4. Upoznajte se s nacrtima odluka uprave organizacije koje se odnose na njezine aktivnosti.
5. Zahtijevati od uprave organizacije pružanje pomoći, uključujući osiguranje organizacijskih i tehničkih uvjeta i izvršenje utvrđenih dokumenata potrebnih za obavljanje službenih dužnosti.
6. Druga prava utvrđena važećim radnim zakonodavstvom.
4. Odgovornost tajnice upravitelja
Tajnik je odgovoran u sljedećim slučajevima:
1. Za nepravilno izvršenje ili neispunjavanje svojih radnih obaveza utvrđenih ovim opisom poslova - u granicama utvrđenim zakonom o radu Ruska Federacija.
2. Za kaznena djela počinjena tijekom obavljanja djelatnosti - u granicama utvrđenim važećim upravnim, kaznenim i građanskim zakonodavstvom Ruske Federacije.
3. Za nanošenje materijalne štete organizaciji - u granicama utvrđenim važećim radnim i građanskim zakonodavstvom Ruske Federacije.
Opis poslova tajnice upravitelja - uzorak 2020. Radne obveze tajnice ravnatelja, prava tajnika ravnatelja, odgovornost tajnika ravnatelja.
Opis posla tajnice
Ovaj opis posla izrađen je i odobren na temelju ugovora o radu s Natalijom Vladimirovnom Ivanovom iu skladu s
odredbe Zakon o radu Ruska Federacija i drugi regulatorni
akti koji reguliraju radne odnose u Ruskoj Federaciji.
bez predočenja uvjeta radnog iskustva ili srednje stručne spreme i radnog iskustva po specijalnosti od najmanje 2 godine.
1.1. Tajnik spada u kategoriju tehničkih rukovoditelja, prima se u radni odnos i razrješava dužnosti direktor poduzeća.
1.2. Na mjesto tajnika imenuje se osoba s višom stručnom spremom, bez predočenih uvjeta radnog iskustva, ili srednjom stručnom spremom i radnim iskustvom po specijalnosti od najmanje 2 godine.
1.3. Tajnik upravitelja odgovara izravno voditelju poduzeća.
1.4. U svom radu tajnik upravitelja rukovodi se:
regulatorni dokumenti o obavljenom poslu;
metodološki materijali koji se odnose na relevantna pitanja;
statut poduzeća;
propisi o radu;
nalozi i upute direktora poduzeća (neposredni rukovoditelj);
ovaj opis posla.
1.5. Tajnica menadžera mora znati:
rezolucije, upute, naredbe i drugi materijali sa smjernicama i regulatorni dokumenti koji se odnose na aktivnosti poduzeća i vođenje evidencije;
struktura i upravljanje poduzećem i njegovim odjelima;
organizacija uredskog rada;
metode registracije i obrade dokumenata;
arhivski rad;
strojopis;
pravila korištenja portafona;
standardi za jedinstveni sustav organizacijske i upravne dokumentacije;
pravila za ispis poslovnih pisama na standardnim obrascima;
osnove etike i estetike;
pravila poslovne komunikacije;
osnove organizacije rada i upravljanja;
pravila za rad računalne opreme;
osnove upravnog prava i radnog zakonodavstva;
interni pravilnik o radu;
pravila i propisi zaštite na radu.
1.6. Za vrijeme odsutnosti tajnika upravitelja, njegove poslove na propisani način obavlja imenovani zamjenik, koji snosi punu odgovornost za uredno obavljanje poslova koji su mu povjereni.
2. FUNKCIJE
Tajnici upravitelja dodijeljene su sljedeće funkcije:
2.1. Obavljanje poslova na organizacijskoj i tehničkoj podršci administrativnim i administrativnim poslovima voditelja poduzeća.
2.2. Vođenje evidencije.
2.3. Organizacija prijema posjetitelja.
3. OBAVEZE NA POSLU
Za obavljanje poslova koji su mu dodijeljeni, tajnik čelnika poduzeća dužan je:
3.1. Obavljati rad na organizacijskoj i tehničkoj podršci administrativnim i administrativnim poslovima voditelja poduzeća.
