Понятие контроля, его задачи, виды и процесс. Контроль и регулирование, как функции менеджмента Что означает понятие объект контроля
контроль организация метод управление
Термин «контроль» не является однозначным. В переводе с французского слово «контроль» означает проверочный документ, оформленный в двух экземплярах.
В течение длительного времени понятие контроля связывалось, прежде всего, с проверкой правильности составления документов, записей в массовых журналах и т.д. Контроль как явление ассоциировался с деятельностью бухгалтеров, кассиров, финансовых работников.
В словарях и энциклопедиях контроль определяется как проверка чего-либо; проверка правильности тех или иных действий в области производства и управления; наблюдение с целью проверки; учреждение или тот, кто занимается проверкой отчетности, деятельности какого-либо другого учреждения или ответственного лица.
Как видно из вышесказанного, исторически первоначальным является объяснение контроля как проверки правдивости и достоверности документов. Следующим этапом стало представление о контроле как проверке соответствия действий поставленным целям, задачам, действующим законам. Третий этап включил в контроль и анализ отклонений, раскрытие их причин.
Совместная, коллективная деятельность людей, тем более в эпоху разделения труда, объективно требует управления и контроля. Контроль в современных организациях находит отражение:
1) в делопроизводстве, отчётности;
2) в проверке реализации целей и задач;
3) в функции управления, позволяя анализировать причины успеха / неуспеха деятельности.
Контроль в общем виде позволяет выяснить, как организация продвигается к намеченной цели, установить степень отклонений и выбрать соответствующие действия или альтернативный курс. Система контроля в организации обеспечивает обратную связь между ожиданиями, первоначальными планами и достигнутыми реальными показателями, а также даёт возможность предвидеть кризисные ситуации.
Мы будем рассматривать, контроль , как составная часть управления экономическими объектами и процессами, заключающаяся в наблюдении за объектом с целью проверки соответствия наблюдаемого состояния объекта желаемому и необходимому состоянию, предусмотренному законами, положениями, инструкциями, др. нормативными актами, а также программами, планами, договорами, проектами, соглашениями.
Реализуя контрольную функцию, субъект управления создает необходимые предпосылки для нормального функционирования хозяйствующего субъекта и достижения намеченных целей, как в стратегической перспективе, так и при решении вопросов оперативного характера.
Ю сбор, обработка и анализ информации о фактическом положении дел в структурных подразделениях;
Ю сравнение полученных данных с запланированными показателями;
Ю выявление отклонений и анализ их причин;
Ю разработка системы мероприятий для достижения намеченных целей.
В современной практике управления используются различные виды контроля .
По контролируемым объектам различают:
· контроль хода производственных процессов,
· технологический контроль
· финансовый контроль
· контроль трудовой дисциплины и т.д.
По периодичности контроль может быть: систематический, периодический и разовым.
По широте охвата различают: общий и выборочный контроль.
Выделяют три аспекта управленческого контроля :
· установление стандартов - ясное и четкое формулирование целей, которые должны быть достигнуты в намеченный период времени. Стандарты базируются на планах, разрабатываемых организациями. Одновременно формируется система показателей результативности деятельности управляемого объекта и его структурных элементов, позволяющая точно определить, что должно быть получено для достижения намеченных целей (объем, продажа, прибыль, стоимость сырья и материалов и т.д.);
· измерение фактически достигнутых результатов за определенный период и их сравнение с ожидаемыми.
В ходе сравнения оценивается, насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов; подготовка необходимых корректирующих действий, способствующих приведению фактических положения дел к запланированным результатам. На этом этапе могут пересматриваться и сами стандарты.
Основными причинами необходимости контроля являются :
Ю неопределенность, сложность и динамичность среды;
Ю предупреждение возникновения кризисных ситуаций посредством обнаружения несоответствий и ошибочных действий до того, как они нанесут предприятию ощутимый вред;
Ю поддержание успеха путем сопоставления фактических результатов и плановых показателей и оценки темпа продвижения предприятия к намеченным целям.
Действенность и эффективность контроля обеспечиваются при соблюдении следующих требований:
· использование заранее принятых стандартов;
· соответствие функции, подлежащей измерению;
· доступность для своевременного понимания (позволяющая немедленно определить отклонение от норм и стандартов);
· результативность, способность продуцировать четкие корректирующие меры;
· последовательный характер контрольных процедур;
· базирование на реальных целях и задачах, ориентированных на объективные факты.
Современные исследования в области управленческого контроля в организациях базируются на системном подходе. При этом изучается контроль внутри организации (которая в данном случае представляет собой закрытую систему) и внешний контроль , осуществляемый по отношению к основным подсистемам организации (организация рассматривается как открытая система). Американский исследователь организаций Р. Эдвардс разработал типологию управленческого контроля, в соответствии с которой выделяются следующие виды контроля:
1. простой - осуществляемый на личностном уровне, где главную роль выполняют межличностные отношения;
2. структурный - осуществляемый на уровне системных ролевых отношений, основой которого являются формальные институционализованные связи, основанные на интернализованных нормах, характерных для данной организации и данной корпоративной культуры;
3. технический - осуществляемый в ходе выполнения определенного вида деятельности в соответствии с определенными управленческими, информационными или социотехническими технологиями;
4. бюрократический - основанный на безличных формальных отношениях, т.е. на правилах, инструкциях и распоряжениях, определяемых существующей иерархией данной организации.
