Образец справки о проверке контрагента на добросовестность. Отчет «Задолженность по контрагентам Как сформировать отчет в 1с по контрагентам

В программе «1С:Управление торговлей, ред. 10.3» есть очень удобный и полезный отчет о контактной информации. Отчет служит для получения списка контактной информации, при этом он имеет достаточно много настроек.

Меню: Отчеты - Управление отношениями с клиентами - Отчет о контактной информации

Отчет можно сформировать по контактной информации из разных справочников:

• Контрагенты
• Контактные лица
• Пользователи
• Организации и др.

Например, можно сформировать отчет по контактной информации контрагентов.

После выбора справочника вы можете флагами отметить необходимые виды контактной информации:

Если выбрать в поле «Заполнение» вариант «Из справочника», то программа покажет все возможные виды контактной информации.

Вариант заполнения «Из регистра» подразумевает вывод в отчет только тех видов контактной информации, которые заполнены хотя бы у одного элемента справочника.

На закладках «Группировки», «Отбор» и «Сортировка» вы можете сделать другие настройки отчета. Подробнее о настройке отчетов вы можете прочитать в статье «статья о настройке отчетов».

Контактная информация менеджеров компании

Зайдем в справочник «Пользователи» и заполним контактную информацию сотрудников.

Меню: Сервис - Пользователи - Список пользователей

Откроем пользователя и перейдем на закладку «Адреса и телефоны». По умолчанию присутствует только один вид контактной информации - «Служебный адрес электронной почты пользователя», заполним его:

Введем мобильный телефон пользователя:

Аналогичным образом необходимо внести контакты других сотрудников. Когда все контакты внесены, мы можем сформировать отчет по справочнику «Пользователи».

Настройка отчета:

Отчет по контактам контрагентов

Например, может понадобиться:

• Список почтовых адресов контрагентов для заполнения конвертов и отправки писем с закрывающими документами
• Список e-mail адресов контрагентов для проведения рассылки
• Список телефонов контрагентов для проведения обзвона/опросов

Пример сформированного отчета:

Для проведения обзвона клиентов, сформируем список телефонов. Например, получим список контрагентов, которые занимаются розничной торговлей, и предложим им приобрести наши новые витрины.

Установим следующие настройки отчета:

И добавим отбор по виду деятельности контрагента:

Пример сформированного отчета:

В компании можно назначить работника, который будет отвечать за проверку контрагентов. Он составит отчет о результатах анализа надежности поставщика. Документ можно оформить так, как это делают частные сыщики для клиентов.

Письменный отчет о результатах проверки надежности контрагента для заключения поставки поможет доказать инспекторам, что компания проявила осмотрительность. Образец отчета для компании можно посмотреть и скачать по ссылке ниже.

Как составить отчет о результатах проверки контрагента

Данные из реестра . Скачайте выписку с egrul.nalog.ru и приложите к отчету. У выписки должна быть более ранняя дата, чем у договора, который вы заключите с поставщиком. Иначе налоговики не поверят, что вы проверяли контрагента до сделки.

Фотографии . С разрешения будущего контрагента сфотографируйте его офис. Снимки приложите к отчету. Они докажут налоговикам, что на момент сделки компания работала и ваш представитель ее посещал.

Личность директора . Представитель компании должен убедиться, что внешность руководителя поставщика соответствует фотографии в паспорте. Результат проверки запишите в отчете.

Дисквалификация . Можно бесплатно проверить данные на egrul.nalog.ru>«Поиск сведений в реестре дисквалифицированных лиц». В этом случае сделайте скриншот с результатами поиска и заверьте. За 100 рублей налоговики выдадут бумажную справку о том, что директор не дисквалифицирован.

Формулировки . В отчете должны быть точные формулировки. Например, не стоит писать «деловая репутация контрагента не вызывает сомнений». Выводы нужно подтверждать фактами.

Образец отчета по проверке благонадежности контрагента

Генеральному директору ООО «Компания»

Астахову И.И.

от менеджера по закупкам Петрова С.П.

Письменный отчет

о результатах проверки надежности ООО «Поставщик» для заключения договора поставки

город Москва

Петров С.П. оценил надежность ООО «Поставщик». Для этого проверил адрес местонахождения, данные руководителя, деловую репутацию и финансовое состояние организации.

1. Адрес. По ЕГРЮЛ юридический адрес ООО «Поставщик»: г. Москва, ул. Большая Семеновская, дом 40, офис 503.

При осмотре Петров С.П. установил, что по данному адресу находится бизнес-центр «Агат». Главным арендодателем помещений является ООО New Live Group (ИНН 7719753422/КПП 771901001/ОГРН 1107746499552/ОКПО 66879100).

По информации ООО New Live Group ООО «Поставщик» значится в реестре арендаторов БЦ «Агат» и занимает помещение № 503.

