Отчет по работе отдела продаж. Строим отчеты для отдела продаж Отчет о проделанной работе руководителя отдела продаж

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем про анализ объема продаж компании.

Сегодня вы узнаете:

• Зачем необходимо проводить анализ объема продаж организации;
• Как правильно проводить исследование продаж;
• Какие методы анализа объема продаж существуют.

Цель анализа продаж

Объем продаж – один из важнейших показателей эффективности работы компании. Изменение этого показатели в ту или иную сторону может свидетельствовать об изменениях тенденций развития рынка, недостатках в работе организации, что при отсутствии своевременного реагирования, может привести к серьезным проблемам. Во избежание “неприятных сюрпризов” необходимо регулярно проводить мониторинг продаж вашей компании.

Помимо предупреждения возможных проблем, анализ объема продаж решает следующие задачи:

• Позволяет получить информацию, на основе которой руководитель сможет принять эффективное управленческое решение (как тактическое, так и стратегическое);
• Выявляет “прибыльные” и “убыточные” товары в продуктовом портфеле компании. Позволяет принять верное решение насчет развития или изъятия продукта из ассортимента;
• Позволяет оценить эффективность работы отделов вашей компании, например, отдела или продаж;
• Во многом определяет сбытовую политику компании;
• Помогает .

Если перед вами стоит хотя бы одна из перечисленных задач, вам следует провести мониторинг продаж.

Рынок сегодня очень быстро развивается. Появляются новые бренды, старые продукты вытесняются новинками, потребитель становится все более требовательным. Именно эти факторы и определяют частоту проведения анализа продаж продукции. Специалисты рекомендуют контролировать изменение в продажах вашей компании хотя бы один раз в месяц.

Основные этапы проведения анализа продаж компании

Прежде чем мы приступим к изучению способов анализа объема продаж компании, необходимо рассмотреть основные этапы этого процесса.

Анализ объема продаж – один из видов .В отличие от анализа рынка,при изучении объема продаж используется исключительно вторичная внутрифирменная информация. Сбор этой информации составляет первый этап процесса анализа продаж.

Второй этап – определение показателей для анализа эффективности деятельности компании. Мы будем разбирать их более подробно при рассмотрении конкретных методик анализа.

Третий этап – анализ собранной информации и оценка результата.

Четвертый этап – определение влияющих факторов.

Виды анализа объема продаж

В зависимости от цели анализ объема продаж может принимать следующие виды:

• Анализ динамики объема продаж . В этом случае нашей задачей является определение изменения объема продаж предприятия по сравнению с предыдущим периодом. Данный вид анализа необходим для своевременного обнаружения изменений тенденций на рынке, а также поиска проблемных участков в работе организации;
• Структурное исследование продаж проводится для обоснования управленческих решений относительно продуктового ассортимента компании. Если вы продаете только один вид товара, то проводить его ни к чему;
• Контрольный анализ объема продаж . Проводится для сравнения планируемых показателей с фактическими. Нужен для своевременного принятия корректирующих действий. Проводится чаще других.
• Факторный анализ реализуется после проведения любого из видов анализа объема продаж. Позволяет определить факторы внутренней и внешней среды организации, которые повлияли на показатель оценки.

Каждый из представленных видов мониторинга имеет свой инструментарий. Познакомимся с ним.

Методы анализа продаж

Прежде чем приступить к изучению способов анализа продаж, необходимо познакомиться с таким понятием, как KPI, так как один и тот же способ может основываться на разных KPI.

KPI – показатели эффективности деятельности компании.

При оценке объема продаж компании мы будем анализировать различные показатели, в зависимости от вида анализа.

Методы анализа динамики объема продаж

Данный вид анализа позволит вам оценить тенденции развития . Вы можете проводить как комплексное исследование, так и исследование по отдельным категориям продукции.

В результате анализа вы получите рост, снижение или стагнацию показателя, по которому проводили оценку, по сравнению с предыдущим периодом.