В ходе функционирования каждой организации возникает культурно одобряемая система управленческого и социального контроля, сочетающая все основные четыре вида.
Для осуществления эффективного контроля в условиях организации используется несколько способов , с помощью которых руководители могут успешно направлять усилия персонала и регулировать распределение и движение ресурсов .
Управленческий контроль касается, прежде всего, поведения работников в организации, следовательно, как социальный контроль.
Контроль — это целенаправленная деятельность, задачей которой является количественная и качественная оценка и учет результатов работы организации.
В ней выделяют два главных направления:
Контроль за выполнением работ, намеченных планами;
Принятие мер по корректировке всех значительных отклонений от плана или самого плана.
Виды и формы контроля
Широкий смысл в понятие «контроль в управлении» вкладывается при определении его как проверки соблюдения и выполнения нормативно установленных задач, планов и решений. В этом случае проявляется функциональное назначение контроля, его возникновение на определенной стадии управленческого процесса.
Контроль можно понимать и как завершающий этап управленческой деятельности, позволяющий Сопоставить достигнутые результаты с запланированными.
Весьма распространен также взгляд на контроль только как на способ, механизм, обеспечивающий сравнение результатов с поставленными задачами. В этом случае контроль сводится к сравнению фактических результатов с установленными показателями и к принятию в случае необходимости корректирующих мер.
Контроль является основой и способом образования обратных связей, благодаря которым орган управления получает информацию о ходе выполнения его решения.
Таким образом, понятие «контроль в управлении» следует рассматривать в трех основных аспектах:
Контроль как систематическая и конструктивная деятельность руководителей, органов управления, одна из их основных управленческих функций, т.е. контроль как деятельность;
Контроль как завершающая стадия процесса управления, основой которой является механизм обратной связи;
Контроль как неотъемлемая составляющая процесса принятия и реализации , непрерывно участвующая в этом процессе от его начала и до завершения.
В основе контроля за деятельностью организации лежат следующие методические приемы .
1. Общенаучные методические приемы контроля (анализ, синтез, индукция, дедукция, редукция, аналогия, моделирование, абстрагирование, эксперимент и др.).
2. Собственные эмпирические методические приемы контроля (инвентаризация, контрольные замеры работ, контрольные запуски оборудования, формальная и арифметическая проверки, встречная проверка, способ обратного счета, метод сопоставления однородных фактов, служебное расследование, экспертизы различных видов, сканирование, логическая проверка, письменный и устный опросы и др.).
3. Специфические приемы смежных экономических наук (приемы , экономико-математические методы, методы теории вероятностей и математической статистики).
Эффективно поставленный контроль обязательно должен быть достаточно простым и своевременным, иметь стратегическую направленность и ориентироваться на результаты. В современных условиях организации стремятся строить свою работу на принципе доверия к людям, и это создает условия для существенного сокращения контрольных функций, выполняемых непосредственно управляющими. В итоге контроль становится менее жестким и более экономичным.
Контроль — это функция процесса управления, его важнейшая часть, которая обеспечивает обратную связь и позволяет непрерывно повторять циклический процесс управления на новой основе. Он неразрывно связан с остальными функциями управления и, с одной стороны, зависит от них, с другой же — предопределяет их содержание. Поэтому при организации контроля в организации необходимо учитывать факторы, предопределяющие эффективность проведения этой управленческой функции.
В их составе выделим главные:
Организационные — объекты контроля (что должно контролироваться), субъекты контроля (кто контролирует), место контрольной функции в управления (кому подчиняется, права, ответственность, полномочия);
Масштабы контроля — количество и точность контролируемых параметров, частота и скорость проведения контроля;
Контрольная информация — объем, частота, точность и своевременность необходимой для контроля информации;
Методы контроля — приемы и способы, с помощью которых будет проводиться контроль.
Среди общих методов контроля выделяют следующие.
1. Метод предварительного контроля, который начинается задолго до начала какого-либо целеустремленного действия. Задача контроля в этом случае заключается в выяснении целесообразности самого действия в целях предупреждения неверных или не обоснованных действий.
2. Метод направляющего контроля, который применяется регулярно и последовательно в течение всего хода операции. В ходе действия происходит непрерывное измерение состояния и поведения объекта контроля. Соответственно меняются и его характеристики. Метод направляющего контроля должен быть достаточно гибким, чтобы подстраиваться к этим изменениям. Если характеристики объекта контроля не соответствуют нормам, процессы, обеспечивающие функционирование и развитие организации, должны корректироваться. В этом проявляется обратная связь, порождаемая направляющим контролем.
3. Метод фильтрующего контроля основан на жестком контроле соответствия объекта определенным параметрам. Применяется по ходу процесса и подобен фильтру, проходя через который действие может быть остановлено или продолжено. Если ход процесса не соответствует установленным нормам контроля, то фильтр его не пропускает до тех пор, пока характеристики объекта контроля не будут приведены в соответствие с установленными требованиями.
4. Метод последующего контроля (метод контроля по результатам) проводится после завершения действия на основе сравнения результата с существующими нормами и предварительными оценочными характеристиками.
