Образец уведомления о явке за трудовой книжкой. Уведомление о явке за трудовой книжкой. Образец Письмо с просьбой забрать трудовую книжку

Работник обратился в суд, требуя от работодателя в том числе компенсации за задержку трудовой книжки.

В рассматриваемом случае место работы работника отличалось от места, где работодатель хранил его трудовую книжку. В связи с этим работодатель вместо выдачи трудовой книжки в день увольнения направил работнику уведомление с предложением явиться по месту хранения его трудовой книжки или дать согласие на ее направление по почте. В результате свою трудовую книжку работник получил только через месяц после увольнения.

Суд признал такие действия работодателя нарушением. Судьи отметили, что законом предусмотрено только два случая, когда работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте: в случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения. В данном же случае работник в день прекращения трудового договора находился на своем рабочем месте, от получения трудовой книжки не отказывался. Именно работодатель должен был обеспечить получение работником трудовой книжки, а не наоборот. Обязанность по получению трудовой книжки в другом городе у работника отсутствовала.

Можно ли выдать трудовую книжку работника третьего лицу по доверенности, узнайте в "Энциклопедии решений" интернет-версии системы ГАРАНТ. Получите на 3 дня бесплатно!

В итоге суд взыскал с работодателя не полученный работником заработок за период задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки в соответствии со .

Отметим, что аналогичный подход к разрешению такого рода споров применяют и другие суды (определения Ярославского областного суда от 31 октября 2014 г. № 33-6261/2014 , Иркутского областного суда от 22 декабря 2016 г. № 33-16737/2016 , Волгоградского областного суда от 2 февраля 2017 г. № 33-2052/2017).

Однако представлена в правоприменительной практике и иная точка зрения. Если место хранения трудовой книжки и место работы, где находился сотрудник в день увольнения, не совпадают, констатируется невозможность выдачи документа. Если работодатель направил работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой по месту ее хранения либо дать согласие на отправление ее по почте, ответственности за задержку он не несет (

от 31/12/2018

В процессе хозяйственной, трудовой и иной деятельности используются такие документы, как уведомления. Их юридическое значение – довести до сведения другого лица определенную информацию. В отличие от претензий, уведомление не содержит требований (как правило, исключения могут быть). От актов такие документы отличаются способом составления.

На сайте мы разместили примеры и образцы уведомлений, которые наиболее часто используются в повседневной деятельности: о расторжении договора, поставщику, в трудовой деятельности и др. Кроме того, можно задать вопрос дежурному юристу для получения индивидуальной консультации.

Обязательность уведомлений

Чаще всего уведомления составляются в силу прямого указания закона. Уведомление о работе иностранного гражданина – не направили, будет штраф. Уведомление об изменении условий трудового договора – не составили, грозит проверка трудовой инспекции. Уведомление в Роспотребнадзор «забыли» отправить – штраф.

В статьях, посвященных отдельным видам уведомлений, можно узнать не только, какими нормативными правовыми актами предусмотрена форма того или иного уведомления, но и ответственность за несоблюдение такой формы или сроках подачи.

Актуальная информация о порядке составления уведомлений пригодится не только юридическим лицам, индивидуальным предпринимателям и их работникам, работодателям – физическим лицам. Но и гражданам, которые столкнулись с необходимостью обращения в суд за защитой нарушенных прав. Ведь нарушение порядка заполнения и вручения уведомлений может оказать решающее значение при вынесении судом решения. Например, по трудовым искам.

Юридическая сила уведомлений

Если обязательность направления уведомлений законом не предусмотрена, необходимость документа определяется составителем и зависит от жизненных обстоятельств. Тогда подготовка документа осуществляется самостоятельно в свободной форме. Но юридическое значение, т.е. роль письменного доказательства, ему придадут наличие:

• адресата уведомления (кого Вы ставите в известность)
• от кого направляется уведомление
• причина составления, т.е. основная информация со ссылками на нормативные правовые документы или на пункты договора, соглашения
• дата и подпись, приложение.

Уведомления могут вручаться лично с проставлением соответствующей отметки на аналогичном экземпляре документа, либо направляться по почте заказным письмом с уведомлением и описью вложения.

Представляем вашему вниманию образцы самых распространенных уведомлений: об увольнении работника в связи с неудовлетворительными результатами испытания; об истечении срока трудового договора; о сокращении штата; о времени начала отпуска; о привлечении к сверхурочной работе, к работе в выходной день; о праве отказаться от командировки, о необходимости явиться за трудовой книжкой.