В рамках оценки динамики объема продаж необходимо провести следующие виды работ:

• Анализ динамики прибыли предприятия – сравните выручку за настоящий и предшествующий периоды. Объем продаж может увеличиться, а выручка упасть. Это возможно, например, при снижении цены на товар;
• Оценка равномерности продаж . Бывают сезонные товары, спрос на которые необходимо стимулировать в неблагоприятные периоды. Выявить сезонность позволит анализ равномерности продаж. Для этого постойте график объема продаж за несколько сезонов (можно взять год, но не забудьте учесть влияние изменения цен на товар, скидок и других стимулирующих воздействий) и посмотрите, в какие периоды наблюдался значительный рост и спад продаж (в несколько раз). Если такие колебания наблюдаются, то вам необходимо задуматься о стимулировании сбыта в неблагоприятные периоды.

Методы структурного анализа продаж

На основе результатов структурного анализа руководитель принимает решение о развитии или ликвидации продукта, о расширении или растяжении ассортимента. Давайте рассмотрим наиболее эффективные методики структурного анализа продаж.

ABC-анализ.

Данный вид исследования направлен на оценку ценности каждого товара в продуктовом портфеле компании. Ценность продукта определяется объемом прибыли, которую продукт приносит в общую копилку.

Согласно ABC-анализу весь ассортимент компании можно поделить на три группы:

• Группа “A” – товары, которые приносят наибольший объем прибыли;
• Группа “B” – “середнячки”, они не настолько ценны для компании, но все же в совокупности приносят достаточно большой объем прибыли;
• Группа “C” – тяжелый груз компании, эти продукты приносят очень скромный доход.

При помощи ABC-анализа можно определять ценность продуктовых категорий не только по объему прибыли, но и по доле категорий в продуктовом портфеле.

Численные границы каждой группы представлены в таблице.

Обратите внимание на то, что в данной таблице отображен принцип “Парето”. Принцип “Парето” гласит о том, что 20% продукции приносит компании 80% прибыли.

При этом, при помощи ABC-анализа можно оценить вклад не только отдельных продуктов в объем прибыли компании, но и ценность поставщиков, покупателей, каналов сбыта, проводить анализ производства.

Этапы ABC-анализа:

1. Определение объекта анализа: товар, поставщики, покупатели, каналы сбыта или другое;
2. Определяем KPI, по которым будет оцениваться объект. Это необязательно должна быть выручка или доля товарной группы в продуктовом портфеле (или доля поставок, закупок, продаж, в зависимости от того, что вы анализируете), в качестве показателя для оценки вы можете взять объем продаж, продаж или любые другие финансовые результаты. Все зависит от вашей цели;
3. Собираем информацию по каждому KPI, определяем долю каждого объекта, рассчитываем показатель нарастающим итогом и ранжируем объекты;
4. Наполняем группы, делаем выводы.

При этом, если какие-либо продукты вашего ассортимента попали в группу “С”, это не значит, что от них однозначно нужно избавляться. Это может привести к потере целого сегмента потребителей.

Особое внимание следует уделить продуктам, которые попали в категорию “А”, так как при неудовлетворенности потребителей качеством продуктов данной категорий, компания потеряет большое количество прибыли.

Давайте посмотрим, как работает ABC-анализ на примере анализа продуктовой линейки ресторана “Макдоналдс”.

Как мы можем видеть, наиболее прибыльными продуктами компании являются сандвичи, картофель, соусы и напитки. Эти продуктовые линейки следует расширять.

Десерты и наборы попали в группу “В”. При желании эти продукты можно перевести в категорию “А” при помощи активного продвижения и улучшения качества товара.

Точка безубыточности.

Необходима для того, чтобы определить минимальный объём продукции, который необходимо реализовать компании при определённой цене за единицу продукции, чтобы доход от продаж покрыл полные издержки предприятия. Данный способ анализа объема продаж незаменим при выводе нового продукта на рынок.

Для того чтобы построить точку безубыточности необходимы следующие данные:

• Стоимость продукта (средний чек);
• Объем реализации за период;
• Постоянные издержки;
• Переменные издержки;
• Полная продаж;

Этапы построения точки безубыточности:

1. Чертим систему координат. Ось “х” называем “количество покупок”, а ось “у” – “выручка”.
2. Строим две прямые: оборот продукции (у=стоимость*х) и полные издержки (у=объем переменные издержки*постоянные издержки).