Для достижения наибольшей эффективности деятельности организации вышеперечисленные методы необходимо применять комплексно. В настоящее время контрольные процедуры в организации, как правило, ограничиваются последующим контролем. Наиболее же эффективными являются процедуры опережающего (превентивного) контроля, предварительного, направляющего, фильтрующего, внедрению и развитию которых управляющие должны уделять первостепенное внимание.
К наиболее распространенным средствам контроля относятся :
Распорядительные подписи на документах руководителя и (или) главного бухгалтера либо других уполномоченных лиц;
Внутренние и внешние сверки расчетов;
Встречные взаимопроверки бухгалтерских записей;
Проверка правильности осуществления документооборота;
Плановые и внезапные инвентаризации имущества и обязательств экономического субъекта в соответствии с установленным порядком;
Осуществление мер, направленных на ограничение несанкционированного доступа к активам экономического субъекта. Одним из важнейших элементов управления является внутренний контроль. Его цель состоит в том, чтобы выявить «слабые места» и ошибочные решения, своевременно исправить их и не допустить повторения. Внутреннему контролю подвергаются все участники — структурные подразделения хозяйствующего субъекта, он охватывает финансово-экономическую и производственную деятельность предприятия в целом.
Конкретная видовая характеристика контроля начинается с описания задачи контроля.
При этом особо важно выделение двух черт, характеризующих задачу контроля:
Характер субъекта, поставившего задачу контроля. Субъект может быть внешним или внутренним по отношению к объекту контроля. По характеру расположения и взаимоотношений субъекта и объекту контроля, контролирующих и контролируемых органов различают контроль внутренний и внешний. Контроль называется внутренний тогда, когда субъект и объект контроля входят в одну систему, а внешним, когда субъект контроля не входит в ту же систему, что и объект, широта задачи контроля. Задача может быть частной, охватывающей одну проблему или сторону объекта контроля или общей, комплексной. Предметом контроля является состояние и поведение объекта контроля. Основные характеристики состояния и поведения объекта контроля: количественные, качественные, структурные, пространственные, временные.
В зависимости от поставленных задач проводят линейный, функциональный или операционный контроль.
Ревизия и аудит в организации
Наиболее действенной формой контроля является ревизия. Она может проводиться как внутренним аудитором, так и внешней аудиторской компанией и должна содействовать финансово-хозяйственному укреплению организации, выявлению резервов, изучению передового опыта работы организации с целью его распространения.
Предметом ревизии являются: производственная и хозяйственно-финансовая деятельность организации и предприятий, сохранность товарно-материальных ценностей и , состояние первичной документации и учета.
Ревизия проводится путем сплошного или выборочного просмотра первичных документов, учетных регистров, форм отчетности, правильности записей совершения хозяйственных операций. От других форм контроля ревизия отличается регулярностью и определенной периодичностью. Как правило, ревизия проводится один раз в год; для акционерных обществ — перед собранием акционеров. Результаты ревизии свидетельствуют о достоверности (или недостоверности) годовой .
Документальные ревизии классифицируются по ряду признаков:
1. В зависимости от субъектов контроля, т.е. от того, кто проверяет. Они подразделяются на вневедомственные, проводимые органами контроля. Министерства финансов, учреждениями банков и другими органами, и ведомственные, осуществляемые вышестоящими организациями.
2. По времени проведения различаются плановые и внеплановые ревизии. Плановые ревизии проводятся на основании утвержденных годовых планов документальных ревизий, а внеплановые — по требованиям судебно-следственных органов в связи с поступлением сигналов о злоупотреблениях, .
3. По объему охвата проверяемого объекта ревизии подразделяют на полные и частичные. Полные ревизии предусматривают проверку всех сторон финансово-хозяйственной деятельности организации. При частичной ревизии проверяются только ее определенные стороны.
4. По полноте проверки ревизии могут быть сплошными и выборочными. При сплошной — проверяются все первичные документы
Порядок подготовки бухгалтерской отчетности для внешних пользователей;
Порядок осуществления внутреннего и подготовки отчетности для внутренних целей;
Соответствие хозяйственной деятельности экономического субъекта в целом требованиям действующего законодательства.
Контрольная среда понимается так же, как общее отношение совета директоров и менеджмента к необходимости осуществления контроля в организации и предпринимаемые в этой связи действия. Контрольная среда позволяет обеспечить необходимую структуру и предпосылки для достижения главных задач системы внутреннего контроля.
Для эффективного функционирования системы внутреннего контроля и анализа необходим качественный уровень формализации деятельности организации. Существенность влияния этого фактора на результаты ее деятельности прямо пропорциональна сложности организационной структуры. В организациях малого и среднего бизнеса регламентирующая деятельность (положения, инструкции и др.) практически отсутствует, что не мешает им активно функционировать, осуществлять контроль и анализ деятельности.
На более крупных предприятиях со сложной организационной структурой создание качественных систем внутреннего контроля без осуществления тотальной формализации деятельности невозможно. Это объясняется большим количеством задач оперативного планирования, наличием нескольких подразделений, деятельность которых необходимо координировать и т.д.