О времени начала отпуска

О времени начала отпуска работника надо уведомить под личную подпись не позднее, чем за две недели до его начала (ч. третья ст. 123 ТК РФ).

О привлечении к сверхурочной работе

Сверхурочной является работа, выполняемая работником по инициативе работодателя за пределами установленной для работника продолжительности рабочего времени (ч. первая ст. 99 ТК РФ). По общему правилу для привлечения сотрудника к сверхурочной работе необходимо получить его письменное согласие. Без согласия можно привлечь сотрудника, например, для предотвращения или устранения последствий аварий, катастроф, обстоятельств, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия людей (ч. третья ст. 99 ТК РФ).

О введении режима неполного рабочего времени

Неполное рабочее время может устанавливаться как при приеме на работу, так и впоследствии (ч. первая с. 93 ТК РФ). Устанавливается оно по соглашению между работником или работодателем, по инициативе работника (например, по просьбе беременной женщины), по инициативе работодателя (например, на срок до шести месяцев в случае изменения организационных или технологических условий труда в соответствии с ч. пятой ст. 74 ТК РФ). При этом работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не менее чем за два месяца (ч. вторая ст. 74 ТК РФ).

О необходимости работы в выходной день

По общему правилу работа в выходные и нерабочие праздничные дни запрещена (ч. первая ст. 113 ТК РФ). Поэтому прежде чем привлечь сотрудника к работе в такой день, необходимо получить его письменное согласие. Без согласия можно привлечь сотрудника, например, для предотвращения катастрофы, производственной аварии, несчастных случаев (ч. третья ст. 113 ТК РФ).

О временном переводе на другую работу

Временный перевод работника возможен (ст. 72.2 ТК РФ):

• для замещения временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с законом сохраняется место работы, - до выхода этого работника на работу (ч. первая ст. 72.2 ТК РФ);
• по соглашению сторон (ч. первая ст. 72.2 ТК РФ);
• по инициативе работодателя (ч. вторая и третья ст. 72.2 ТК РФ).

По инициативе работодателя работник может быть переведен на другую работу на срок не более одного месяца для устранения последствий (или предотвращения) таких обстоятельств, как производственная авария, катастрофа, несчастный случай на производстве и т.д.

О праве отказаться от служебной командировки

Трудовое законодательство запрещает направлять в командировку работников в период действия ученического договора, если командировка не связана с ученичеством (ст. 203 ТК РФ); беременных женщин (ст. 259 ТК РФ); несовершеннолетних в возрасте до 18 лет, за исключением творческих сотрудников (ст. 268 ТК РФ).

Но есть категория лиц, которых можно направить в командировку при соблюдении определенных условий, а именно - при ознакомлении их с правом отказаться от командировки, командировка не запрещена в соответствии с медицинским заключением, есть письменное согласие на командировку. Это:

• работники, осуществляющие уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением (ст. 259 ТК РФ);
• работники, имеющие детей-инвалидов или инвалидов с детства до 18 лет (ст. 259 и 264 ТК РФ);
• женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, и лица, воспитывающие таких детей без матери (ст. 259 и 264 ТК РФ).

О необходимости явиться на работу для представления объяснений отсутствия на рабочем месте

Прогул является одним из наиболее частых нарушений трудовой дисциплины. Но прежде чем применить к работнику дисциплинарное взыскание, необходимо затребовать от него письменное объяснение (ч. первая ст. 193 ТК РФ). Если же работник не объявляется на работе, ему направляют уведомление с требованием явиться на работу для представления объяснений отсутствия на рабочем месте. Но непредставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания (ч. вторая ст. 193 ТК РФ).

О сокращении штата

О сокращении штата работника следует предупредить персонально под личную подпись не менее чем за два месяца до увольнения (ч. первая ст. 180 ТК РФ). При проведении процедуры по сокращению штата работодатель обязан предложить работнику вакантную должность (ч. первая ст. 180 ТК РФ), т.к. увольнение по сокращению штата допускается, когда невозможно перевести сотрудника как на другую работу, соответствующей квалификации, так и на вакантную должность или нижеоплачиваемую работу (ч. третья ст. 81 ТК РФ).

Об отсутствии вакантных должностей

Увольнение по сокращению штата допускается, когда невозможно перевести работника на другую работу как соответствующей квалификации, так и нижеоплачиваемую работу (ч. третья ст. 81 ТК РФ). Если у работодателя нет вакантных должностей, то он обязан уведомить об этом работника.