На сайте ООО «Поставщик» www.postavschik.ru также записан юридический адрес: г. Москва, ул. Большая Семеновская, дом 40, офис 503. Из этого следует, что информация об адресе на сайте контрагента, в ЕГРЮЛ и у арендодателя совпадают.

При посещении офиса № 503 в качестве будущего клиента ООО «Поставщик» Петров С.П. установил, что компания находится по адресу. Помещение оборудовано для работы, в офисе присутствуют сотрудники, ведут телефонные и личные переговоры с клиентами (фотографии прилагаются).

2. Руководитель. По данным выписки из ЕГРЮЛ учредителем и директором ООО «Поставщик» является Иванов И.П. (паспорт серии 45 04 № 345678, выдан 28 сентября 2015 года ОВД «Гольянова» г. Москвы, к/п 772-050, копия прилагается). Назначен директором приказом № 23/2 от 5 декабря 2006 года (копия прилагается). Во время предварительных переговоров личность директора подтверждена.

Директор не числится в базе дисквалифицированных лиц (прилагается справка об отсутствии сведений об Иванове И.П. в реестре)

По данным egrul.nalog.ru Иванов И.П. не является массовым руководителем (прилагается скриншот с egrul.nalog.ru, результат поиска по базе «Сведения о физических лицах, являющихся руководителями или учредителями (участниками) нескольких юридических лиц»).

3. Финансовое состояние. При проверке на сайте fedresurs.ru Петров С.П. установил, что уставный капитал организации составляет 1 000 000 рублей. При проверке бухгалтерской отчетности, которую представило ООО «Поставщик» уставный капитал составляет 1 985 459 рублей.

Директор ООО «Поставщик» сообщил, что данные сайта неточные, уставный капитал организации увеличился в 2017 году. Директор ООО «Поставщик» в качестве доказательства предоставил решение об увеличении капитала от 17 января 2017 года (прилагается к отчету).

По данным налоговой декларации прибыль ООО «Поставщик» за 2016 год составила 2 300 000 рублей.

За ООО «Поставщик» не числится долгов, в том числе налоговых и долгов во внебюджетные фонды. Исполнительских производств в отношении компании судебные приставы не ведут (прилагаются скриншоты с результатами проверки с egrul.nalog.ru, fssprus.ru).

4. Деловая репутация. Петров С.П. проверил, участвует ли ООО «Поставщик» в судебных спорах. При поиске судебных решений на сайтах kad.arbitr.ru, arbitr.ru, msk.arbitr.ru, rospravosudie.com судебных разбирательств с участием ООО «Поставщик» в качестве ответчика не выявлено.

Иногда есть потребность получить из 1С данные о контактной информации группы покупателей или поставщиков. Зачем они могут понадобится? Для обзвона покупателей, sms-информирования, извлечения адресов доставки для экспедиторов, электронная почта для корреспонденции и т.д. Одним словом если нужная вам информация о покупателе или поставщике внесена в 1С ее можно извлечь и использовать.

ОТЧЕТ О КОНТАКТНОЙ ИНФОРМАЦИИ

В 1С есть специальный отчет «Отчет о контактной информации». В конфигурации «Управление торговлей» 2.3, 10.3, отчет расположен в меню:

Отчеты – Управление отношениями с клиентами - Отчет о контактной информации

Отчет универсальный и позволяет получить контакты: покупателей, сотрудников, физических лиц.
Допустим, вам необходимо получить контакты постоянных покупателей, позвонить им и проинформировать о новогодней распродаже. Для этого в поле объект отчета выбираем «Контрагенты», затем нажимаем на кнопку «Настройки» и на вкладке «Общие» отмечаем галочкой виды информации, которые нужно вывести в отчет.

После произведенных настроек достаточно нажать кнопку «Сформировать» и отмеченные в настройках контакты появятся в отчета. Готовый отчет выглядит так:

Для удобства работы с данными готовый отчет можно сохранить в Excel через меню Файл – Сохранить копию.
Программа 1С предусматривает ведение произвольного количества числа контактной информации, которая в дальнейшем может быть использована компанией, но для этого в карточке должна быть создана и заполнена такая информация.

Проверка надежности контрагента проводится перед заключением договора с ним. Это необходимо, чтобы минимизировать риски признания соглашения о сотрудничестве недействительным. Из письма ФНС от 24.07.2015 г. № ЕД-4-2/13005@ следуют такие критерии оценки потенциальных угроз:

• полномочия руководителя фирмы-контрагента не имеют документальных подтверждений;
• фактический адрес местонахождения контрагента не может быть определен;
• в базе ЕГРЮЛ нет информации об этом юридическом лице;
• по вопросу наличия у контрагента возможности выполнить условия договора возникают сомнения.