Система внутреннего контроля должна быть экономически оправданной, т.е. затраты на ее функционирование должны быть меньше потерь из-за ее отсутствия. Если она будет работать эффективно, это позволит сократить расходы на проведение внешнего аудита. В заключение необходимо обратить внимание на то, что в настоящее время проблема эффективно функционирующего внутреннего контроля, несмотря на ее актуальность, остается не в полной мере осмысленной с научных позиций и в плане практической реализации. Важно отметить, что целью предприятия должно являться не создание системы внутреннего контроля, которая бы полностью гарантировала отсутствие ошибок в работе, а системы, которая помогала бы их своевременно выявлять и устранять. При этом даже хорошо организованная система внутреннего контроля нуждается в оценке своей эффективности с точки зрения достижения поставленных целей.
В процессе проведения внутреннего контроля сотрудниками осуществляются следующие аналитические процедуры:
Сопоставление фактических показателей бухгалтерской (финансовой) отчетности с плановыми показателями, которые планировались руководством на отчетный период и указывались в планах (программах деятельности, бизнеспланах, сметах и пр.);
Сопоставление остатков по счетам за различные отчетные периоды;
Сопоставление полученных в отчетном периоде соотношений между различными статьями отчетности с аналогичными соотношениями прошлых периодов;
Сопоставление финансовой и нефинансовой информации, в частности, сведений об объеме выпуска продукции в денежных и натуральных единицах;
Сопоставление финансовых коэффициентов со среднеотраслевыми значениями;
Проверка правомерности и эффективности использования средств федерального бюджета, выделенных на прикладные исследования;
Проверка достоверности бухгалтерского учета и отчетности по средствам федерального бюджета, выделенным на прикладные научные исследования и целевые программы;
Проверка целевого расходования средств федерального бюджета, субсидий, средств , а также материальных ценностей, находящихся в федеральной собственности;
Проверка правомерности и эффективности использования средств, выделенных подведомственным организациям на реализацию федеральных целевых программ, ведомственных программ;
Проверка размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для .
Анализ финансовых коэффициентов заключается в сравнении их значений с нормативными величинами, а также в изучении их динамики за отчетный период и за ряд лет. Особое место среди занимают коэффициенты текущей ; степени платежеспособности по текущим обязательствам, обеспеченности собственными средствами; восстановления (утраты) платежеспособности. Нормативные значения коэффициентов зависят от отраслевой принадлежности предприятия.
Организация эффективно функционирующей системы внутреннего контроля — это сложный многоступенчатый процесс, включающий следующие этапы.
1. Критический анализ и сопоставление определенных для прежних условий хозяйствования целей функционирования организации, принятого ранее курса действий, стратегии и тактики с видами деятельности, размерами, орг. структурой, а также с ее возможностями.
2. Разработка и документальное закрепление новой (соответствующей изменившимся условиям хозяйствования) деловой концепции организации (что собой представляет организация, каковы ее цели, что она может, в какой области имеет конкурентные преимущества, каково желаемое место на рынке), а также комплекса мероприятий, способного привести эту деловую концепцию к развитию и совершенствованию организации, успешной реализации ее целей, укреплению ее позиций на рынке. Такими документами должны быть положения о финансовой, производственно-технологической, инновационной, снабженческой, сбытовой, инвестиционной, учетной и кадровой политике. Данные положения должны разрабатываться на основе глубокого анализа каждого элемента политики и выбора из имеющихся альтернатив наиболее приемлемых для данной организации. Документальное закрепление политики организации в различных сферах ее финансово-хозяйственной деятельности позволит осуществлять предварительный, текущий и последующий контроль всех аспектов ее функционирования.
3. Анализ эффективности существующей структуры управления, ее корректировка. Необходимо разработать положения об организационной структуре, в котором должны быть описаны все организационные звенья с указанием административной, функциональной, методической подчиненности, направления их деятельности, функции, которые они выполняют, установлен регламент их взаимоотношений, права и ответственность, показано распределение видов продуктов, ресурсов, функций управления по этим звеньям. То же относится и к положениям о различных структурных подразделениях (отделах, бюро, группах и тд.), к планам организации труда их работников. Необходимо разработать (уточнить) план документации и документооборота, штатное расписание, должностные инструкции с указанием прав, обязанностей и ответственности каждой структурной единицы. Без такого строгого подхода невозможно осуществлять четкую координацию функционирования всех звеньев системы внутреннего контроля организации.
4. Разработка формальных типовых процедур контроля конкретных финансовых и хозяйственных операций. Это позволит упорядочить взаимоотношения работников по поводу контроля финансово-хозяйственной деятельности, эффективно управлять ресурсами, оценивать уровень достоверности (качества) информации для принятия управленческих решений.
5. Организация отдела внутреннего аудита (или другого специализированного контрольного подразделения).
Внутренний аудит как форма внутреннего контроля
Одна из наиболее развитых форм внутреннего контроля — внутренний аудит.
Как правило, он присущ крупным организациям, для которых характерны:
Сложная и разветвленная организационная структура управления;
Наличие большого количества филиалов, предприятий и (или) дочерних компаний;
Разнообразие видов деятельности и возможность их кооперирования;
Стремление органов управления получать достаточно объективную и независимую оценку действий управляющих всех уровней.