Об увольнении в связи с неудовлетворительным результатом испытания

В соответствии с ч. первой ст. 71 Трудового кодекса при неудовлетворительном результате испытания работодатель имеет право до истечения срока испытания расторгнуть трудовой договор с работником, предупредив его в письменной форме не позднее чем за три дня. При этом работодатель должен в обязательном порядке указать причины, послужившие основанием для признания этого работника не выдержавшим испытание. Здесь необходимо иметь в виду, что неправомерным будет увольнение работника в связи с неудовлетворительным результатом испытания, если в трудовой договор не было включено условие об испытании, т.к. его отсутствие в договоре означает, что работник принят на работу без испытания (письмо Роструда от 11.03.2010 г. №4\642-6-1).

Об увольнении в связи с истечением срока срочного трудового договора

В соответствии с частью первой статьи 79 Трудового кодекса о прекращении срочного трудового договора работника необходимо уведомить в письменной форме не менее чем за три календарных дня до увольнения. Исключение здесь составляет случай, когда трудовой договор заключен на время исполнения обязанностей отсутствующего работника.

О необходимости получить трудовую книжку

Если в день прекращения трудового договора выдать работнику трудовую книжку невозможно (работник отсутствует в организации или отказывается от ее получения), то работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости явиться на работу за трудовой книжкой или дать согласие на отправление ее по поч­те. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (ч. шестая ст. 84.1 ТК РФ).

В пределах границы России трудовая книга считается главным документом, подтверждающим стаж выполнения должностных обязанностей лицом. Законодательными актами чётко прописан порядок расчёта, заполнения и выдачи документа. Умышленный отказ работника от получения книги предшествует составлению такого письменного извещения как уведомление о получении трудовой книжки.

Правовая база

Основным правовым актом, определяющим сущность трудовой книги, является Трудовой кодекс РФ. Нормы ст. 65 ТК РФ гласят о необходимости предоставления документа о стаже при трудоустройстве.

Исключением из правила признаются:

• оформление по первому месту работу молодого специалиста;
• отсутствие формуляра по уважительной причине (порча, кража).

В указанных случаях работодатель осуществляет выпуск нового экземпляра, который остаётся в распоряжении отдела кадров до момента прекращения рабочих отношений. На новом экземпляре обязательно должна ставиться пометка «дубликат».

Любые действия, связанные с порядком хранения, заполнения и ведения трудовой книги, проводятся в точном соответствии с положениями распорядительных документов:

• локальные (внутренние) акты работодателя;
• правила, утверждённые Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225;
• инструкция, утверждённая Постановлением Министерства Труда РФ от 10.10.2003 № 60.

Несоблюдение требований действующего законодательства могут повлечь недействительность формуляра, а невыполнение обязательств сторонами – привлечение к ответственности, предусмотренной КоАП РФ.

В случае увольнения трудовой документ передаётся на руки сотруднику в последний трудодень. Задержка более трёх дней предшествует наступлению негативных последствий для работодателя в случае привлечения контролирующих вышестоящих органов.

Выполнение правила выдачи едино и не подлежит изменению в зависимости от сложившихся обстоятельств.

При этом обязательны следующие условия:

1. Личное обращение работника в отдел кадров в последний день работы.
2. Преждевременная договорённость между сторонами трудовых отношений о порядке и сроках выдачи книги.
3. Полный рабочий день перед моментом увольнения.
4. Личная подпись рабочего в учётном журнале, подтверждающая факт получения документа.

Бездеятельность сотрудника может стать причиной нарушения законодательства со стороны руководства предприятия. Чтобы снять с себя ответственность, работодатель должен выполнить ряд действий одностороннего характера, среди которых обязанность уведомлять нарушителя.

Нормы ТК РФ обязывают руководителя внести соответствующую запись и отдать документ работнику, решившему увольняться. Неявка лица является основанием для отправки уведомления сотруднику о получении трудовой книги. Процесс должен осуществляться со всеми нюансами с целью доказательства отправки в будущем.

Когда речь идёт о расторжении трудовых отношений с гражданином, осуждённым по решению суда, нужно следовать определённым правилам. Обязательство работодателя о возвращении трудовой книжки сохраняется. Отправка в места лишения свободы не может являться исключением.