Точка пересечения этих двух прямых и есть точка безубыточности. По оси “х” вы увидите тот минимальный объем продукции, который вам необходимо реализовать, чтобы не работать в убыток.

Анализ рентабельности.

Для существующих продуктов компании необходимо проводить анализ рентабельности. Это позволит вовремя вычислить продукты, которые уже не приносят прибыли.

А если вы сравните рентабельность своих продуктов с рентабельностью идентичных продуктов конкурентов, то сможете выявить слабые и сильные стороны товарного ассортимента вашей компании.

Контрольный анализ объема продаж

Контроль проводится методом сравнения запланированного объема продаж с фактическим. При выявлении отклонения, необходимо провести факторный анализ и приступить к корректирующему воздействию.

Факторный анализ

Вы провели анализ объема продаж и выявили отклонение. Что делать дальше? Необходимо определить факторы, которые влияют на показатель, и уменьшить или ликвидировать их влияние.

Для этого воспользуйтесь двумя формулами, которые позволят оценить влияние цены и объема продаж на выручку компании:

• Отклонение объема = (Фактический объем – Плановый объем)*Плановую цену . Полученное число – изменение прибыли (в денежном выражении), которое произошло под влиянием изменения объема продаж анализируемого продукта;
• Отклонение цены = (Фактическая стоимость – Плановая стоимость)*Фактический объем . Полученное число – изменение прибыли (в денежном выражении), которое произошло под влияние изменение цены на анализируемый продукт.

Excel, как инструмент для анализа объема продаж

Любой финансовый анализ – достаточно трудоемкий, насыщенный математическими вычислениями процесс. В век развития высоких технологий странно было бы вести учет и анализ на бумаге. Мы и не будем вам этого предлагать, потому что есть отличный электронный заменитель бумажного листа – старый добрый Excel.

Excel – идеальный инструмент для анализа объема продаж, потому что:

• Обеспечивает быстрый поиск информации, просто занесите данные в таблицы;
• Автоматически высчитывает сложные формулы;
• Упрощает процесс анализа результатов, визуализируя их в виде диаграмм (особенно полезно при проведении контрольного анализа и анализа динамики объема продаж);
• Умеет строить графики (незаменимо при построении точки безубыточности);
• Вы знаете как с ним работать;
• Даже покупка лицензионной версии программы не ударит по вашему кошельку.

Повышение эффективности отдела продаж за 50 дней Рязанцев Алексей

Пакет шаблонов по отчетам

Пакет шаблонов по отчетам

1. Отчет по активности

В отчете по активности количественно измеряются действия, которые менеджеры совершили за день, а также итоги дня. В таблицу заносятся:

Месяц, дата и день;

Опоздание, в минутах;

Количество новых холодных звонков;

Количество выходов на лиц, принимающих решения (ЛПР);

Количество отправленных коммерческих предложений (КП);

Количество повторных звонков;

Количество результативных звонков;

Количество назначенных встреч;

Количество проведенных встреч;

Количество выставленных счетов;

Сумма оплат, в руб.;

Ставится отметка о том, что журнал звонков (на следующий день) заполнен и отправлен руководителю отдела продаж РОП (табл. 5.2).

Это один из мощнейших инструментов в отделе продаж. Внедрив его, вы сможете поддерживать производительность труда, так как со временем менеджеры начинают совершать меньше целевых действий. Кроме того, вы сможете контролировать, какое количество действий выполняют менеджеры, и видеть, как меняются конверсия и суммы оплат.

Время заполнения отчета: 10 минут.

2. Рабочий журнал

Рабочий журнал – один из основных рабочих инструментов менеджера по продажам. Он подготавливается в конце рабочего дня на следующий день. В него заносятся контакты для касаний. В конце рабочего дня заполненный рабочий журнал сдается руководителю отдела продаж по электронной почте – если не настроена система общего пользования документами или CRM.

Какие данные заносятся в рабочий журнал.

Организация.

Имя ЛПР.

Телефон и e-mail.

Результат звонка.

Источник сбора контактов (чтобы менеджеры не выбирали самостоятельно некачественные базы) (табл. 5.3).