В правилах стандарта аудиторской деятельности под внутренним аудитом понимается созданная в экономическом субъекте и определенная его приказами система контроля над соблюдением установленного порядка ведения бухгалтерского учета и надежностью функционирования системы внутреннего контроля. Внутренний аудит направлен на совершенствование деятельности и является независимой оценкой всех : снабжение, производство, логистика, маркетинг, реализация и т.д.
Внутренний аудит помогает корпорации достичь поставленных целей на основе систематизации подхода к оценке бизнес-процессов, контроля и корпоративного управления. При этом внутренние аудиторы должны быть независимыми при сборе информации, т.е. свободны от указаний и запретов руководителей, как головной организации, так и дочерних фирм.
Кроме задач чисто контрольного характера внутренние аудиторы могут выполнять экономическую диагностику, разрабатывать финансовую стратегию, вести , управленческое консультирование.
Внутренний аудит имеет большое значение, как для головной компании корпорации, так и для дочерних фирм (филиалов). На основании аудиторской проверки:
— головная компания:
— получает своевременную и объективную информацию о деятельности филиалов (дочерних фирм),
— имеет возможность контролировать, сравнивать кооперировать деятельность филиалов (дочерних фирм);
— филиалы (дочерние фирмы):
— получают представление о своем финансово-экономическом положении в корпорации,
— знакомятся в рамках всей компании с лучшими практиками в работе отдельных подразделений,
— лучше осмысливают хозяйственную, финансовую, корпорации, процедуры и механизмы ее реализации.
Внутренний аудит может быть организован в форме:
Постоянно действующей ревизионной комиссии, избираемой собранием акционеров и подотчетной ему;
В форме специального внутреннего контрольно-аналитического подразделения, подотчетного непосредственно руководителю корпорации;
Договора с аудиторской фирмой на ведение внутреннего аудита.
К компетенции внутреннего аудита организации относятся:
За работой организации;
Проверка функционирования системы производства по экономическим показателям;
Анализ работы системы управления производством и реализацией;
Оценка платежеспособности, ликвидности, и деловой активности организации;
Контроль – процесс определения, оценки и информации об отклонениях действительных значений от заданных или их совпадении и результатах анализа. Контролировать можно цели, ход выполнения плана, прогнозы, развитие процесса.
Предметом контроля может быть не только исполнительская деятельность, но и работа менеджера. Контрольная информация используется в процессе регулирования. Таким образом, говорят о целесообразности объединения планирования и контроля в единую систему управления (Controlling): планирование, контроль, отчетность, менеджмент (рис. 1.).
Контроль осуществляется лицами, прямо или косвенно зависящими от процесса. Проверка (ревизия) – контроль лицами, независящими от процесса.
Контроль можно также классифицировать:
– по принадлежности к предприятию субъекта контроля (внутренний, внешний); – по основанию для обязанности (добровольный, по уставу, договорной, по закону);
– по объекту контроля (за объектом, за решениями, за результатами);
По регулярности (регулярный, нерегулярный, специальный).
Существует 3 вида контроля: предварительный, текущий и заключительный. По форме осуществления все эти виды контроля схожи, так как имеют одну и ту же цель: способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым. Различаются они только временем осуществления. 1
Предварительный контроль обычно реализуется в форме определенной политики, процедур и правил. Прежде всего, он применяется по отношению к трудовым, материальным и финансовым ресурсам.
Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ. Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Предварительный контроль используется в трех областях – по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.
Текущий контроль осуществляется, когда работа уже идет и обычно производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником.
Заключительный контроль осуществляется после того, как работа закончена или истекло отведенное для нее время
Текущий и заключительный контроль основывается на обратных связях. Управляющие системы в организациях имеют разомкнутую обратную связь, так как руководящий работник, являющийся по отношению к системе внешним элементом, может вмешиваться в ее работу, изменяя и цели системы, и характер ее работы.
4. Процесс контроля и его этапы
Контроль является эффективным, если он имеет стратегический характер, нацелен на достижение конкретных результатов, своевременен, гибок, прост и экономичен. Контроль – это непрерывный процесс, совпадающий в своем развитии с производственным циклом.
Характеристики эффективного контроля:
1. Стратегическая направленность контроля, т.е. отражение общих приоритетов организации и поддержание их.
2. Ориентация на результаты. Конечная цель контроля состоит не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией. В итоге контроль можно назвать эффективным только тогда, когда организация фактически достигает желаемых целей и в состоянии сформулировать новые цели, которые обеспечивают ее выживание в будущем.
3. Соответствие делу. Для того чтобы быть эффективным контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности. Он должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно.
4. Своевременность контроля заключается не в исключительно высокой скорости или частоте его проведения, а во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению. Значение наиболее подходящего временного интервала такого рода определяется с учетом временных рамок основного плана, скорости изменений и затрат на проведение измерений и распространение полученных результатов.
5. Гибкость контроля. Контроль, как и планы, должен быть достаточно гибким и приспосабливаться к происходящим изменениям.
6. Простота контроля. Наиболее эффективный контроль – это простейший контроль с точки зрения тех целей, для которых он предназначен. Простейшие методы контроля требуют меньших усилий и более экономичны. Избыточная сложность ведет к беспорядку. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих с системой контроля и реализующих ее.