Методика проверки контрагентов

Процесс отбора из списка потенциальных поставщиков и исполнителей работ должен быть закреплен за одним или несколькими должностными лицами. Этот блок функциональных обязанностей рекомендуется зафиксировать в их должностных инструкциях. Ответственные работники при выявлении недобросовестных субъектов предпринимательства должны использовать методику, которую описывает локальный регламент проверки контрагентов (образец разрабатывается предприятиями самостоятельно).

На первом этапе взаимодействия с потенциальным контрагентом рекомендуется запросить у него стандартный комплект справок, выписок, свидетельств и других документов, позволяющих убедиться в реальности предприятия.

Документы для проверки контрагента:

• копии свидетельств о регистрации и о постановке на налоговый учет;
• устав;
• справка, подтверждающая отсутствие долгов перед бюджетом по налоговым обязательствам.

При необходимости проанализировать текущее финансовое положение субъекта предпринимательства можно запросить информацию о численности персонала, стоимости основных или оборотных активов , опыте работы в конкретной рыночной нише. Допускается вариант с изучением последней бухгалтерской отчетности. Отказать в этом вопросе контрагент не может – отчетные документы законодательно отнесены в группу публичных сведений.

На следующих этапах помощь оказывает Федеральная налоговая служба – проверка контрагента будет производиться через подачу письменного запроса в контролирующий орган с целью получения достоверных сведений об интересующем предприятии. Подтвердить официальность статуса контрагента можно и на сайте ФНС. Возможности электронных сервисов сайта:

• получение информации об организации из ЕГРЮЛ с учетом последних изменений;
• проверка контрагента на банкротство;
• в режиме онлайн можно узнать, не начата ли процедура ликвидации или реорганизации, не был ли руководитель фирмы дисквалифицирован за правонарушения.

Предоставляет все указанные сведения налоговая служба, проверка контрагента через электронные или письменные запросы в ФНС бесплатна. Сервисом сайта ФНС можно воспользоваться по адресу ]]> https://egrul.nalog.ru/ ]]> . База ресурса ежедневно обновляется, в ней находится основная информация о контрагенте в статусе юридического лица или ИП. Проверка контрагента по наименованию на сайте может быть заменена поиском по номеру ИНН или ОГРН .

Рекомендуется ознакомиться и с содержанием актуальной картотеки арбитражных судебных разбирательств (на ]]> официальном сайте ВАС ]]> ). Это позволит быстро уточнить, не является ли фирма участником судебной тяжбы. Информацию о действующих исполнительных производствах можно получить из ]]> поискового сервиса ]]> на сайте ФССП.

Добросовестность контрагента можно перепроверить по лицензионным документам. Для этого надо воспользоваться поиском по реестру лицензий на сайте соответствующего ведомства.

Наличие полномочий у должностного лица со стороны контрагента по ведению переговоров и заключению сделок определяется несколькими способами:

• в уставных документах указывается период актуальности прав назначенного руководителя по визированию документации;
• в уставе может быть прописан пункт, запрещающий руководителю подписывать договоры по сделкам, стоимость которых превышает определенный учредителями денежный порог.

Дополнительной мерой подстраховки от споров с контролирующими органами может стать оформление акта выезда к потенциальному поставщику. Документ подтверждает реальность пребывания предприятия по адресу, прописанному в документах. Если компания участвует в электронных торгах на аукционе, то при ценовом демпинге нормы Закона о госконтрактах № 44-ФЗ от 05.04.2013 г. предписывают поставщику предъявить контракт на закупку товара и письмо о добросовестности контрагента. Последний документ составляется в произвольной форме.

Положение о проверке контрагентов: образец

Регламент и методика проверки потенциальных партнеров по сделкам разрабатываются субъектами хозяйствования самостоятельно, унифицированных форм, структуры не предусмотрено. В документе рекомендуется указывать лиц, которые назначаются ответственными за реализацию этого блока работ. В разных ситуациях может применяться индивидуальный алгоритм проверки контрагента:

• расширенный инструментарий проверочных мероприятий применяется по отношению к недавно зарегистрированным компаниям, минимальный набор действий – для долго работающих фирм;
• отдельный механизм взаимодействия можно предусмотреть для организаций, с которыми ранее уже заключались сделки;
• разделять партнеров можно по суммам договоров.

Положение о проверке контрагентов содержит сведения о комплекте документов, которые ответственные лица должны запросить у потенциальных партнеров. В регламенте раскрывается информация, подлежащая сбору и анализу, порядок ее получения и методика обработки. Документ утверждается директором и доводится для ознакомления ответственным лицам (под роспись). Рекомендуется регламентом установить срок хранения на предприятии базы данных по контрагентам, обозначить меры ответственности должностных лиц, способы их поощрения.