Таблица 5.2. Журнал звонков

Таблица 5.3. Пример рабочего журнала

Этот инструмент помогает с утра быстро включиться в работу и выполнить звонки блоком за два-три часа, а не искать в Интернете контакты организаций по одному. Средняя скорость менеджера в таком случае будет пять-шесть контактов в час. А имея рабочий журнал, люди приходят на работу и могут сразу же позвонить по готовым контактам.

Если список не сделан с вечера, можете быть уверены, что этому важному процессу менеджер легко посвятит всю первую половину дня.

3. Чек-лист «Расписание дня» (табл. 5.4, 5.5)

Таблица 5.4. Чек-лист для менеджера по продажам

Важно, чтобы работа в отделе была построена блоками: один блок – два-три часа, в рамках которого выполняется один вид работы (преимущественно). Отключите своим менеджерам многозадачность – и сможете увеличить их продуктивность минимум в два с половиной раза. Не верите? Назначьте тестовый месяц и убедитесь сами.

Ученые доказали, что нашему мозгу нужно около 30 минут, чтобы выйти на пик продуктивности и войти в состояние потока. А чтобы из него выйти, хватает мелкого переключения на другое дело, даже на 30 секунд. Это важно понимать. Поэтому нельзя давать менеджерам возможность звонить весь день. У них должен быть блок звонков. Так и с остальными задачами.

Второй плюс здесь – психологический аспект: когда вы ставите себе ограничение по времени на задачу, выполняете ее гораздо быстрее, чем если бы у вас была уйма времени на реализацию.

4. База по дожиму теплых клиентов

База по дожиму клиентов необходима для того, чтобы не потерять потенциальных клиентов, которые связывались с вами, – им выслали коммерческое предложение, может быть, провели встречи, но до продажи дело не дошло. Наша статистика говорит о том, что на данном этапе отваливается 20–30 % сделок – лишь потому, что о клиентах просто забыли, надеясь на то, что если они определятся, позвонят сами. Должна вестись работа со всеми теплыми клиентами, быть определены даты следующих звонков и дожима до сделки (табл. 5.6).

После заполнения базы менеджер вносит расписание в свой календарь и ставит напоминание на телефоне. Или заполняет свой календарь Google и ставит в нем напоминание по СМС. Очень удобно.

5. Отчет о встрече

Отчет о встрече сотрудники заполняют после ее проведения. В нем фиксируются предмет встречи, основные договоренности и даты следующего касания.

Отчет важен, потому что благодаря ему руководство может контролировать фактически проведенные встречи и их результативность.

Таблица 5.5. Чек-лист для руководителя отдела продаж

Таблица 5.6. База по дожиму продаж

Часто встречается проблема, когда менеджеры ставят себе встречи, а сами ездят по своим делам.

Отчет о встрече менеджера по продажам

Дата _______________ Ф. И. О. менеджера _________________

Наименование компании ________________________________

Контактное лицо _______________________________________

Примечания менеджера:

Результат встречи:

Дальнейшие действия:

Дальнейшие действия со стороны клиента:

6. Отчетность руководителя отдела продаж

Отчет по результатам отдела продаж заполняет руководитель отдела и тем самым дает возможность директору предприятия контролировать показатели продаж по отделу в целом и результаты каждого менеджера (табл. 5.7, 5.8).

Вы можете добавить любые другие показатели, например количество и объем допродаж, объем продаж партнерских товаров и т. п.

Таблица 5.7. Отчет отдела продаж

Таблица 5.8. Отчет по продажам конкретного менеджера

7. Аудит клиентской базы

Аудит клиентской базы руководитель отдела продаж проводит один раз в месяц/квартал. По итогам аудита он заполняет таблицу-отчет (табл. 5.9).

Таблица 5.9. Аудит клиентской базы (по ABC-сегментации)

8. Отчетность торгового представителя (мерчандайзера)

Используется для контроля на объезде торговых точек, подведомственных торговому представителю (табл. 5.10).

Таблица 5.10. Ежедневный отчет торгового представителя

9. База ключевых клиентов

Важно, чтобы менеджеры вели базу ключевых клиентов. Потому что с ними нужно поддерживать коммуникацию совершенно другого качества. На этой части вашей базы держится бизнес, и очень важно наладить в ней системные касания.