7. Экономичность контроля. Любой контроль, который стоит больше, чем он дает для достижения целей, не улучшает контроля над ситуацией, а направляет работу по ложному пути, что является еще одним синонимом потери контроля.
8. К контролю необходимо привлекать весь персонал, ибо лучший контроль – это самоконтроль. Для того чтобы повысить надежность контроля, необходимо расширять границы полномочий персонала.
Когда организации осуществляют свой бизнес на зарубежных рынках, функция контроля приобретает дополнительную степень сложности.
Контроль на международном масштабе является особенно трудным делом из-за большого числа различных областей деятельности и коммуникационных барьеров. Результативность контроля можно улучшить, если периодически проводить встречи ответственных руководителей в штаб-квартире организации и за границей. Особенно важно не возлагать на иностранных управляющих ответственность за решение тех проблем, которые от них не зависят.
В процессе контроля есть три четко различимых этапа: выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов и принятие необходимых корректирующих действий. На каждом этапе реализуется комплекс различных мер.
Первый этап процесса контроля – это установка стандартов, т.е. конкретных, поддающихся измерению целей, имеющих временные границы. Для управления необходимы стандарты в форме показателей результативности объекта управления для всех его ключевых областей, которые определяются при планировании.
На втором этапе сравнения показателей функционирования с заданными стандартами определяется масштаб допустимых отклонений. В соответствии с принципом исключения, только существенные отклонения от заданных стандартов должны вызывать срабатывание системы контроля, иначе она станет неэкономичной и неустойчивой. Следующий этап – измерение результатов – является обычно самым хлопотным и дорогостоящим. Сравнивая измеренные результаты с заданными стандартами, менеджер получает возможность определить, какие действия необходимо предпринимать.
Такими действиями могут быть изменения некоторых внутренних переменных системы, изменение стандартов или невмешательство в работу системы. Люди являются неотъемлемым элементом контроля, как, впрочем, и всех других стадий управления. Поэтому при разработке процедуры контроля менеджер должен принимать во внимание поведение людей. К сожалению, хотя большинство менеджеров хорошо знают о том, что процесс контроля может быть использован для оказания положительного воздействия на поведение сотрудников, некоторые забывают о возможностях контроля вызывать непреднамеренные срывы в поведении людей. Эти негативные явления часто являются побочными результатами наглядности действия системы контроля. Контроль часто оказывает сильное влияние на поведение системы. Неудачно спроектированные системы контроля могут сделать поведение работников ориентированным на них, т.е. люди будут стремиться к удовлетворению требований контроля, а не к достижению поставленных целей. Такие воздействия могут также привести к выдаче неверной информации. Проблем, возникающих вследствие воздействия системы контроля, можно избежать, задавая осмысленные приемлемые стандарты контроля, устанавливая двустороннюю связь, задавая напряженные, но достижимые стандарты контроля, избегая излишнего контроля, а также вознаграждая за достижение заданных стандартов контроля.
1.Контроль, понятие и сущность, этапы контроля, виды контроля.
2.Этика в менеджменте, профессиональная этика, современные взгляды
на этику.
3.Студент выбирает ситуацию из предложения:
с позиции руководителя ориентированного на себя – ситуация 5 и 6;
с позиции руководителя ориентированного на дело – ситуация 15 и 16;
с позиции руководителя ориентированного на отношения с людьми,
психологический климат в коллективе – ситуация 14 и 16.
Список литературы.
1. Контроль, понятие и сущность, этапы контроля, виды контроля.
Управленческий контроль - это одна из функций управления, без которой не могут быть реализованы в полной мере все другие функции управления: планирование, организация, руководство и мотивация. Так, планирование должно постоянно учитывать реальные возможности и изменяющиеся условия функционирования и развития фирм. Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития, как отдельных подразделений, так и всей фирмы.
Поэтому контроль выступает одним из главных инструментов выработки политики и принятия решений, обеспечивающих нормальное функционирование фирмы и достижение ею намеченных целей, как в долгосрочной перспективе, так и в вопросах оперативного руководства.
В функцию контроля входят: сбор, обработка и анализ информации о
фактических результатах хозяйственной деятельности всех подразделений
фирмы, сравнение их с плановыми показателями, выявление отклонений и
анализ причин этих отклонений; разработка мероприятий, необходимых для достижения намеченных целей. В связи с этим контроль рассматривается не только как фиксирование отклонений, но и как анализ причин отклонений и выявление возможных тенденций развития. Наличие отклонений в одном из звеньев может потребовать принятия срочных решений, касающихся оперативной деятельности конкретного подразделения.
Важной функцией управленческого контроля является разработка стандартной системы отчетности, проверка этой отчетности и ее анализ как по результатам хозяйственной деятельности фирмы в целом, так и каждого отдельного подразделения. Поэтому осуществление функции контроля опирается в первую очередь на организацию системы учета и отчетности, включающей финансовые и производственные показатели деятельности и проведение их анализа.
КОНТРОЛЬ - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Процесс контроля состоит из установки стандартов, изменения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.