3.2. Prihvatiti korespondenciju primljenu na razmatranje od strane upravitelja, prenijeti je u skladu s donesenom odlukom strukturnim jedinicama ili određenim izvođačima za korištenje u procesu rada ili pripremu odgovora.
3.3. Obavljati uredske poslove, obavljati različite radnje korištenjem računalne tehnologije namijenjene prikupljanju, obradi i prezentiranju informacija prilikom pripreme i donošenja odluka.
3.4. Prihvatite dokumente i osobne izjave na potpis od strane voditelja poduzeća.
3.5. Pripremite dokumente i materijale potrebne za rad upravitelja.
3.6. Nadzirati pravovremeni pregled i podnošenje dokumenata zaprimljenih na izvršenje od strane strukturnih jedinica i određenih izvršitelja, provjeravati ispravnost pripremljenih nacrta dokumenata koji se dostavljaju voditelju na potpis, te osigurati njihovu kvalitetnu uređivanje.
3.7. Organizirati telefonske razgovore s upraviteljem, bilježiti informacije primljene u njegovoj odsutnosti i upoznati ga s njihovim sadržajem, prenositi i primati informacije putem interfonskih uređaja (telefaks, teleks i dr.), kao i telefonske poruke, iznijeti mu na uvid pravovremene informacije primljene komunikacijskim kanalima.
3.8. U ime upravitelja sastavljati dopise, zahtjeve, druge dokumente i pripremati odgovore autorima dopisa.
3.9. Obavljati poslove na pripremi sastanaka i sastanaka koje vodi upravitelj (prikupljanje potrebnih materijala, obavještavanje sudionika o vremenu i mjestu sastanka, dnevnom redu, njihova registracija), vođenje i sastavljanje zapisnika sastanaka i sastanaka.
3.10. Pratiti izvršenje izdanih naloga i uputa od strane zaposlenika poduzeća, kao i poštivanje rokova za ispunjavanje uputa i uputa voditelja poduzeća, uzetih pod kontrolu.
3.11. Održavati kontrolnu i registracijsku datoteku.
3.12. Osigurati radno mjesto rukovoditelja potrebnom organizacijskom opremom, uredskim materijalom i stvoriti uvjete za njegov učinkovit rad.
3.13. Ispisati, prema uputama upravitelja, službene materijale potrebne za njegov rad ili unijeti aktualne podatke u banku podataka.
3.14. Organizirajte prijem posjetitelja, omogućite promptno razmatranje zahtjeva i prijedloga zaposlenika.
3.15. Formirati spise prema odobrenoj nomenklaturi, osigurati njihovu sigurnost i predati ih arhivu u utvrđenom roku.
3.16. Kopirajte dokumente na osobnoj kopirnoj mašini.
Tajnik ima pravo:
4.1. Upoznajte se s nacrtima odluka uprave poduzeća u vezi s njegovim aktivnostima.
4.2. Podnijeti prijedloge za unaprjeđenje rada u vezi s odgovornostima predviđenim ovim uputama na razmatranje upravi.
4.3. Primati od voditelja strukturnih odjela, stručnjaka informacije i dokumente potrebne za obavljanje njihovih radnih zadataka.
4.4. Zahtijevati od uprave poduzeća pomoć u obavljanju službenih dužnosti i prava.
5. ODGOVORNOST
Tajnik je odgovoran:
5.1. Za neizvršavanje (nepravilno obavljanje) poslova iz ovog opisa poslova, u granicama utvrđenim važećim propisima o radu.
5.2. Za prekršaje počinjene u obavljanju djelatnosti - u granicama utvrđenim važećim upravnim, kaznenim i građanskim zakonodavstvom.
5.3. Za nanošenje materijalne štete - u granicama utvrđenim važećim radnim, kaznenim i građanskim zakonodavstvom.
Pročitao sam ovaj opis posla: Datum. Potpis.
Učitavanje...