Подобный случай предусматривает два возможных варианта предоставления документа:

• услуги почтовой связи, воспользоваться которыми разрешается с согласия самого собственника трудовой книги;
• участие представителя по нотариально заверенной доверенности. Возможностью оформлять документ обладает руководитель пенитенциарного учреждения.

Выбирается наиболее допустимый способ.

Уход в армию является основанием для одностороннего расторжения трудового соглашения. Призывник вправе получить свой документ на тех же правовых основаниях.

В случае невозможности личного получения доверенное лицо вправе осуществить необходимые действия. От обязательства сообщения работодатель не освобождается.

Смерть сотрудника также является нестандартной ситуацией. В данном случае право забирать документ, подтверждающий трудовой стаж человека, возникает у лиц с родственными связями. В способах передачи ситуация не ограничивает:

• лично;
• почтовая связь.

Отсутствие инициативы от родственников предполагает направление уведомления.

Нежелание уволенного работника самостоятельно забрать трудовую книгу способствует написанию и отправлению письма о необходимости её получения. Указание способа передачи документа обязательно. В ином случае составление акта об отказе неизбежно.

Данный тип бумаги обеспечит защиту прав и интересов работодателя, выполнявшего порядок увольнения должным образом. Дополнительной подстраховкой в случае судебного разбирательства могут выступить очевидцы, свидетельствующие о нежелании бывшего работника забрать трудовую книгу.

Форма акта об отказе не регламентирована на законодательном уровне. При составлении применяются общие правила делопроизводства.

1. Название.
2. Перечень лиц, выступающих в качестве свидетелей.
3. Действия, характеризующие противоправное поведение работника.

Список не закрывается, так как допустимо добавление дополнительных сведений.

К действиям, негативно характеризующим сотрудника, можно отнести:

• состояние алкогольного (иного) опьянения;
• употребление в речи нецензурной лексики;
• оскорбления.

Безусловно, это не полный перечень недопустимых действий, его можно дополнять почти бесконечно.

Акт подписывается членами комиссии, регистрируется и подшивается в личное дело уволенного лица. Ознакомление с текстом документа осуществляется под подпись правонарушителя. В случае отказа делается соответствующая отметка на акте.

Оформление уведомления

Написание уведомления относится к компетенции отдела кадров предприятия. Документ составляется в двух экземплярах, один – для получателя (уволенного сотрудника), второй – остаётся по месту трудоустройства и подшивается в личное дело гражданина.

Бланк оповещения индивидуален.

Структура письма выглядит так:

1. «Шапка» – название организации, юридический адрес, контактные средства связи.
2. Регистрационные данные: номер и дата.
3. ФИО получателя, его фактическое местонахождение.
4. Название документа.
5. Суть – требование о получении трудовой книги.
6. Предполагаемые варианты предоставления.
7. Личная подпись уполномоченного лица.
8. Печать организации.

Составление описи при отправке, уведомление о получении заказного письма служат прямым доказательством выполнения обязанностей работодателем.

Выдача документа, подтверждающего трудовой стаж работника, должна быть осуществлена в день его ухода. В противном случае сотрудник вправе обратиться в суд с требованием материальной компенсации за период отсутствия на руках трудовой книги, что являлось причиной невозможности трудоустройства.

Выделяют два способа получения документа:

• почта России;
• личное присутствие законного представителя.

Участие третьего лица предполагает предоставление доверенности с целью подтверждения полномочий. Некоторые сотрудники кадровой службы требуют копию документа для внесения в личное дело.

Отправка трудовой книги заказным письмом по почте может быть реализована после письменного уведомления и согласия её собственника.

Соблюдение указанного алгоритма действий освободит работодателя от взысканий, возможных в случае «вредительства» сотрудника бывшему начальству.

Трудовая книга остаётся на хранении по месту бывшего трудоустройства, если зафиксирован один из фактов:

• полное игнорирование обращений работником;
• отсутствие на рабочем месте в последний трудодень;
• заказное письмо не вручено адресату;
• составлен акт об отказе в получении документа.

Перечень закрыт.

Каждый руководитель должен знать объём собственных полномочий. Ситуации в процессе производства могут складываться разные. Способность договориться мирным путём – неотъемлемое качество для работодателя. Процедура расторжения трудового соглашения требует особого внимания, поэтому соблюдение норм законодательства – залог успешного решения споров с бывшими сотрудниками.

Уведомление о получении трудовой книжки обязан направить либо сам руководитель, либо кадровик. Сотрудник же в свою очередь должен в обязательном порядке забрать документ. При этом очень важно соблюдать установленные законодательно правила.