Почему необходим контроль? Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию. Контроль очень важен, если вы хотите, чтобы организация функционировала успешно. Без контроля начинается хаос, и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно. Важно и то, что уже сами по себе цели, планы и структура организации определяют ее направление деятельности, распределяя ее усилия тем или иным образом и направляя выполнение работ. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации. Это и дало основание Питеру Друкеру заявить: «Контроль и определение направления - это синонимы». Поддержание успеха. Равно важной является положительная сторона контроля, состоящая во всемерной поддержке всего того, что является успешным в деятельности организации. Сопоставляя реально достигнутые результаты с запланированными, то есть, отвечая на вопрос «На сколько мы продвинулись к поставленной цели?», руководство организации получает возможность определить, где организация добилась успеха, а где потерпела неудачу.
Фирмы широко используют две формы контроля: финансовый (как основа общего управленческого контроля) и административный. Финансовый контроль осуществляется путем получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям деятельности по стандартным формам, идентичным для местных и зарубежных дочерних компаний. Число позиций и сроки представления отчетности могут быть различны. Как правило, более детальная отчетность представляется крупными дочерними фирмами и компаниями, находящимися на важнейших рынках. Она ложится в основу сравнения фактических показателей с планируемыми. При этом в центре внимания находятся такие показатели, как уровень прибыли, издержки производства и их отношение к чистым продажам, эффективность капиталовложений, обеспеченность собственными средствами, финансовое состояние (платежеспособность и ликвидность) и др. Анализ этих показателей осуществляется отдельно по каждому центру ответственности (производственно - хозяйственной группе, производственному отделению, дочерней компании), а также по фирме в целом.
Система централизованного контроля позволяет поддерживать определенное сочетание централизации и децентрализации в управлении, поскольку предусматривает передачу контроля за оперативной деятельностью низовых звеньев (производственных отделений, дочерних компаний, заводов) руководителям соответствующих подразделений.
На этом уровне осуществляется контроль за соответствием хозяйственных результатов показателям, запланированным в текущем бюджете; производится сравнение объема фактических и планируемых продаж; анализируются, изменение доли фирмы на рынке, как в целом, так и по отдельным продуктам и сегментам рынка, состояние портфеля заказов. Такой контроль обычно называют оперативным контролем (а также административным, или тактическим ) в отличие от общего, стратегического контроля. Оперативный контроль призван систематически следить за обеспечением выполнения намеченной текущим планированием производственной программы, поэтому его, как правило, объединяют с планированием в единую функцию оперативного управления. В то же время общий управленческий контроль направлен на решение стратегических задач и достижение намеченных целей путем наиболее эффективного использования имеющихся ресурсов и тесно связан с перспективным планированием. Поэтому общий управленческий контроль требует централизации, в то время как оперативный контроль - децентрализации.
Вместе с тем система контроля дает возможность использовать преимущества, как самостоятельности подразделений, так и эффективного
руководства из центра. Функция контроля, так же как и функция планирования, служит важнейшим средством централизации управления со стороны высшего руководства фирмы и одновременно позволяет достигать оптимального сочетания децентрализации в управлении фирмой в целом.
ШИРОТА КОНТРОЛЯ.
Контроль - это критически важная и сложная функция управления. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Контроль не может оставаться прерогативой исключительно менеджера, назначенного «контролером», и его помощников. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого не поручал. Контроль есть фундаментальный элемент процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать полностью в отрыве от контроля. Действительно, фактически все они являются неотъемлемыми частями общей системы контроля в данной организации.
Предварительный контроль. Цель: предупреждение нарушений не целесообразности, необычности действий и решений Контроль напоминает айсберг, большая часть которого, как известно, скрыта под водой. Некоторые наиболее важные виды контроля данной организации могут быть замаскированы среди других функций управления. Так, например, хотя планирование и создание организационных структур редко относят к процедуре контроля, они как таковые позволяют осуществлять предварительный контроль над деятельностью организации. Этот вид контроля называется предварительным потому, что осуществляется до фактического начала работ. Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдение - это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. Аналогично, если писать четкие должностные инструкции, эффективно доводить формулировки целей до подчиненных, набирать в административный аппарат управления квалифицированных людей, все это будет увеличивать вероятность того, что организационная структура будет работать так, как задумано. В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях - по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.
Человеческие ресурсы.
Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счет тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Для того, чтобы убедиться, что принимаемые работники окажутся в состоянии выполнить порученные им обязанности, необходимо установить минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области и проверить документы и рекомендации, представляемые нанимаемым. Существенно повысить вероятность привлечения и закрепления в составе организации компетентных работников можно также путем установления справедливых размеров выплат и компенсаций, проведения психологических тестов, а также при помощи многочисленных собеседований с работником в период перед его наймом. Во многих организациях предварительный контроль человеческих ресурсов продолжается и после их найма в ходе курса обучения. Обучение позволяет установить, что же дополнительно нужно добавить и руководящему составу, и рядовым исполнителям к уже имеющимся у них знаниям и навыкам, прежде чем приступать к фактическому исполнению своих обязанностей. Курс предварительного обучения повышает вероятность того, что нанятые работники будут трудиться эффективно.
Материальные ресурсы.
Очевидно, что сделать высококачественную продукцию из плохого сырья невозможно. Поэтому промышленные фирмы устанавливают обязательный предварительный контроль используемых ими материальных ресурсов. Контроль осуществляется путем выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям. Один из способов предварительного контроля в этой области состоит в выборе такого поставщика, который убедительно доказал свои возможности поставлять материалы, соответствующие техническим условиям. К методам предварительного контроля материальных ресурсов относится также обеспечение их запасов в организации на уровне, достаточном для того, чтобы избежать дефицита.
Финансовые ресурсы .
Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет, который позволяет также осуществить функцию планирования. Бюджет является механизмом предварительного контроля в том смысле, что он дает уверенность: когда организации потребуются наличные средства, эти средства у нее будут. Бюджеты устанавливают также
предельные значения затрат и не позволяют тем самым какому-либо отделу или организации в целом исчерпать свои наличные средства до конца.
Текущий контроль. Цель: выявить и своевременно просечь нарушения и отклонения. Основывается на обратной связи как это собственно следует из его названия, текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего его объектом являются подчиненные сотрудники, а сам он традиционно является прерогативой их непосредственного начальника. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволит исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Если же позволить этим отклонениям развиться, они могут перерасти в серьезные трудности для всей организации. Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы. Скорее он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для того чтобы осуществлять текущий контроль, таким образом, аппарату управления необходима обратная связь.
Контроль является широко распространенным явлением в жизни общества. Он переплетается с другими процессами, поэтому его важная роль в управлении финансово-хозяйственной деятельностью не всегда заметна. Для понимания роли контроля в системе деятельности предприятия необходим анализ этой функции управления.
Контроль – одно из важных средств получения информации о том, какие процессы происходят в обществе в целом, отдельных его частях, различных сферах общественной жизни (экономической, политической, духовной), о соответствии поведения граждан правовым и общественным нормам. Контроль дает возможность своевременно обнаруживать и устранять недостатки и нарушения, судить о правильности и эффективности принимаемых решений. Он способствует поддержанию дисциплины и порядка, соблюдению законности, усилению охраны прав и свобод граждан.
Слово контроль происходит от латинского «контра ротулюс», от которого затем образовалось французское словосочетание «контр роль», что означает сопоставление или противопоставление должного, заранее установленного (изменение с целью восстановления). В словарях и энциклопедиях контроль определяется как проверка чего-либо; проверка правильности тех или иных действий в области производства и управления; наблюдение с целью проверки; учреждение или тот, кто занимается проверкой отчетности, деятельности какого-либо другого учреждения или ответственного лица.
Однако понятие «контроль» выходит за пределы понятия «контролирование (проверка) как вид административной деятельности». Оно охватывает собой и активную деятельность менеджера – управление. В процессе контроля менеджер не столько отдает приказы сотрудникам, сколько оценивает успешность выполнения намеченных организацией планов и удовлетворение потребностей внутренней и внешней среды.
Слово «контроль» первоначально использовалось в бухгалтерском учете для отражения практики хозяйственной деятельности организации. Именно этим значением и пользуется некоторая часть управляющих и теоретиков бизнеса. Однако функцию контроля в классическом менеджменте следует понимать как вид управленческой деятельности, благодаря которой организацию можно удерживать на верном пути, сравнивая показатели её деятельности с установленными стандартами и планами.
В современных условиях хозяйствования слово «контроль» вызывает у субъектов предпринимательской деятельности отрицательные эмоции, поскольку у многих это понятие ассоциируется с такими явлениями, как ограничение, принуждение, запрет, привлечение к ответственности. Зачастую контроль относится к тем функциям управления, сущность и содержание которых чаще всего пользователями понимаются не совсем верно. Один из аспектов контроля действительно состоит в обеспечении подчинения чему-то. Однако сводить контроль просто к неким ограничениям, исключающим возможность действий, наносящих вред организации и заставляющих каждого вести себя строго дисциплинированно, – означало бы упустить из виду основную задачу управления.
Цель контроля - выявить слабые места и ошибки, своевременно исправить и не допускать их повторения. Следует контролировать все: предметы, людей, действия .
Реализация контроля выступает как процесс, который позволяет определить качество работы, выяснить, как организация продвигается к намеченной цели, установить степень отклонений и выбрать соответствующие действия или альтернативный курс.
Таким образом, контроль – это аналитическая функция управления, которая представляет собой осуществляемый субъектом управления комплекс мер по наблюдению за подготовкой, принятием и ходом реализации управленческих решений, а также по проверке фактического состояния дел на предприятии. Это регулярная деятельность менеджера по оценке выполненной работы и сопоставлению её с намеченными планах заданиями, включающая учет сырьевых, финансовых и материальных средств, использованных в процессе достижения намеченной предприятием цели, и поиск более рациональных путей их расходования .
В той или иной мере в деятельности каждого субъекта хозяйствования присутствуют различные виды контроля. Единство экономического содержания, предмета и метода – это то общее, что объединяет все его виды. Однако каждое его подразделение имеет свою сферу применения и специфику, обусловливающие классификацию контроля.
Итак, по объему, контроль может быть детальным и факторным. Детальный контроль возникает там, где сотрудники работают "на глазах" руководителя. Но, детальный контроль может превратиться в мелочную опеку, которая будет раздражать сотрудников и, кроме этого, отнимать много времени как у самого руководителя, так и его подчиненных.
Загрузка...
